Расписание с буфером

Мы составили красивый план, обещающий нам насыщенный и плодотворный день. Мы по минутам расписали, когда и чем будем сегодня заниматься, с кем встретимся и какие мероприятия посетим.

А дальше что-то пошло не так. Сперва клиент опоздал на встречу. Потом мы попали в пробку и опоздали на следующую встречу сами. А затем в офисе на полчаса отключили свет и вся работа встала. В результате красивое расписание рухнуло как карточный домик: мы судорожно переносим встречи, извиняемся, передоговариваемся и отменяем половину дел.

К счастью, для таких непредвиденных обстоятельств существует старый и проверенный рецепт тайм-менеджмента — расписание с буфером.

Суть этого приема в том, чтобы добавить в свое расписание несколько промежутков времени, на которые ничего не запланировано:

Такие буферы (их еще называют «зелеными зонами») помогают выровнять расписание в случае неожиданностей и форс-мажоров. Если, например, клиент опоздал на встречу, мы спокойно пообщаемся с ним за счет резервного времени: нам не нужно торопиться или сдвигать все последующие дела. Если же все прошло как надо, мы можем использовать буферное время для выполнения других задач.

Буферы придают нашему расписанию запас прочности. Они защитят его не только от форс-мажоров, но и от разговорчивых коллег, незапланированных звонков, отвлечений и других мелочей, из-за которых мы медленно и неотвратимо выбиваемся из графика.

При этом буферы — это не периоды безделья, как может показаться на первый взгляд. Конечно, их можно использовать и для отдыха, и в этом тоже нет ничего плохого. Однако больше всего они подходят для выполнения гибких задач, то есть тех дел, которые не привязаны к конкретному времени.

Как использовать

1. Запланируйте количество буферов и их продолжительность. Здесь придется поэкспериментировать, поскольку у каждого человека свои особенности работы. Например, попробуйте для начала добавить в расписание три получасовых буфера. Если день прошел хорошо, то все можно так и оставить. Если расписание все равно «плывет» или срывается, добавьте еще 1–2 буфера или увеличьте их продолжительность.

Можно не экспериментировать, а просто воспользоваться правилом классического тайм-менеджмента: оставлять 40% времени на непредвиденные дела.

Иными словами, если вы создаете расписание на 10 часов, то общая продолжительность вашей буферной зоны составит 4 часа.

2. Расположите буферы равномерно по своему расписанию. Учтите следующее:

• Чем чаще они расположены, тем меньше вам придется сдвигать дела в случае форс-мажоров.
• Чем реже они расположены, тем легче составлять расписание и встраивать в него крупные задачи.

На наш взгляд, лучше придерживаться золотой середины и ставить буферы примерно через три часа.

3. Если что-то пошло не так. Если какое-то дело затянулось дольше необходимого или на вас свалилась неожиданная задача, просто продолжайте выполнять их за счет буферного времени.

Если буфера все-таки не хватило, тут уже ничего не поделаешь: придется сдвигать дела и надеяться, что следующий буфер спасет расписание. Если же дела сдвигать нежелательно, можно пожертвовать какой-нибудь второстепенной задачей или встречей.

4. Если все в порядке. В этом случае есть четыре варианта:

Вариант 1. Использовать буфер для выполнения дел, которые не привязаны к конкретному времени (гибких задач). Это могут быть звонки, работа с документами, дела по дому, какие-то личные дела и т. д. В идеале такие задачи лучше выполнять в порядке их важности.

Вариант 2. Продолжить выполнять то дело, которым вы занимались. Если вы, например, работали над каким-то большим проектом, можно выполнить еще пару-тройку задач.

Вариант 3. Если время выполнения последующих задач не имеет особого значения (то есть, это не встречи и мероприятия, а обычные дела), их можно сдвинуть на время неиспользованного буфера. Сам буфер при желании можно прибавить к следующему.

Вариант 4. Использовать время буфера для отдыха и восстановления сил. При стрессах или больших нагрузках этот вариант будет оптимальным.