Всё о тайм-менеджменте
Повторяющиеся задачи и их планирование

Повторяющиеся задачи

Повторяющиеся (или регулярные) задачи — это те дела, которые нам приходится выполнять снова и снова. Например, ежедневно нам нужно чистить зубы и делать зарядку, ежемесячно — платить за интернет и коммунальные услуги, ежегодно — поздравлять с днем рождения своих родственников и знакомых.

Повторяющихся дел у нас может быть очень много. К счастью, почти все современные органайзеры помогают автоматизировать работу с ними. Добавляя в органайзер новую задачу, мы можем сразу же настроить ее повторение. И если мы, например, запланировали бегать по утрам, то «Утренняя пробежка» будет сама каждый день появляться в нашем списке дел.

Пример настройки повторяющийся задачи

И это, на наш взгляд, главное преимущество электронных органайзеров перед бумажными. Ведь нам не нужно каждый раз заново планировать одни и те же задачи: достаточно сделать их повторяющимися, чтобы они начали «планироваться сами по себе». А поскольку человеку обычно приходится иметь дело одновременно с десятками, а иногда и сотнями повторяющихся задач, то экономия времени здесь может быть просто колоссальной.

Хотя в планировании повторяющихся задач нет ничего сложного, однако и здесь есть несколько нюансов, о которых мы бы и хотели сегодня вам рассказать.

1. Проверяйте новые задачи на «повторяемость»

Один из самых распространенных просчетов в планировании — это неумение сразу распознать повторяющуюся задачу.

Например, однажды мы замечаем, что папка «Входящие» в нашей электронной почте набита письмами, которые не мешало бы разобрать. Мы записываем в органайзер задачу «Разобрать почту» и в свободное время героически разгребаем образовавшийся завал.

Героическое разгребание почты

Но вот проходит месяц или два и мы снова замечаем, что папка «Входящие» переполнена. Мы опять создаем, а затем выполняем соответствующую задачу. И такая ситуация может повторяться несколько раз в год.

Здесь правильным решением было бы сразу превратить разгребание почты в регулярную задачу. Во-первых, в этом случае задачу больше никогда не потребуется планировать (если только мы не захотим вдруг поменять органайзер). Во-вторых, мы больше о ней никогда не забудем, поскольку органайзер сам будет нам о ней напоминать. Ну, а в-третьих, так мы сможем наводить порядок в почте еще до того, как это становится проблемой. Согласитесь, разобрать 10–20 писем гораздо легче, чем 100 или 1000.

Многие дела лишь на первый взгляд кажутся нам «одноразовыми», хотя в действительности их не только можно, но и нужно сделать регулярными. Сюда относятся:

  • Почти все мероприятия по уборке (например, мытье окон или люстры).
  • Мероприятия по уходу за чем-либо: компьютером, автомобилем, домашними питомцами и т. д.
  • Покупка некоторых расходных материалов и продуктов.
  • Косметические и гигиенические процедуры.
  • Мероприятия по анализу и планированию (например, в тайм-менеджменте или в бизнесе).

…и многое другое. Поэтому при создании новой задачи обязательно стоит разобраться: а не придется ли ее постоянно повторять? Если да, лучше сразу настроить ее повторение. Если же на возню с настройками задачи прямо сейчас нет времени, ее можно просто пометить (например, буквой R) и заняться этим на досуге. Также полезно периодически проверять на «повторяемость» уже завершенные задачи.

2. Регулируйте повторения

К сожалению, мы не всегда можем сразу определить период повторения задачи. Например:

  • Как часто нужно расчищать почту?
  • Сколько раз в неделю нужно протирать монитор?
  • Как часто менять моторное масло?
  • Как часто делать маникюр? и т. д.

Если выполнять эти задачи реже, чем необходимо, это может привести к беспорядку и другим неприятностям. Если чаще — мы будем напрасно тратить время, силы или деньги. Как же поступить в этой ситуации?

Выход здесь простой: регулировать частоту повторений прямо в процессе выполнения задач.

Например, первоначально мы запланировали протирать свой письменный стол через каждые два дня. Но наступает время уборки, и мы видим, что стол по-прежнему идеально чистый. В этом случае следует перенести задачу на следующий день, и при этом на один день увеличить период ее повторения.

Регулировка повторений

Может получиться и наоборот: стол покрыт слоем пыли, а время уборки еще не пришло. В такой ситуации можно выполнить задачу прямо сейчас и сократить период ее повторения.

Через некоторое время задача «самонастроится» и будет выполнять именно с той частотой, с какой это необходимо.

3. Используйте задачи-вопросы

Увы, но у некоторых задач нет конкретного срока повторения. Например:

  • В холодную погоду цветы нужно поливать реже, а в жару — чаще.
  • Иногда мусор нужно выносить раз в три дня, а иногда — каждый день.
  • Иногда после работы нужно заходить за продуктами, а иногда — нет.

Для таких случаев можно создавать в органайзере задачи-вопросы (что-то вроде пунктов чек-листа). Например:

  • Не нужно ли полить цветы?
  • Не нужно ли вынести мусор?
  • Не нужно ли купить молоко?
  • Не нужно ли помыть машину?
  • Не нужно ли ответить на комментарии в корпоративном блоге?
  • Не нужно ли проконтролировать работу исполнителя?

Если такую задачу необходимо выполнить — мы ее выполняем. Если нет, мы просто переносим ее выполнение на другой раз: на завтра, на следующую неделю и т. д. Для удобства задачи-вопросы можно выделить другим цветом.

4. Группируйте сходные задачи

Еще одна распространенная ошибка — это выполнение сходных повторяющихся задач в разные дни. Например, в понедельник мы вытираем пыль с письменного стола, во вторник — со шкафа, в среду — с тумбочки, в четверг — с трюмо и т. д.

В чем здесь проблема? А проблема здесь в том, что сходные задачи обычно требуют сходных условий для выполнения и сходной подготовки. Скажем, чтобы протереть пыль, нам каждый раз нужно брать в руки тряпочку и какие-нибудь моющие средства, а заодно и перестраивать свой мозг на новый вид деятельности.

Когда мы разделяем сходные задачи, то всякий раз вынуждены тратить время на эту подготовку. То есть, в понедельник мы берем в руки тряпочку, во вторник — опять берем тряпочку, в среду — снова берем эту злосчастную тряпочку и т. д.

Если же мы объединяем сходные задачи в серию, то эту подготовку достаточно выполнить один раз. То есть, условно говоря, нам достаточно один раз взять в руки тряпочку, а потом протереть пыль сразу со всей мебели. И если в рамках одного дня экономия времени заметна не сразу, то в масштабах недели или месяца она становится очевидной.

А вот еще примеры группировки задач:

  • Оплата счетов. Один раз зайти в свой кабинет в онлайн-банке и скопом оплатить сразу всё: коммунальные услуги, телефон, интернет, штрафы ГИБДД и т. д.
  • Уборка в доме или в офисе. Здесь удобно группировать задачи в разные серии: ежедневная уборка, еженедельная, генеральная и т. д.
  • Группировка задач «по локациям»: задачи для кухни, задачи для сада и т. д.

О других вариантах можно узнать в нашей статье о группировке задач в тайм-менеджменте.

5. Создавайте повторяющиеся блоки

Маленькие, но многочисленные повторяющиеся задачи способны забить весь список дел и внести сумятицу в распорядок дня. Поэтому такую «мелочь» лучше всего объединять в блоки, которые и будут играть роль повторяющихся задач. Например:

  • Утренний блок: помыться, побриться, почистить зубы и т. д.
  • Вечерний блок: помыться, почистить зубы, расстелить кровать и т. д.
  • Заказать товар: у «Вектора», у «Диода», у «Леспромгаза».
  • Полить цветы: герань, лимонное дерево, фикус, гибискус, монстеру.

Если возникает риск забыть о какой-то задаче, нужно просто прикрепить к повторяющемуся блоку чек-лист. Например:

Пример чек-листа

На этом все. Удачной вам работы!

Поделиться: