Как ускорить свою работу: семь универсальных приемов

Размышляя о том, как ускорить свою работу, мы в первую очередь обычно вспоминаем про автоматизацию. И это понятно: переложить хотя бы часть своего труда на машину действительно очень заманчивый вариант.

Но тут есть две проблемы. Во-первых, автоматизация — это зачастую слишком дорогое удовольствие, поскольку любые инструменты и приборы все-таки стоят денег. Во-вторых, очень часто автоматизация нам просто недоступна (например, если для нашей работы еще не придумали никаких роботов-помощников).

Поэтому в сегодняшней статье мы поговорим о том, как ускорить работу, не прибегая к помощи машин. Мы разберем несколько простых, но эффективных приемов, которые повышают производительность труда и помогают быстрее справиться фактически с любым занятием. Они достаточно универсальны и могут применяться где угодно: дома, в офисе, на заводе, за прилавком магазина или за компьютером.

Заметим, что все эти приемы известны людям еще с глубокой древности. Вполне вероятно, что некоторые из них покажутся вам очевидными и даже банальными. Но в том-то и дело, что из-за их очевидности мы часто о них забываем.

1. Сократить траекторию движений

Человеческий труд — это всегда какое-то движение. Во время работы людям приходится перемещать в пространстве инструменты, материалы, готовую продукцию или хотя бы свое тело. Неважно, что мы делаем: забиваем гвозди, перекладываем документы или водим по экрану указателем мыши — во всех случаях мы что-то куда-то двигаем. Даже когда мы просто думаем, наши мысли двигаются из какого-нибудь пункта А в пункт Б: от причины к следствию, от общего к частному, от наблюдений к выводам и т. д.

Самый простой способ ускорить работу — сократить траекторию этих движений.

Этот прием мы часто применяем интуитивно. Например, мы автоматически пододвигаем к себе инструменты и материалы или подсаживаемся ближе к рабочему месту.

Однако область применения этой техники гораздо шире, чем кажется на первый взгляд. Вот несколько не самых очевидных примеров:

• Вынести на панель быстрого запуска файлы, с которыми мы в ближайшие дни будем работать.
• Установить наклонно стол с документами или деталями, чтобы быстрее до них дотягиваться.
• Запустить сразу два проводника, чтобы выборочно скопировать файлы из одной папки в другую.

Чтобы найти такие «лайфхаки», проследите, как во время работы перемещаются инструменты, материалы, руки и т. д. Определите, между какими точками происходит движение, а потом попробуйте мысленно «придвинуть» эти точки друг к другу.

Например, в офисе два сотрудника постоянно обмениваются документами. В этом случае роль опорных точек выполняют их письменные столы. И чтобы ускорить работу с документами, достаточно просто поставить эти столы рядом друг с другом.

2. Объединить сходные операции

На переключение с одной операции на другую всегда уходит какое-то время. Человеку нужно взять в руки другие инструменты, поменять рабочее пространство и перестроить свой мозг на новый вид деятельности. Чтобы не терять время и ускорить темп работы, удобно объединять одинаковые операции в серии.

Давайте представим, что некто собрался поставить изгородь. Для этого ему требуется отмерить, отпилить, вкопать и покрасить несколько столбиков, на которые он будет натягивать сетку.

Как делать НЕ нужно? Думаю, что вот так:

1. Взять рулетку и отмерить столбик необходимой длины.
2. Положить рулетку, взять пилу и отпилить столбик.
3. Положить пилу, взять лопату и вкопать столбик.
4. Положить лопату, взять кисточку и покрасить столбик.
5. Положить кисточку, снова взять рулетку…

Я специально выбрал такой грубый пример. Тут сразу понятно, что удобнее сразу все отмерить, потом сразу все отпилить и т. д.

То же самое касается и умственного труда. Если нам, например, нужно опубликовать на сайте несколько маленьких текстов (скажем, описания товаров), удобнее сперва сразу все написать, затем сразу все проверить, а потом — оформить.

3. Разложить все по местам

Нередко люди тратят рабочее время на различные поиски. Они подолгу разыскивают нужные инструменты и материалы, перебирают кипы бумаг и мучительно вспоминают, куда сохранили те или иные файлы. Таких проблем не возникнет, если мы хорошо знаем, где и что у нас лежит.

Однако просто разложить вещи по разным местам и запомнить их расположение — это лишь полумера. Хорошее «хранилище» должно быть основано на удобной и интуитивно понятной системе. В этом случае нам не нужно ничего вспоминать: мы изначально знаем, что

• Книга «Властелин колец» стоит на полке с фантастикой, а «Критика чистого разума» — на полке с философией.
• Болгарка хранится в электроинструментах, а оконная эмаль — в шкафу с лакокрасочными изделиями.
• Photoshop находится среди графических редакторов, а Microsoft Word — среди офисных программ.

Разложить по своим местам можно все что угодно: инструменты, материалы, документы, списки контактов, одежду и даже продукты в холодильнике. А если вы, так же как и я, постоянно работаете с информацией, подумайте над своей системой хранения электронных книг, заметок и закладок в браузере.

Самое главное при работе с системой — приучить себя ее поддерживать. Если постоянно устраивать в своем «хранилище» хаос, а потом героически его разгребать, толку от такой системы будет немного.

4. Сортировать по частоте использования

Знаменитый принцип Парето («правило 20/80») распространяется и на работу:

• Некоторые инструменты и материалы мы используем чаще, другие — реже.
• Некоторые изделия нам заказывают каждый день, другие — раз в неделю.
• Некоторые операции мы выполняем постоянно, другие — лишь время от времени.

