Зеленые зоны в расписании

Мы составили красивый план, обещающий нам насыщенный и плодотворный день. Мы по минутам расписали, когда и чем будем сегодня заниматься, с кем встретимся и какие мероприятия посетим.

А дальше что-то пошло не так. Сперва клиент опоздал на встречу. Потом мы попали в пробку и опоздали на следующую встречу сами. А затем в офисе на полчаса отключили свет и вся работа встала. В результате красивое расписание рухнуло как карточный домик: мы судорожно переносим встречи, извиняемся, передоговариваемся и отменяем половину дел.

К счастью, для таких непредвиденных обстоятельств существует старый и проверенный рецепт тайм-менеджмента — «зеленые зоны» в расписании.

Суть этого приема в том, чтобы добавить в свое расписание несколько промежутков времени, на которые ничего не запланировано:

Такие «буферы» помогают выровнять расписание в случае неожиданностей и форс-мажоров. Если, например, клиент опоздал на встречу, мы спокойно пообщаемся с ним за счет резервного времени: нам не нужно торопиться или сдвигать все последующие дела. Если же все прошло как надо, мы можем использовать буферное время для выполнения других задач.

«Зеленые зоны» придают нашим планам запас прочности. Они защитят их не только от форс-мажоров, но и от разговорчивых коллег, незапланированных звонков, отвлечений и других мелочей, из-за которых мы медленно и неотвратимо выбиваемся из графика.

«Зеленые зоны» будут полезны не только в обычном расписании, но и при составлении жестко-гибкого плана дня.

Как использовать

1. Запланируйте количество «зеленых зон» и их продолжительность. Здесь придется поэкспериментировать, поскольку у каждого человека свои особенности работы. Например, попробуйте для начала добавить в расписание три получасовых «буфера». Если день прошел хорошо, то все можно так и оставить. Если расписание все равно «плывет» или срывается, добавьте еще 1–2 «буфера» или увеличьте их продолжительность.

Можно не экспериментировать, а просто воспользоваться правилом классического тайм-менеджмента: оставлять 40% времени на непредвиденные дела.

Иными словами, если вы создаете расписание на 10 часов, то общее время ваших «зеленых зон» составит 4 часа.

2. Расположите «зеленые зоны» равномерно по своему расписанию. Учтите следующее:

• Чем чаще они расположены, тем меньше вам придется сдвигать дела в случае форс-мажоров.
• Чем реже они расположены, тем легче составлять расписание и встраивать в него крупные задачи.

На наш взгляд, лучше придерживаться золотой середины и ставить буферы примерно через три часа.

3. Если что-то пошло не так. Если какое-то дело затянулось дольше необходимого или на вас свалилась неожиданная задача, просто продолжайте выполнять их за счет ближайшей «зеленой зоны».

Если ее все-таки не хватило, тут уже ничего не поделаешь: придется сдвигать дела и надеяться, что следующая «зеленая зона» спасет расписание. Если же дела сдвигать нежелательно, можно пожертвовать какой-нибудь второстепенной задачей или встречей.

4. Если все в порядке. В этом случае есть четыре варианта:

Вариант 1. Использовать «зеленую зону» для выполнения дел, которые не привязаны к конкретному времени (гибких задач). Это могут быть звонки, работа с документами, дела по дому, какие-то личные дела и т. д. В идеале такие задачи лучше выполнять в порядке их важности.

Вариант 2. Продолжить выполнять то дело, которым вы занимались. Если вы, например, работали над каким-то большим проектом, можно выполнить еще пару-тройку задач.

Вариант 3. Если время выполнения последующих задач не имеет особого значения (то есть, это не встречи и мероприятия, а обычные дела), их можно сдвинуть на время неиспользованной «зеленой зоны». Саму «зеленую зону» при желании можно объединить со следующей.

Вариант 4. Использовать время «зеленой зоны» для отдыха и восстановления сил. При стрессах или больших нагрузках этот вариант будет оптимальным.