При выполнении сложных и объемных задач в тайм-менеджменте часто используется такой прием, как декомпозиция. Смысл его в том, чтобы разбивать крупные задачи на отдельные небольшие шаги: это упрощает их выполнение и помогает ничего не упустить.
Вот так, например, можно преобразовать задачу «написать статью»:
Проблема в том, что многие сложные задачи у нас регулярно повторяются. Нам снова и снова нужно писать статьи, проводить генеральную уборку или собирать чемодан перед командировкой. И каждый раз заново выполнять декомпозицию этих задач было бы очень нерационально.
Однако эта проблема решается очень просто. Нам нужно всего один раз выполнить декомпозицию задачи и вынести результат декомпозиции в отдельный чек-лист. Например:
Главное преимущество чек-листов — это возможность их повторного использования. Нам достаточно составить их один раз, чтобы потом пользоваться ими длительное время.
А если мы вдруг захотим внести какие-то коррективы в выполнение задачи, нам потребуется лишь слегка отредактировать соответствующий чек-лист. Например:
В этом примере нам не пришлось планировать задачу заново: мы просто добавили в исходный список два новых пункта.
Где создать чек-лист для задачи
Идеальный вариант — это создавать чек-листы в той же программе, в которой вы обычно планируете свои дела. Это позволит «не плодить сущности» и держать все нужное для работы в одном месте.
Некоторые программы-планировщики поддерживают чек-листы и позволяют прикреплять их прямо к задачам. Вот, например, как это выглядит в программе Сингулярити:
Если программа не поддерживает чек-листы, их можно «эмулировать» с помощью внутренних инструментов программы: контекстов, тегов или меток.
Предположим, что мы хотим создать чек-лист для уборки на кухне. Для этого мы создадим в программе новый контекст и поместим в него соответствующие задачи. Чтобы они шли по порядку (это не обязательно), их нужно перенумеровать и упорядочить по алфавиту.
Чтобы воспользоваться таким «чек-листом», нужно просто включить в своей программе соответствующий контекст. Для повторного использования «чек-листа» снимите со всех заданий галочки.
Если этот вариант для вас не слишком удобен, вы можете создавать и хранить чек-листы в сторонних программах и сервисах. Например: Trello, Evernote, Google Keep и т. д. О некоторых других вариантах создания чек-листов можно прочитать здесь.
Тонкости
1. Используйте принцип модульности. Некоторые задачи могут в целом похожими, но отличаться некоторыми деталями. Для выполнения таких задач удобно использовать комбинации из нескольких чек-листов. Например:
А вот так этот принцип можно приспособить для планирования регулярной уборки:
2. Коллекционируйте чек-листы. Сохраняйте все когда-либо созданные чек-листы в отдельной папке на компьютере или в сервисе для заметок.
Во-первых, однажды они могут вам понадобиться еще раз. Во-вторых, их удобно использовать как шаблоны для создания новых чек-листов. В-третьих, при необходимости этими чек-листами можно будет легко поделиться с другими людьми.
