Некоторые считают, что тайм-менеджмент — это такое целостное и монолитное учение вроде научной теории. А в этой теории якобы есть свои аксиомы, теоремы и незыблемые правила, которые едины для всех.
На самом деле «управление временем» гораздо больше напоминает такое явление, как восточные единоборства. В нем можно выделить множество различных «школ» и направлений, которые по-разному отвечают на одни и те же вопросы, а зачастую даже противоречат друг другу.
Одним из таких направлений является так называемый классический тайм-менеджмент, который появился в середине XX века и оказал огромное влияние на современные методы планирования. В этой статье мы попробуем разобраться, что он собой представляет, а также рассмотрим его основные достоинства и недостатки.
Содержание:
Что такое классический тайм-менеджмент
Классический тайм-менеджмент — это совокупность методов организации личного времени, которые сформировались в 50-90-е годы прошлого века. В этот период тайм-менеджмент существовал фактически как «довесок» к обычному менеджменту (то есть управлению производством) и только-только начал выделяться в самостоятельную дисциплину.
Отсюда и вытекают две характерные особенности этого направления:
1. Тайм-менеджмент как «управление организацией из одного человека». Считалось, что люди могут применять те же методы планирования, что и предприятия. Поэтому многие техники классического тайм-менеджмента (АБВ-анализ, SMART и т. д.) просто позаимствованы из обычного менеджмента и адаптированы для личного использования.
2. Игнорирование человеческого фактора. Все приемы классического тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на роботов или на людей в высшей степени рациональных. То есть таких, которые не устают, не нуждаются в мотивации, не подвержены прокрастинации и перепадам настроения.
Однако эта «холодная рациональность» все-таки помогала людям достигать целей и грамотно распоряжаться своим временем. Поэтому многие техники, появившиеся в тот период, остаются популярными до сих пор. К классическому тайм-менеджменту можно отнести технику SMART, матрицу Эйзенхауэра, календарное планирование, хронометраж, АБВ-анализ, метод Альпы и некоторые другие известные методики.
Немного истории
Несмотря на упомянутые выше особенности (это даже скорее недостатки), классический тайм-менеджмент стал огромным шагом вперед. До этого «управление временем» на предприятиях сводилось в основном к идеям Фредерика Тейлора, основоположника научной организации труда.
Целью же «тейлоризма» было повышение производительности труда (и, как правило, труда физического). Для этого применялись такие методы, как хронометраж рабочего времени, карты операций, стандартизация, системы материального поощрения за эффективную работу и т. д.
Понятно, что при таком подходе сотрудники воспринимались как «винтики» и пассивные «объекты управления», а все инициативы по улучшению работы исходили исключительно от руководителей предприятия.
И хотя идеи самоорганизации сотрудников уже существовали, они не пользовались популярностью. Перелом наступил во второй половине XX века.
В 1959 году американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей выпустил самую первую книгу об «управлении временем». Она, кстати, так и называлась: «The Management of Time» (именно так, по всей видимости, и возник термин «тайм-менеджмент»). Книга выдержала несколько переизданий в США, хотя мировым бестселлером так и не стала.
Дальнейшая популяризация тайм-менеджмента началась в 60-х годах. В этом огромную роль сыграли идеи Питера Друкера — известного американского теоретика менеджмента, который на тот момент считался крупным авторитетом в области управления.
В 1967 году Друкер выпустил книгу «Эффективный управляющий». В ней он убедительно показал, что эффективность организации зависит от личной эффективности ее менеджеров, а она, в свою очередь, во многом зависит от их умения «управлять личным временем».
Еще через год Друкер выпустил учебный фильм «Управление временем» («Managing Time»), в котором продемонстрировал некоторые приемы самоорганизации.
Именно в этот период тайм-менеджмент начинает выделяться из прикладного менеджмента в самостоятельное направление. Возникает закономерный вопрос: а почему вообще возникла необходимость в создании тайм-менеджмента? Почему старые методы «тейлоризма» больше не работали?
Причина этих процессов заключается в научно-техническом прогрессе.
Дело в том, что во второй половине XX века физический труд все больше «разбавлялся» или даже заменялся умственным трудом. Во-первых, усложнялись технологии. Даже заводским рабочим приходилась иметь дело со все более сложными машинами, а их работа требовала напряжения интеллекта и высокого уровня профессиональной подготовки. Во-вторых, все меньше людей работали непосредственно в сфере производства и все больше — в сфере обслуживания.
В таких условиях прежние подходы к «управлению временем» (которые сводились в основном к повышению производительности физического труда) были уже недостаточно эффективны. Вот тут и появился классический тайм-менеджмент.
Главная цель классического тайм-менеджмента — это повышение производительности умственного труда.
Конечно же, здесь в первую очередь речь шла о менеджерах разного уровня («белых воротничках»). Однако чем дальше, тем больше тайм-менеджмент требовался и представителям других профессий.
Для выполнения этой задачи классическому тайм-менеджменту пришлось интегрироваться с множеством дисциплин: экономикой, математикой, кибернетикой, социологией и т. д.
Особенно сильное влияние на него оказала «школа человеческих отношений», сложившаяся в ту пору в психологии. Ее представители доказывали важность человеческого фактора в управлении предприятием и несостоятельность «тейлоризма» (т. е. сугубо утилитарного подхода к сотрудникам). Эти идеи, например, отстаивали такие ученые, как Элтон Мэйо, Абрахам Маслоу, Крис Арджирис, Эдгар Шейн.
В 70-х годах датский бизнесмен Клаус Мёллер, начал проводить массовые курсы «управления временем» для менеджеров и предпринимателей. Благодаря этому тайм-менеджмент выделился в отдельную дисциплину и начал развиваться самостоятельно.
Постепенно в Европе и США сложилась своя школа тайм-менеджмента. Ее особенностью стало преобладание сугубо «технических» способов организации времени: календарного планирования, целеполагания с использованием SMART-технологий и других подобных методов.
Известные представители
Ниже перечислены самые известные представители западной школы классического тайм-менеджмента. Заметим, что этот список в какой-то степени условный, поскольку некоторые методики этих специалистов вполне соответствуют современным принципам планирования.
Джеймс Т. Маккей. Американский бизнесмен и популярный в 50-х годах бизнес-консультант, автор самой первой книги по «управлению временем». В книге описана первая целостная система тайм-менеджмента, а многие представленные в ней идеи получили дальнейшее развитие у других авторов. Примечательно, что одной из таких идей была идея повышение осознанности (у Маккея — «бдительности»), которая получила распространение лишь в XXI веке. В США эта книга популярна до сих пор, однако на русский, к сожалению, еще не переводилась.
Клаус Мёллер. Датский бизнесмен и основатель компании Time Manager International, первый, кто начал проводить масштабные курсы по «управлению временем». Он же сформулировал алгоритм достижения цели «от общего к частному», который актуален до сих пор (постановка целей, расстановка приоритетов, определение задач для достижения цели, распределение их времени). Именно Клаусу Мёллеру мы обязаны превращением тайм-менеджмента в самостоятельную дисциплину.
Лотар Зайверт. Ведущий специалист по тайм-менеджменту в Германии, профессор, руководитель Института использования времени в Гейдельберге. Автор множества книг и статей по организации времени. У нас наиболее известна его книга «Ваше время в ваших руках» (Mehr Zeit für das Wesentliche), которая издавалась еще в СССР. Зайверт разработал целую серию популярных методик тайм-менеджмента: метод «Альпы», АБВ-анализ, метод 5 пальцеви т. д.
Алан Лакейн. Американский специалист «по эффективному использованию времени» (так он сам себя называет). Автор вышедшего в 1973 году бестселлера «Искусство успевать» (в оригинале: How to Get Control of Your Time and Your Life), который выдержал множество переизданий на разных языках. Среди техник, которые однозначно относятся к классическому тайм-менеджменту, у Лакейна встречается «метод швейцарского сыра». Этот прием помогает снять «ментальные блоки» (например, справиться с прокрастинацией), что хорошо укладывается в концепции современного тайм-менеджмента.
Разумеется, это далеко не все представители этого направления. На становление классического тайм-менеджмента также повлияли идеи Йоуко Ниссинена и Эеро Воутилайнена (создателей финской системы «управления по результатам»), Брайана Трейси, Джека Фернера и других авторов.
Кроме того, некоторые идеи современных специалистов порою тоже выглядят достаточно «технично» и «бездушно» и вполне соответствуют духу классического тайм-менеджмента.
От классического тайм-менеджменту к современному
К началу 90-х годов XX века классический тайм-менеджмент все хуже справлялся с решением возложенных на него задач. Почему? На это есть две причины.
1. Жесткие и предельно регламентированные методики планирования уже не отвечали требованиям современности. Темп жизни постоянно ускорялся, рынок ежегодно менялся, а количество информации нарастало как снежный ком. Иными словами, мир становился все более сложным и непредсказуемым.
В этих условиях точные и математически выверенные алгоритмы классического планирования все чаще давали сбой. Несмотря на тайм-менеджмент, менеджеры уже с трудом справлялись с потоком дел, которые на них обрушивались, а привычными спутниками офисных работников стали стресс и переутомление.
2. Наступала эпоха «хай-тека». Массовая компьютеризация и автоматизация умственного труда требовали и новых технологий «управления временем». Согласитесь, было бы очень странно, если бы разработчики ПО, создающие сложные программы, продолжали планировать свою работу в бумажных еженедельниках.
К этому стоит добавить, что люди устали быть «винтиками» в механизме организаций. А потому все сильнее становилась потребность в таком тайм-менеджменте, который бы не только помогал решать профессиональные задачи, но и мог бы удовлетворить личные потребности человека (включая и духовные).
Переход к современному тайм-менеджменту наметился в 1989 году, когда американский бизнес-консультант Стивен Кови выпустил книгу-бестселлер «Семь навыков высокоэффективных людей». В отличие от своих предшественников, Кови делал акцент не на технических приемах планирования, а на ценностях человека, его творческом и духовном саморазвитии. С этого момента тайм-менеджмент начал превращаться из «придатка к работе» в комплексную дисциплину, которая затрагивала все сферы человеческой жизни.
Окончательно современный тайм-менеджмент сформировался в начале 2000-х, благодаря работам Дэвида Аллена (создателя системы GTD), Марка Форстера, Глеба Архангельского и других специалистов по личной эффективности.
В табличке ниже перечислены основные отличия между классическим и современным тайм-менеджментом.
Классический:
Современный:
Человек — это, прежде всего, сотрудник предприятия.
Человек — это личность со своими интересами и ценностями.
Человек всегда рационален.
Учитывается психологический фактор.
Тайм-менеджмент — это инструмент для повышения продуктивности.
Тайм-менеджмент — это еще и инструмент саморазвития.
Жесткие и точные методы планирования.
Делается поправка на неопределенность и нестабильность окружающего мира.
Единые для всех техники тайм-менеджмента.
Дифференциация. Свои техники планирования для менеджеров, программистов, домохозяек и т. д.
Планирование на бумаге.
Активное использование компьютеров и гаджетов.
Также заметим, что огромное влияние на нынешний облик тайм-менеджмента оказали современные методы проектного управления и разработки ПО (Agile, Scrum, Lean и т. д.). Некоторые популярные сегодня специалисты по тайм-менеджменту (например, Ди Джи Мейер и Максим Дорофеев) — это зачастую выходцы именно из IT-индустрии.
Достоинства и недостатки
Сегодня у некоторых авторов встречаются довольно категоричные оценки классического тайм-менеджмента. Например: классический тайм-менеджмент — это зло, поэтому его лучше не использовать. Или наоборот: это единственно правильный подход, а все современные методы предназначены для людей несолидных, несерьезных и бесхарактерных.
На самом деле, классический тайм-менеджмент — явление неоднозначное. Давайте вкратце рассмотрим его основные достоинства и недостатки.
Достоинства:
Универсальность. Приемы и техники классический тайм-менеджмента применимы фактически ко всем сферам жизни. В той или иной степени ими могут пользоваться и бизнесмены, и домохозяйки.
Хорошо работает в условиях определенности. Если впереди не предвидится форс-мажоров и случайностей, жесткие техники гарантируют нужный результат.
Точность и конкретность. Мы всегда знаем, что должны делать и что получим в итоге.
Хорошо подходит людям с рациональным складом ума. То есть тем, которые обладают высоким уровнем самодисциплины, любят порядок и умеют контролировать свои эмоции.
Не требует особых приспособлений: достаточно иметь бумагу и карандаш.
Недостатки:
Не дифференцирован. Классический тайм-менеджмент фактически не учитывает особенности разных сфер жизни, не учитывает специфику разных профессий и социальных групп.
Плохо работает в условиях неопределенности. Математически выверенные алгоритмы планирования легко «ломаются» из-за случайностей и форс-мажоров. Это не значит, что они совсем не будут работать: просто планы будут требовать постоянной корректировки, что очень неудобно и непрактично.
Не делает поправку на психологический фактор. Классический тайм-менеджмент не помогает бороться с прокрастинацией и стрессом, не учитывает перепады настроения и периоды упадка сил. Его техники подразумевают, что человек каким-то образом уже сам справился с этими неприятностями.
Излишне материалистичен и техничен. Его методы не затрагивают нематериальную сторону человеческой жизни, игнорируют этику, творческие и духовные потребности.
Не использует современные технологии. Разумеется, мы можем создать программы для работы со SMART-целями или матрицей Эйзенхауэра, но это будет просто перенос бумажных технологий на компьютер. А ведь сегодня нам доступны более «продвинутые» способы хранения и обработки информации, всевозможные алгоритмы сортировки, поиска и фильтрации задач, методы автоматизации процессов планирования и многое другое.
Так можно ли использовать классический тайм-менеджмент сегодня? Безусловно, да.
Во-первых, зачастую он неплохо «уживается» с приемами современного тайм-менеджмента. Например, используя GTD, мы можем сортировать дела в списке «Следующие действия» с помощью матрицы Эйзенхауэра, а для дел из списка «Проекты» использовать SMART-формулировки. Здесь все зависит от удобства и целесообразности.
Во-вторых, в некоторых ситуациях он гораздо эффективнее современных методов. Например, жесткое расписание — это неплохой способ борьбы с прокрастинацией. А в условиях стабильности и при хорошем уровне самодисциплины SMART-цели гарантированно помогут получить нужный результат.
Итак, несмотря на все свои недостатки, классический тайм-менеджмент до сих пор вполне работоспособен и зачастую не менее эффективен, чем современный. А это значит, что его пока еще рано списывать в архив.
