Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов: — А какие в него попадают задачи? — Почему они не важные, если срочные? — Что значит «делегируйте их»? Кому?
Задачи
68 записей
Метод набегающей волны — это способ планирования, при котором план детализируют по мере его выполнения. То есть, проект не расписывают от начала и до конца: подробно планируют лишь ближайшие действия, а последующие шаги намечают в самом общем виде.
О «лягушках» и «слонах» зачастую знают даже те, кто не интересуются тайм-менеджментом. И это понятно: списки задач, контексты и проекты — это скука смертная, а вот зверюшки — это весело, интересно и хорошо запоминается. И с нашей стороны было бы очень странно рассказывать о тайм-менеджменте и ничего не написать о знаменитых «задачах-животных». Поэтому сегодня мы предлагаем вам совершить небольшую «экскурсию в зоопарк» и посмотреть на лягушек, слонов, обезьян, мамонтов и даже единорогов. Мы выясним, что представляют собой все эти существа и как правильно с ними обращаться.
Метод 1-3-5 — это способ планирования, который заключается в том, чтобы выполнять за день только 9 задач. А именно: 1 очень важную задачу (выполняют в первую очередь). 3 задачи средней степени важности (выполняют в течение дня). 5 мелких задач (желательно выполнить, но в случае необходимости можно и отложить).
Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается тайм-менеджмент. Это самый простой и самый старый способ планирования, который по-прежнему остается популярным во всем мире. Почему? Во-первых, из-за своей доступности: для его использования достаточно найти какой-нибудь обрывок бумаги и карандаш. Во-вторых, список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения. Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».
Метод естественного планирования — это техника анализа предстоящих задач и проектов, которая помогает найти оптимальный способ их выполнения. В ней используется тот алгоритм, с помощью которого наш мозг обычно принимает решения (именно поэтому такой способ планирования и называется «естественным»). Отклонения от этого алгоритма или пропуск отдельных его этапов могут привести к серьезным просчетам в планировании.
Метод швейцарского сыра — это, вероятно, один из самых недооцененных «рецептов» классического тайм-менеджмента. Он предназначен для выполнения сложных, непонятных и неприятных задач (тех самых, которые люди так любят откладывать «на потом») и, казалось бы, должен пользоваться сегодня огромной популярностью. Но… Увы, но методу просто не повезло. Он появился в начале 70-х годов прошлого века, задолго до того, как само слово «прокрастинация» вошло в наш лексикон, а откладывание дел превратилось чуть ли не в общенациональное бедствие. Метод слишком опередил свое время, а потому не получил ни должного внимания, ни дальнейшего развития.
Повторяющиеся (или регулярные) задачи — это те дела, которые нам приходится выполнять снова и снова. Например, ежедневно нам нужно чистить зубы и делать зарядку, ежемесячно — платить за интернет и коммунальные услуги, ежегодно — поздравлять с днем рождения своих родственников и знакомых.
Жизнь постоянно задает нам новые вопросы и настойчиво требует на них ответов. Неудивительно, что в нашем списке дел регулярно появляются задачи, в которых нужно о чем-нибудь «подумать»: о здоровье, о жизни, об отношениях с другими людьми или о каких-нибудь бытовых неурядицах. Проблема в том, что «думать на заданную тему» довольно сложно. Иногда человек способен часами «медитировать» над проблемой, часами слоняться по квартире и сканировать интернет в поисках вдохновения, однако так и не получить никакого внятного результата. С чем обычно связаны подобные трудности, и можно ли направить свои мысли в конструктивное русло? Давайте разберемся.
Блочное планирование — это способ организации дня, при котором схожие задачи объединяются в блоки. Например, водные процедуры, зарядка и завтрак объединяются в утренний блок, а задачи «пропылесосить ковер» и «протереть пыль» — в блок «Уборка». При этом расписание на день строится не из отдельных задач, а именно из таких блоков. Сегодня мы выясним, как организовать блочное планирование, разберем его достоинства и недостатки и рассмотрим самые распространенные виды блоков.
У объемных списков задач есть одно неприятное свойство: они очень часто вызывают у людей панику. Даже если сами дела большей частью мелкие и незначительные, их количество уже само по себе способно демотивировать человека или спровоцировать у него приступ прокрастинации. Сегодня мы рассмотрим несколько приемов, которые помогают работать с большим количеством задач без паники и стресса. Мы не будем касаться того, насколько правильно или неправильно иметь столько задач: будем исходить из того, что такой список по какой-то причине возник и с ним необходимо что-то сделать.
Мы составили красивый план, обещающий нам насыщенный и плодотворный день. Мы по минутам расписали, когда и чем будем сегодня заниматься, с кем встретимся и какие мероприятия посетим. А дальше что-то пошло не так. Сперва клиент опоздал на встречу. Потом мы попали в пробку и опоздали на следующую встречу сами. А затем в офисе на полчаса отключили свет и вся работа встала. В результате красивое расписание рухнуло как карточный домик: мы судорожно переносим встречи, извиняемся, передоговариваемся и отменяем половину дел. К счастью, для таких непредвиденных обстоятельств существует старый и проверенный рецепт тайм-менеджмента — «зеленые зоны» в расписании.