Полезные пометки и обозначения для списка задач

В современных программах-органайзерах часто уже предусмотрены инструменты, позволяющие особо выделить ту или иную задачу. Это и различные флажки, и маркеры, и ярлыки, и выделения цветом, и многое другое.

Но тут возникают три проблемы. Во-первых, такие возможности есть далеко не во всех органайзерах. Во-вторых, все эти разноцветные отметки зачастую вносят в наш список задач определенную долю хаоса и неразберихи. Ну, а в-третьих, если вам по каким-то причинам пришлось записать список дел на бумаге, то обо всех подобных «украшательствах» придется, естественно, забыть.

Сегодня мы расскажем о некоторых полезных пометках и обозначениях, которые можно использовать как в электронных органайзерах, так и в обычных бумажных блокнотах.

Сразу оговоримся: все эти пометки не только можно, но и нужно подгонять под себя. Например, апострофы и звездочки вы можете заменить любыми символами на свой вкус.

Приоритетные задачи

Почти во всех техниках расстановки приоритетов (например, в матрице Эйзенхауэра и АБВ-анализе) применяется буквенная маркировка задач. То есть, главные задачи обозначаются буквой, А, менее важные — буквой Б и т. д.

Чтобы показать приоритет задачи, просто поставьте перед ней соответствующую букву алфавита. Например:

• А: Заполнить декларацию
• А: Заменить «Вектору» бракованный товар
• Б: Подготовиться к экзамену

Чем удобны такие обозначения? Во-первых, нам не нужно искать в своем списке важные задачи: мы видим их сразу. Во-вторых, если в программе-органайзере упорядочить такой список задач по алфавиту, то главные дела сразу окажутся в самом верху.

В большинстве случаев достаточно отметить только дела из категории А. Остальные буквы обычно не играют особой роли в планировании и будут только мешать обзору задач.

Кайросы

Обычно для кайросов (так называются благоприятные моменты для выполнения задачи) в электронных органайзерах создаются отдельные категории, а в бумажных — отдельные страницы. Проблема в том, что люди часто просто забывают туда заглядывать и вспоминают о задачах лишь тогда, когда благоприятный момент уже упущен.

Если вы боитесь забыть о каком-то важном кайросе, запишите его прямо перед задачей:

• Директор: Подписать заявление на отпуск
• Магазин: Купить молоко, хлеб и сахар
• Банк: Заказать новую карту

Поскольку в свой список задач мы смотрим постоянно, нам будет сложнее этот кайрос пропустить.

Задачи, требующие продолжения

Некоторые задачи являются лишь частью каких-то более крупных проектов. Чтобы не забыть запланировать следующий шаг, перед такими задачами можно ставить звездочки:

• * Выбрать доменное имя для сайта
• * Позвонить в издательство по поводу обложки
• * Составить список покупок к Новому году

После завершения подобной задачи нужно сразу же записать в органайзер следующие действие по проекту. Некоторые предпочитают просто переименовывать выполненные задачи, но это уже дело вкуса.

Если следующее действие с ходу определить не получается, создайте задачу «Запланировать следующий шаг по проекту Х».

Отложенные задачи

Каждый раз, когда мы переносим задачу на следующий день, в ее конец можно добавлять апостроф:

• Позвонить сестре ‘
• Вернуть Сергею книгу о скифах ‘ ‘ ‘ ‘
• Купить мыло ‘ ‘

Когда задача набирает большое количество апострофов, она начинает настойчиво нам намекать, что с ней что-то не так. Обычно с такими задачами необходимо проделать какую-нибудь манипуляцию: переформулировать, разбить на части и т. д. Подробнее об этом можно прочитать в нашей предыдущей статье.

Виды деятельности

Немецкий специалист по тайм-менеджменту Лотар Зайверт предлагает использовать в списке дел сокращения, соответствующие разным видам деятельности. Например:

• В — Встречи, визиты, совещания.
• Д — Задачи, подлежащие делегированию.
• К — Контроль за выполнением.
• П — Дела в процессе.
• ПК — Поездки и командировки.
• ПР — Письменная работа (статьи, деловые письма, отчеты).
• Ч — Чтение (книг, справочников, отчетов и т. п.)
• С — Секретарша.
• Т — Разговоры по телефону.

Такие обозначения помогают быстро находить задачи нужного типа, что очень актуально для бумажных списков. Однако в программах-органайзерах для этих целей удобнее все-таки пользоваться категориями задач или тегами.