Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов: — А какие в него попадают задачи? — Почему они не важные, если срочные? — Что значит «делегируйте их»? Кому?
Задачи
15 записей
О «лягушках» и «слонах» зачастую знают даже те, кто не интересуются тайм-менеджментом. И это понятно: списки задач, контексты и проекты — это скука смертная, а вот зверюшки — это весело, интересно и хорошо запоминается. И с нашей стороны бы очень странно рассказывать о тайм-менеджменте и ничего не написать о знаменитых «задачах-животных». Поэтому сегодня мы предлагаем вам совершить небольшую «экскурсию в зоопарк» и посмотреть на лягушек, слонов, обезьян, мамонтов и даже единорогов. Мы выясним, что представляют собой все эти существа и как правильно с ними обращаться.
Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается тайм-менеджмент. Это самый простой и самый старый способ планирования, который по-прежнему остается популярным во всем мире. Почему? Во-первых, из-за своей доступности: для его использования достаточно найти какой-нибудь обрывок бумаги и карандаш. Во-вторых, список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения. Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».
Метод швейцарского сыра — это, вероятно, один из самых недооцененных «рецептов» классического тайм-менеджмента. Он предназначен для выполнения сложных, непонятных и неприятных задач (тех самых, которые люди так любят откладывать «на потом») и, казалось бы, должен пользоваться сегодня огромной популярностью. Но… Увы, но методу просто не повезло. Он появился в начале 70-х годов прошлого века, задолго до того, как само слово «прокрастинация» вошло в наш лексикон, а откладывание дел превратилось чуть ли не в общенациональное бедствие. Метод слишком опередил свое время, а потому не получил ни должного внимания, ни дальнейшего развития.
Повторяющиеся (или регулярные) задачи — это те дела, которые нам приходится выполнять снова и снова. Например, ежедневно нам нужно чистить зубы и делать зарядку, ежемесячно — платить за интернет и коммунальные услуги, ежегодно — поздравлять с днем рождения своих родственников и знакомых.
Жизнь постоянно задает нам новые вопросы и настойчиво требует на них ответов. Неудивительно, что в нашем списке дел регулярно появляются задачи, в которых нужно о чем-нибудь «подумать»: о здоровье, о жизни, об отношениях с другими людьми или о каких-нибудь бытовых неурядицах. Проблема в том, что «думать на заданную тему» довольно сложно. Иногда человек способен часами «медитировать» над проблемой, часами слоняться по квартире и сканировать интернет в поисках вдохновения, однако так и не получить никакого внятного результата. С чем обычно связаны подобные трудности, и можно ли направить свои мысли в конструктивное русло? Давайте разберемся.
У объемных списков задач есть одно неприятное свойство: они очень часто вызывают у людей панику. Даже если сами дела большей частью мелкие и незначительные, их количество уже само по себе способно демотивировать человека или спровоцировать у него приступ прокрастинации. Сегодня мы рассмотрим несколько приемов, которые помогают работать с большим количеством задач без паники и стресса. Мы не будем касаться того, насколько правильно или неправильно иметь столько задач: будем исходить из того, что такой список по какой-то причине возник и с ним необходимо что-то сделать.
Мы составили красивый план, обещающий нам насыщенный и плодотворный день. Мы по минутам расписали, когда и чем будем сегодня заниматься, с кем встретимся и какие мероприятия посетим. А дальше что-то пошло не так. Сперва клиент опоздал на встречу. Потом мы попали в пробку и опоздали на следующую встречу сами. А затем в офисе на полчаса отключили свет и вся работа встала. В результате красивое расписание рухнуло как карточный домик: мы судорожно переносим встречи, извиняемся, передоговариваемся и отменяем половину дел. К счастью, для таких непредвиденных обстоятельств существует старый и проверенный рецепт тайм-менеджмента — расписание с буфером.
В современных программах-органайзерах часто уже предусмотрены инструменты, позволяющие особо выделить ту или иную задачу. Это и различные флажки, и маркеры, и ярлыки, и выделения цветом, и многое другое. Но тут возникают три проблемы. Во-первых, такие возможности есть далеко не во всех органайзерах. Во-вторых, все эти разноцветные отметки зачастую вносят в наш список задач определенную долю хаоса и неразберихи. Ну, а в-третьих, если вам по каким-то причинам пришлось записать список дел на бумаге, то обо всех подобных «украшательствах» придется, естественно, забыть. Сегодня мы расскажем о некоторых полезных пометках и обозначениях, которые можно использовать как в электронных органайзерах, так и в обычных бумажных блокнотах.
Обычная ситуация: мы подводим итоги дня и видим, что одна задача осталась невыполненной. Пожав плечами, мы спокойно переносим ее на следующий день. Однако и завтра эта задача остается невыполненной. Мы переносим ее еще раз. А потом еще раз. И еще. А потом, пару недель спустя, внезапно понимаем, что перенос этой задачи уже превратился в ритуал, который мы выполняем чуть ли не автоматически. Почему так происходит и что можно сделать с такими задачами? Давайте разберемся.
Декомпозицией в тайм-менеджменте называют разделение целей или задач на отдельные небольшие шаги — подзадачи. Например, задача «навести порядок на кухне» делится на следующие этапы: убрать со стола, помыть посуду, протереть газовую плиту, подмести. А чтобы достичь цели «улучшить физическую форму» нужно заняться физкультурой, сесть на диету и отказаться от вредных привычек. В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.
Иногда составление расписания на день превращается в настоящую головоломку. Во-первых, наши дела могут исчисляться десятками, и уместить их в скромные 8–16 часов иногда просто невозможно. Во-вторых, если некоторые задачи мы можем выполнить когда угодно, то другие (например, визит к врачу) нужно выполнять строго в конкретное время. Ну, а в-третьих, разные дела имеют разную продолжительность. Если проверить почту можно за две минуты, то на создание презентации у нас уйдет не менее трех часов, причем в это время желательно больше ни на что не отвлекаться. К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.