Вполне логично, если в своей работе мы будем учитывать эту неравномерность и делать на нее поправку. Правило тут очень простое: упростите доступ к тому, чем вы пользуетесь чаще всего. Например:

• Если вы чаще берете в руки молоток (чем, допустим, гвоздодер), положите его ближе.
• Если вы часто отпускаете какой-то товар, держите его запасы возле прилавка.
• Если с каким-то абонентом вы общаетесь каждый день, добавьте его в «Избранное».
• Если вы часто запускаете некую программу, закрепите за ней горячие клавиши.

В некоторых случаях этот прием способен ускорить работу сразу в несколько раз.

5. Использовать шаблоны и заготовки

Шаблоны и заготовки помогают одним махом избавиться от значительной части работы. Сюда относятся:

• Бланки типовых документов в офисах.
• Полуфабрикаты ходовых блюд в ресторанах (замороженный картофель фри, овощные смеси).
• Готовые элементы сайта (меню, футеры, хедеры, «нападайки») у верстальщиков.
• Заготовки писем для ответов на стандартные вопросы.

Шаблоны могут применяться даже в интеллектуальной и творческой работе. Например:

• Паттерны для проектирования программ («Абстрактная фабрика», «Мост», «Стратегия» и т. д.).
• Продающие формулы для создания рекламы (AIDA, QUEST, PMHS).
• Типовые схемы киносценариев (парадигма Сида Филда, европейская система секвенций).
• Твердые формы в поэзии (сонеты, рондо, лимерики).

Чтобы использовать этот прием, проанализируйте свой продукт. Определите, из каких элементов он создается, и какие этапы необходимы для его создания. Подумайте, можно ли для этих элементов и этапов применить уже готовые решения: шаблоны, заготовки, образцы, лекала и т. д.

6. Пользоваться периодами ожидания

Некоторые этапы работы почти не требуют нашего участия:

• Программа-антивирус сама проверит компьютер.
• Краска и лак на изделиях засохнут сами.
• Тесто подойдет само.

Также мы не способны повлиять на скачивание файлов, на перемещение очереди в приемной или на скорость поездки в общественном транспорте.

Самая распространенная ошибка в подобных ситуациях — это заниматься пассивным ожиданием. А ведь в такие минуты есть возможность:

• Приступить к следующему этапу работы.
• Заняться новым проектом.
• Навести порядок на рабочем месте.
• Что-нибудь проверить или спланировать.

Разумеется, если эти периоды целенаправленно используются для отдыха, то в этом нет ничего страшного. Но порою людям просто не приходит в голову, что можно заняться чем-то, кроме ожидания.

Кстати, тут речь не обязательно идет о каких-то значительных промежутках времени: при желании можно извлечь пользу даже из минут и секунд. Например, если вы готовите котлеты, засеките, сколько уходит на прожаривание одной стороны. После этого устанавливайте на это время таймер и, пока он тикает, смело занимайтесь другими делами.

Если ничего серьезного в эти промежутки не умещается, заведите для таких случаев специальный список микрозадач. Например: полить цветы, рассортировать файлы, принести гвоздей, протереть пыль, проверить почту и тому подобное. Это могут быть не только физические действия: очень удобно носить с собой список вопросов и проблем, которые можно обдумывать в очередях и во время поездок.

7. Сделать оптом

Суть этого приема в том, чтобы выполнять операцию над несколькими объектами одновременно. Чтобы было понятно, о чем речь, давайте вспомним знакомую всем бытовую задачу: мелко нашинковать зеленый лук или еще какую-нибудь зелень.

Как делать НЕ правильно? Неправильно — это нарезать зелень по одной травинке. Обычно люди собирают всю зелень в пучок и именно в таком виде ее шинкуют.

Вот еще несколько примеров:

1. Чтобы быстро отпилить несколько реек одинаковой длины, их тоже можно предварительно «собрать в пучок».

2. Чтобы переместить несколько конкретных файлов из одной папки в другую, их нужно выделить (кликнуть по ним мышкой, удерживая клавишу Ctrl) и одновременно перетащить в новую папку.

3. А вот более сложный случай. Предположим, что нам нужно отредактировать несколько изображений по одному и тому же сценарию: уменьшить их размер, поменять формат или провести одинаковую цветокоррекцию. В такой ситуации лучше всего воспользоваться функцией «Пакетная обработка» в программе Photoshop, то есть записать последовательность действий и применить ее сразу ко всем необходимым файлам. «Пакетная обработка» особенно полезна, когда требуется быстро обработать десятки или сотни изображений.

Увы, но у приема «Сделать оптом» есть два существенных недостатка, из-за которых я и поместил его в самый конец. Во-первых, в жизни не так уж много ситуаций, для которых он походит. Во-вторых, возможность его применения зачастую ограничена нашими возможностями (вряд ли мы сможем носить в руках по четыре ведра воды или пилить сразу по два бревна одновременно).

Однако когда этот прием все-таки удается использовать, мы получаем возможность существенно сэкономить свое время.

Заключение

Перечисленные приемы особенно эффективны, если применять их в комбинации друг с другом. Здесь можно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Бегло просмотрите список приемов и попробуйте мысленно применить их сразу ко всему рабочему процессу. При необходимости включите в список автоматизацию и делегирование (т. е. передачу работы или отдельных ее этапов другому человеку). Вполне возможно, что некоторые мысли о том, как ускорить свою работу, появятся у вас почти сразу.

2. Для более детального анализа разделите работу на отдельные шаги и попробуйте ускорить каждый этап по отдельности. Например:

В большинстве случаев описанные в этой статье приемы удается применить несколько раз.