Тайм-менеджмент: с чего начать и как начать

Часто попытки приобщиться к тайм-менеджменту заканчиваются полной неудачей.

Обычно это бывает так: человек читает какую-нибудь вдохновляющую книгу и добросовестно пытается следовать ее советам. А через несколько дней он понимает, что все эти замечательные советы почему-то абсолютно невозможно приспособить к его жизни. «Наверное, лично мне тайм-менеджмент не подходит» — думает он и возвращается к привычному для себя режиму.

У таких неудач, как правило, две причины. Во-первых, тайм-менеджмент — вещь сугубо индивидуальная. Чтобы он заработал, его нужно подогнать «под себя». Во-вторых, планирование, как и любой другой навык, требует привычки. Если человек никогда серьезно не занимался планированием своих дел, ему понадобится время, чтобы перестроить мышление.

В этой статье мы расскажем, с чего начать знакомство с тайм-менеджментом, чтобы в нем не разочароваться. Предлагаем читателям простую программу из четырех шагов, которая поможет получить основные навыки планирования и создать свою систему «управления временем».

Шаг 1. Попробуйте

В самом начале мы часто не понимаем, какие именно задачи должен решать тайм-менеджмент и с какими проблемами нам предстоит столкнуться.

Поэтому, прежде чем лезть в дебри теории, попробуйте сразу начать планировать свои дела на день. В этом нет ничего сложного: вам понадобятся только лист бумаги, карандаш и немного времени. День обычно планируют или рано утром, или накануне вечером.

Есть три способа планирования дня: список дел, расписание и смешанный вариант. Вы можете поочередно попробовать все три эти способа: так вы поймете, что вам больше подходит.

1. Список дел. Запишите на листочек все дела, которые собираетесь сегодня сделать. Например:

Когда дело завершено, его можно просто вычеркнуть из списка.

Старайтесь начинать с тех дел, которые вы считаете для себя наиболее важными. Если что-то вдруг пойдет не так (например, приедут гости), вы хотя бы успеете сделать все самое необходимое.

Возможно, что некоторые дела займут у вас почти все время, а до других руки так и не дойдут. Ничего страшного: вы уже получили полезный опыт. В следующий раз вы сможете точнее оценить свои силы и составите более реалистичный план.

Список дел — это самая простая техника тайм-менеджмента. Однако у нее тоже есть множество тонкостей, хитростей и нюансов, о которых мы рассказываем в отдельной статье.

2. Расписание. Запишите, чем вы будете заниматься в определенное время. Выглядит это примерно так:

У такого подхода есть свои преимущества. Например, так гораздо легче бороться с искушением заняться чем-то посторонним. К тому же нам не придется каждый раз размышлять, что и когда делать.

Иногда расписание может «поломается» из-за каких-то непредвиденных дел. Опять же: не расстраивайтесь. А если такое происходит часто, добавьте в расписание несколько «буферов», то есть отрезков времени, на которые ничего не запланировано:

Если все в порядке, выполняйте в это время любые дела или переходите к следующему пункту. Если же вам кто-то помешал, буфер поможет вам выровнять расписание.

3. Смешанный вариант. Часто удобно использовать сразу оба способа планирования. Слева на листочке запишите расписание, а справа — список дел:

Если вы нашли подходящий для себя вариант планирования, но вам хочется большего, переходите к следующему шагу.

Шаг 2. Заведите органайзер

Настало время перейти от листочков к более серьезному инструменту планирования — органайзеру.

Органайзеры бывают двух видов: бумажные и электронные.

Бумажный органайзер. Это вид органайзеров уже почти «вымер», но некоторые люди по привычке предпочитают использовать именно его. Также он будет полезен, если по какой-то причине у вас нет доступа к компьютеру или телефону.

Бумажный органайзер легко купить в канцелярских товарах или сделать самостоятельно, разметив для планирования блокнот или тетрадь.

Увы, у бумажного органайзера есть огромный недостаток: он не интерактивен. Он не умеет напоминать о событиях, сортировать задачи и работать с повторяющимися делами. Поэтому, если у вас есть возможность, лучше все-таки использовать электронный вариант.

Электронный органайзер. Чаще всего это специальная программа для компьютера, телефона или планшета. Однако сегодня стали популярны и онлайн-органайзеры, которыми можно пользоваться прямо в браузере при наличии интернета.

Какой органайзер выбрать — зависит от ваших предпочтений и бюджета.

Сегодня есть множество вариантов, как полностью бесплатных (Exiland Assistant Free, Maxdone, почтовик Mozilla Thunderbird с дополнением Lightning), так и платных, но с бесплатным пробным тарифом (LeaderTask, Todoist). Также одним из самых популярных органайзеров до сих пор остается Microsoft Outlook, который входит в состав пакета Microsoft Office. Мы советуем для начала попробовать одну из этих программ.

У каждого из перечисленных органайзеров есть свои особенности, достоинства и недостатки, и чтобы выбрать подходящий для себя вариант, вам придется немного поэкспериментировать.

Когда вы разберетесь с возможностями органайзера и научитесь с ним работать, он станет вашим верным помощником на долгие годы. На этом, в принципе, можно и остановиться. Но если вам хочется большего — переходите к следующему этапу.

Шаг 3. Познакомьтесь с теорией

У нас появился опыт, и теперь мы знаем, какие проблемы хотим решить с помощью тайм-менеджмента. А это значит, что настала пора познакомиться с теорией.

Для чего это нужно? Прежде всего, чтобы узнать о тех огромных возможностях, которые предоставляет современный тайм-менеджмент. Во-первых, это уже готовые решения проблем, связанных с планированием. Во-вторых, это десятки всевозможных приемов, которые помогают работать быстрее и эффективнее.

Разумеется, ответы на некоторые вопросы можно найти и в интернете. Но даже в нашу цифровую эпоху информацию по-прежнему лучше черпать из хороших книг. Тем более что книг о тайм-менеджменте сегодня написано неимоверное количество.

А для начала мы советуем познакомиться с четырьмя из них:

1. Лотар Зайверт «Ваше время в ваших руках»
Книга впервые была издана в 1984 году (у нас — в 1990 году) и сегодня уже считается «классикой». Именно в ней впервые были описаны метод Альпы, АБВ-анализ и другие популярные сегодня техники.

2. Глеб Архангельский «Тайм-драйв. Как успевать жить и работать»
Это самый первый российский бестселлер об «управлении временем». Из книги вы узнаете, что такое миссия и призвание, как ставить цели и расставлять приоритеты, как планировать задачи и где черпать мотивацию. Автор в доступной форме рассказывает об основах классического и современного тайм-менеджмента.

3. Дэвид Аллен «Как привести дела в порядок»
В книге изложены основные принципы GTD — самой популярной сегодня системы тайм-менеджмента. Описанные техники помогают справляться с бесконечным потоком дел, не испытывая при этом стресса. Книга вышла еще в 2001 году, но до сих пор остается бестселлером во всем мире.

4. Максим Дорофеев «Джедайские техники»
Эта система впитала в себя все лучшее из GTD, однако рассчитана уже на нашу эпоху — эпоху интернета, гаджетов и тотального дефицита внимания. Книга расскажет о том, как экономить ресурсы мозга («мыслетопливо»), поддерживать высокую продуктивность и избегать прокрастинации.

Конечно, у других авторов тоже можно найти немало полезного. Но именно эти книги помогут вам сформировать наиболее полное представление о том, что представляет собой тайм-менеджмент сегодня.

После знакомства с теорией вы автоматически перейдете к следующему шагу, а именно:

Шаг 4. Создавайте свою систему тайм-менеджмента

Следующий этап — отобрать те приемы и техники, которые подходят для решения конкретно ваших задач. И здесь можно двигаться сразу по двум направлениям:

1. Проблемы и вопросы. Как бы далеко мы ни продвинулись, но проблемы и вопросы будут возникать перед нами всегда. Например:

• Как расставлять приоритеты?
• Как делегировать задачи?
• Что делать с идеями?
• Как бороться с отвлечениями? и т. д.

Каждый раз, когда мы находим ответы на такие вопросы, мы пополняем личный арсенал приемов тайм-менеджмента и повышаем свою эффективность.

2. Улучшение старых техник. Каждую сферу планирования можно совершенствовать фактически до бесконечности.

Например, в самом начале мы просто записываем свои идеи на листочек. Спустя какое-то время они перебираются в отдельный текстовый файл. Чуть позже — наши идеи превращаются в ментальную карту. А затем они переносятся в какой-нибудь Evernote и обрастают всевозможными тегами и перекрестными ссылками. Одним словом, нет предела совершенству.

Этот шаг может затянуться на долгие годы, а то и до конца жизни. Но в этом нет ничего плохого: чем больше мы «оттачиваем» свою систему тайм-менеджмента, тем больше пользы она нам приносит.

Заключение

Для прохождения этих четырех шагов нет какого-то определенного лимита времени. Все люди разные. Кому-то на это понадобится несколько лет, а кто-то уже неделю найдет оптимальную для себя систему тайм-менеджмента и будет использовать ее до конца жизни.

Не беспокойтесь, если сразу что-то не получается. Некоторые техники потребуется выполнить несколько раз, чтобы понять, как с ними работать.

Тем более что в тайм-менеджменте нет аксиом или какой-то единственной верной дороги. Не все книжные рекомендации стоит воплощать в жизнь и не все техники нужно выполнять строго «по канону».

Например, в книге рекомендуется для работы устанавливать таймер на 25 минут. Вы пробуете и понимаете, что вам этого мало — вы не успеваете погрузиться в задачу. Нет проблем: ставьте таймер на 30, 45 или 50 минут.

Делайте так, как вам удобнее: тайм-менеджмент — это не свод обрядов и ритуалов, а инструмент, который должен приносить вам пользу.