Всё о тайм-менеджменте

Хронометраж

Хронометраж — это метод тайм-менеджмента, который заключается в измерении и анализе временных затрат. Проще говоря, мы записываем свои занятия и их продолжительность, а потом анализируем, на что уходит наше время. Вот так, например, может выглядеть персональный лист хронометража:

Пример хронометража

Хронометраж считается одним из самых эффективных каналов «обратной связи» в тайм-менеджменте. С его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на важные и на второстепенные дела, как распределяется время между разными сферами жизни, на что мы отвлекаемся чаще всего и многое другое.

Некоторые люди выполняют хронометраж постоянно — это особенность их личной системы тайм-менеджмента. Однако в большинстве случаев достаточно устраивать сессии хронометража лишь по мере необходимости.

Когда и для чего нужен хронометраж

Некоторые считают, что хронометраж характерен скорее для корпоративного тайм-менеджмента. И в какой-то степени это верно: современные компании часто используют этот метод для оценки эффективности сотрудников, расчета КТУ, оптимизации рабочих процессов и т. д.

Однако хронометраж с успехом может применяться и в персональном тайм-менеджменте. Например, он будет полезен для решения следующих задач:

1. Узнать, на что в действительности тратится время. Одно из самых полезных свойств хронометража — это быстрое выявление хронофагов, то есть тех занятий, которые не приносят пользы и впустую расходуют наше время.

Список хронофагов
Список хронофагов, выявленных после недельного хронометража

И здесь хронометраж способен преподнести человеку множество не слишком приятных «сюрпризов». Например, он с удивлением может узнать, что тратит почти 3 часа в неделю на «раскачку по утрам», 4 часа на социальные сети и еще 2 часа на праздные разговоры в корпоративном чате. В масштабах одного дня эти потери времени не всегда заметны.

2. Проанализировать свою систему тайм-менеджмента. Хронометраж позволяет нам выявить проблемы, над которыми следует работать. Например, с его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на рутинные задачи, на перерывы, на отвлечения и т. д.

Как распределяется время
Распределение времени по результатам хронометража

Кроме того, хронометраж помогает оценить эффективность различных техник тайм-менеджмента. Допустим, мы решили планировать свой день по методу Айви Ли. Чтобы проверить, подходит ли нам эта техника, мы можем провести сессию хронометража и сравнить свои результаты «до» с результатами «после».

3. Определить продолжительность типовых задач. Например, мы можем узнать, сколько времени в среднем занимает:

  • Уборка в квартире.
  • Написание одной статьи для блога.
  • Написание одной главы для книги.
  • Тренировка в спортзале.
  • Дорога от дома до работы и т. д.

Эта информация может пригодиться для составления расписания, планирования целей по SMART и постановки дедлайнов.

4. Найти скрытые резервы времени. Хронометраж помогает выявить:

  • Дела, которые уже потеряли актуальность.
  • Дела, которые можно не делать совсем.
  • Дела, которые можно делегировать и т. д.

Приняв решение по каждой такой задаче, мы сможем «выкроить» несколько дополнительных часов в неделю.

5. Составить отчет о проделанной работе. Некоторые фрилансеры берут за свою работу почасовую оплату, и хронометраж помогает им отчитываться перед заказчиками. Например:

Отчет фрилансера о проделанной работе

Как правило, хронометраж в таких случаях ведется не на листочке, а с помощью специальных программ: трекеров времени. Трекеры фиксируют действия пользователя за компьютером и составляют максимально объективный отчет о его работе. Трекерами времени являются, например, такие приложения как Tick, Toggl и Upwork.

6. Научиться более внимательно и бережно относиться к своему времени. Благодаря хронометражу, время перестает быть абстракцией: оно становится для нас конкретным, измеримым и осязаемым. Мы начинаем чувствовать его течение и понимать, как отдельные часы и минуты влияют на нашу жизнь.

Как проводить хронометраж своего времени

Все сказанное ниже будет относиться к традиционному способу хронометража, который выполняют с помощью карандаша и бумаги. Да, сегодня многие предпочитают проводить хронометраж с помощью специальных приложений для смартфона (Kotime, «Хронометраж», aTimeLogger и т. д.). Однако у каждой такой программы своя специфика, поэтому разбирать их в рамках нашей статьи будет нецелесообразно.

И еще одно важное замечание: ощутимую пользу могут принести только продолжительные сессии хронометража (иначе просто не получится собрать статистически значимую информацию). Рекомендуем выделить на это мероприятие минимум три дня, а еще лучше — одну или две недели.

Инструменты

Для проведения хронометража понадобятся две вещи:

  1. Любые доступные часы.
  2. Листы хронометража. Это могут быть заранее распечатанные бланки, специально размеченная тетрадь или даже обычный блокнот.

