Недавно, разбирая документы, я наткнулся на свой старый блокнот. Когда-то он выполнял у меня функцию инбокса: сюда я записывал новые идеи и задачи, чтобы о них не забыть. Иногда бывает приятно покопаться в своих архивах, однако содержимое этого блокнота меня немного обескуражило. Вот примеры некоторых записей:
Планирование задач
35 записей
Среди любителей тайм-менеджмента периодически разгораются споры, какой размер списка дел считать нормальным. Разумеется, это во многом зависит от личных предпочтений. Для кого-то 10 дел — это уже очень много, а кого-то не смущают перечни из 30–40 задач. Однако есть ли какой-нибудь объективный критерий «нормального размера»? Как ни странно, но есть. Давайте проведем небольшой эксперимент и посмотрим, как меняется восприятие списка в зависимости от количества дел.
Прием «пожертвовать» — это очень важный и в то же время самый неприятный прием планирования. Суть его в том, чтобы сознательно отказываться от реализации второстепенных планов ради более значимых задач. Например, мы можем пропустить спортивную тренировку, чтобы подготовиться к экзамену, или отложить уборку в доме, чтобы вовремя завершить крупный проект по работе.
Рутина — это повторяющиеся действия, из которых складывается наша повседневная жизнь. Мы ежедневно заправляем кровать, чистим зубы, добираемся до работы и посещаем магазины. Некоторые из этих дел мы даже не планируем и выполняем «на автомате».
Чтобы приступить к выполнению задачи, нам достаточно перейти от состояния «не делать» к состоянию «делать». Такой переход происходит фактически мгновенно и со стороны выглядит очень простым. Только что мы сидели в социальных сетях, а потом вдруг встали и отправились мыть посуду. Сложность в том, что сам этот переход может произойти очень нескоро. Состояние «не делать», в котором мы находимся перед выполнением задачи, не имеет естественного завершения и может продолжаться сколь угодно долго.
Текущая инициатива (или актуальная инициатива) — это одна особая задача, которую мы выполняем каждый день и в первую очередь. Такой задачей для нас может стать, например, подготовка к экзамену, наведение порядка в документах или создание персонального сайта.
Закрытыми называются такие списки дел, в которые мы не добавляем новые задачи. Например, если мы сделали закрытым свой список дел на сегодня, то все новые задачи мы будем планировать уже на завтра. Работать с закрытыми списками гораздо легче и приятнее, чем с открытыми (т. е. теми, в которые можно добавлять задачи). Со временем закрытые списки могут только уменьшаться, поэтому они вызывают у нас меньше стресса и создают ощущение прогресса и порядка.
Оперативный (вспомогательный) список — это прием тайм-менеджмента, который помогает упростить работу с большими перечнями дел. Суть его в том, чтобы вынести несколько задач в отдельный список и далее работать уже с ним.
В этой статье мы поговорим об одном очень важном принципе тайм-менеджмента, который, к сожалению, для многих не очевиден. Условно его можно назвать «принципом идеальной задачи». Давайте посмотрим на приведенный ниже список дел и подумаем: а действительно ли все эти задачи нужны человеку?
Одна из самых распространенных проблем в тайм-менеджменте — это так называемые «застрявшие» задачи, то есть те дела, которые хронически не выполняются.
При выполнении сложных и объемных задач в тайм-менеджменте часто используется такой прием, как декомпозиция. Смысл его в том, чтобы разбивать крупные задачи на отдельные небольшие шаги: это упрощает их выполнение и помогает ничего не упустить.
Одна из самых серьезных «болезней» тайм-менеджмента — это имитация работы. Суть проблемы в том, что люди зачастую выполняют свои дела лишь формально, стараясь не тратить на них силы и не «напрягать силу воли». И хотя сами задачи при этом выполняются кое-как, у людей появляется «законное право» вычеркнуть их из списка. Вот как это выглядит: