Метод швейцарского сыра

Метод швейцарского сыра — это, вероятно, один из самых недооцененных «рецептов» классического тайм-менеджмента. Он предназначен для выполнения сложных, непонятных и неприятных задач (тех самых, которые люди так любят откладывать «на потом») и, казалось бы, должен пользоваться сегодня огромной популярностью. Но…

Увы, но методу просто не повезло. Он появился в начале 70-х годов прошлого века, задолго до того, как само слово «прокрастинация» вошло в наш лексикон, а откладывание дел превратилось чуть ли не в общенациональное бедствие. Метод слишком опередил свое время, а потому не получил ни должного внимания, ни дальнейшего развития.

Сложилась парадоксальная ситуация. Наш современник постоянно ломает голову над тем, что ему делать со своими бесконечными «не хочу», «не могу», «нет времени» и «сделаю потом». А среди старых книг по тайм-менеджменту его вот уже полвека дожидается простая, но эффективная техника, помогающая бороться со всей этой напастью.

А раз так, то сегодня мы попробуем восстановить справедливость. В этой статье мы подробно разберем, что представляет собой метод швейцарского сыра, в каких случаях его стоит применять и как правильно это делать. Будем рады, если этот материал хоть немного поможет нашим читателям справиться со своими проблемами.

В чем суть метода?

Если коротко: суть метода заключается в том, чтобы выполнять задачу по частям и в каком угодно порядке. То есть, мы должны выделить из задачи какое-нибудь простое действие, которое не вызывает у нас отторжения, и выполнить его. Затем найти следующее такое действие, потом следующее, и так до тех пор, пока вся работа не будет завершена.

Давайте для примера рассмотрим простую бытовую ситуацию.

Представим, что нам нужно навести порядок на кухне после какого-нибудь грандиозного праздника: Нового года или дня рождения. Мы заходим на кухню, и с нами происходит примерно следующее:

Горы грязных тарелок и стада немытых бокалов предсказуемо вызывают у нас панику, стресс и острый приступ прокрастинации. И как бы мы ни пытались собрать всю свою силу воли в кулак, предстоящая работа не вызывает у нас ничего, кроме отвращения.

Конечно, можно просто отложить все это дело до обеда (а то и до вечера) и надеяться, что к этому времени у нас все-таки появится рабочий настрой. Но есть другой вариант: выполнить какое-нибудь предельно простое действие, которое само по себе не вызывает у нас паники. Например:

• Убрать в холодильник салаты. Это вроде бы не сложно, ага?
• Собрать со стола тарелки и хотя бы поставить их рядом с мойкой.
• Собрать все ложки, вилки и ножи.
• Установить таймер на 5 минут и в течение этого времени мыть посуду.

Мы выполняем несколько таких простых шагов и… О, чудо! Мы замечаем, что та ужасная работа, которая повергала нас в трепет, уже фактически выполнена.

Именно так действует метод швейцарского сыра. Он снимает любые ментальные блоки («не хочу», «не могу», «боюсь» и т. д.) и помогает приступить к задаче. И, несмотря на кажущуюся простоту, такой подход отлично работает во многих жизненных ситуациях.

Но давайте рассмотрим еще один пример. Предположим, мы захотели сделать в своей прихожей ремонт: переклеить обои, привинтить новую вешалку, поставить новую полочку для обуви и т. д.

И тут возникла проблема: а когда всем этим заниматься? Ведь целый день мы проводим на работе (после которой уже ни на что нет сил), а единственного выходного едва хватает на то, чтобы восстановиться для новой рабочей недели.

Варианты «сменить такую работу нафик» и «нанять мастеров» мы, конечно же, рассматривать не будем. А на помощь нам снова придет метод швейцарского сыра. Ведь даже при тотальной нехватке времени и сил можно выкроить хотя бы 5–10 минут в день на следующие простые действия:

• Выбрать в интернет-магазине подходящие обои.
• Оформить заказ.
• По дороге с работы купить вешалку для верхней одежды.
• Отодрать старые обои хотя бы с одной стены и т. д.

Да, по отдельности каждый такой шаг выглядит слишком незначительным, чтобы на что-то повлиять. Но если делать такие шаги каждый день, то рано или поздно прихожая будет отремонтирована.

Обратите внимание: вовсе не обязательно выполнять полностью всю задачу такими «набегами». Нередко метод швейцарского сыра используют лишь для того, чтобы втянуться в работу. Справившись с первоначальной прокрастинацией, мы часто вполне способны завершить задачу в обычном режиме.

Как появился метод и почему он так называется

Метод швейцарского сыра разработал американский специалист по тайм-менеджменту Алан Лакейн. В 1973 году он выпустил книгу «Как взять под контроль свое время и свою жизнь» (How to Get Control of Your Time and Your Life), где впервые и описал эту технику.

Книга (которую у нас почему-то переименовали в «Искусство успевать») быстро стала бестселлером и разошлась тиражом в 3 миллиона экземпляров. А метод швейцарского сыра с тех пор превратился в «классику» и сегодня регулярно упоминается в различных учебниках и пособиях по тайм-менеджменту.

Метод назван по аналогии с настоящим швейцарским сыром, в котором, как известно, есть дырочки:

Логика здесь примерно следующая:

Представим, что стоящая перед нами задача — это сыр, который нужно съесть. Однако съесть этот сыр сразу и целиком получается не всегда: иногда он бывает очень большим, иногда и невкусным, а у некоторых и вовсе на сыр аллергия.

Но можно воспользоваться «мышиной стратегией» и случайным образом «прогрызть» в этом сыре хотя бы небольшую дырочку. Потом, когда снова появится такая возможность, сделать в нем еще одну дырочку. Если мы и дальше продолжим регулярно «прикладываться» к сыру, то однажды наступит момент, когда он будет полностью съеден.

Задача-сыр может быть сколь угодно сложной и неприятной. Однако почти в каждой такой задаче можно выделить какой-нибудь отдельный шаг, который будет настолько легким, что не вызовет никаких негативных эмоций. Суть метода швейцарского сыра и заключается в том, чтобы выстраивать работу над задачей именно из таких легких шагов.

Для каких случаев он подходит

Метод швейцарского сыра подходит для тех случаев, когда нужно сдвинуть какое-нибудь дело с мертвой точки. То есть, когда это дело постоянно откладывается, когда на него нет времени или когда у нас не хватает решимости за него взяться.

А вот четыре типовых ситуации, в которых он может применяться:

1. Неприятные дела (в тайм-менеджменте их называют «лягушками»). Чаще всего это задачи, которые связаны с неизбежным стрессом: неприятный разговор с начальником (о повышении зарплаты), визит к клиенту-скандалисту или выполнение болезненной косметической процедуры.

Как применять: разделить «лягушек» на отдельные нестрашные шаги («головастиков»). Например, чтобы посетить «страшного стоматолога» можно предварительно выбрать подходящую клинику, узнать ее телефон, записаться на прием и т. д. Даже если это и не избавит полностью от стресса, то хотя бы позволит приступить к задаче.

2. Очень крупные дела («слоны»). Это задачи, которые из-за своего масштаба тоже часто вызывают у нас стресс и прокрастинацию. Например: ремонт в квартире, изучение иностранного языка, создание интернет-магазина.

Как применять: нарезать «слонов» на небольшие подзадачи («бифштексы») и регулярно их выполнять. Например, чтобы написать книгу, достаточно писать по 500–1000 слов ежедневно. Кстати, начать работу над книгой можно с абсолютно любого места.

3. Непонятные дела. Это те задачи и проблемы, которые мы вынуждены решать в состоянии неопределенности, хаоса или отсутствия информации. Например, нам нужно сделать сайт, но мы понятия не имеем, как эти сайты устроены. Или: мы затеяли ремонт, но авралы на работе, визиты гостей и прочие форс-мажоры мешают основательно им заняться.

Как применять: выбрать одно простое действие, которое поможет хоть немного продвинуться к цели. Затем оценить обстановку и выбрать следующее такое действие и т. д. Например, чтобы сделать сайт, нам для начала нужно прочитать что-нибудь популярное об их устройстве или просто посоветоваться с опытным человеком. После этого нам наверняка станет понятен следующий шаг.

4. Нехватка времени. Многие проекты остаются не начатыми или не завершенными из-за нашей хронической занятости. Увы, сегодня многим не хватает времени ни на домашние дела, ни на саморазвитие, ни даже на личную жизнь.

Как применять: пользоваться любыми свободными промежутками времени («опилками времени»). Даже 15 или 5 минут в день позволяют медленно и неотвратимо «выедать новые дырки» в своем проекте.

Заметим, что лучше всего метод швейцарского сыра справляется с теми задачами, которые не требуют строгой последовательности шагов. Например, начать уборку в доме можно с чего угодно: с мытья окон, наведения порядка в ящиках стола или протирания пыли на шкафах. Если же задача требует четкой последовательности действий (строительство гаража мы не можем начать со стен или с крыши), то метод может применяться лишь ограниченно.

Как использовать

По сути, использование метода швейцарского сыра сводится к правильному выбору предстоящих «дырочек в сыре»: то есть первого, а затем и последующих действий.

Зачастую эти действия понятны интуитивно. Спросите себя:

— Что я могу сделать, чтобы дело хотя бы чуть-чуть продвинулось вперед?
— Что я могу сделать для своей задачи прямо сейчас?
— Что мне сделать совсем не сложно?

Но иногда интуиция ничего хорошего нам не подсказывает. В этом случае следует выполнить декомпозицию задачи, то есть разделить ее на отдельные шаги. Например, вот так:

Посмотрите на получившийся список и выберите тот шаг, который кажется вам наиболее легким (или хотя бы «наименее отвратительным»). Выглядеть это будет примерно так:

— Это мне не хочется делать. Это тоже не хочется. Это совсем не хочется. О, а вот это я, пожалуй, запросто сделаю!

Если все задачи из списка по-прежнему выглядят пугающими, проведите декомпозицию еще раз. Разбейте шаги на более мелкие подзадачи:

Иногда задача требует последовательного прохождения через определенные этапы. В этом случае нужно просто вычленить из нее первоочередное действие. Если же это действие выглядит слишком сложным, попробуйте его упростить с помощью все той же декомпозиции. Вот как это примерно выглядит:

Впрочем, есть еще один универсальный способ «прогрызать дырочке в сыре»: использовать таймер. Нужно установить его на какой-нибудь небольшой промежуток времени (25, 10 или хотя бы 5 минут) и пока он не прозвенел, работать над задачей.

Такие небольшие промежутки времени даются нам относительно легко и отлично подходят для постепенного «поедания сыра». Если нам, например, нужно разобрать на компьютере папку с огромным количеством файлов (электронных книг или фотографий), достаточно посвящать этому занятию по 5–10 минут в день. Рано или поздно все файлы будут рассортированы.

Что можно «откусить» от задачи: несколько идей

Если с ходу не получается определить, где именно «проделать первую дырочку в сыре», посмотрите перечисленные ниже идеи. Возможно, что некоторые из них подойдут для вашей ситуации.

1. Соберите информацию. Многие задачи (особенно крупные) требуют определенного набора знаний, без которых их выполнить очень сложно. Например, если мы никогда в жизни не клеили обои, нам нужно будет узнать:

• Какие вообще бывают обои (бумажные, виниловые и т. д.)?
• Какой вид обоев подходит для нашей комнаты?
• Как подготовить стены?
• Какой нужен клей?

Но даже если мы разбираемся в вопросе, нам все равно может потребоваться какая-то полезная информация. В случае с обоями это могут быть адреса строительных магазинов, информация о ценах, о доставке и тому подобное.

2. Изучите чужой опыт. Если, например, ваш сосед недавно делал ремонт, спросите его, как он клеил обои и с какими проблемами столкнулся. Чужой опыт (даже негативный), зачастую гораздо полезнее, чем абстрактные инструкции. Человек, уже «набивший шишки» о нашу задачу, сможет рассказать о неочевидных нюансах, предостеречь от возможных ошибок и ответить на терзающие нас вопросы.

3. Запланируйте работу. Хороший план не только поможет успешно справиться с задачей, но и сделает работу над ней более продуманной и эффективной. Планирование уместно почти в любой ситуации и его можно смело использовать в качестве «первой дырочки в сыре».

Чтобы запланировать работу, разбейте исходную задачу на отдельные этапы и, если хотите, привяжите их к определенному времени («это я сделаю в понедельник, это во вторник, а это в среду»). При желании можно оценить необходимые для работы ресурсы, посчитать бухгалтерию проекта, определить исполнителей и т. д.

4. Подготовьте инструменты и материалы. Например:

• Если вы собрались подметать, приготовьте веник, совок и мешок для мусора.
• Если рисовать — бумагу, карандаши и референсы.
• Если красить забор — кисть и краску.

5. Создайте комфортные условия для выполнения задачи. Например:

• Уберите все, что отвлекает от работы.
• Наведите порядок на рабочем месте.
• Создайте приятную для работы атмосферу: проветрите помещение, поставьте приятную фоновую музыку, заварите свежий чай.
• Разложите инструменты и материалы так, чтобы ими было удобно пользоваться

Примеры использования

Теперь давайте немного отдохнем от теории и посмотрим, как метод швейцарского сыра применяется на практике. Разберем несколько конкретных примеров из разных сфер жизни.

Пример 1. Генеральная уборка. Это мероприятие приходится проводить минимум два раза в год, а занимает оно обычно целый день. Если на такой подвиг нет ни времени, ни сил, ни настроения, можно попробовать выполнить его за несколько «подходов».

Возможные шаги:

• Детально запланировать уборку. Обойти квартиру с блокнотом и записать все предстоящие задачи.
• Составить график уборки (что и в какой день сделать).
• Составить список вещей, которые понадобятся (губки, тряпки, моющие средства, резиновые перчатки).
• Купить все, чего не хватает.
• Планомерно выполнять задачи по графику: мыть окна и люстры, протирать мебель и т. д.

Пример 2. Подготовка к конференции. К подобным мероприятиям часто приходится готовиться параллельно с основной деятельностью. И здесь хорошо подходит стратегия «опилок времени»: всякий раз, когда появляется свободная минута, нужно стараться «проделать в сыре» хотя бы небольшую дырочку. Например, по пути на работу можно продумать план выступления, а во время обеденного перерыва — сверстать пару слайдов для презентации.

Возможные шаги:

• Собрать информацию об организаторах.
• Изучить регламент. Посмотреть записи прошлых конференций.
• Изучить аудиторию, ее интересы и уровень знаний.
• Посмотреть свои прошлые выступления на эту тему. Что можно использовать?
• Посмотреть, как эту тему обычно освещают другие спикеры, выписать интересные находки.
• Составить план выступления и т. д.

Пример 3. Регистрация ИП. Эта задача совсем не сложная, но некоторые, предвидя возню с документами и общение с чиновниками, начинают переживать, стрессовать и волноваться. А в результате довольно простая процедура регистрации постоянно откладывается и затягивается до неприличия.

Чтобы справиться со стрессом и прокрастинацией, можно воспользоваться методом швейцарского сыра и сделать все необходимое за несколько шагов. Главное — это обращать внимание на «подводные камни» и возможные ошибки (например, неправильный выбор системы налогообложения).

Возможные шаги:

• Узнать, как проходит регистрация ИП и что вообще нужно сделать.
• Узнать о нюансах и возможных проблемах.
• Запланировать все задачи по регистрации.
• Выбрать коды деятельности по ОКВЭД.
• Узнать об особенности разных форм налогообложения (УСН, ЕНВД и проч.).
• Узнать, нужна ли лицензия и т. д.

Пример 4. Создание первого сайта. Если мы ни разу не создавали сайты, главной проблемой для нас становится отсутствие необходимых знаний. Потому первыми «дырочками в сыре» должны стать задачи, направленные на поиск информации.

Возможные шаги:

• Прочитать несколько хороших статей о создании сайтов. Выписать ключевые моменты.
• Узнать об ошибках начинающих веб-мастеров. Записать их.
• Составить план работ (чек-лист) на первое время.
• Выбрать движок.
• Выбрать доменное имя.
• Выбрать хостинг и т. д.

Несколько правил

Главное предназначение метода швейцарского сыра — снять «ментальные блоки» и заставить дело двигаться вперед. Его применяют тогда, когда обычная самодисциплина по какой-то причине не помогает.

В таких ситуациях особенно важно не допустить возвращения прокрастинации и появления новых «ментальных блоков». Вот шесть простых правил, которые помогают избежать этих проблем:

1. Каждое действие должно быть легким. Если чувствуете, что намеченная «дырочка в сыре» вызывает у вас затруднение, попробуйте упростить это действие, разделить его на части или просто выбрать пока другую «дырочку».

2. Не возвращайтесь к одной и той же «дырочке» несколько раз подряд. Главная «фишка» метода — это выполнение задачи произвольными, хаотичными частями. Благодаря этому работа не успевает надоесть, не успевает вызвать скуку и отвращение. Если вы не смогли «проделать дырочку» за один присест, выполните другое действие по проекту и лишь после этого вернитесь к тому, что не доделали в прошлый раз.

3. Не придерживайтесь плана работы над задачей. Не планируйте заранее, в каком порядке вы будете «проделывать в сыре дырочки», а положитесь на свою интуицию. Порядок — это всегда в какой-то степени «обязаловка» и насилие над собой.

4. Чем больше «дырок», тем лучше. Именно количество «дырок», проделанных в разных местах задачи, и создает у нас ощущение прогресса. Попытка проделать в своем проекте одну большую «дырку» может привести к прокрастинации.

5. Не забрасывайте другие дела. Если в этом нет острой необходимости, не пытайтесь целиком и полностью переключаться на свой «сыр». Дела из других сфер жизни помогут вам отдохнуть и восстановиться после «стрессового сыра».

6. Избегайте переутомления. Из-за переутомления (а также чрезмерного напряжения и стрессов) у нас возникают негативные ассоциации с нашей задачей, что лишь сильнее усугубляет проблему.

Перечисленные выше правила вовсе не являются аксиомами (в тайм-менеджменте вообще нет каких-то строгих догм и канонов). Все люди разные. И если, например, кому-то хаотичное выполнение задачи поможет избежать стресса, то у другого такой подход вызовет лишь раздражение.

Кроме того, вполне допустимо использовать метод швейцарского сыра лишь частично. Например, в периоды упадка сил или плохого настроения можно выполнять задачу по «сырным правилам», а в остальные дни — в обычном режиме. Также можно применять метод просто для того, чтобы втянуться в работу (именно так многие и делают).

Используйте метод швейцарского сыра так, как вам удобно. Главное, чтобы он приносил вам пользу и помогал получить необходимый результат.

Недостатки метода: о чем важно помнить

Метод швейцарского сыра — это «аварийная» методика. Она предназначена лишь для тех случаев, когда задача не может быть выполнена обычным способом.

При всех достоинствах этого метода у него есть весьма серьезные недостатки, которые не позволяют применять его для каждой задачи. В частности:

• Нерациональный подход к работе. Используя метод швейцарского сыра, мы вынуждены отказаться от традиционных приемов планирования и оптимизации труда. Нам придется забыть о расписаниях, дедлайнах, чек-листах и наших любимых диаграммах Ганта.
• Неэффективный расход времени и сил. Мы теряем много времени на «раскачку», на подготовку, на переключение между различными операциями и т. д.
• Работа выполняется медленнее и хуже, чем обычно. Хаотичное выполнение задачи не позволяет нам как следует погрузиться в работу, что негативно сказывается и на качестве, и на скорости. Используя этот метод, фактически невозможно войти в «состоянии потока».

Кроме того, метод категорически не подходит для срочных дел. Если задача требуется немедленного выполнения, то здесь вряд ли получится обойтись без старого доброго самопринуждения.

Применять метод швейцарского сыра следует лишь тогда, когда перед нами стоит выбор: делать хоть что-то или не делать вообще ничего. Например, когда мы годами откладываем важный для себя проект или не можем решиться на выполнение какой-то задачи. В остальных же случаях лучше обходиться без него.