Всё о тайм-менеджменте
Чек-листы для работы

Чек-листы для работы: как их создавать и использовать

Чек-листы отлично подходят не только для проверки, но и для организации самого рабочего процесса. Они позволяют «на лету» оптимизировать свой труд, в разы снижают количество ошибок и не дают забыть о «важных мелочах». Сегодня мы поговорим о том, как создавать свои чек-листы для работы и как правильно ими пользоваться.

В каких случаях стоит работать по чек-листам

Обычно по чек-листам выполняют задачи, которые состоят из множества отдельных шагов. Например:

  • Мероприятия по уборке (квартиры, офиса, рабочего места).
  • Подготовка к важным событиям (к выступлению, отпуску, свадьбе, командировке).
  • Регулярный уход (за питомцами, техникой, автомобилем).
  • Аудиты и профилактические осмотры (машины, компьютера, сайта).
  • Создание продукта (мебели, одежды, сайтов, статей).
  • Оказание услуг (доставка товаров, организация праздников, проведение семинаров).

Об использовании в своей работе чек-листов стоит задуматься в следующих случаях:

  • Если есть риск забыть о каком-нибудь этапе.
  • Если часто возникают ошибки, которые можно было бы предотвратить.
  • Если в процессе работы вы часто задумываетесь о том, что делать дальше.

Чек-листы подходят и для разовых мероприятий. Например, перед походом в магазин люди часто составляют список покупок, а перед поездкой на море — список вещей, которые хотят взять с собой. На самом деле, все крупные задачи лучше разбивать на отдельные шаги, чтобы облегчить их выполнение (этот процесс называется декомпозицией).

Но максимальную пользу приносят чек-листы, предназначенные для повторяющихся задач. В этом случае их можно постоянно дорабатывать и совершенствовать, а время на их составление окупается с лихвой.

Зачем нужны чек-листы

Чек-листы помогают:

  • Ни о чем не забывать. Они своевременно напомнят отправить счет-фактуру клиенту или изменить формат файла.
  • Избегать ошибок. Допущенные во время работы промахи можно добавить в чек-лист и больше их не повторять.
  • «Разгрузить голову». С чек-листами не нужно постоянно вспоминать, что и когда делать: мы можем сосредоточиться на самой работе.
  • Поддерживать самодисциплину. У нас реже возникает искушение заняться посторонними вещами, «схалтурить» или пропустить какой-нибудь важный этап.
  • Экономить время. Не нужно каждый раз заново планировать работу: правильно составленный чек-лист будет служить долго.
  • Быстро совершенствовать процесс. Узнав о новых приемах и техниках, мы можем сразу же добавить их в свой чек-лист и начать применять на практике.

Правила составления чек-листов

Прежде чем приступить к созданию своих чек-листов, ознакомьтесь с приведенными ниже рекомендациями. Это не аксиомы, но соблюдение этих правил сделает ваши списки максимально удобными и эффективными.

Один пункт — одно действие. Попытка удержать в голове сразу несколько операций неизбежно снижает концентрацию.

Нет: Да:
Разместить анонс в Twitter и Facebook. Разместить анонс в Twitter.
Разместить анонс в Facebook.
Отшлифовать и отполировать. Отшлифовать.
  Отполировать.

Понятные и конкретные формулировки. Если вам каждый раз приходится вспоминать, что имелось в виду в том или ином задании, значит оно сформулировано неудачно. Критерий здесь следующий: если по вашему чек-листу будет работать другой человек, сможет ли он понять, о чем идет речь?

Нет: Да:
ЧПУ!!! Подобрать для всех файлов ЧПУ-названия.
Пиксели. Нет ли прозрачной рамки из пикселей вокруг иллюстраций?
Не слишком? Не слишком ли густой лак?
Let’s Mortal Kombat begin! Запустить рендеринг.

Без деталей. Если вы составляете чек-лист для себя, перечисляйте лишь сами действия. Любые подробности (о которых вы и без того помните) будут только отвлекать и создавать «информационный шум». Если ваши чек-листы предназначены для других людей, можно вкратце уточнить, для чего нужен тот или иной пункт и как его выполнить.

Для себя: Для других:
Проверить готовность варенья. Проверьте готовность варенья. Капните им на сухую тарелку: если капля не растекается, варенье готово.
Указать контактные данные. Укажите свои контактные данные на случай, если журналисты захотят что-нибудь уточнить.
Продублировать содержание видеороликов текстом. Продублируйте содержание видеороликов текстом. По статистике только 10% посетителей открывают видео.
Проверить синтаксис CSS.Проверьте синтаксис CSS на ошибки. Для этого воспользуйтесь сервисом jigsaw.w3.org.

Борьба с механическим выполнением. Главный враг чек-листов — это небрежное выполнение заданий и расстановка галочек «на автомате».

Если вы столкнулись с чем-то подобным, переформулируйте проблемные задания так, чтобы максимально «включить осознанность». Для этого используйте в формулировках различные физические действия: записать, скачать, потрогать, сказать и т. д. Иными словами, составляйте задания так, чтобы их выполнение можно было проверить со стороны. Этот же принцип важен и для контроля чужой работы.

Нет: Да:
Придумать пять вариантов заголовка. Записать пять вариантов заголовка.
Проверить, все ли документы на месте. Проверить документы по списку.
Еще раз все осмотрите и убедитесь, что номер убран. Сфотографируйте номер.
Прочитать текст. Прочитать текст вслух.

Профилактика ошибок. По возможности старайтесь не просто находить ошибки, а предотвращать их появление.

Нет: Да:
Проверить, не слишком ли большие иллюстрации использованы. Уменьшить иллюстрации.
Не подгорела ли каша? Непрерывно помешивать кашу до готовности.
Не слишком ли горячая вода? Нагреть воду до 50°C.  

Группировка заданий. Используйте в больших чек-листах разделы и подзаголовки: это сделает их более упорядоченными и понятными.

Нет:

Да:

Результат, а не действие. Очень часто в чек-листах лучше указывать ожидаемый результат, а не действие. Это снижает риск небрежного выполнения.

Нет: Да:
Протереть пыль. Пыли на мебели не видно.
Установить на сайте социальные кнопки. На сайте используются социальные кнопки.
Накормить кота. Кот сыт и доволен.

Тестируйте. Если вы составили чек-лист для себя, вам в любом случае придется его проверить. Если чек-лист предназначен для других людей (например, ваших сотрудников), протестируйте его перед тем, как окончательно отдавать в работу. Пройдитесь вместе с исполнителями по всем пунктам и убедитесь, что все идет как надо.

Как составить свой чек-лист

При создании чек-листа вам придется вносить в него изменения: добавлять новые пункты, менять их местами, группировать и т. д. Рекомендуем сперва составить перечень заданий в черновике, а уже потом оформлять его «красиво».

Для создания чек-листа можно использовать следующий алгоритм:

Шаг 1. Разделить работу на основные этапы. Они станут скелетом чек-листа, на который будут «нанизываться» все остальные пункты.

В качестве примера давайте составим чек-лист публикации статьи на сайте:

Шаг 2. Детализировать. Не нужно ли расписать этапы более подробно? В первую очередь добавьте те операции, о которых хотя бы теоретически можно забыть.

Шаг 3. Обработать ошибки. Какие ошибки вы обычно допускаете на каждом из этапов? Можно ли их предотвратить? Если да, добавьте задачи по профилактике, а если нет — своевременную проверку.

Шаг 4. Добавить напоминания. О чем вы чаще всего забываете на том или ином этапе? А о чем можете забыть?

Шаг 5. Предупредить возможные проблемы. С какими трудностями вы чаще всего сталкиваетесь? Где обычно теряете время? Можно ли избежать этих проблем?

Шаг 6. Сгруппировать задачи. Если чек-лист выгляди слишком громоздким, разделите его на части и добавьте подзаголовки. В нашем примере все это уже есть:

Шаг 7. Проверить. Протестируйте чек-лист на реальном проекте. Убедитесь, что с ним удобно работать и что вы ничего не упустили. Если потребуется, добавьте новые пункты и удалите то, что не приносит пользы.

Тонкости и нюансы

  • Храните исходные чек-листы (с них вы будете делать копии для работы) в отдельной папке, где их нельзя случайно изменить или удалить. Каждую новую версию чек-листов архивируйте: она может вам пригодиться.
  • Если вы планируйте обращаться к уже завершенным чек-листам (например, для учета) или если чек-листы предназначены для командной работы, предусмотрите в них шапку. Подумайте, какие данные пригодятся для поиска, совместного использования, контроля или сбора статистики. Вот несколько вариантов:
    • Дата
    • Название проекта
    • Категория работ
    • Номер заказа
    • Имя клиента
    • Имена исполнителей и участников проекта
    • Дедлайн
    • Время начала и завершения
  • Если во время работы нужно обращаться к интернет-ресурсам или папкам на компьютере, добавьте активные ссылки на них прямо в чек-лист.
  • Предусмотрите возможность контроля, если составляете чек-лист для своих сотрудников. Можно ли проверить выполнение заданий? Если нет, переформулируйте их.
  • Для особых важных работ, в которых нельзя допускать ошибки, добавьте в чек-лист дополнительные чекбоксы для проверки:
  • Если нужно оценить эффективность работы, добавьте в чек-лист столбик хронометража. Фиксируйте в нем время выполнения заданий.
  • Чек-листы можно составлять из уже готовых блоков, а также комбинировать друг с другом. Например, для размещения любых материалов в корпоративном блоге нужно выполнить одни и те же действия. Следовательно, в чек-листах для кейсов, интервью, обзоров и т. д. будет присутствовать общий блок — «Публикация».

Где создавать чек-листы

В этом разделе мы рассмотрим несколько способов создания и оформления рабочих чек-листов: от самых простых и доступных, до сложных и «продвинутых». Что конкретно выбрать — зависит от ваших задач и личных предпочтений.

На бумаге

Если вам приходится работать без компьютера и смартфона, на помощь придет старый проверенный метод — лист бумаги и карандаш. Здесь есть три варианта:

Обычный список. Это самый простой, однако вполне рабочий вариант. Вам нужно всего лишь записать задачи на любом листе бумаги, а потом вычеркивать их по мере выполнения. Недостаток этого способа в том, что список задач перед каждой работой приходится составлять заново.

Простой список

Список-матрица. Это «многоразовая» версия обычного списка. Суть ее в том, чтобы напротив каждого задания рисовать сразу несколько чекбоксов или просто оформить весь список в виде таблицы. Для создания таких чек-листов лучше брать бумагу в клеточку.

Список-матрица
Чек-лист в виде таблицы

Распечатка. Третий вариант — заранее распечатать уже оформленный на компьютере чек-лист. Лайфхак: если под рукой нет специальных программ для чек-листов, создайте в текстовом редакторе маркированный список, а в качестве маркеров установите белые квадраты или кружочки:

Маркированный список

На компьютере

Если компьютер доступен, но вы по каким-то причинам не можете пользоваться интернетом, обратите внимание на следующие варианты:

Обычный текстовый файл. Если вы не придаете значения внешнему виду чек-листа, то можете создать его в абсолютно любом текстовом редакторе (например, в «Блокноте»). Составьте список заданий, а после выполнения удаляйте их или помечайте словом «Ок».

Электронные таблицы. Более продвинутый вариант — таблица в Excel или LibreOffice Calc. При желании такие чек-листы можно даже сделать интерактивными: добавить настоящие чекбоксы, подсчет процента выполненной работы, прогресс-бар и т. д.

Простой чек-лист  в Excel
Интерактивный чек-лист в Excel

Программы-органайзеры. В таких программах уже есть интерактивные списки задач, из которых легко можно сделать чек-листы. Создайте в органайзере отдельную категорию (папку, проект и т. д.) и разместите в ней список заданий. Чтобы они шли по порядку, их нужно перенумеровать и упорядочить по алфавиту.

Чек-лист в органайзере

Ментальные карты. Чек-листы можно оформить и в виде ментальных карт (с помощью xMind, Freemind и других подобных программ). Такие списки выглядят очень наглядно.

Чек-лист в виде ментальной карты

В интернете

При наличии интернета возможностей для создания чек-листов становится еще больше. Перечислим лишь некоторые варианты.

Google Forms. Очень простой, удобный и приятный для глаз вариант. Созданные в Google Forms чек-листы можно открывать по специальной ссылке с любого устройства, а результаты их заполнения собирать в отдельную электронную таблицу.

Чек-лист в Google Forms

Maxdone. В этом онлайн-органайзере можно прикреплять чек-листы к любым задачам. У Maxdone есть не только веб-версия, но и версии для смартфонов, поэтому ваши списки будут всегда под рукой.

Чек-лист в Maxdone

Checklists.expert. Это, наверное, самый известный в Рунете сервис для работы с чек-листами. Здесь есть простой визуальный конструктор, возможность создавать приватные и публичные чек-листы, возможность их распечатывать и скачивать в PDF-формате.

Пример чек-листа на сайте Checklists.expert

Evernote и Google Keep. Предназначены для создания и хранения заметок, но в эти заметки можно вставлять и свои чек-листы. Затрудняемся сказать, насколько они удобны, но если вы уже пользуетесь этими сервисами, вам наверняка стоит рассмотреть и такой вариант.

Чек-лист в Evernote
Чек-лист в Google Keep

Trello. Этот популярный сервис управления проектами отлично подходит и для работы с чек-листами. Создавать их очень легко: достаточно скопировать и вставить в карточку какой-нибудь список, например, из электронных таблиц. В самих чек-листах можно использовать разметку Markdown и ссылки на другие карточки Trello.

Чек-лист в Trello

Все перечисленные выше варианты предназначены скорее для индивидуальной работы или небольших команд. Что же касается крупных компаний, то здесь чек-листы чаще всего внедряют в рамках различных CRM-систем (Битрикс24, Мегаплан и т. д.), где уже хорошо продуманы и контроль, и учет, и совместная работа. Чтобы узнать подробности, обратитесь к справочным материалам по конкретной CRM или в поддержку.

Как работать по чек-листам: 10 правил

1. Заполняйте чек-листы честно. Не отмечайте те пункты, которые не выполнили, иначе такая «работа» быстро превратится в привычку. Если же вам постоянно хочется пропустить какие-то задания, подумайте: а так ли они нужны?

2. Избегайте механического выполнения. Если в каких-то местах вы начали ставить галочки «на автомате», сделайте работу более осознанной. Например, если в задании нужно подумать, записывайте результаты размышлений.

3. Подписывайте чек-листы, если планируете обращаться к ним в дальнейшем или использовать в командной работе. Указывайте дату, название проекта и другие данные, необходимые для поиска и учета.

4. Регулярно обновляйте и дорабатывайте чек-листы — это поможет постоянно улучшать качество вашей работы.

5. Работайте над ошибками. Допустив какой-нибудь промах, внесите в чек-лист изменения, чтобы больше его не повторять.

6. Применяйте новые знания. Узнав о приеме, который помогает ускорить или улучшить работу, сразу добавляйте его в чек-лист.

7. Изучайте чужой опыт. Поинтересуйтесь, как выполняют эту работу те, кто добились в ней хороших результатов. Вполне может оказаться, что вы упускаете что-то важное или делайте что-то ненужное.

8. Анализируйте эффективность работы. Регулярно просматривайте свой чек-лист и спрашивайте себя: можно ли как-то ускорить или усовершенствовать тот или иной этап?

9. Избавляйтесь от всего лишнего. Удаляйте задания, которые ничего не дают и лишь отнимают время. Удаляйте этапы, которые по какой-то причине уже потеряли актуальность.

10. Периодически пересматривайте весь рабочий процесс. Иногда лучше не редактировать чек-лист, а составить его еще раз, «с нуля». Вы накапливаете знания и опыт, и ваш прежний подход к работе со временем может сильно устареть.

Поделиться: