Принцип Парето

Принцип Парето — это правило, которое чаще всего формулируют так:

20% усилий обеспечивают 80% результата

Например:

• 20% товаров дают магазину 80% прибыли.
• 20% менеджеров по продажам совершают 80% всех сделок.
• 20% видов ошибок приводят к 80% брака.
• 20% преступников совершают 80% преступлений и т. д.

Обратите внимание: числа 20 и 80 здесь используются только для наглядности и удобства запоминания. На практике же соотношение может быть каким угодно, например, 5 к 95 или 30 к 70. Смысл принципа не в конкретных числах, а самом неравномерном распределении. По-другому принцип Парето можно сформулировать так:

В каждой группе факторов, влияющих на результат, есть некое «эффективное меньшинство» и «неэффективное большинство».

Для примера давайте возьмем клиентов какой-нибудь компании. В идеальном мире они все были бы одинаково важны для компании и приносили бы ей одинаковую прибыль. Но в реальности все не так: большую часть прибыли обеспечивает лишь малая часть клиентов, а основная их масса приносит компании относительно небольшой доход.

Принцип назван в честь итальянского экономиста и социолога Вильфредо Парето. В 1897 он обратил внимание, что 20% итальянцев получают 80% всех доходов, тогда как оставшиеся 80% — лишь 20% доходов. Позднее аналогичные диспропорции были обнаружены в самых разных областях: в экономике, социологии и даже в природе.

В тайм-менеджменте принцип Парето используется в основном для расстановки приоритетов: он помогает выявлять задачи и проблемы, которые нужно решать в первую очередь. Далее мы разберем несколько вариантов его применения.

Расстановка приоритетов и АБВ-анализ

Задачи, которые мы выполняем, имеют для нас разную степень важности. Одни задачи помогают нам быстрее достигать наших целей, другие на наши цели влияют слабо, а третьи — не влияют совсем. Вполне естественно, что здесь тоже будет работать принцип Парето:

20% выполняемых задач создают 80% результата.

Как нам поможет знание этого факта?

Во-первых, для начала мы можем просто расставить приоритеты, то есть выполнить 20% самых важных задач в первую очередь. Для этого нам нужно расположить задачи в порядке их влияния на нашу жизнь и именно в этом порядке их выполнять. Например:

Во-вторых, мы можем распределить свое время так, чтобы основная его часть приходилась на самые важные задачи. Проблема в том, что классическая пропорция 20 на 80 слишком «грубая»: она не учитывает оттенки важности. Поэтому для распределения времени в тайм-менеджменте используется более «тонкая» техника, которая называется АБВ-анализ.

Суть его в следующем:

Шаг 1. Записываем все свои задачи.

Шаг 2. Располагаем задачи в порядке их важности, то есть исходя из того, насколько они влияют на достижение наших целей.

Шаг 3. Делим задачи на три группы:

• Группа А: Первые 15% задач. На них мы выделяем 65% доступного нам времени.
• Группа Б: Следующие 20% задач. На них мы выделяем 20% времени.
• Группа В: Оставшиеся 65%. Это второстепенные задачи, на которые следует потратить только 15% времени.

Например:

Время и количество задач можно округлять в любую сторону исходя из личных предпочтений и целесообразности. Например, если мы считаем, что задача № 2 для нас тоже очень важна, мы можем поместить ее в группу А.

Метод АБВ-анализа подходит для любых горизонтов планирования. С его помощью можно запланировать дела на день или на неделю, задачи по какому-нибудь проекту или все свои занятия вообще.

Хронофаги

Хронофаги — это все, что ворует наше время или срывает наши планы. К ним относится общение в социальных сетях в рабочее время, разговорчивые коллеги, мешающие работать, или дорожные пробки, из-за которых мы не успеваем выполнить свои дела.

Разные виды хронофагов наносят нам разный ущерб. Например, телефонные спамеры могут отнять у нас 20 минут в неделю, а сериалы — сразу 8 часов. Следовательно, здесь тоже будет работать принцип Парето:

80% потерянного времени приходится на 20% хронофагов

Еще раз напомним, что числа 20 и 80 используются просто для наглядности, и в каждом конкретном случае пропорции могут быть самыми разными.

Безусловно, бороться нужно со всеми хронофагами. Однако в первую очередь следует «разделаться» с 20% самых зловредных — это даст быстрый и заметный прирост личной продуктивности.

Для этого можно использовать такой алгоритм:

Шаг 1. Составляем список своих хронофагов. Для их выявления лучше всего провести сессию хронометража, то есть в течение 3–7 дней записывать все свои занятия и их продолжительность. Если провести хронометраж нет возможности, то просто перечисляем хронофагов по памяти.

Шаг 2. Располагаем хронофагов в порядке их «вредности». Если вы пользуетесь результатами хронометража, просто рассортируйте их по количеству «съеденного» времени.

Шаг 3. Выделяем 20–30% самых опасных хронофагов. Конкретный процент не особо важен: здесь можно полагаться на интуицию.

Шаг 4. Составляем комплекс мер по борьбе с главными хронофагами:

Через 1–2 недели проверяем, насколько принятые меры оказались эффективными. При необходимости вносим в них коррективы или пробуем другие варианты.

Срочные, но не важные задачи

Срочные, но не важные задачи — это дела, которые не имеют отношения к нашим целям, но которые мы вынуждены выполнять. Сюда относится приготовление пищи, уборка квартиры, дорога на работу, оплата счетов и многое другое. Чем больше времени мы тратим на такие дела, тем меньше времени у нас остается на достижение целей.

Алгоритм работы с такими задачами будет примерно таким же, как и для хронофагов:

Шаг 1. Составляем свой список срочных, но не важных задач. Опять же: самый лучший способ их учета — это хронометраж. Если нет возможности его провести, записываем такие задачи по памяти и хотя бы примерно оцениваем, сколько времени на них уходит.

Шаг 2. Сортируем задачи по затратам времени.

Шаг 3. Выделяем 20–30% самых затратных задач. Например:

Шаг 4. Думаем, как сократить время на их выполнение. Вот несколько вариантов:

К сожалению, тут не может быть готовых решений: каждая такая задача обычно требует индивидуального подхода.

Где еще применять

Здесь мы вкратце перечислим еще несколько вариантов применения принципа Парето в тайм-менеджменте. В каждом из этих случаев можно использовать уже знакомый нам алгоритм:

• Отвлечения. На что вы отвлекаетесь чаще всего и как снизить вероятность этих отвлечений?
• Форс-мажоры. Из-за каких непредвиденных ситуаций ваши планы обычно срываются? Можете ли вы предотвратить эти форс-мажоры или как-нибудь к ним подготовиться?
• Рабочие операции. Какие операции во время работы вы выполняете чаще всего? Можно ли ускорить их выполнение?
• Инструменты и материалы. Какие инструменты и материалы вы используете особенно часто? Можно ли упростить к ним доступ (например, положить их поближе к рабочему месту)?
• Ошибки в работе. Какие виды ошибок вы допускаете чаще всего и можно ли их предотвратить?
• Проблемы. С какими проблемами на работе и в жизни вы особенно часто сталкиваетесь? Почему они возникают и можно ли их избежать?
• Телефонные контакты. Упростите доступ к тем людям, с которыми вы часто общаетесь. Добавьте их телефоны в «Избранное» или расположите эти контакты на главном экране смартфона.
• Программы и приложения. Упростите доступ к тем программам, которыми вы постоянно пользуетесь. Добавьте их на панель быстрого запуска и задайте для них горячие клавиши.

Заключение

Безусловно, в этой статье мы рассмотрели далеко не все варианты использования принципа Парето. Но это и невозможно сделать: принцип Парето окружает нас буквально повсюду. Например:

• 80% времени мы носим 20% своей одежды.
• 80% времени мы общаемся с 20% знакомых.
• 80% наших покупок приходится на 20% товаров и т. д.

Гораздо важнее научиться самостоятельно замечать подобные диспропорции в своей жизни. Они всегда указывают нам на то, что в этой области можно что-то упростить или улучшить.