Что такое тайм-менеджмент: основные понятия

Тайм-менеджмент — это совокупность методов, помогающих человеку эффективно использовать свое время. То есть, не расходовать его впустую и распоряжаться им так, чтобы добиваться максимально высоких результатов в любых начинаниях.

Главное предназначение современного тайм-менеджмента — помогать людям достигать целей и управлять своей жизнью. Именно поэтому тайм-менеджмент в наши дни не ограничивается только планированием и учетом времени, а рассматривает почти все вопросы, связанные с личной эффективности. Вот лишь некоторые из них:

Чтобы решать эти задачи, тайм-менеджмент активно заимствует знания из математики, философии, экономики, социологии, кибернетики, психологии и множества других современных дисциплин.

Само слово «тайм-менеджмент» (time management) переводится с английского как «управление временем». Термин не совсем точный, поскольку самим временем управлять невозможно: все что может человек — это научиться рационально его использовать. Поэтому сегодня многие предпочитают употреблять более подходящие по смыслу выражения «селф-менеджмент» (управление собой) и «лайф-менеджмент» (управление жизнью).

Различают два крупных направления современного тайм-менеджмента: личный (индивидуальный) и корпоративный (организационный).

Корпоративный тайм-менеджмент направлен на благо некой организации и чаще всего внедряется по инициативе ее руководства. Личный тайм-менеджмент — это те методы, которые человек использует по своей инициативе и для достижения собственных целей. Именно этому направлению и посвящен наш сайт.

Зачем человеку нужен тайм-менеджмент

Тайм-менеджмент — это мощный многофункциональный инструмент, который одновременно решает множество задач. Вот лишь некоторые из них:

1. Больше успевать. На современного человека зачастую обрушивается целый поток больших и маленьких дел. Помимо основной работы, ему необходимо думать о своей семье, о бытовых проблемах, о здоровье, об оплате счетов и т. п. В результате многие люди просто «тонут» в делах, не успевая толком ничего сделать.

Тайм-менеджмент помогает если и не победить, то хотя бы взять под контроль этот поток дел. Пользуясь его технологиями, мы можем грамотно распределять свое время, быстрее справляться с текущими задачами и отделять важные дела от второстепенных.

2. Добиваться максимальных результатов. Если человек считает свое дело важным, он обычно стремится к тому, чтобы его усилия давали максимальный результат.

И эта еще одна задача, с которой отлично справляется тайм-менеджмент. Он предлагает человеку конкретные «рецепты», помогающие повышать производительность труда, правильно выстраивать рабочий процесс и достигать максимума в любом деле.

3. Находить время для важных дел. Современный человек все чаще сталкивается с дефицитом времени. Иногда он настолько придавлен делами, что у него не остается толком времени ни на хобби, ни на саморазвитие, ни даже на свою семью.

Тайм-менеджмент помогает справляться с «поглотителями времени», учит говорить «нет» ненужным делам и осознавать свои настоящие ценности. Благодаря этому человек может уделять больше времени тому, что для него по-настоящему важно, а значит и жить полноценной жизнью.

4. Достигать целей. Люди любят мечтать, но их мечты сбываются далеко не всегда. Кто-то мечтает стать профессиональным художником, но продолжает годами ходить на нелюбимую офисную работу. Кто-то мечтает путешествовать по всему миру, но ни разу так и не выбрался за пределы своей области. Часто люди просто не знают, что делать с этими мечтами.

И здесь им снова может пригодиться тайм-менеджмент. Он помогает превратить абстрактные мечты в конкретные и понятные цели, а затем найти оптимальный путь для их достижения.

5. Управлять собой. Человек привык считать себя существом рациональным, но это зачастую не соответствует действительности. Во-первых, он подвержен перепадам настроения, приступам лени и прокрастинации. Во-вторых, он нередко совершает импульсивные поступки и делает совсем не то, что собирался.

Тайм-менеджмент, опираясь на достижения современной психологии, позволяет человеку вернуть контроль над собой. В его арсенале есть техники для борьбы с ленью и прокрастинацией, для создания мотивации и преодоления импульсивности. Используя их, человек может поддерживать тот уровень самодисциплины, который необходим ему для достижения целей.

6. Управлять своей жизнью. Многие люди сегодня просто плывут по течению, чувствуя себя пассивными «пассажирами», не способными ни на что повлиять. В результате они часто оказываются там, где им не хочется быть, и занимаются тем, что не доставляет им ни малейшего удовольствия.

Однако управлять своей жизнью все-таки можно. И тайм-менеджмент — это и есть тот инструмент, который дает нам возможность преодолевать внешние обстоятельства и самостоятельно распоряжаться своей судьбой.

Основы тайм-менеджмента

Чтобы получить правильное представление о тайм-менеджменте, его следует рассматривать не как «сборник случайных рецептов», а как целостную систему знаний. В основе этой системы будут лежать следующие группы понятий:

• Принципы: наиболее общие правила и «законы» тайм-менеджмента.
• Приемы и техники: конкретные способы реализации этих принципов.
• Инструменты: приспособления, облегчающие выполнение различных приемов и техник.

Рассмотрим каждую из этих групп немного подробнее.

Принципы

В тайм-менеджменте нет каких-то совсем уж жестких правил и аксиом. Каждый человек решает с его помощью свои задачи, и то, что приносит пользу одному, у другого может просто не работать.

Тем не менее, при желании мы можем выделить несколько универсальных принципов тайм-менеджмента, с которыми наверняка согласится большинство специалистов по личной эффективности. Вот они:

1. Постановка целей. Чтобы менять свою жизнь к лучшему, человек должен ставить перед собой цели и стремиться к их достижению. В тайм-менеджменте принято ставить перед собой как глобальные цели (охватывающие всю жизнь), так и цели поменьше (на год, на месяц, на день).

2. Планирование. Любую деятельность следует планировать: это позволяет действовать более рационально и эффективно. Планирование (т. е. выбор предстоящих действий и их последовательности) — это главный метод тайм-менеджмента.

3. Расстановка приоритетов. Нужно выявлять самые важные дела и выполнять их в первую очередь. Такие дела сильнее всего влияют на нашу жизнь: сосредоточившись на них, мы быстрее достигаем своих целей.

4. Опора на самодисциплину. Самодисциплина — это способность следовать своим планам, невзирая на сиюминутные желания и потребности. Если человек не обладает хотя бы минимальным уровнем самодисциплины, он вряд ли сможет полноценно пользоваться тайм-менеджментом.

5. Планирование отдыха. Полноценный и своевременный отдых — это залог сохранения работоспособности.

6. Фиксация задач. Предстоящие дела следует не запоминать, а записывать (например, в ежедневник или в таск-менеджер). Во-первых, о незаписанных задачах легко забыть. Во-вторых, такие задачи выглядят необязательными для выполнения. В-третьих, попытка удержать их в голове приводит к снижению продуктивности и увеличению уровня стресса.

7. Декомпозиция. Крупные дела рекомендуется разбивать на отдельные этапы (подзадачи). Это облегчает их планирование и выполнение.

8. Иерархия планов. Планы нижнего уровня должны работать на планы верхнего уровня. Планируя день, нужно учитывать планы на неделю, а планируя неделю — планы на месяц. Это принцип помогает непрерывно двигаться к цели.

9. Борьба с хронофагами. Хронофаги (поглотители времени) — это все, что ворует у нас время и срывает наши планы. Сюда относится как наша собственная непродуктивная деятельность (вроде просмотра сериалов), так и люди, мешающие нам работать.

10. Борьба с отвлечениями. Отвлечения снижают производительность труда и приводят к преждевременной усталости. Рекомендуется во время работы максимально «отгораживаться» от внешнего мира: отключать ненужные уведомления, переводить телефон в беззвучный режим, избегать излишне общительных коллег и т. д.

11. Борьба с мультизадачностью. В каждый момент времени следует заниматься только одним делом. Попытка выполнять сразу несколько задач обычно приводит к стрессам и снижению продуктивности.

12. Повышение производительности труда. Свою работу необходимо выстраивать так, чтобы получать максимальный результат при минимальных затратах времени и сил.

13. Гибкость. Если обстоятельства меняются, нужно менять и планы.

14. Создание своей системы тайм-менеджмента. Универсальных решений не бывает: из огромного арсенала тайм-менеджмента следует брать лишь те методы, которые будут работать именно у вас. При этом каждый такой метод желательно адаптировать под себя.

15. Анализ. Рекомендуется регулярно анализировать свою деятельность, оценивать ее эффективность, выявлять в ней слабые места и недочеты. Такая обратная связь помогает непрерывно совершенствовать свою систему тайм-менеджмента и добиваться в этой жизни большего.

16. Саморазвитие. Главный инструмент тайм-менеджмента — это сам человек. Наша эффективность напрямую зависит от наших личных качеств: уровня самодисциплины, знаний, навыков, умения думать и принимать правильные решения. Чтобы тайм-менеджмент приносил максимальную пользу, в первую очередь следует заботиться о собственном развитии.

Таковы вкратце основные принципы тайм-менеджмента. Заметим, что каждому из этих принципов соответствует множество самых разных приемов и техник. Например, для расстановки приоритетов (принцип № 3) может применяться матрица Эйзенхауэра, метод АБВГД, метод многокритериальной оценки, принцип Парето, АБВ-анализ и так далее.

Популярные приемы и техники

Современный тайм-менеджмент включает в себя тысячи приемов и техник. Они затрагивают почти все аспекты личной эффективности: от планирования повседневных задач, до решения философских проблем (например, поиска своего предназначения). Ниже мы перечислим лишь те из них, которые используются сегодня чаще всего.

1. Список дел. Самая популярная, самая простая и самая доступная техника тайм-менеджмента. Суть ее в том, чтобы записывать предстоящие дела, а затем вычеркивать их по мере выполнения. Несмотря на простоту, у этой техники есть много тонкостей и нюансов, о которых мы рассказываем в отдельной статье.

2. Расписание. Это почти тот же список дел, с той лишь разницей, что все дела в нем выполняются в определенное время. Расписание помогает более рационально распределять свои силы, избавляет от спешки и нерешительности.

3. Матрица Эйзенхауэра. Эта техника помогает выявлять приоритетные задачи (то есть те, которые нужно выполнять в первую очередь). Для этого предстоящие задачи сортируют по важности и срочности с помощью вот такой таблички:

4. Техника SMART. Эта техника позволяет сделать цели (или задачи) максимально конкретными, что облегчает их планирование и достижение. Суть ее в том, чтобы привести каждую цель в соответствие со следующими критериями:

• S (specific) — конкретность. Формулировка цели подразумевает конкретный и проверяемый результат.
• M (measurable) — измеримость. Этот результат можно измерить.
• A (attainable) — достижимость. Для достижения цели хватает ресурсов (времени, сил, денег).
• R (relevant) — актуальность. Цель действительно важна и стоит затраченных на нее усилий.
• T (time-bound) — ограниченность во времени. Установлен крайний срок достижения цели, т. е. дедлайн.

Вот как это выглядит на практике:

5. Метод лягушки. «Лягушками» в тайм-менеджменте называются различные неприятные задачи, а «метод лягушки» заключается в том, чтобы выполнять такие задачи в первую очередь. Например:

Для чего это нужно? Во-первых, неприятные задачи — это зачастую самые важные для нас задачи, поэтому им следует уделять особое внимание. Во-вторых, чем раньше мы приступаем к таким задачам, тем больше у нас сил для их выполнения.

6. Метод слона. «Слоны» — это крупные дела, к которым страшно подступиться. Чтобы сдвинуть такие дела с места, рекомендуется делить их на отдельные маленькие подзадачи («бифштексы») и планомерно их выполнять.

7. Метод швейцарского сыра. Эта техника помогает преодолевать внутреннее сопротивление и справляться со сложными, неприятными или непонятными задачами. Суть ее в том, чтобы выполнять задачу произвольными частями, выбирая в первую очередь те этапы работы, которые не вызывают отторжения. Если сравнивать нашу задачу с сыром, мы словно «выедаем» в ней все новые и новые дырочки, пока она не будет полностью выполнена.

8. Техника Pomodoro. Ее суть заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Обычно это происходит так:

• Из списка дел выбирают задачу и устанавливают таймер на 25 минут для работы.
• После звонка устанавливают таймер на 5 минут для отдыха.
• После четырех таких циклов следует 30-минутный перерыв.

Перечисленные техники достаточно универсальны и могут использоваться кем угодно и при любых обстоятельствах. В то же время в тайм-менеджменте очень много и более специфических техник: для работы с электронной почтой, для борьбы с отвлечениями, для организации работы руководителя и т. д.

Инструменты

Инструменты тайм-менеджмента — это различные предметы и приспособления, которые делают «управление временем» более удобным. Условно их можно разделить на две группы: основные, которыми люди пользуются постоянно, и вспомогательные, которыми пользуются лишь по мере необходимости.

К основным относятся следующие инструменты:

1. Бумага и карандаш. Самый простой, доступный и универсальный инструмент, с помощью которого можно реализовать фактически любые техники тайм-менеджмента, включая даже сложные алгоритмы планирования.

Главный недостаток бумаги и карандаша — это отсутствие интерактивности и автоматизации. Например, человеку приходится самому следить за своевременным выполнением дел в своем списке и каждый раз заново записывать все повторяющиеся задачи.

2. Бумажные органайзеры (ежедневники, еженедельники). Представляют собой блокноты или тетради, специально размеченные для различных техник тайм-менеджмента: планирования текущих дел, постановки целей и т. д. И хотя бумажные органайзеры тоже неинтерактивны, они помогают лучше контролировать текущие дела и обеспечивают системный подход к тайм-менеджменту.

В наше время бумажные органайзеры массово вытесняются электронными. Однако некоторые из них по-прежнему пользуются популярностью (например, ежедневники Доминика Спенста, Игоря Манна, Глеба Архангельского и т. д.).

3. Электронные органайзеры (таск-менеджеры, менеджеры задач, электронные ежедневники). Представляют собой специальные программы или онлайн-сервисы, предназначенные для планирования дел, а иногда и для других методов тайм-менеджмента (например, целеполагания или расстановки приоритетов). В XXI веке такие программы стали самым популярным инструментом тайм-менеджмента и заметно потеснили все бумажные приспособления.

Электронные органайзеры существенно облегчают планирование. Они, как правило, умеют фильтровать и группировать задачи, умеют автоматически планировать повторяющиеся дела и напоминать о предстоящих событиях.

К вспомогательным можно отнести следующие инструменты тайм-менеджмента:

• Таймер. Помогает бюджетировать (т. е. ограничивать) время на выполнение задач, отмерять периоды работы и отдыха.
• Чек-листы. Используются для поэтапного выполнения сложных процессов или для проверки уже выполненных задач.
• Бланки. Заранее размеченные листы для различных техник тайм-менеджмента (например, для хронометража или составления расписания)
• Ментальные карты. Используются для хранения информации, планирования, проведения мозговых штурмов, декомпозиции целей и задач.
• Электронные таблицы (Excel, Google-таблицы и т. д.). Другой популярный инструмент для организации информации и планирования.
• Канбан-доски. Помогают организовывать рабочие процессы, делают их более наглядными и упорядоченными. Особенно полезны для командной работы.

Заметим, что вопреки популярному заблуждению, использование того или иного инструмента еще не гарантирует высокой продуктивности. Инструменты обеспечивают лишь удобство, но эффективность самого тайм-менеджмента зависит от множества других факторов: правильно подобранных техник, самодисциплины или, например, личных качеств человека.

Краткая история тайм-менеджмента

Термин «тайм-менеджмент» начал использоваться с 1959 года, после того, как американский бизнес-консультант Джеймс Т. Маккей выпустил первую книгу об «управлении временем». Она так и называлась — «The Management of Time», и в ней впервые была представлена целостная и продуманная система тайм-менеджмента.

Однако сам тайм-менеджмент (как технология личной эффективности) имеет очень долгую историю. Условно его развитие можно разделить на четыре этапа:

Рассмотри эти этапы по порядку.

Донаучный период

Потребность в повышении личной эффективности у человека была всегда, и вполне вероятно, что на эту тему он начал размышлять еще в первобытную эпоху. Другое дело, что подобные размышления могли быть зафиксированы лишь после появления письменности.

Одним из первых «следов тайм-менеджмента» считается письмо римского философа Сенеки прокуратору Луцилию. В нем Сенека делится своими мыслями о важности правильного использования времени, и эти мысли остаются актуальными до сих пор.

Размышления о личной эффективности можно встретить и в работах более поздних мыслителей (Леон Баттиста Альберти, Френсис Бекон и т. д.).

Однако самым известным теоретиком донаучного периода можно по праву называть американского политика и ученого Бенджамина Франклина.

Франклин разработал собственную оригинальную систему планирования времени и подробно описал ее в своих мемуарах. Некоторые его методики (например, «Пирамида Франклина») успешно используются и сегодня.

Особенности донаучного периода:

• Отсутствие массового распространения. Осознанные методы «управления временем» использовались только отдельными людьми.
• Все методы создавались исключительно на основе личного опыта.
• Бессистемность: тайм-менеджмент, по сути, сводился лишь к разрозненным «рецептам» повышения личной эффективности.

Тейлоризм (1910-е — 1950-е)

С началом промышленной революции возникла необходимость одновременно управлять работой большого количества людей. В связи с этим огромную популярность приобретают идеи Фредерика Тейлора — родоначальника научной организации труда.

Суть тейлоризма заключалась в предельно рациональном подходе к человеческой деятельности. Чтобы повысить эффективность какой-либо работы, ее следовало проанализировать, систематизировать и найти наилучший способ ее выполнения. Для этого применялись такие сугубо технические методы, как хронометраж, карты рабочих операций, внедрение стандартов и т. д.

Особенности тейлоризма:

• Методы «управления временем» были направлены исключительно на повышение производительности труда (и, как правило, труда физического).
• Люди воспринимались как пассивные объекты управления, а все методы повышения эффективности внедрялись «сверху».

Известные представители: Фредерик Тейлор, Генри Лоуренс Гантт, Генри Форд, Алексей Гастев, Платон Керженцев.

Классический тайм-менеджмент (1950-е — 1990-е)

По мере развития технологий все сильнее становилась потребность в повышении производительности умственного труда (в первую очередь это касалось работы менеджеров различного уровня). С этой задачей методы тейлоризма уже не справлялись, поскольку производительность умственного труда сложно повысить без активного участия самого человека.

Это привело к появлению так называемого классического тайм-менеджмента, который используется и сегодня. Его главная идея заключалась в том, что человек способен повышать свою эффективность самостоятельно, без наставлений и руководства «сверху».

Особенности классического тайм-менеджмента:

• Не учитывался психологический фактор. Методы классического тайм-менеджмента выглядят так, словно рассчитаны на людей в высшей степени рациональных (не подверженных перепадам настроения, лени, прокрастинации и т. д.).
• Считалось, что человеком можно управлять так же, как и предприятием. Многие классические методы (например, техника SMART или АБВ-анализ) были просто заимствованы из обычного менеджмента.
• Отсутствие гибкости. Классические методы плохо приспособлены для условий нестабильности и неопределенности.

Известные представители: Джеймс Т. Маккей, Клаус Мёллер, Лотар Зайверт, Алан Лакейн.

Современный тайм-менеджмент (1990-е — наши дни)

Мир становился все сложнее, а темп жизни ускорялся. Поменялось и отношение к человеку: он воспринимался уже не как «винтик в производстве», а как независимая личность со своими потребностями и желаниями.

В связи с этим возникла необходимость в создании нового тайм-менеджмента, который бы хорошо работал в современных условиях и мог бы удовлетворять личные потребности человека. Формирование такого тайм-менеджмента началось примерно в 90-х годах прошлого века и продолжается до сих пор.

Особенности современного тайм-менеджмента:

• Поправка на нестабильность и неопределенность окружающего мира.
• Ориентация на личные потребности человека (включая духовные).
• Интеграция с психологией.
• Активное использование современных технологий (например, компьютеров).

Известные представители: Стивен Кови, Дэвид Аллен, Марк Форстер, Глеб Архангельский.

Системы тайм-менеджмента

Тайм-менеджмент не является чем-то монолитным. Сегодня существует множество «школ» и систем тайм-менеджмента, которые по-разному решают проблемы личный эффективности, а в некоторых вопросах даже противоречат друг другу. Перечислим только некоторые из них.

Классический тайм-менеджмент. Это скорее даже не система, а просто набор приемов и техник, появившихся во второй половине XX века. Однако именно с этим направлением у большинства людей обычно и ассоциируется «управление временем».

Главная особенность классического тайм-менеджмента — это предельно рациональный и прагматичный подход к повышению личной эффективности, без поправок на психологию человека и его индивидуальные особенности. Примером подобного подхода могут служить АБВ-анализ, метод Альпы и целеполагание по SMART.

При этом техники классического тайм-менеджмента по-прежнему популярны. Ими активно пользуются предприниматели и менеджеры разного уровня, их изучают в вузах и на курсах личной эффективности.

Читайте также: Классический тайм-менеджмент.

GTD (Getting Things Done). Самая популярная на сегодняшний день система тайм-менеджмента. Была разработана американским специалистом по личной эффективности Дэвидом Алленом и описана в его книге «Getting Things Done» (у нас она вышла под названием «Как привести дела в порядок»).

Главная особенность GTD заключается в «бесстрессовом планировании», которое, в свою очередь, основано на двух принципах:

• Все дела должны храниться не в голове, а на внешнем носителе (например, в записной книжке или в таск-менеджере).
• Для планирования и принятия решений следует опираться на продуманную систему алгоритмов, которой можно полностью доверять.

GTD является мощной и, в общем-то, универсальной системой тайм-менеджмента, которой пользуются представители самых разных профессий и социальных групп.

Читайте также: Система GTD.

Agile Results («гибкие результаты»). Система основана на популярных сегодня методиках «Аджайл», которые применяются в разработке ПО и в управлении проектами. Топ-менеджер компании «Майкрософт» Джи Ди Мейер адаптировал эти методы для личного использования и описал получившуюся систему в книге «Getting Results the Agile Way» (2011 год).

В отличие от других систем тайм-менеджмента, Agile Results ориентируется в первую очередь на получение результатов, а не просто на выполнение задач. При этом (как следует из ее названия) она отличается гибкостью и помогает достигать этих результатов даже в условиях нестабильности и неопределенности.

Читайте также: Agile Results.

«Джедайские техники». Система разработана российским специалистом по личной эффективности Максимом Дорофеевым и описана в его книгах «Джедайская техника пустого инбокса» (2017 год) и «Путь джедая» (2019 год).

В «джедайских техниках» активно используются достижения современной психологии и учитываются особенности нашего времени (т. е. эпохи хай-тека и всеобщего дефицита внимания). Акцент в этой системе сделан на экономии когнитивных ресурсов («мыслетоплива») и борьбе с прокрастинацией.

«Джедайские техники» наиболее популярны в России, главным образом у работников IT-индустрии, менеджеров и фрилансеров.

Сайт Максима Дорофеева: https://mnogosdelal.ru/

Заметим, что все перечисленные системы редко используются в чистом виде. Обычно каждый человек хотя бы немного, но «подгоняет» их под себя.