АБВ-анализ

АБВ-анализ — это техника расстановки приоритетов, основанная на принципе Парето и на допущении, что соотношение важных и менее важных дел в наших планах обычно остается неизменным.

Согласно этой методике, все задачи делятся на три группы:

• Группа А — особенно важные дела. Они составляют 15% от всех задач, однако вносят самый большой вклад в достижение целей (около 65%).
• Группа Б — просто важные задачи. Они оставляют 20% от списка дел и вносят 20% вклада в достижение целей.
• Группа В — менее важные и несущественные задачи. Составляют до 65% от всех задач, однако вносят всего лишь 15% вклада в достижение целей.

Схематически это можно изобразить так:

Расстановка приоритетов с помощью АБВ-анализа проходит в пять этапов:

Этап 1. Составьте список задач на планируемый промежуток времени (день, неделя и т. д.).

Этап 2. Расположите задачи по их важности. Для этого нужно оценить, насколько та или иная задача приближает вас к достижению целей. Получившийся список перенумеруйте.

Главное — это выявить и перенумеровать самые важные задачи. Как будут перенумерованы второстепенные дела — не принципиально.

Этап 3. Первые 15% задач пометьте буквой А, следующие 20% — буквой Б, а оставшиеся 65% — буквой В.

Если количество задач не кратно процентам, округляйте в удобную для вас сторону. Например, в списке из 10 задач в группу А может попасть как одна, так и две задачи.

Этап 4. Попробуйте изменить бюджет времени на эти группы задач:

• 65% времени должно приходиться на задачи А;
• 20% на задачи Б;
• 15% на задачи В.

Например, если на работу мы выделили 10 часов, то время будет распределяться следующим образом:

Этап 5. Понятно, что на дела из категорий Б и В теперь приходится очень мало времени. Поэтому подумайте, как сократить время на выполнение этих задач. Можно ли их кому-нибудь делегировать или перепоручить? Можно ли их вообще не делать?

Но тут важно понимать, что если задачи относятся к категории В — это еще не значит, что они ненужные или необязательные. Во-первых, такие задачи могут быть подготовительными этапами для задач А и Б. Во-вторых, их регулярное невыполнение может привести к крупным неприятностям. Например, ежемесячная оплата хостинга интернет-магазина — это типичная задача В. Но если ее не выполнить, то никакого магазина уже не будет.

Пару слов о технике

АБВ-анализ — это достаточно популярная методика, которая в наши дни активно применяется в бизнесе (например, для оценки ассортимента). В современной литературе она обычно называется «abc-анализ» (читается как «эйбиси-анализ» или «абэцэ-анализ»).

Использовать эту технику для планирования времени впервые предложил немецкий специалист по тайм-менеджменту Лотар Зайверт.

АБВ-анализ — это мощный инструмент расстановки приоритетов. В некоторых ситуациях он гораздо эффективнее матрицы Эйзенхауэра, однако отнимает больше времени и требует вдумчивого подхода к оценке задач.