Группировка задач

Группировка задач — это базовый прием тайм-менеджмента, который помогает быстрее справляться с различными списками дел. Суть его в том, чтобы объединять похожие задачи в серии и выполнять их друг за другом.

Для примера давайте посмотрим вот на такой список:

Если мы будем выполнять задачи в том порядке, в каком они сейчас записаны, то потеряем много времени на различные «переключения»:

1. Перемещения. Нам придется постоянно перемещаться между «локациями»:

• В самом начале идем на кухню и готовим там завтрак.
• Потом идем в магазин за хлебом.
• Вернувшись, мы опять идем на кухню и моем посуду.
• Потом опять идем в магазин и т. д.

2. Подготовка. Выполнение задач часто требует предварительной подготовки. Например, чтобы сходить в магазин, нам нужно обуться, одеться и положить в карман кошелек. Если задачи расставлены как в приведенном выше списке, нам придется многократно проделывать одни и те же подготовительные манипуляции.

3. Настройка на работу. Чтобы быстро и качественно выполнить задачу, мы должны настроиться на ее выполнение. Такая настройка не происходит мгновенно: она требует времени. Но если мы постоянно переключаемся с одного занятия на другое, то этого времени у нас просто не будет.

А теперь давайте сгруппируем задачи в нашем списке. Вот что у нас получилось:

Сейчас мы избавились от большинства ненужных переключений:

• Мы больше не теряем время на лишние перемещения между «локациями». В магазине мы сразу покупаем все продукты, а на кухне выполняем сразу все «кухонные» задачи.
• Мы больше не теряем время на лишнюю подготовку. Нам нужно всего один раз положить в карман кошелек и всего один раз взять в руки тряпочку для пыли.
• Нам не нужно лишний раз настраиваться на работу. Мы один раз «переключаем мозг» в режим «Покупки» и в этом режиме выполняем сразу несколько задач.

Избавившись от вредных переключений, мы начинаем быстрее справляться со своими делами и выполнять их с гораздо большим комфортом.

Область применения

Прием «Группировка» может быть полезен для работы с любыми перечнями задач. Например:

• Обычный список дел (см. пример выше).
• Другие способы планирования дня: расписание, матрица Эйзенхауэра, жестко-гибкий план и т. д.
• Список задач по конкретному проекту: ремонт квартиры, генеральная уборка, развитие бизнеса.
• Список покупок. Покупки удобно группировать по магазинам и видам товаров.

Кроме того, этот прием отлично подходит и для оптимизации рабочего процесса. Например, если мы собираемся почистить и порезать овощи для салата, нам следует сперва сразу все почистить, а потом сразу все порезать.

Способы группировки задач

В этом разделе мы рассмотрим основные варианты группировки задач. Чаще всего в тайм-менеджменте используются первые три способа: места, виды деятельности и распорядок дня. Остальные варианты применяются реже и выполняют скорее вспомогательную функцию.

При необходимости все эти способы можно комбинировать друг с другом. Например, часть своих задач можно сгруппировать по «локациям», а остальные — по видам деятельности.

1. Места («локации»). Где вы должны находиться, чтобы выполнить задачу? Например: кухня, гостиная, офис, банк, гараж, дача и т. д. Также в последние годы появились всевозможные «виртуальные места»: компьютер, смартфон, социальные сети, мессенджеры.

2. Виды деятельности. Например: уборка, уход за животными, дела по дому, косметические процедуры и т. д.

3. Распорядок дня. Сгруппируйте задачи исходя из того, в какое время их следует выполнять. Например:

4. Сферы жизни. Например: работа, семья, дом, здоровье, хобби, творчество. Для выполнения задач из одной сферы нам обычно требуется одно и то же «состояние ума».

5. Цели и проекты. Объединяйте задачи, которые имеют отношения к одному проекту или к одной цели. Например:

В приведенной ниже таблице вы найдете некоторые другие популярные способы группировки задач.

Естественно, перечисленные выше варианты — это далеко не все. Многие люди используют собственные способы группировки задач исходя из особенностей своей работы. Например, при разработке ПО задачи часто группируют по пользовательским сценариям, а при создании рекламы — по рекламным площадкам и разным аудиториям.

Группировка в программах

В современных программах-планировщиках группировка обычно выполняется с помощью контекстов, которые заранее указываются для каждой задачи.

Контексты — это условия и обстоятельства необходимые для выполнения задачи. Например, у задачи «помыть посуду» контекстами будут «Кухня» и «Дела по дому», а у задачи «купить хлеб» — «Магазины» и «После работы». Проще говорят, это все те способы группировки, которые мы разобрали в прошлом разделе.

Каждый раз, когда вы создаете в своей программе новую задачу, вам нужно указать для нее один или несколько подходящих контекстов. После этого, в зависимости от возможностей своей программы, вы можете или упорядочить свои дела по контекстам, или выбрать ту группу задач, с которой вам удобно работать прямо сейчас.

В некоторых программах вместо слова «контексты» используются другие термины: категории, метки, теги, маркеры, группы и т. д. Они выполняют ту же функцию, что и контексты, и тоже предназначены для удобной группировки и фильтрации задач.

Группировка задач на бумаге

Если вы планируете свои дела на бумаге (например, в блокноте), группировать задачи вам придется вручную. Здесь есть два варианта.

Вариант 1. Если вы уже составили список дел, вам нужно указать контекст для каждой задачи и переписать список еще раз, но уже в сгруппированном виде. Например:

Вариант 2. Гораздо удобнее группировать свои дела сразу, еще на этапе планирования. Для этого нужно научиться мыслить не отдельными задачами, а сразу категориями дел.

Например, вы записываете категорию «Утро» и думаете, какие задачи вам удобно выполнить в это время. Затем вы записываете категорию «Дела по дому» и составляете для нее свой список задач и т. д.

Другими словами, вы должны сперва решить, как группировать задачи, а уже после этого составлять какой-то план. Для бумажных списков этот вариант будет оптимальным.