Листы хронометража
Варианты листов хронометража: бланк и записи в блокнот

Если вам удобно, можете делать записи сразу в электронных таблицах, например, в Excel. Однако имейте в виду: листы хронометража должны всегда находиться под рукой. Если вы пользуетесь компьютерной программой, но не проводите весь день рядом с компьютером, этот вариант вам вряд ли подойдет. Впрочем, сегодня появилась возможность работать с электронными таблицами на смартфонах и планшетах.

Записи в электронных таблицах

Что же касается разметки листа, то она будет зависеть от ваших личных предпочтений и тех задач, которые вы хотите решить с помощью хронометража. Вот несколько популярных вариантов:

Варианты разметки

При необходимости вы можете добавить любые другие поля. Например: «Дата», «Сфера жизни», «Самочувствие», «Сложность» и т. д. Если затрудняетесь с выбором, попробуйте вариант № 1 — он наиболее простой и универсальный.

Как делать записи

Записи делают при каждой смене деятельности и при каждом переключении внимания. Приступая к новому занятию, нужно сразу записать его название и время начала, а если нужно, то и время окончания предыдущего занятия. Прочие поля («Продолжительность», «Вид деятельности») можно заполнять задним числом.

Пример записей
Пример записей. Поля «Время» и «Вид деятельности» пока пропущены

Обычно время в записях округляют до 5–10 минут, чтобы потом было легче делать расчеты. Но при использовании современных технологий (электронных таблиц или специальных программ) можно все фиксировать с точностью до минуты.

Не расстраивайтесь, если забыли что-нибудь записать: это нормально, особенно в самом начале. Не нужно ругать себя и уж тем более обрывать сессию. Просто продолжайте с того момента, когда вспомнили. Постепенно записывать все свои занятия станет для вас привычкой.

Что же касается самих не записанных занятий, то можно попробовать хотя бы примерно восстановить их по памяти — это тоже будет полезная информация. Если же совсем не получается ничего вспомнить, поставьте в листе хронометража вопросительные знаки.

Забытые занятия
Указываем примерную продолжительность тех занятий, которые не были записаны сразу

Иногда бывает так, что мы на несколько часов оказываемся вдалеке от своих записей. В этом случае нужно зафиксировать свои занятия любыми доступными способами (на клочках бумаги, на диктофон в смартфоне), а потом перенести эти заметки в лист хронометража.

Отвлечение и неожиданные задачи продолжительностью менее 5 минут можно не записывать: просто отмечайте их крестиками где-нибудь на полях:

Отмечаем отвлечения

В конце дня или сессии достаточно будет подсчитать количество крестиков и умножить их на 2–3 минуты.

Обработка результатов хронометража

На этом этапе мы можем узнать много интересного и полезного. Например: сколько времени у нас уходит на важные и второстепенные задачи, сколько времени мы тратим на семью и работу, что отвлекает нас чаще всего и т. д. Подробный список того, что можно узнать с помощью хронометража, вы найдете в конце статьи.

Для обработки результатов мы рекомендуем использовать электронные таблицы: Excel, LibreOffice Calc или Google Таблицы. Эти программы очень упростят вам работу и помогут быстро сделать все необходимые расчеты.

Во время длинных сессий хронометража лучше выполнять предварительную обработку результатов каждый день (перед сном или утром следующего дня), иначе потом эта процедура займет слишком много времени.

При обработке результатов возможны два варианта:

Вариант 1. Электронные таблицы

Если вы решили работать с электронной таблицей, вам нужно будет просто ежедневно переносить в нее свои листы хронометража. Сразу считать ничего не надо: это можно сделать и в конце сессии.

Перенос результатов в электронную таблицу

При желании в таблицу добавляют дополнительные поля, которых не было в листах хронометража. Например: «вид деятельности», «тип задач», «сфера жизни», «цель», «квадрат матрицы Эйзенхауэра» и т. д. Подумайте, что именно вы хотите узнать.

Анализ в электронных таблицах можно выполнять разными способами: здесь все зависит от вашего уровня владения этим инструментом. На наш взгляд, проще всего это делать с помощью фильтров и функции ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (в английской версии — SUBTOTAL). Синтаксис у нее следующий:

ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ (код_функции; диапазон)

Для расчетов нам понадобятся такие коды:

9 — сумма всех значений.
1 — среднее значение.
2 — количество значений.

Допустим, мы выполняем анализ хронометража в Google Таблицах и хотим узнать, сколько времени у нас ушло на мытье посуды. Для начала мы отфильтруем свой список занятий, чтобы в нем осталась только «Посуда»:

Фильтрация списка

Теперь выбираем подходящую ячейку, вписываем в нее функцию ПРОМЕЖУТОЧНЫЕ.ИТОГИ с кодом 9, а в качестве диапазона указываем столбец с продолжительностью занятий.

Вычисляем общее время на выполнение задачи

Чтобы узнать, сколько в среднем времени у нас уходит на мытье посуды, делаем все то же самое, но меняем в формуле цифру 9 на цифру 1:

Сколько в среднем уходит на задачу

Чтобы узнать, сколько раз за сессию мы помыли посуду, используем код 2:

Сколько раз выполнялась задача

Теперь, если мы настроим фильтр для другого занятия, то результаты наших расчетов поменяются автоматически:

Фильтр для другой задачи

Фильтр можно применить к любым столбцам, которые есть в вашей таблице: дата, виды деятельности, сферы жизни и т. д. Этот метод позволяет анализировать фактически любые показатели тайм-менеджмента.

Итоги анализа лучше собирать в отдельную табличку.

Вариант 2. На бумаге

Если вы решили все делать на бумаге, то рекомендуем выполнять предварительные расчеты в конце каждого дня (здесь очень пригодится калькулятор). Например:

Промежуточные результаты хронометража

В конце сессии нужно будет просто объединить эти промежуточные отчеты в один итоговый отчет.

Визуальное представление результатов

В электронных таблицах есть встроенные инструменты для создания диаграмм. Не обязательно, но очень полезно сделать с их помощью визуальное представление полученных результатов: так они станут более понятными и наглядными. Вот несколько вариантов:

1. Столбчатая диаграмма. Помогает сопоставить разные показатели:

Столбчатая диаграмма

2. Круговая диаграмма. Помогает оценить долю тех или иных занятий в распорядке дня:

Круговая диаграмма

3. График. Помогает отследить изменения показателей. Например, на графике ниже видно, что количество отвлечений к концу рабочей недели заметно увеличилось:

График количества отвлечений

С помощью графиков вы можете посмотреть, насколько вы загружены в разные дни недели, как меняется ваше самочувствие и многое другое.

Что делать с результатами

Самая большая ошибка, которую можно допустить после сессии хронометража — это не воспользоваться его результатами. Часто бывает так: человек в течение недели добросовестно фиксирует все свои занятия, анализирует результаты, ужасается, а потом оставляет все как есть.

Мы проделали большую работу и получили ценную информацию. Она не должна пропасть впустую.

После каждой сессии хронометража мы обычно выявляем в своем тайм-менеджменте какие-то слабые места, проблемы, недочеты. Теперь нам нужно просто составить список мер по их устранению. Например:

  • Если мы обнаружили сильный дисбаланс между важными для нас сферами жизни (например, семьей и работой), подумаем, как его исправить.
  • Если мы заметили, что в нашем списке дел преобладают рутинные задачи, подумаем, как сократить время на их выполнение.
  • Если мы выявили новых хронофагов, подумаем, как с ними справиться и т. д.

Вот, например, как это может выглядеть:

Борьба с хронофагами
Список мер по борьбе с хронофагами

В первую очередь стараемся «победить боссов»: самое частое отвлечение, самый «прожорливый» хронофаг, самую трудоемкую рутинную задачу и т. д. Именно «боссы» обычно и наносят наибольший ущерб нашей продуктивности.

Спустя какое-то время можно провести повторную сессию и проверить, насколько принятые меры оказались эффективными.

Заметим, что во время хронометража многие показатели начинают улучшаться сами по себе. И это легко объяснить: мы начинаем более внимательно относиться к своему времени и замечать то, чего не замечали раньше.

Что можно узнать с помощью хронометража

  • Сколько времени в среднем уходит на выполнение различных задач.
  • Сколько времени уходит на конкретные цели и проекты.
  • Сколько времени занимают различные этапы работы.
  • Как часто выполняется та или иная задача.
  • Как распределяется время между квадратами матрицы Эйзенхауэра.
  • Анализ хронофагов: виды, регулярность, потери времени.
  • Производительность труда: объем работы, скорость, качество.
  • Изменение рабочей нагрузки в течение суток или недели.
  • Изменение самочувствия в течение суток или недели.
  • Учет вредных и полезных привычек.
  • Виды отвлечений и их регулярность.
  • Соотношение между важными и рутинными делами.
  • Продолжительность и качество досуга.
  • Дела, которые можно делегировать или отдать на аутсорсинг.
  • Дела, которые можно было бы не делать.
  • Периоды прокрастинации и апатии.
  • Периоды вынужденного ожидания (очереди, пробки).
  • Периоды физической активности (ходьба, занятия спортом, физический труд).
  • Соотношение между различными сферами жизни.
  • Соотношение между работой и отдыхом.
  • Соотношение между приятными и неприятными делами.
Поделиться: