Всё о тайм-менеджменте
Расписание на день

Расписание на день: принципы, техники, приемы

Расписание — это вторая по популярности техника тайм-менеджмента, лишь немногим уступающая обычному списку дел. Но по своей сути расписание — это тоже список дел. Разница заключается только в том, что каждая задача в этом списке привязана к определенному времени.

Пример расписания на день

И это отличие выводит наш список дел на качественно новый уровень. Мы получаем возможность более рационально использовать время и энергию, лучше контролировать свои действия и более «тонко» управлять проектами и задачами.

В этой статье мы постараемся рассказать обо всех основных нюансах этой техники. Мы с вами выясним, как составить максимально эффективное расписание на день, рассмотрим самые популярные его варианты и разберем некоторые распространенные ошибки. Также на этой странице вы найдете алгоритм составления расписания и несколько полезных приемов.

Чтобы быстро перейти к нужной теме, воспользуйтесь оглавлением в начале статьи.

Принципы эффективного расписания

Расписание — это довольно простая техника, однако в ней тоже есть множество важных нюансов. Ниже перечислены самые главные (на наш взгляд) принципы, которые помогают сделать расписание максимально полезным, удобным и выполнимым.

1. Определите свой тип расписания

Расписания бывают двух типов — разовые и постоянные. Прежде чем приступать к планированию, определите, какой из них вам больше подходит.

Разница между разовым и постоянным расписанием

Разовое расписание мы каждый день составляем заново. Такой вариант уместен в следующих случаях:

  • Если обстоятельства жизни постоянно меняются. Например, сегодня мы работаем до обеда, завтра — до поздней ночи, а послезавтра уезжаем на три дня в командировку.
  • Если существенную долю задач составляют деловые встречи и другие мероприятия, привязанные ко времени (выступления, конференции, собрания).
  • Если нам каждый день приходится решать разные задачи. Например, сегодня мы занимаемся созданием сайта, а послезавтра — закупкой торгового оборудования.
  • Если распорядок дня сильно зависит от других людей (например, от клиентов или начальства).

Постоянное расписание мы составляем один раз, а потом пользуемся им длительное время. Это удобно, если каждый день мы выполняем одинаковые или схожие задачи, а непредвиденные дела, ломающие привычный распорядок, у нас появляются редко.

2. У расписания должна быть цель

Главная ошибка — это составлять расписание «просто так», без учета своих жизненных целей. Из-за этого расписание превращается в планирование рутины, а жизнь — в бесконечный «день сурка», без шансов на изменения.

Перед тем как приступить к составлению расписания, следует обозначить свои цели и понять, как они должны повлиять на распорядок дня. Например:

Влияние текущих целей на расписание

Даже постоянное расписание желательно периодически «подстраивать» под свои текущие проекты. Если мы, например, создаем интернет-магазин, у нас должно быть одно расписание, а если занимаемся его раскруткой, то другое. Такая подстройка помогает нам всегда работать на результат и быстрее достигать целей.

3. Продолжительность дел должна быть обоснована

Еще одна распространенная ошибка — устанавливать продолжительность задач в расписании произвольно. Например:

— Я планирую тратить на уборку 1,5 часа в день
— А почему именно столько?
— Ну… А почему бы нет?

На самом деле продолжительность того или иного дела должна определяться одним из трех факторов:

Фактор 1. Физическая возможность выполнить конкретную задачу за конкретное время. Например, если для полноценной уборки квартиры нам нужен в среднем 1 час, то именно это время и следует закладывать в расписание.

Как определить время на выполнение задачи

Как определить продолжительность дел? Тут много вариантов: вспомнить свой прошлый опыт, поставить эксперимент, устроить сессию хронометража и т. д. Также можно сперва вписать время «на глазок», а потом постепенно подкорректировать его в ту или иную сторону.

Фактор 2. Важность задачи. Чем сильнее задача влияет на нашу жизнь, тем больше на нее следует тратить времени. Например, на курсы профессиональной переподготовки лучше выделить 2–3 часа в день, а на уборку в комнате вполне хватит 5–10 минут. Время на второстепенные дела чаще всего выделяют по остаточному принципу.

Фактор 3. Лимит времени. Например, мы составляем расписание и видим, что у нас никак не получается тратить на задачу больше 30 минут. Это время нам и придется использовать в своем расписании.

4. Округляйте время

Начинающие часто пытаются расписать свой день буквально по минутам. Из-за этого их планы постоянно срываются: малейший форс-мажор и расписание рушится, словно карточный домик.

Округляем время в расписании

Важно понимать следующее: чем более «грубыми мазками» мы планируем свой день, тем более надежным становится наш план. Поэтому время в расписании рекомендуется округлять хотя бы до 5–10 минут, а еще лучше — до 15–30 минут.

5. Не мельчите

Еще одна частая ошибка у начинающих — это наполнять свое расписание небольшими задачами на 5–10 минут (а то и меньше). Проблема в том, что вся эта «мелочь» делает наше расписание менее устойчивым и более сумбурным.

Группируем мелкие задачи в серии

Правильное решение — объединять такие задачи в серии (блоки) по какому-нибудь признаку. Например, задачи «помыть посуду» и «протереть столы» можно объединить в серию «Уборка на кухне», а задачи «ответить на комментарии» и «проверить почту» — в серию «За компьютером».

6. Начинайте с важного и сложного

Старайтесь планировать самые важные и самые сложные дела на утро или хотя бы ближе к началу дня.

Переносим важные задачи в начало дня

Для чего это нужно?

Во-первых, в начале дня у нас обычно больше сил, выше уровень самодисциплины и лучше «работает голова». В это время нам легче справиться со сложными задачами.

Во-вторых, в этом случае наше расписание приобретет дополнительный запас прочности. Если в течение дня произойдут какие-нибудь форс-мажоры (например, у нас заболит голова или сосед включит перфоратор), то мы хотя бы успеем сделать самое главное.

7. Предусмотрите резервы времени

Резервы помогают «выровнять» расписание в случае форс-мажоров. Если у нас возникло какое-нибудь непредвиденное дело, мы сможем выполнить его за счет резервного времени, а потом спокойно вернуться к работе по расписанию.

Резервы в расписание могут быть двух типов:

1. Дополнительное время на задачи. Если, например, для выполнения задачи требуется 20 минут, на нее следует выделить 25–30 минут.

2. Зеленые зоны (буферы) — периоды времени, на которые в расписании ничего не запланировано. Например:

Пример зеленой зоны (буфера) в расписании

Обычно рекомендуется резервировать до 20–40% времени. Если резервы не понадобились, их можно использовать для выполнения следующих по плану задач.

8. Объединяйте схожие задачи

Схожие задачи требует схожих условий для выполнения. Если мы, например, решили помыть посуду и протереть газовую плиту, то в обоих случаях нам нужно:

а) настроиться на уборку,
б) отправиться на кухню,
в) взять моющие средства.

Если мы расположим такие задачи друг за другом, то не будем терять время на ненужные переключения.

Группировка похожих задач в расписании

Чаще всего задачи группируют по видам деятельности (работа, дела по дому, учеба) или по локациям (кухня, офис, гараж).

9. Учитывайте свои суточные ритмы

Наше физическое самочувствие, настроение и работоспособность постоянно меняются в течение суток. И будет правильным учитывать эти изменения в своем расписании.

Например, если пик нашей работоспособности приходится на 10–12 часов утра, нам следует выполнять в это время самую важную и креативную работу. И наоборот: если, например, после обеда нас клонит в сон, то лучше не планировать на это время ничего важного и сложного.

Оценки работоспособности
Наблюдение за изменением работоспособности в течение трех дней. Оценка по 5-балльной шкале

Чтобы выжать максимум из этого принципа, попробуйте в течение хотя бы трех дней понаблюдать за изменениями своей работоспособности (см. пример выше). С учетом этих данных вы сможете сделать свое расписание более эффективным.

10. Планируйте отдых

Своевременный отдых — это залог поддержания высокого уровня работоспособности. Именно поэтому периоды отдыха следует указывать в расписании наряду с задачами.

Блоки отдыха в расписании

Кроме крупных отрезков отдыха, обязательно делайте короткие перерывы. Сегодня наиболее популярны два подхода к перерывам:

  • Традиционный: 50 минут работы и 10 минут отдыха.
  • «Помидорный»: 25 минут работы и 5 минут отдыха.

Короткие перерывы обычно не указывают в расписании: они подразумеваются по умолчанию.

11. Не теряйте сэкономленное время

Работая по расписанию, мы часто выполняем задачи раньше запланированного времени. Например, мы планируем потратить на написание статьи 3 часа, а пишем ее за 2,5 часа. Или: мы отвели на уборку комнаты 20 минут, а справились всего за 10 минут.

Некоторые рассматривают сэкономленное таким образом время как «свободное». Им кажется, что они могут себя наградить за досрочное выполнение задачи просмотром видеороликов, социальными сетями и т. д.

Проблема тут вот в чем: время на выполнение задач может отклоняться как в ту, так и в другую сторону. Если, например, на одну задачу у нас уйдет на 10 минут меньше запланированного времени, то на другую — на 10 минут больше. И это нормально: мы не способны абсолютно точно оценить объем предстоящей работы, а наша работоспособность в течение дня постоянно меняется.

Отклонения времени в расписании

Эти отклонения в какой-то степени компенсируют друг друга. Где-то мы теряем полчаса, где-то выигрываем, а в результате можем закончить свои дела вовремя (ну, или почти вовремя). Но если мы тратим выигранное время на досуг, этого не происходит: опоздания постепенно накапливаются, и мы не успеваем выполнить все запланированные на день задачи.

Отсюда следует вывод: сэкономленное время следует использовать для выполнения следующих в списке задач. А отдыхать лучше в специально отведенные на это часы или после завершения всех дел.

Разновидности расписания

У расписания на день есть несколько разновидностей, предназначенных для разных жизненных ситуаций. Здесь мы рассмотрим четыре самых популярных варианта.

Обычное расписание

Это, по сути, обычный список дел на день, с той лишь разницей, что каждое дело в нем привязано к конкретному времени. Мы составляем список задач, которые хотим сегодня выполнить, добавляем к ним обязательные повседневные дела (например, приготовление пищи) и преобразуем все это в расписание. Вот как это выглядит:

Обычное расписание на основе списка дел

Этот метод хорошо подходит для составления разовых расписаний (т. е. рассчитанных только на один день). Он помогает справляться с потоком разнородных задач, повышает самодисциплину и позволяет максимально эффективно использовать свое время. Однако у такого расписания есть два существенных недостатка:

  • На его создание уходит относительно много времени (до 15 минут). Нам нужно составить список дел, определить время и порядок их выполнения, расставить приоритеты и так далее (смотрите ниже алгоритм составления расписания).
  • План получается неустойчивым. Мы не всегда можем точено оценить объем работы, учесть возможные трудности и форс-мажоры. И если задач в расписании много, это может стать серьезной проблемой.

Обычное расписание можно значительно улучшить с помощью перечисленных в прошлом разделе принципов. Но если в нем нет особой необходимости, то лучше использовать один из описанных ниже вариантов.

Блочное расписание

Суть метода заключается в том, чтобы объединять схожие задачи в блоки. Например: задачи «помыть посуду» и «пропылесосить ковер» объединяются в блок «Уборка», а «написать отчет» и «принять заявки» — в блок «Работа». Расписание составляется не из отдельных задач, а именно из таких блоков. Например:

Пример блочного расписания
Слева – расписание, составленное из блоков. Справа – список входящих в эти блоки задач.

Этот вариант больше подходит для создания постоянного расписания, но по такому же принципу запросто можно составить и расписание на один день. К сожалению, блочное планирование требует стабильности и вряд ли подойдет тем, у кого часто появляются непредвиденные дела.

Подробнее об этой технике: Блочное планирование.

Жестко-гибкое планирование

Жестко-гибкое планирование представляет собой компромисс между расписанием и обычным списком дел. В этой технике используются два вида задач:

  • Жесткие, которые нужно выполнить строго в определенное время.
  • Гибкие, которые можно выполнить в любой момент.

Суть жестко-гибкого планирования в том, чтобы выполнять гибкие задачи в порядке их приоритетности «в окнах» между жесткими задачами. Например:

Пример жестко-гибкого планирования
Слева показана сетка органайзера с жесткими задачами. Справа – список гибких задач с расставленными приоритетами. Гибкие задачи выполняют в «окнах» между жесткими делами, т. е. в те часы, на которые у нас ничего не запланировано.

Такой подход помогает быстро подстраиваться под новые обстоятельства и эффективно планировать встречи и мероприятия. Однако тем, у кого непредвиденных дел мало, этот метод может показаться избыточным и не слишком удобным.

Подробнее об этой технике: Жестко-гибкое планирование.

Относительное расписание

Этот вариант тоже является «промежуточным звеном» между списком дел и расписанием. Суть его в том, чтобы планировать порядок дел и их продолжительность, но не привязывать их к конкретному времени. Например:

Пример относительного расписания

Эта техника похожа на блочное расписание (см. выше), но рассчитана на работу в условиях нестабильности и неопределенности. Такой подход уместен, если мы хотим выполнить запланированный на день объем работы, невзирая на обстоятельства. Метод хорошо сочетается с техникой Pomodoro.

Как составить расписание на день (алгоритм)

Этот алгоритм помогает составить расписание только на один конкретный день. Если вам нужно постоянное расписание, лучше воспользоваться блочным планированием.

Алгоритм составления расписания

При желании алгоритм можно упростить или подогнать под себя. Например, если задач у вас не очень много, то второй этап алгоритма можно пропустить. Также вполне допустимо менять местами некоторые этапы.

Расписание на день обычно составляют вечером накануне или рано утром. Если вы планируйте на бумаге, вам понадобятся два листочка (желательно в клетку): один для черновых списков и один для самого расписания. Однако все то же самое можно проделать в электронных таблицах или в текстовом файле.

Этап 1. Составьте список гибких задач. Гибкие задачи — это дела, которые не привязаны к конкретному времени (их можно выполнить когда угодно). Например, вы можете в любой момент помыть посуду, сходить в магазин или полить цветы. На первом этапе нужно просто вспомнить и записать все подобные задачи.

Если есть возможность, попробуйте сразу сгруппировать их по какому-нибудь признаку. Например: дела по дому, дела по работе, магазины и т. д.

Составляем список "гибких" задач

Этап 2. Обозначьте приоритетные и обязательные дела. Выберите самые главные дела (не более 20–30% от общего числа задач) и перенумеруйте их по степени важности. Посмотрите на оставшиеся дела и отметьте те из них, которые желательно выполнить именно сегодня.

Расставляем приоритеты

Этап 3. Оцените продолжительность задач. Напишите возле каждой задачи, сколько времени предположительно уйдет на ее выполнение. Затем подсчитайте время для серий, если они у вас есть. Все сомнения лучше трактовать в сторону увеличения продолжительности.

Оцениваем продолжительность задач

Этап 4. Составьте список жестких задач и несдвигаемых часов. Несдвигаемые часы — это элементы распорядка дня, которые желательно выполнять в одно и то же время. Например: подъем, отход ко сну, приготовление и прием пищи, периоды отдыха и досуга, лечебные процедуры, спортивные тренировки. Обычно в каждом расписании есть хотя бы «подъем» и «отбой».

Жесткие задачи — это одноразовые дела, привязанные к конкретному времени. Например: встреча с клиентом, родительское собрание, поход в кино. Таких задач у нас может вообще не быть, и это нормально.

Расположите несдвигаемые часы и жесткие задачи по порядку, сразу указывая время их начала и продолжительность. Не забывайте планировать отдых.

Список "жестких" задач и несдвигаемых часов

При желании в этот список можно добавить несколько «буферов» (зеленых зон) для защиты расписания от форс-мажоров.

Этап 5. Определите размер «окон», т. е. промежутков времени, на которые ничего не запланировано. Не забудьте учесть продолжительность задач, расположенных перед «окнами».

Определяем размер "окон"

Этап 6. Составьте расписание. Теперь мы должны объединить оба списка в одно расписание. Для этого мы будем по порядку записывать жесткие дела из второго списка, а в «окнах» между ними — задачи из первого списка. Уже перенесенные в расписание задачи из черновых списков вычеркивают.

Перенос задач в расписание

В первую очередь в расписание стараются добавлять приоритетные и обязательные дела, а второстепенные задачи — ближе к концу дня. Если какая-то задача целиком не помещается в «окно», ее можно перенести в следующее «окно» или даже «разрезать». Например, мы можем заниматься уборкой один час до обеда и один час после обеда. А если в каком-то «окне» остались свободные 5–10 минут, их можно использовать в качестве резерва.

Задачи, которые «не влезли» в расписание, обычно переносят на следующий день или просто удаляют, если они не слишком важные.

Удаляем и переносим задачи

Вот что у нас получилось в итоге:

Готовое распиание

На разработку такого плана обычно уходит от 5 до 15 минут, в зависимости от вашего опыта и количества ежедневных задач.

К составлению расписания можно и нужно подходить творчески: переставлять задачи, группировать, объединять, менять их формулировку и продолжительность и т. д. Делайте так, как вам удобно.

Несколько приемов

1. В постоянном расписании очень удобно использовать «плавающие» задачи и блоки, которые меняются в зависимости от дня недели. Например:

Пример "плавающих" блоков

2. Задачи и блоки допустимо «разрезать» на части другими делами. Это полезно в том случае, если они полностью «не помещаются» в отведенное для них время.

Пример разрезания задачи в расписании

3. Некоторые особо крупные задачи («слоны») могут занять у нас почти целый день. Чтобы полноценно уделять время и другим занятиям, можно распределить этих «слонов» на несколько дней.

Распределение задачи на несколько дней

4. С постоянным расписанием можно работать и в программе-органайзере. Для этого создайте серию привязанных ко времени повторяющихся задач, которые соответствуют пунктам вашего расписания, и выделите для них отдельную категорию (варианты: тэг, метку, проект).

Организация расписания в органайзере

Теперь, чтобы посмотреть на свой распорядок дня, достаточно отфильтровать задачи по этой категории. Завершенные пункты расписания можно отмечать точно так же, как и обычные задачи.

Достоинства и недостатки расписания

В отличие от обычного списка, расписание считается «жесткой» техникой. Оно загоняет человека в строгие рамки, не оставляя ему пространства для маневра. Именно из этой особенности расписания проистекают как его достоинства, так и недостатки.

Достоинства:

1. Повышение уровня самодисциплины. Любую деятельность, которая выходит за рамки расписания, мы сразу же распознаем как непродуктивную. Например, если с 6 до 7 у нас запланирована тренировка, то мы как бы уже и «не имеем права» в это время сидеть в социальных сетях или смотреть сериалы. С расписанием мы всегда четко знаем, чем на самом деле должны заниматься, поэтому нам труднее придумать убедительное оправдание для лени и прокрастинации.

2. Снижение уровня стресса. Расписание избавляет нас от ненужных раздумий, спешки и нерешительности. Мы не «тонем» в делах и всегда твердо знаем, что делать.

3. Контроль времени. Расписание помогает нам «чувствовать время» и использовать его наилучшим образом.

4. Синхронизация с окружающим миром. Грамотно составленное расписание помогает нам «подстроиться» под работу госучреждений, коммерческих предприятий и транспорта, а также учесть распорядок дня наших близких.

5. Синхронизация «часов организма» с повседневной деятельностью. Наш организм со временем привыкает к постоянному расписанию и начинает лучше справляться с нагрузкой.

Недостатки:

1. Неустойчивость. Главный недостаток расписания заключается в том, что оно легко срывается. Любое непредвиденное событие может запросто разрушить наши планы: нам придется перекраивать расписание, жертвовать какими-то делами или доделывать их во внеурочное время. Здесь отчасти могут помочь резервы времени, но иногда их просто не хватает.

2. Снижение гибкости. Мы настраиваемся на выполнение конкретных задач в конкретное время. Из-за этого мы хуже реагируем на изменения обстановки и часто упускаем благоприятные возможности.

Из этого следует вывод: если жизнь насыщена непредвиденными событиями, а обстоятельства требуют гибкости, то от использования расписания лучше отказаться. Его можно заменить, например, жестко-гибким планированием или обычным списком дел.

Поделиться: