Хронометраж

Хронометраж — это метод тайм-менеджмента, который заключается в измерении и анализе временных затрат. С его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на повседневные дела, сколько времени мы тратим на отдых или на отвлечения. Например, вот так выглядит персональный лист хронометража:

Некоторые люди выполняют хронометраж постоянно — это особенность их личной системы тайм-менеджмента. Однако в большинстве случаев достаточно устраивать сессии хронометража лишь по мере необходимости.

Для чего нужен хронометраж?

Хронометраж играет важную роль в тайм-менеджменте. Он помогает:

• Узнать, на что мы действительно тратим время. Часто результаты хронометража преподносят не очень приятные «сюрпризы». Например, человек с удивлением узнает, что тратит 6 часов в неделю на просмотр телевизора, 4 часа — на телефонные разговоры, 5 часов — на разговоры с коллегами, 2 часа — на чтение развлекательных пабликов и т. д. Среди множества повседневных занятий эти потери времени могут быть незаметны.
• Выявить проблемные места. И речь здесь не только о «поглотителях времени», как в примере выше. Хронометраж позволяет обнаружить:
  • Задачи, которые давно потеряли актуальность;
  • Задачи, которые можно делегировать;
  • Задачи, которые можно выполнять гораздо эффективнее и т. д.
• Найти скрытые резервы времени. То есть выявить часы и минуты, которое используются нерационально, и использовать их для важных дел.
• Более внимательно и бережно относиться к своему времени. Уже сам факт его постоянного учета помогает осознать значение каждой минуты.

Как проводить хронометраж своего времени?

Рекомендуется периодически устраивать недельные или хотя бы дневные сессии хронометража, чтобы корректировать и совершенствовать свою систему тайм-менеджмента.

Выполняется хронометраж очень просто: в течение дня нужно фиксировать начало каждого занятия (на листок или в отдельный файл), а потом рассчитать их продолжительность. Например:

Занятие:	Начало:	Продолжительность:
Работал над отчетом	9-00	50 мин.
Пил кофе	9-50	10 мин.
Позвонил жене	10-00	10 мин.
Проверил почту	10-10	5 мин.

Не волнуйтесь, если вы забыли что-нибудь записать: просто продолжайте с того момента, когда вспомнили. Постепенно записывать все свои занятия станет привычкой.

Отвлечение и неожиданные задачи продолжительностью менее 5 минут можно не записывать: просто отмечайте их галочками или крестиками где-нибудь на полях. В конце сессии достаточно будет подсчитать их количество и умножить на 2–3 минуты.

Результаты хронометража нужно обработать и проанализировать. Подсчитайте, сколько времени за неделю вы тратите:

• На важные для вас дела;
• На второстепенные дела;
• На дела, которые можно было бы делегировать;
• На ненужные дела и поглотители времени.

При необходимости можно посчитать любые показатели: сверхурочную работу, отдых, проведенное с семьей время и т. д. Для наглядности результаты хронометража часто представляют в виде процентного соотношения или графика. Например:

По результатам анализа принимают решение, как исправить свою систему тайм-менеджмента и как ее улучшить. Иногда самого анализа достаточно, чтобы измеряемые показатели начали меняться в нужную вам сторону.