Всё о тайм-менеджменте
Что делать с задачами, которые постоянно откладываются?

Что делать с задачами, которые постоянно откладываются

Обычная ситуация: мы подводим итоги дня и видим, что одна задача осталась невыполненной. Пожав плечами, мы спокойно переносим ее на следующий день.

Однако и завтра эта задача остается невыполненной. Мы переносим ее еще раз. А потом еще раз. И еще. А потом, пару недель спустя, внезапно понимаем, что перенос этой задачи уже превратился в ритуал, который мы выполняем чуть ли не автоматически.

Почему так происходит и что можно сделать с такими задачами? Давайте разберемся.

Вариант 1. А оно мне надо?

Иногда бывает так, что мы взваливаем на себя задачи, которые по большому счету нам не нужны.

Например, мы пообещали знакомому, что прочитаем книгу «О тщетности всего сущего», которая нам не интересна. Или во время внезапного душевного порыва решили выучить японский язык. Но этот порыв быстро прошел, а японский язык нам вряд ли когда-нибудь пригодится.

Подобные задачи никак не влияют на нашу жизнь и на наши цели. Мы не получим никакого удовольствия от их выполнения. Они имеют самый низкий приоритет в нашем списке дел, а потому совсем не удивительно, что в конце дня они остаются несделанными. Стоит ли вообще тратить на них время, когда у нас есть более важные или более интересные занятия?

Единственное правильное решение — это удалить такие задачи из органайзера и забыть о них, как о дурном сне.

Вариант 2. Сделать в первую очередь

Чаще всего откладываются те дела, за которые нам не хочется браться: так называемые «лягушки». Что они собой представляют?

Во-первых, это дела связанные с неизбежным стрессом: неприятный разговор с начальником, общение с клиентом-скандалистом или визит в банк по поводу реструктуризации ипотечного кредита. Во-вторых, это трудные для нас дела: тяжелая тренировка или решение проблемы, которая требует напряжения всех извилин.

Подобные дела лучше перенести на начало дня и сделать в первую очередь. Обычно в это время у нас больше энергии, крепче нервы и сильнее мотивация. Если же такую задачу отложить на вторую половину дня или на вечер, то у нас может «не хватить маны» для ее выполнения.

Вариант 3. Выполнить по частям

Некоторые дела мы откладываем из-за того, что они кажутся нам слишком трудоемкими. Например:

  • Расписать план тренировок на ближайшие месяцы
  • Сделать дизайн своего блога
  • Собрать мебель из Икеи, которая уже вторую неделю лежит в углу

Мы надеемся, что завтра у нас будет достаточно времени и сил на выполнение этой задачи. Однако в реальности этого может так никогда и не произойти: время сегодня слишком дефицитная вещь, чтобы появляться просто так.

Выход здесь простой: использовать метод швейцарского сыра и выполнить эту задачу по частям. Например, если речь идет о несобранной мебели, то сегодня можно собрать шкафчик, завтра — стол, а послезавтра — тумбочку.

Здесь можно воспользоваться одной из трех стратегий:

1. Сразу же разделить задачу на небольшие этапы, и равномерно распределить их на ближайшие дни (см. статью о декомпозиции задач и целей).

2. Вычленить из задачи первое простое действие, необходимое для ее выполнения и сделать только его. Затем выбрать следующее действие, и так до победного конца.

3. Выделить конкретное время на ежедневное выполнение этой задачи: 1 час в день, 15 минут в день или хотя бы 5 минут в день. Даже небольшой отрезок времени позволяет двигаться вперед.

Вариант 4. Достать недостающее

Иногда мы откладываем задачу лишь потому, что для ее выполнения чего-то не хватает. Например, знакомый попросил нас настроить типографику на его сайте, но не прислал нам пароли. Или мы собрались подтянуть ножки у шатающегося стола, но не нашли у себя плоской отвертки.

А еще бывает так, что для выполнения задачи нам не хватает какой-то информации. Например, мы решили установить на сайте SSL-протокол, но не знаем, как это сделать. Или: мы собрались изучать иностранный язык, но не имеем понятия, с чего начать. В результате мы записываем задачу органайзер, а столкнувшись с препятствием, начинаем постоянно ее откладывать.

Здесь опять же есть три стратегии:

1. Переформулировать задачу так, чтобы сначала получить недостающее, или добавить предварительную задачу. Например:

  • Попросить знакомого прислать пароли
  • Купить или одолжить подходящую отвертку
  • Прочитать гайд по установке SSL

2. Подумать, можно ли как-то выполнить задачу без необходимого? Например:

  • Можно ли заменить отвертку простым ножом?
  • Можно ли попросить кого-нибудь знающего установить протокол?

В случае с сайтом можно настроить стили через Chrome DevTools и где-нибудь сохранить результат.

3. Отложить задачу. Если получить недостающее нельзя, а без него совсем никак, лучше вообще убрать задачу из ежедневного расписания, чтобы она нас не отвлекала и не демотивировала. Для подобных задач можно создать категорию «Отложенные дела» и заглядывать в нее, скажем, раз в неделю. Если условия для выполнения этих задач когда-нибудь появятся, вы вернете их в свое расписание.

Заключение

На самом деле, вовсе не обязательно ждать неделю, чтобы использовать эти приемы. Если вы переносите задачу, значит уже что-то пошло не так. Попробуйте сразу же с ней что-нибудь сделать: переформулировать, разделить на части или же просто удалить.

Многие проблемы можно предотвратить еще в самом начале, во время обработки входящих (новых) задач. К каждой задаче нужно задать два вопроса:

  • Действительно ли это нужно делать?
  • Каким будет первый шаг?

Это сэкономит вам не только время, но и нервы.

Поделиться: