Улучшение рутины

Рутина — это повторяющиеся действия, из которых складывается наша повседневная жизнь. Мы ежедневно заправляем кровать, чистим зубы, добираемся до работы и посещаем магазины. Некоторые из этих дел мы даже не планируем и выполняем «на автомате».

Обычно мы не придаем рутине особого значения. Оглядываясь назад, мы вспоминаем лишь самые яркие события, например, окончание школы или свой первый рабочий день. Мы не думаем о своей жизни как о «чистке зубов» и «посещении магазинов».

На самом деле, рутина — это одна из самых важных составляющих нашей жизни. Давайте посмотрим, как она работает.

Почему рутина важна. Пример с посудой

Для примера возьмем очень простую рутинную задачу: помыть посуду. И предположим, что на выполнение этой задачи у нас уходит всего 15 минут.

Может показаться, что 15 минут — это очень мало, и это время вряд ли может на что-то повлиять. И это было бы верно, если бы помыли посуду только один раз. Однако эту задачу нам приходится выполнять каждый день, в течение всей жизни.

А дальше начинается обычная математика:

• 15 минут в день — это 91 час в год.
• Это 5475 часов в течение всей жизни, если мы будем мыть посуду на протяжении хотя бы 60 лет.
• Это 7,6 месяцев непрерывной работы, без отдыха и сна.
• Это 684 восьмичасовых рабочих дня.
• А если мы прибавим к этим рабочим дням выходные, праздники и ежегодные отпуска, у нас получится почти 3 года (!!!) трудового стажа посудомойщицы из кафе или столовой.

За эти 684 рабочих дня человек способен сделать очень многое. Писатель за это время напишет 3–4 романа, а художник — несколько десятков картин. За это время можно освоить какой-нибудь язык программирования или научиться неплохо играть на гитаре.

Увы, но в действительности это время нам ничего не даст. Оно не сделает нас умнее, богаче или счастливее. Оно не поможет нам достичь целей и никак не улучшит нашу жизнь. Это время просто утечет и ничего не оставит нам взамен.

И это мы рассмотрели только одну рутинную задачу. А таких задач у современного человека может быть очень много:

• Застелить и расстелить кровать — 5 минут в день.
• Почистить зубы — 7 минут в день.
• Навести порядок в квартире — 20 минут в день.
• Доехать до работы и обратно — 1,5 часа в день.
• Заправить машину… Проверить почту… Посмотреть новости…

Если посчитать, сколько времени у нас уходит в течение всей жизни на все эти занятия, становится даже немного не по себе.

Однако проблема вовсе не в том, что у нас есть рутина как таковая. Мы все равно не можем не чистить зубы или не покупать продукты. Эти занятия помогают поддерживать качество нашей жизни, и без них мы никак не обойдемся.

Проблема здесь в том, что рутина — это огромная часть жизни, на которую мы обычно не обращаем внимания. А в результате она превращается в черную дыру, в которую незаметно утекает наше время.

Рутина и личная эффективность

Рутина — это то, что мы делаем регулярно, на протяжении долгого времени или даже всей жизни. За счет этого у рутины появляется одно очень важное свойство: она обладает мощнейшим накопительным эффектом.

Этот эффект, как мы уже убедились, может быть и негативным. Минуты, потраченные на рутинные задачи, постепенно накапливаются и превращаются в года. И если мы не пытаемся ничего сделать со своей рутиной, мы просто теряем это время, не получая от него никакой отдачи.

Но этот же эффект можно использовать себе во благо. Ведь даже малейшие изменения, которые мы вносим в свои рутинные задачи, тоже будут накапливаться и оказывать заметное влияние на нашу жизнь.

Сознательное улучшение рутинных действий — это главный ключ к повышению личной продуктивности.

Давайте вернемся к нашему примеру с посудой и поставим несколько мысленных экспериментов.

Эксперимент 1. Попробуем сократить время на выполнение этой задачи. Для этого мы можем, например, приобрести посудомоечную машину или просто заставить себя действовать чуть-чуть быстрее. Даже если мы ускоримся всего на 10%, мы высвободим 547 часов в течение жизни.

Эксперимент 2. Попробуем получить от этого занятия дополнительную пользу. Например, повесим над мойкой список иностранных слов и будем заучивать по 1–2 слова каждый день. Такими темпами за год мы запросто сможем выучить 300–700 новых слов.

Эксперимент 3. Попробуем во время выполнения этой задачи целенаправленно обдумывать важные для нас задачи и вопросы. И это тоже отличный вариант: у нас появится дополнительных 5475 часов, которые помогут нам в достижении наших целей. Рассказывают, что именно во время мытья посуды Агата Кристи и придумывала сюжеты своих романов.

Все эти изменения очень маленькие: они не требуют особых усилий и даже не влияют на наш распорядок дня. Но за счет накопительного эффекта они начинают постепенно менять нашу жизнь в лучшую сторону.

Мы можем внести такие мини-улучшения в каждую рутинную задачу: от завязывания шнурков до оплаты коммунальных услуг. А в совокупности эти изменения способны вывести нашу продуктивность на принципиально новый уровень.

Как улучшать рутину: несколько идей

Возьмите любую свою рутинную задачу и попробуйте применить к ней приемы из приведенной ниже таблицы:

Обратите внимание: некоторые из перечисленных приемов противоречат друг другу. Например, мы не можем одновременно «покупать время» и снижать затраты. Нужно просто решить, что в каждом конкретном случае для вас наиболее важно.

Также рекомендуем посмотреть наши статьи об идеальной задаче и о методах оптимизации труда.

Тонкости и нюансы

1. Помните о принципе Парето. Согласно этому принципу, 20% рутинных задач будут отнимать 80% времени. Именно эти 20% нам и следует улучшать в первую очередь.

2. Свяжите рутину со своими целями. Как те или иные рутинные задачи могут вам помочь в их достижении? Например, если ваша цель — написание книги, используйте рутинные дела для обдумывания сюжета.

3. Используйте рутину для саморазвития. Какие навыки и личные качества вы можете «прокачать» с ее помощью? Например, мы можем улучшать свои навыки переговоров во время общения с клиентами или осваивать технику слепой печати во время написания ежедневных отчетов.

4. Находите неочевидную рутину. Обычно рутина ассоциируется у нас с различными бытовыми делами, вроде уборки. В действительности она присутствует фактически во всех сферах нашей жизни. Вот несколько примеров:

• Работа. Обратите внимание на повторяющиеся действия и задачи: планерки, отчеты, обзвоны клиентов и т. д. Даже если вы не связываете свое будущее с текущей работой, постарайтесь извлечь из этих задач максимум пользы.
• Отдых и досуг. Попробуйте сделать свой регулярный досуг чуть более полезным. Например, если в свободное время вы смотрите видеоролики, попробуйте заменить развлекательный контент на научно-популярный.
• Общение. Нам регулярно приходится общаться с коллегами, клиентами или домочадцами. Можем ли мы как-то повысить качество этого общения?

5. Позаботьтесь о «будущем себе». Мы уже знаем, что некоторые рутинные задачи нам придется выполнять всю жизнь. Можем ли мы сделать что-нибудь такое, что облегчит нам выполнение этих задач в будущем? Например, если нам предстоит провести много времени за компьютером, мы можем приобрести хороший монитор и удобное кресло.

6. Обратите внимание на «микрорутину». Микрорутина — это очень простые действия, которые мы многократно совершаем в течение дня. Нам снова и снова приходятся переключаться между программами на компьютере, отвечать на сообщения, брать в руки инструменты и т. д. По отдельности эти действия фактически незаметны, но в совокупности способны занимать очень много времени.

7. Сознательно ускоряйтесь. Попробуйте выполнять свои рутинные задачи хотя бы чуть-чуть быстрее. Скорость работы — это просто привычка, которую при необходимости можно изменить.