Метод «Альпы»

Метод «Альпы» — это техника планирования дня, в которой упор делается на контроль затраченного времени.

Планирование с помощью метода «Альпы» состоит из 5 этапов:

Этап 1. Составьте список дел на день. В него обычно включают регулярные и входящие задачи, дела из недельного и месячного плана, а также те задачи, которые по каким-то причинам не были выполнены накануне. Пример:

Этап 2. Оцените затраты времени. Напротив каждой задачи запишите примерное время, необходимое для ее выполнения, а результаты суммируйте. Такие расчеты удобно делать в Excel и других электронных таблицах. Пример:

Возможно, что время на некоторые задачи не получится оценить с достаточной точностью. В этом нет ничего страшного. По мере использования этой техники оценки будут становиться все точнее.

Этап 3. Зарезервируйте время про запас. Нужно оценить, сколько у вас в действительности есть времени на эти задачи.

План должен охватывать не более 60% всего времени, отведенного на работу. Оставшиеся 40% — это резерв для неожиданных дел, непредвиденных обстоятельств и форс-мажоров. Если мы, например, составляем план для 8-часового рабочего дня, то можем рассчитывать только на 5 часов.

Этап 4. Сократите время, отведенное на задачи. Требуется «подогнать» свое расписание под то время, которое получилось на предыдущем этапе. Для этого нужно сделать следующее:

• Расставить приоритеты (например, с помощью матрицы Эйзенхауэра). Так вы будете точно знать, что нужно сделать обязательно, а чем в случае необходимости можно и пожертвовать.
• Перепроверить отведенное на задачи время и попробовать его сократить (до разумного предела).
• Подумать, какие задачи можно перепоручить или делегировать.

В результате должен получиться примерно такой список:

Все что «не влезло» в отведенное время нужно перенести на завтра, вычеркнуть или в крайнем случае выполнить за счет сверхурочных часов.

Этап 5. Подвести итоги. В конце дня еще раз посмотрите, какие задачи вам удалось выполнить, а какие нет. Что из несделанного требуется перенести на следующий день?

Если какая-то задача уже не в первый раз переносится, нужно или повысить ее приоритет (выполнить в первую очередь), или просто вычеркнуть.

Почему «Альпы»?

Метод планирования «Альпы» разработал немецкий специалист по тайм-менеджменту Лотар Зайверт. Техника впервые была описана в его книге «Mehr Zeit für das Wesentliche» (Больше времени для главного). У нас она издавалась как «Ваше время в ваших руках».

Почему метод так называется? Дело в том, что в оригинале слово «Альпы» (по-немецки Alpen) использовалось как мнемоническая аббревиатура:

A	Aufgaben, Termine und geplante Aktivitäten notieren	Запишите задачи, встречи и запланированные мероприятия
L	Länge schätzen	Оцените продолжительность
P	Pufferzeiten einplanen	Запланируйте буфер (резерв времени)
E	Entscheidungen treffen	Примите решение (по приоритетам и делегированию)
N	Nachkontrolle	Проверьте сделанное

В русском языке эта мнемотехника, естественно, потерялась. Поэтому у нас слово «Альпы» — это просто красивое название, символизирующее восхождение к горным вершинам.

У метода «Альпы» есть несколько преимуществ перед работой с обычным списком дел. Во-первых, он помогает концентрироваться на главном и максимально эффективно распоряжаться отпущенным временем. А во-вторых, по словам Лотара Зайверта, «Альпы» снижают уровень стресса, повышают мотивацию и самодисциплину, а в конце дня создают «ощущение успеха».