Техника Pomodoro

Техника Pomodoro — это одна из самых популярных в наши дни методик тайм-менеджмента. Суть ее заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Если совсем коротко, то процесс выглядит так:

• Выбираем задачу из списка дел и устанавливаем таймер на 25 минут для работы (этот отрезок времени называется «помидором»).
• После того как таймер прозвенел, ставим напротив задачи крестик и устанавливаем таймер на 3–5 минут для отдыха.
• После каждых четырех помидоров делаем большой перерыв на 15–30 минут.
• Когда задача полностью завершена, вычеркиваем ее из списка и приступаем к следующей задаче.

Или в виде схемы:

Главное преимущество такого подхода — это эффективная борьба с прокрастинацией (нам легче приступить к работе, когда мы знаем, что она совсем скоро закончится). Кроме того, техника Pomodoro помогает лучше концентрироваться на задачах и оптимально чередовать периоды работы и отдыха.

В оригинальном виде «помидорный метод» представляет собой довольно продуманную систему планирования. Однако многие сегодня заимствуют из нее только саму идею работы по таймеру, которая хорошо сочетается и с другими системами тайм-менеджмента.

История

Автор этой методики — итальянец Франческо Чирилло. Идея работать по таймеру появилась у него в 1987 году, когда он еще был студентом.

Франческо испытывал серьезные трудности с занятиями: ему не хватало мотивации, он легко отвлекался и «тонул» в учебной программе. Однажды приближались очередные экзамены, и Франческо всерьез опасался, что может их не сдать. В этот момент он спросил себя:

— А смогу ли я полноценно заниматься хотя бы в течение 10 минут?

Для эксперимента он завел кухонный таймер в форме помидора (по-итальянски — pomodoro) и попробовал в течение короткого промежутка времени сосредоточиться на учебнике.

Результат оказался неожиданным: по словам Франческо, к нему вернулось чувство спокойствия и контроля над ситуацией. С помощью таймера он благополучно подготовился к экзаменам, а потом в течение нескольких лет дорабатывал и совершенствовал свой метод.

Вскоре техника Pomodoro стала набирать популярность. О ней писали «Нью-Йорк Таймс» и «Гардиан», ее внедряли в своих офисах крупные компании, ее начали использовать миллионы людей по всему миру.

Еще в 1992 году Франческо Чирилло написал первую книгу о своей методике, которая называлась «The Pomodoro Technique: The Acclaimed Time-Management System That Has Transformed How We Work». В дальнейшем она несколько раз переиздавалась и дополнялась. На русском языке книга вышла под названием «Метод Помидора. Управление временем, вдохновением и концентрацией» (2020 год, издательство Эксмо).

Также у Франческо Чирилло есть свой сайт — FrancescoCirillo.com (на английском), где можно почерпнуть дополнительные сведения о его системе, приобрести специальные программы, книги, фирменные бланки и другие полезные инструменты.

Достоинства метода

Популярность техники Pomodoro объясняется тем, что она помогает людям повышать личную эффективность с помощью довольно простых инструментов. В ней нет никаких сложных алгоритмов планирования (как, например, в GTD), а освоить ее можно за один день. Вот лишь некоторые преимущества «помидорного метода»:

1. Борьба с прокрастинацией. Чаще всего прокрастинация «накрывает» нас тогда, когда нам предстоит неприятная, непонятная или же просто большая задача. Но с техникой Pomodoro любая такая задача сводится к тому, чтобы «просто поработать 25 минут». Мы всегда знаем, что через 25 минут любая работа закончится, и это помогает нам преодолевать внутреннее сопротивление.

2. Повышение концентрации. В технике Pomodoro предусмотрена эффективная система борьбы с отвлечениями, а 25-минутный интервал позволяет легко поддерживать высокий уровень внимания. Со временем у нас формируется привычка к сосредоточенной работе.

3. Правильное чередование работы и отдыха. Своевременный и регулярный отдых — залог поддержания высокой работоспособности. Именно такой отдых является неотъемлемой частью техники:

Оптимально подобрана и длина перерывов. Короткие перерывы (3–5 минут) помогают нашему мозгу восстановиться, не выпадая при этом из «состояния потока», а большие перерывы помогают как следует отдохнуть и взглянуть на свою работу «со стороны».

4. Регулирование сложности. Еще одним важным компонентом «помидорного метода» является автоматическая группировка и декомпозиция задач. В процессе работы мы объединяем маленькие дела в один помидор, а большие дела разбиваем на подзадачи (подробнее об этом в разделе «Описание техники»).

5. Хронометраж работы. Мы всегда четко знаем, сколько времени потратили на выполнение той или иной задачи и насколько продуктивным был наш день.

6. Анализ эффективности и обратная связь. В процессе учета помидоров мы можем оценить эффективность своей работы и понять, что в ней следует улучшить.

Описание техники

Оригинальная техника Pomodoro (читается как «техника помодоро» или «техника помидора») не сводится к работе по таймеру. Она представляет собой очень продуманную методику управления временем, фактически претендующую на статус полноценной системы тайм-менеджмента. В этом разделе мы разберем только основные ее моменты.

Для планирования дел «по помидору» понадобятся четыре инструмента:

• Помидорный таймер. Сам Чирилло рекомендует именно механический таймер, однако сегодня многие предпочитают использовать специальные приложения для смартфона и компьютера.
• «Полный перечень дел». Это список всех дел, которые вы планируете выполнить в ближайшее время.
• «Список дел на сегодня» (список «To do»).
• «Отчеты». Представляют собой табличку для анализа выполненных задач и учета помидоров.

Перечисленные выше «документы» можно изготовить самостоятельно (разметив, например, лист в клеточку), а можно купить и скачать бланки на официальном сайте Франческо Чирилло. Также допустимо делать записи в электронных таблицах, например, в Excel.

1. Список дел на сегодня

В самом начале мы просматриваем полный перечень своих дел и решаем, какие задачи следует добавить в список дел на сегодня. Например:

Здесь следует придерживаться трех принципов:

1. Дела располагают в порядке их приоритетности. В самом начале списка должны идти самые важные или самые срочные задачи.

2. Если задачи требует больше 5–7 помидоров, ее разбивают на подзадачи. Например, работу над статьей мы разделили на две части: непосредственно написание статьи и ее вычитка.

3. Задачи, которые требуют меньше одного помидора, следует объединить. Например, задачи «подмести полы», «полить цветы» и «помыть посуду» мы объединили в блок «Уборка». Сгруппированные задачи можно написать как в одной строке, так и в разных — это дело вкуса.

2. Работа по таймеру

Устанавливаем таймер на 25 минут, и пока он тикает, работаем над первой задачей, не отвлекаясь на другие дела. Во время работы придерживаемся следующих принципов:

• Помидор нельзя делить. Мы должны отработать 25 минут за один присест, без перерывов. Нельзя поработать 10 минут сейчас, а еще 15 минут — потом.
• Если работа прервалась, помидор считается недействительным. Допустим, нам позвонил знакомый, и мы решили с ним пообщаться. В этом случае мы должны сбросить таймер и не засчитывать уже отработанное время.
• Если таймер установлен, он должен прозвенеть. Если вы закончили задачу за 5 минут до звонка, попробуйте за оставшееся время сделать еще что-нибудь полезное: проверить работу или навести порядок на рабочем месте.
• Помидоры нужно сознательно «защищать». Если, например, во время работы вы захотели сварить себе кофе, отложите это дело до перерыва.

Когда таймер прозвенел, ставим напротив задачи крестик:

Если задача полностью завершена, то вычеркиваем ее из списка и после перерыва приступаем к следующей задаче.

3. Перерывы

После окончания помидора устанавливаем таймер на 3–5 минут для короткого отдыха. Здесь самое главное, чтобы перерыв действительно был перерывом. Крайне не рекомендуется:

• Пропускать перерывы.
• Заводить таймер для отдыха и продолжать работать.
• Выполнять во время перерыва другую работу, в т. ч. и умственную.

Пройдитесь по комнате, налейте себе сока, перекиньтесь парой слов с коллегами или домочадцами. Когда таймер прозвенит, снова установите его на 25 минут и вернитесь к работе.

После четырех помидоров следует большой перерыв на 15–30 минут. Цель этого перерыва — полностью отвлечься от работы. Можно немного погулять, перекусить или проверить электронную почту.

4. Отчеты

Вечером мы удаляем завершенные задачи из «Полного перечня дел» и заносим результаты своей дневной работы в специальную табличку. Для создания отчетов, на наш взгляд, больше подходят не отдельные листы, а тетради или электронные таблицы.

Обязательные поля в таблице — это текущая дата, задачи и количество затраченных на них помидоров. По желанию можно добавить и другие поля: время выполнения задач, тип работы, идеи, заметки и т. д.

5. Борьба с отвлечениями

Главная сложность во время работы по таймеру — это отвлечения, т. е. незапланированные перерывы. Франческо Чирилло делит их на две группы: внутренние и внешние.

Внутренние отвлечения — это когда мы прерываем работу по собственной инициативе. Например, у нас внезапно появляется желание проверить почту, заглянуть в социальную сеть или кому-нибудь позвонить.

Внешние отвлечения — это когда нас прерывают извне. Сюда относятся входящие телефонные звонки, визиты гостей или всплывающие сообщения о новых письмах.

Чирилло рекомендуют следующую стратегию борьбы с отвлечениями:

1. Сделать все отвлечения видимыми. Их нужно фиксировать там же, где и завершенные помидоры. Внутренние отвлечения помечают апострофом, а внешние — черточкой. Например:

2. Принять решение по каждому отвлечению. Отвлечения — это, как правило, какие-то новые задачи. Нам нужно просто решить, что с этими задачами делать. И здесь есть два варианта:

Вариант 1. Если задача не срочная, добавляем ее в полный перечень дел. Отмечаем такую задачу буквой Н (незапланированное) и при необходимости указываем дату ее выполнения.

Вариант 2. Если откладывать задачу нежелательно, добавляем ее в список дел на сегодня в раздел «Незапланированное и срочное». Например:

3. Приложить усилия для завершения помидора. После того как вы отметили отвлечение и зафиксировали новую задачу, постарайтесь доработать текущий помидор до конца. Если вам все-таки пришлось прервать работу, то помидор следует объявить недействительным.

6. Планирование и учет помидоров

Необязательная, но очень полезная «надстройка» в технике Франческо Чирилло — это система планирования и учета помидоров. Она помогает прогнозировать усилия, необходимые для выполнения задач, а также совершенствовать работу. Работает это так:

1. Перечень дел. Укажите в полном перечне дел, сколько помидоров вы планируете потратить на каждую задачу. Обратите внимание: количество помидоров — это всегда целое число. Если, например, на задачу должно уйти 2,5 помидора, округлите это число до 3.

2. Дела на сегодня. Определите, сколько вообще помидоров вы сможете сегодня выполнить, и уже исходя из этого планируйте свой день. Прогнозируемые помидоры обозначают квадратиками:

3. Во время работы. Отмечаем завершенные помидоры крестиками. Если помидоров понадобилось меньше, чем ожидалось, то оставляем квадратики пустыми. Если больше — записываем дополнительные помидоры отдельно.

4. Отчеты. Результаты своей работы за день фиксируем в таблице для отчетов (ее можно подогнать под себя). В оригинале таблица выглядит так:

5. Анализ. Постарайтесь изучить каждое расхождение между «ожиданием» и «реальностью». Подумайте: почему ваш прогноз не сбылся? Например, вы могли не учесть какой-то этап работы, сделали что-то ненужное, столкнулись с неожиданной проблемой и т. д.

Такой анализ помогает нам непрерывно улучшать и систему планирования, и сам рабочий процесс.

Главные правила

Чтобы техника Pomodoro эффективно работала, нужно соблюдать несколько важных правил. Большинство из них мы уже упомянули в предыдущем разделе, но для удобства перечислим их еще раз.

1. Помидор неделим. Каждый помидор — это 25 минут непрерывной работы. Его нельзя «разрезать» перерывами или выполнять по частям.

2. Прерванный помидор не засчитывается. Если мы отвлеклись на посторонние занятия, то должны безжалостно сбросить таймер. Это правило не позволяет «халтурить» и имитировать работу.

3. Если помидор начат, он должен прозвенеть. Если вы уже справились с задачей, а до конца помидора осталось несколько минут, попробуйте сделать еще что-нибудь полезное. Проверьте свою работу еще раз, подведите итоги или подготовьтесь к следующей задаче. Если вы просто оборвете помидор, он не будет засчитан (см. правило № 2).

4. Защищайте помидоры. Всеми силами стремитесь избегать незапланированных перерывов. Если у вас возникла какая-то потребность, постарайтесь отложить ее до звонка. Если появилась новая задача, зафиксируйте ее и вернитесь к работе.

5. Следующий помидор пойдет лучше. В случае неудачи не осуждайте себя: сделайте 5-минутный перерыв и начните следующий помидор.

6. Если задача требует больше 5–7 помидоров, ее нужно разделить. Например, задачу «Уборка в доме» можно разделить на две части: «Уборка комнаты» и «Уборка кухни».

7. Объединяйте задачи, которые занимают меньше одного помидора. Например, задачи «позвонить клиенту Иванову» и «позвонить в банк», можно объединить в блок «Звонки».

И еще одно важное правило: помидоры нельзя использовать для досуга. Если вы хотите почитать книгу для собственного удовольствия или посмотреть фильм, просто сделайте это. Тикающий помидор должен ассоциироваться только с работой.

Недостатки техники

Несмотря на огромную популярность, у техники Pomodoro есть ряд недостатков и ограничений, о которых тоже стоит знать.

1. Техника ориентирована на индивидуальную работу. Она не предназначена для задач, подразумевающих взаимодействие с другими людьми. Ее нельзя использовать, например, для общения с клиентами и коллегами, для переговоров или выступлений. Она не подойдет для задач, связанных с посещением различных учреждений: магазинов, банков, школ, больниц и т. д.

Техника Pomodoro — это, как правило, тайм-менеджмент для одиночек. Больше всего этот метод любят студенты, люди творческих профессий, фрилансеры, домохозяйки. А вот у офисных работников далеко не всегда есть возможность им воспользоваться.

Да, технику Pomodoro можно приспособить и для командной работы. Но это нельзя сделать без активного участия всего коллектива.

2. Концепция тайм-боксинга подходит не всем. Тайм-боксы — это искусственно ограниченные интервалы времени, в рамках которых выполняется работа. В Pomodoro таким интервалом являются традиционные 25 минут. И тут возникают две проблемы:

• Время, необходимое для выполнения задачи, обычно не совпадает с размером тайм-бокса. Этот «зазор» немного снижает КПД и вызывает у некоторых людей раздражение.
• Иногда люди жалуются, что работа интервалами не позволяет им как следует погрузиться в задачу, войти в состояние потока и вдохновения. И хотя многие представители творческих профессий охотно пользуются Pomodoro, есть и те, кому эта техника категорически не подходит.

3. «Pomodoro — это костыли». Некоторые утверждают, что техника Pomodoro — это вспомогательный инструмент, который не подходит для решения по-настоящему серьезных задач. По их словам, трудно представить политика или директора крупной компании, который выполняет свои дела с помощью «помидорки». Так это или нет — вопрос дискуссионный.

4. «Помидорозависимость». У людей, которые долгое время используют технику Pomodoro, зачастую формируется стойкая привычка работать по таймеру. Им труднее приступить к работе, если они по какой-то причине они не могут запустить помидор. Они испытывают дискомфорт, если не могут сделать перерыв через привычное время. День кажется им непродуктивным, если они не отметили ни одного помидора (независимо от их реальной продуктивности).

Впрочем, такая «зависимость» не является чем-то деструктивным: она больше напоминает привычку пользоваться хорошим инструментом.