Декомпозицией в
В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.
Содержание:
Зачем нужна декомпозиция?
Декомпозиция очень часто используется в планировании, и это не случайно. Она помогает:
Облегчить выполнение задач. Крупные задачи часто кажутся непомерно сложными, что вызывает у нас приступы прокрастинации. Декомпозиция позволяет разложить такие «страшные» задачи на простые и понятные кусочки. Например, написать большую книгу — довольно сложно, а ежедневно писать по 1000 слов — вполне осуществимая задача.
Оценить реалистичность цели. Во время декомпозиции становится понятно, насколько цель достижима и не нужно ли ее подкорректировать. Например, мы решили научиться виртуозно играть на классической гитаре за три месяца. Но если мы разделим эту цель на отдельные этапы, то увидим, что на ее достижение уйдет как минимум три года.
Составить план достижения цели. Все подзадачи, на которые мы дробим цель — это конкретные шаги по ее достижению. В результате вместо абстрактной мечты у нас появляется подробный план по воплощению этой мечты в реальность.
Оценить ресурсы. В процессе декомпозиции мы узнаем, какие нам понадобятся материалы и инструменты, сколько времени и денег уйдет на каждый этап и каких людей потребуется привлечь для работы.
На самом деле, декомпозиция — это неотъемлемая часть нашего мышления. Приступая к любому делу, мы автоматически пытаемся если и не разбить его на этапы, то хотя бы выделить из него первоочередное действие. А столкнувшись с
Другое дело, что в
Основные принципы
Прежде чем углубляться в теорию, давайте немного поговорим об инструменте, которым мы будем пользоваться.
Для разделения целей и задач на подзадачи, мы с вами будем рисовать вот такую диаграмму:
Такая иерархическая структура называется деревом целей. С его помощью можно окинуть свой план одним взглядом, понять, чем его дополнить, и сразу найти его слабые места. Почти все приведенные в этой статье примеры декомпозиции будут представлять собой такие деревья.
В принципе для построения деревьев можно использовать любую программу для создания схем — Microsoft Visio или, например, бесплатный сервис draw.io. Древовидные структуры умеют создавать и некоторые современные органайзеры, например, LeaderTask.
Но удобнее всего рисовать такие деревья в виде ментальных карт. Для этого вам потребуются специальные программы для их создания:
Итак, приступим. В общем виде декомпозиция выглядит так:
- Выбираем задачу или цель.
- Спрашиваем себя: какие шаги потребуется предпринять для ее осуществления? Записываем результат. У нас получаются цели (или задачи)
2-го порядка. - Задаем к ним все тот же вопрос и снова записываем результат. Получаем цели
3-го порядка. - Повторяем эту процедуру необходимое количество раз.
Уровень детализации зависит от ваших потребностей. Если вам, например, нужен план ежедневных действий, то остановиться можно на тех задачах, которые занимают от 15 минут до 2 часов.
В процессе декомпозиции важно соблюдать следующие правила:
1. Следить, чтобы записанных подзадач было достаточно для выполнения задачи верхнего уровня. Посмотрите на список подзадач и подумайте: если все это сделать, будет ли задача выполнена? Если нет, то
2. Стараться не делить задачи более чем на 7 подзадач. По правилу Джорджа Миллера мы способны за один раз удержать в памяти 7±2 объекта, и если подзадач окажется больше, нам будет труднее воспринимать свои планы. В таких случаях можно разделить задачи на группы по
Впрочем, последнее правило не является аксиомой: делайте так, как вам удобнее.
Способы декомпозиции
Универсального способа декомпозиции не существует: разные цели и задачи требуют разного подхода. Рассмотрим четыре самых популярных метода, которые могут использоваться как в чистом виде, так и в комбинации друг с другом.
1. Деление на этапы
Этот способ подойдет, если выполнение задачи или достижение цели можно представить как серию последовательных шагов. Например:
Но это очень простой случай: здесь вся работа состоит из одинаковых шагов. Давайте возьмем более сложную цель — «построить дом».
Для начала разделим процесс строительства на главные этапы. Например, на такие:
Теперь каждый из них нужно разделить на этапы поменьше. Для примера сделаем декомпозицию «Фундамента»:
Эти задачи можно детализировать более подробно. Например, для котлована: уложить
Декомпозицию обычно продолжают до тех пор, пока не получатся задачи, которые можно органично вписать в ежедневный план. При необходимости запишите все инструменты, материалы и услуги в отдельный список, чтобы посчитать бухгалтерию проекта.
Полученные в результате декомпозиции этапы обычно равномерно распределяют по времени — дням, неделям и месяцам. Например:
Для планирования некоторых целей и задач удобнее использовать диаграмму Гантта.
Советы:
Не детализируйте этапы без необходимости (см. Метод набегающей волны). Часто нет нужды слишком уж забегать вперед: достаточно запланировать лишь первые шаги.
Во-первых , до следующих этапов руки могут дойти очень нескоро. Например, пока вы не написали книгу, нет особого смысла думать о ее верстке или о выборе издательства.Во-вторых , в процессе работы вы можете получить новую информацию, которая заставит вас полностью пересмотреть свой подход к решению задачи.Пометьте задачи, которые можно выполнить в любой момент. Это поможет вам рационально использовать свободное время или периоды вынужденного простоя. Например, многие материалы и инструменты для разных этапов строительства можно приобрести заранее.
Подумайте, можно ли запустить
какие-то процессы параллельно основной работе. Например, внешнюю обделку дома можно совместить с работой электрика.По возможности используйте
SMART-критерии для формулировок. Не всегда это нужно, но часто полезно сделать все промежуточные цели и задачи максимально конкретными и измеримыми.Если привязываете этапы к определенному времени, не планируйте «впритык». Всегда
что-то может пойти не так, и тщательно расписанный план быстро развалится. Для таких непредвиденных случаев закладываете в свой график небольшой резерв времени. Если же все будет хорошо, вы сможете потратить сэкономленное время на выполнение следующих этапов.
2. Декомпозиция измеримых показателей
По сути, это просто разновидность предыдущего способа. Разница лишь в том, что этапами становятся не просто задачи, а некие числа. Такой подход уместен тогда, когда целью являются конкретные и измеримые показатели: уровень дохода, количество клиентов
Давайте рассмотрим один нарочито простой пример.
Предположим, что каждое утро мы выполняем такое упражнение, как отжимания от пола. В настоящий момент мы делаем 4 подхода по 3 отжимания. Наша же цель — выполнять 4 подхода по 20 отжиманий, и на достижение этого показателя у нас есть 2 месяца.
Что ж, цель вполне осуществимая. Допустим, мы хотим ее достичь за 20 тренировок. Откроем Excel и запишем число занятий, начальный и конечный результат:
А теперь просто воспользуемся функцией автозаполнения:
У нас получился простой план тренировок на два месяца. По такому же принципу легко запланировать подтягивания, бег или различные упражнения с весом. Причем декомпозировать можно любые показатели: дистанцию, рабочий вес или скорость.
Увы, с некоторыми целями так просто не получится. Скажем, доходы, количество подписчиков паблика или число посетителей магазина не будут увеличиваться сами по себе. Здесь для каждого значения нужно составить список мер для достижения нужных показателей. Например:
Советы:
Подумайте, с какой прогрессией вы имеете дело — с арифметической или геометрической. Например, график работы над книгой (то есть число написанных слов по дням) может быть только арифметической прогрессией. А вот, скажем, число подписчиков канала YouTube в некоторых случаях может возрастать и в геометрической прогрессии.
Учитывайте
форс-мажоры и непредвиденные трудности. Иногда удобно иметь сразу два графика: план максимум и план минимум.
3. Дерево зависимостей
Не все цели и задачи можно разложить на последовательные шаги. Иногда для достижения цели требуется комплекс мер, зачастую никак не связанных между собой. Такое обычно бывает, когда нам нужно
Предположим, что наша цель — увеличить прибыль розничного магазина. Для начала нам необходимо понять, из чего она складывается и от чего зависит. Представьте, что вам нужно вывести формулу, в которой умножаются или складываются
Каждый из этих показателей можно опять же разложить на составляющие. Например:
Если детализировать дальше нет смысла, составьте список мер для улучшения каждого параметра. У вас должны получиться или конкретные задачи для органайзера, или пункты для
Часто подобные меры является лишь гипотезами, поскольку мы достоверно не знаем, какой эффект они окажут. Однако в совокупности они неизбежно повлияют на результат.
Советы:
Ранжируйте задачи. Обычно некоторые из них более эффективны для достижения цели, тогда как другие оказывают лишь незначительное влияние. Старайтесь выполнять задачи в порядке их предполагаемой эффективности.
Тестируйте гипотезы, прежде чем вкладывать в них большие ресурсы. Например, прежде чем рассылать коммерческое предложение по всей базе, проверьте его эффективность на небольшом количестве адресатов.
4. Одношаговая декомпозиция
У перечисленных выше способов есть две проблемы.
Чтобы двигаться к цели в условиях нестабильности или неопределенности используйте одношаговую декомпозицию. Алгоритм работает так:
1. Думаем над своей целью и вычленяем первоочередную задачу. Обычно это небольшие шаги, продолжительностью не более получаса.
2. Записываем задачу в органайзер.
3. Выполняем задачу.
4. Возвращаемся к пункту 1.
Такая незамысловатая техника будет работать, даже тогда, когда обстоятельства постоянно меняются. И даже если мы вдруг получим новую информацию, которая заставит нас кардинально пересмотреть свои методы, мы сможем безболезненно под нее перестроиться.
Да, при таком подходе нам каждый раз придется серьезно думать над первоочередным шагом, но в этом как раз и заключается преимущество этого метода.
Советы:
Убедитесь, что вы не забудете сделать следующий шаг по проекту. Сделайте проверку выполненных шагов регулярной задачей или добавьте соответствующий пункт в
чек-лист ежедневного обзора.- При таком подходе лучше фиксировать время, в рамках которого вы будете заниматься проектом. Например:
- Работа над сайтом — 3 часа в день
- Генеральная уборка — 1 час в день
- Навести порядок в скачанных файлах — 15 минут в день
Оформить это время можно в виде регулярной задачи.
Заключение
Мы рассмотрели лишь те способы декомпозиции целей и задач, которые чаще всего используются в личном
Например, декомпозицию в компании можно провести по исполнителям, рыночным сегментам или по видам продукции. Особые способы декомпозиции применяются и в разработке программного обеспечения, например, по платформам или пользовательским сценариям. Если в вашей работе необходимо использовать именно такие методы, обратитесь к специальной литературе.
Вопросы
В каких случаях декомпозиция не нужна?
Всегда ли декомпозиция полезна?
Нет, не всегда. В некоторых случаях она становится лишь очередным поводом для прокрастинации.
Например, человек решил заняться бегом. Но вместо того, чтобы просто начать бегать, он неделями выбирает себе спортивный костюм, кроссовки, составляет маршруты и подбирает подходящие треки для плеера.
В подобных ситуациях лучше отложить детальное планирование, определить первый шаг и начать действовать. Уже потом, если понадобится, можно внести в свои занятия
Что делать, если я тщательно разделил цель на подзадачи, а план полностью сорвался? Например, из-за того, что я не предусмотрел какие-то важные нюансы?
Просто провести декомпозицию заново. В этом нет ничего страшного: корректировка планов — это нормальный рабочий процесс. Более того, полезно регулярно выполнять декомпозицию целей с чистого листа, с учетом полученного опыта и новых обстоятельств.
Что делать, если я распределил этапы по дням, но не уложился в сроки?
Если это единичный случай, просто сдвиньте сроки. Если такое повторяется постоянно, значит вы неверно оценили свои возможности или текущие обстоятельства. В этом случае пересмотрите свой план и выделите больше времени на прохождение этапов.
А что делать, если планы постоянно срываются?
В таких случаях лучше использовать одношаговую декомпозицию, то есть планировать лишь первоочередное действие.
Как разделить на подзадачи большую монотонную работу? Например, написание длинного текста, покраску забора, заполнение базы данных?
Такую работу удобнее делить не на подзадачи, а на различные временные отрезки. Воспользуйтесь, например, техникой Pomodoro.