Всё о тайм-менеджменте
Группировка задач в тайм-менеджменте

Группировка задач в тайм-менеджменте

Было бы здорово, если бы все наши дела всегда умещались на одну страницу блокнота. Увы, но у современного человека список дел порою насчитывает даже не десятки, а сотни задач. Как не утонуть и не запутаться во всем этом «изобилии»?

К счастью, почти все современные органайзеры умеют группировать задачи по контекстам и категориям, что очень облегчает работу с ними. Благодаря этому мы можем мгновенно выбрать из списка только те дела, с которыми нам сейчас удобно работать: самые срочные, самые трудные или наоборот — самые легкие.

В этой статье мы рассмотрим основные способы группировки задач в тайм-менеджменте, а также некоторые отдельные категории, которые делают работу со списком дел более комфортной.

1. Виды деятельности

Самый очевидный способ рассортировать задачи — это разложить их по видам нашей деятельности или сферам жизни. Например:

  • Дела по дому.
  • Дела по работе.
  • Что нужно купить?
  • Коммунальные платежи.
  • Здоровье.
  • Уход за животными и т. д.

Чем удобен такой способ группировки?

Во-первых, дела из одной такой категории часто требуют сходных условий, и нам не нужно тратить время на «переключение». Например, все задачи из категории «Покупки» можно выполнить за время одного похода в магазин.

Во-вторых, нашему мозгу не нужно каждый раз перестраиваться с одного вида деятельности на другой. Нам легче поддерживать рабочий настрой, бороться с отвлечениями и входить в состояние потока.

2. Локации

Еще один удобный вид сортировки — это локации. То есть места, в которых нужно находиться, чтобы выполнить задачу. Например:

  • Кухня;
  • Гостиная;
  • Палисадник;
  • Офис;
  • Банк;
  • Гараж.

Кроме того, сегодня появились и различные «виртуальные места»:

  • Интернет;
  • Компьютер;
  • Телефон;
  • Социальные сети.

Такой способ группировки помогает не терять время на перемещение между локациями. Мы приходим на кухню и сразу выполняем здесь все «кухонные задачи»: моем посуду, готовим обед, протираем газовую плиту. А уже после этого мы можем переместиться в другую локацию (например, в гостиную) и выполнить там новую серию задач.

3. Срочность

Задачи можно сгруппировать исходя из того, когда их нужно выполнить. Например: сегодня, завтра, на это неделе, в этом месяце, в этом году, в любое время и т. д. Какие из этих категорий использовать — зависит от вашей системы тайм-менеджмента.

Наиболее полезными будут следующие категории:

Сегодня. Да, обычно органайзеры показывают сегодняшние дела по умолчанию, и нет необходимости создавать для них отдельную категорию. Но если вы планируете дела в Trello, Evernote, Excel и других подобных программах, она вам обязательно понадобится.

Горящие дела. Это дела, которые нужно срочно выполнить или нужно было выполнить еще вчера. Например: сделать просроченный платеж по ипотеке или отвезти клиенту вовремя не доставленный товар. Такие задачи обычно выполняют в первую очередь.

4. Важность

Группировать задачи можно по их важности. Например: обязательно сделать, желательно сделать, неплохо бы сделать и т. д.

Наиболее полезными будут следующие категории:

Обязательные дела. Сюда помещают задачи, которые нужно выполнять всегда и при любых обстоятельствах. Например: полить растения, покормить попугайчика, собрать ребенку завтрак в школу. Если вы заболели или вам срочно нужно уехать, выполняйте задачи только из этой категории.

Важные дела. Чаще всего это те дела, невыполнение которых обернется или серьезными неприятностями, или упущенной выгодой. Например: посетить стоматолога, встретиться с крупным клиентом, оплатить ипотеку, записаться на курсы повышения квалификации и тому подобное. Какое дело для вас важное, а какое нет, вы определяете сами.

5. Лягушки

Дела могут быть как приятными, так и неприятными. Для особо неприятных дел полезно создать отдельную категорию:

Лягушки. Поместите сюда все регулярные и разовые дела, которые вызывают у вас страх или отвращение. Например: холодные звонки, упражнения на пресс, поход в парикмахерскую, разговор с директором о повышении зарплаты. Разумеется, «приятность» или «неприятность» — это понятия субъективные, и для кого-то посещение парикмахерской будет праздником, а упражнения на пресс — самыми легкими.

«Лягушек» рекомендуется выполнять с утра, пока на это хватает сил и решимости.

6. Время выполнения

На разные дела у нас уходит разное время. Например, чтобы заплатить за интернет нам нужно 2 минуты, а чтобы написать статью — 2 часа. И это еще один удобный способ группировки задач, который помогает более точно планировать и распределять свое время.

Здесь очень полезной будет следующая категория:

Блиц-задачи. В нее помещаем те дела, на которые у нас уходит менее 5 минут: полить цветы, протереть письменный стол, наполнить фильтры для воды и т. д. Удобнее всего ежедневно выделять на такие задачи отдельных полчаса и выполнить их сразу все скопом. Также эти дела можно выполнять в свободные минуты, например, когда скачивается большой файл.

7. Состояние

Наше настроение и наша трудоспособность в течение дня могут меняться. А потому полезно завести несколько категории для разных «состояний души»: вдохновение, желание поработать, прилив сил.

И это очень удобно. Если мы, например, испытываем вдохновение, то сможем быстро выбрать из списка дел подходящие для такого момента творческие задачи. А если у нас вдруг появилось острое желание поработать, то заняться каким-нибудь сложным проектом, который мы давно откладывали.

Впрочем, можно создать категорию задач и на случай снижения трудоспособности:

Зомби-режим. Иногда бывает так: мы устали, голова работает плохо, но при этом хочется сделать еще что-нибудь полезное. На это случай стоит завести отдельную категорию для дел, которые не требуют напряжения воли и ясного мышления. Например: рассортировать файлы, проверить компьютер антивирусом или протереть пыль. Однако тут важно соблюдать осторожность, чтобы избежать переутомления.

Другие способы группировки задач

Естественно, это далеко не все возможные способы группировки задач в тайм-менеджменте. Однако в рамках этой статьи вряд ли будет целесообразно подробно рассматривать каждый из них, иначе статья превратиться в бесконечную энциклопедию. Просто просмотрите список ниже и подумайте, что из этого вам может пригодиться.

  • Проекты и цели: строительство дома, написание книги, подготовка к отпуску, увеличение дохода.
  • Стадии работы: планируется, в процессе, отложено, отменено.
  • Исполнители: поручить, выбрать исполнителя, поручено, на контроле, замечания, принято.
  • Заказчики: обсудить, в работе, замечания, принято.
  • Внешние обстоятельства: хорошая погода, квартальная премия, приезд родственников, подорожание доллара.
  • Отдельные люди: жена, муж, бабушка, директор, сосед Петрович, менеджер Олег.
  • Группы людей: коллеги, родственники, клиенты, «клиенты из ада», соседи, однокурсники, однопартийцы, друзья, враги, должники, кредиторы.
  • Организации: банк, школа, университет, детский сад, церковь, ЖКХ.
  • Группы организаций: субподрядчики, заказчики, поставщики, конкуренты, потенциальные клиенты.
  • Время суток: утро, день, вечер.
  • Регулярность: разовые задачи, ежедневные, еженедельные, ежемесячные.
  • Праздники: дни рождения, годовщины, профессиональные праздники.
  • Распорядок дня: перед уходом на работу, по дороге домой, перед обедом, перед сном.
  • Список желаний: хочу купить, хочу посмотреть, хочу прочитать.
  • Обещания: коллегам, клиентам, родственникам, соседям.
  • Долги: банкам, друзьям, коллегам, клиентам.

Заключение

Какие из этих категорий и способов группировки вам понадобятся — полностью зависит от вашей системы тайм-менеджмента, особенностей работы и личных предпочтений.

Однако некоторые категории можно создавать просто «на всякий пожарный» и обращаться к ним лишь тогда, когда в этом есть необходимость. Например, если у вас появилось несколько свободных минут, загляните в папку «Блиц-задачи», а если нужно срочно уехать — в папку «Обязательные». В остальное же время эти категории можно просто игнорировать.

Кстати, еще одна очень полезная категория — это «Несортированные дела». Если при создании новой задачи сразу не ясно, в какую категорию ее определить, а долго раздумывать нет времени, просто пометьте ее как «несортированную». Потом, когда появится время и желание, вы сможете спокойно и вдумчиво разложить такие задачи по «своим местам».

Поделиться: