Расписание на день: зачем оно нужно и как его составить

Расписание — это список дел, в котором каждое занятие привязано к определенному времени. Например, мы можем запланировать завтрак на 8 часов утра, а прогулку в парке — на 6 часов вечера. В указанное время мы и должны выполнить эти задачи.

Расписание — вторая по популярности техника тайм-менеджмента, уступающая только обычному списку дел. И это не случайно: расписание на день дает человеку максимальный контроль над своим временем и помогает рационально использовать каждую минуту.

В этой статье мы поговорим о том, как правильно составить расписание, и разберем некоторые особенности этой техники.

Для чего нужно расписание

По сравнению с обычным списком дел расписание считается более сложной техникой. Во-первых, на его составление уходит больше времени. Во-вторых, оно легко срывается из-за малейших форс-мажоров. Возникает закономерный вопрос: зачем нужно расписание, если с ним возникает столько хлопот?

Дело в том, что у расписания есть несколько серьезных преимуществ перед обычным списком дел. Вот они:

1. «Тонкое управление временем». Простой список дел не позволяет нам серьезно контролировать свое время. Часто бывает так, что на одни задачи у нас уходит целый день, а до других задач руки так и не доходят.

С расписанием мы сами решаем, сколько времени потратить на то или иное занятие. Мы можем равномерно распределять свой день между разными сферами жизни, зарезервировать время для целей и важных проектов, запланировать полноценный отдых и досуг.

2. Повышение уровня самодисциплины. Список дел дает больше гибкости и свободы, но это не всегда хорошо. С этой свободой человек запросто может выполнять легкие дела вместо важных и бесконечно откладывать то, что ему не хочется делать.

Расписание загоняет нас в жесткие рамки: мы всегда делаем ровно то, что запланировали. Пока человек придерживается строгого распорядка дня, он не может прокрастинировать, заниматься посторонними делами или избегать важной работы.

3. Снижение уровня стресса. Список дел подразумевает вариативность: мы постоянно должны выбирать, какая задача будет следующей. Когда дел много, это нередко приводит к сомнениям, спешке и нерешительности.

Расписание избавляет нас от «паралича выбора». Мы всегда четко знаем, чем должны сейчас заниматься, поэтому относимся к своим делам более спокойно.

Разновидности расписания

Расписание — это не какая-то одна техника, а целое «семейство» методов организации дня. Несмотря на некоторое сходство, в этих методах используются очень разные подходы к планированию времени.

Ниже вкратце перечислены самые популярные виды расписаний.

1. Обычное расписание. Это список отдельных задач, в котором каждая задача выполняется в определенное время. Техника используется для планирования одного конкретного дня. Несмотря на кажущуюся простоту, этот метод считается самым трудоемким и ненадежным.

2. Блочное расписание. Планируем не отдельные задачи, а целые группы задач. Можно предусмотреть отдельные блоки для разных видов деятельности, сфер жизни или проектов. Техника хорошо подходит для создания постоянного расписания, которым человек пользуется каждый день.

3. Относительное расписание. Тоже выстраивается из блоков, но эти блоки не привязаны ко времени: мы планируем только их последовательность и продолжительность. Относительное расписание дает нам больше гибкости и помогает двигаться вперед даже в условиях нестабильности.

4. Жестко-гибкий план. В расписание включают только те задачи, которые изначально привязаны к конкретному времени: встречи, совещания, выступления. Остальные дела выполняются в промежутках между этими «жесткими» задачами. Методика популярна у деловых людей: политиков, бизнесменов, менеджеров.

5. Антирасписание. Жестко планируем не работу, а отдых, досуг и развлечения. Работа выполняется в «свободное от отдыха время». Техника разработана психологом Нейлом Фьоре и предназначена для борьбы с прокрастинацией.

В рамках этой статьи мы рассматриваем только две первых техники: обычное и блочное расписание.

Как составить расписание

Расписание бывает двух типов: постоянное, которым человек пользуется длительное время, и разовое, которое создается только на один день. Прежде чем составлять расписание на день, нужно определить, какой из этих типов вам нужен. Ниже мы рассмотрим оба варианта.

На один день

На составление такого расписания обычно уходит от 5 до 10 минут. Суть алгоритма в том, чтобы отдельно запланировать занятия, привязанные и не привязанные ко времени, а потом объединить их в один список.

Шаг 1. Составляем список жестких задач. Записываем дела и занятия, которые нужно выполнять строго в конкретное время. Сюда относятся подъем и отход ко сну, приемы пищи, встречи, выступления и т. д. В этом же списке можно зарезервировать время на отдых и досуг. Задачи располагаем в хронологическом порядке.

Шаг 2. Оцениваем продолжительность этих задач. В случае сомнений округляем время в большую сторону.

Шаг 3. Подсчитываем размер «окон» между жесткими задачами. Не забываем учитывать продолжительность самих задач.

Шаг 4. Составляем список гибких дел, то есть тех, которые не привязаны к конкретному времени. Например, мы можем в любой момент написать статью, погулять или сходить в магазин. По возможности стараемся планировать не отдельные задачи («помыть посуду»), а сразу группы задач («уборка в доме»).

Шаг 5. Планируем время на эти задачи. Аналогично: в случае сомнений округляем время в большую сторону.

Шаг 6. Объединяем списки. Записываем на новом листочке жесткие дела, а в «окнах» между ними — гибкие. Гибкие дела стараемся располагать в порядке их важности. Уже запланированные задачи вычеркиваем из первоначальных списков.

Задачи, которые «не влезли» в расписание, переносим на следующий день или удаляем, если они не очень важны. Вот что у нас получилось:

Для устойчивости в такое расписание (на этапе № 1) можно добавить «зеленые зоны», то есть промежутки времени, на которые ничего не запланировано.

На каждый день

Расписание на каждый день составляют не из отдельных задач, а из блоков, посвященных разным видам деятельности: работе, учебе, делам по дому и т. д. Постоянное расписание обычно охватывает только будние дни. Что же касается выходных и праздников, то их планируют отдельно или не планируют совсем.

Шаг 1. Составляем список блоков. Подумайте, из каких видов деятельность должен складываться ваш день? Вы можете создавать блоки для разных сфер жизни, для целей и проектов.

В вашем расписании дня, скорее всего, будут присутствовать утренний блок (заправить кровать, почистить зубы и т. д.) и вечерний блок, а также блоки для работы и отдыха. Некоторые блоки изначально могут быть привязаны к конкретному времени: курсы, тренировки, обеденный перерыв на работе и т. д.

Шаг 2. Располагаем блоки по порядку начиная с утреннего:

Шаг 3. Планируем продолжительность блоков. Для этого определяем доступное для планирования время (чаще всего это 16 часов) и распределяем его между блоками:

Шаг 4. Рассчитываем время начала блоков. Здесь все просто: определяем начало дня и последовательно прибавляем к нему время на каждый блок. При необходимости можно изменять продолжительность блоков, менять их местами и т. д.

Вот такое ежедневное расписание у нас получилось:

При желании некоторые блоки в расписании можно сделать «плавающими». Например, на четные дни недели можно запланировать тренажерный зал, а на нечетные — бассейн.

Несколько важных правил

Расписание — это не очень сложная техника, но у него есть множество тонкостей и нюансов. Чтобы правильно составить расписание дня, нужно учесть несколько важных моментов:

1. Округляйте время. План, расписанный буквально по минутам, почти сразу развалится. Время в расписании принято округлять до 5–10 минут, а еще лучше — до 15–30 минут. Чем более «грубыми мазками» мы планируем свой день, тем надежнее наш план.

2. Время на каждое занятие должно быть обоснованно. Его нельзя «брать с потолка». Продолжительность задачи определяется одним из трех факторов:

• Возможностью выполнить задачу за это время. Если, например, на полноценную уборку дома нам нужно один час, значит, столько времени мы и должны отвести на эту задачу.
• Важностью занятий. На важные дела мы обычно тратим больше времени, а на второстепенные — меньше.
• Лимитом времени. Например, мы составляем расписание на весь день и видим, что не можем потратить на какую-то задачу больше 30 минут. Это время нам и придется указывать в своем плане.

3. Помните о целях. Правильное расписание на день всегда отражает наши цели. Например, если наша цель — карьера, то в расписании должны присутствовать курсы повышения квалификации или чтение профессиональной литературы. Без соблюдения этого принципа жизнь превращается в «день сурка» без шансов на улучшение.

4. Расставляйте приоритеты. Важные и сложные задачи старайтесь планировать на начало дня: это повышает шансы на их успешное выполнение.

5. Не мельчите. Не стоит выстраивать свое расписание из маленьких задач: их лучше объединять в блоки. Например:

6. Группируйте задачи. Объединяйте схожие задачи в серии: это позволит не терять время на переключения между разными видами деятельности.

7. Учитывайте свои суточные ритмы. У каждого человека свои есть индивидуальные пики и спады трудоспособности. Кто-то лучше работает по утрам, кто-то — вечером, а кто-то — во второй половине дня. Чтобы день был продуктивным, учитывайте эти колебания при составлении расписания.

8. Предусмотрите резервы времени. Чтобы сделать расписание дел на день более надежным, добавьте в него несколько промежутков времени, на которое ничего не запланировано. Также можно прибавить резервное время к некоторым задачам. Если, например, на составление отчета требуется вам 30 минут, отведите на это занятие 40 минут.

Если у вас возникло какое-то непредвиденное дело, вы можете выполнить его за счет резервов, а потом спокойно вернуться к расписанию.

9. Планируйте отдых. Своевременный отдых — это залог поддержания высокого уровня работоспособности. Не надейтесь, что сможете отдохнуть «между делом»: периоды отдыха следует планировать наряду с задачами. Также не забывайте каждые полчаса или час делать перерывы.

10. Не теряйте сэкономленное время. Иногда бывает так, что мы досрочно выполняем некоторые дела. Некоторые люди воспринимают выигранное таким образом время как свободное: они считают, что могут «наградить» себя видеороликом, пасьянсом или социальными сетями.

Проблема в том, что время в расписании может отклоняться как в ту, так и другую сторону. Если на одну задачу у нас уйдет на 10 минут меньше запланированного времени, то на другую — на 10 минут больше.

Эти отклонения в какой-то степени компенсируют друг друга. Но если мы тратим выигранное время на развлечения, этого не происходит: опоздания постепенно накапливаются, и мы не успеваем выполнить все запланированные на день задачи.

Выигранное время следует использовать для выполнения следующих задач. А отдыхать лучше в специально отведенные для этого часы или после завершения всех дел.

Как научиться жить по расписанию

На самом деле главная сложность не в том, чтобы составить расписание, а в том, чтобы начать жить по расписанию. Это очень распространенная проблема: многие люди пытаются планировать свой день, терпят неудачу и навсегда отказываются от этой затеи.

Здесь важно понимать вот что: расписание, как и другие техники тайм-менеджмента, требует привычки. Если мы раньше никогда им не пользовались, нам потребуется время, чтобы перестроить свое мышление. И если в самом начале у вас ничего не получается — это нормально.

Вот несколько советов, которые помогут вам быстрее приспособиться к новой технике:

1. Установите «испытательный срок». Попробуйте пользоваться расписанием, скажем, в течение двух недель. Если к концу «испытательного срока» у вас по-прежнему ничего не получается, возможно, это действительно «не ваше».

2. Начините с малого. Пусть ваш план сперва охватывает только дела по работе или только дела по дому. Со временем вы сможете расширить свое расписание на целый день.

3. Держите расписание под рукой. В самом начале оно часто срываться лишь потому, что мы забываем в него заглядывать.

4. Сделайте расписание своего дня максимально приятным. Если жесткий распорядок дня ассоциируется у вас исключительно с «напрягом», разбавьте его блоками отдыха, досуга и развлечений. Например, наряду с работой вы можете запланировать посещение любимого кафе или просмотр фильма.

Но обратите внимание:

Расписание может вам действительно не подходить. Если ваша жизнь насыщена непредвиденными событиями, оно будет постоянно срываться.

В этом случае для организации дня следует использовать более «устойчивую» технику, например, обычный список дел.

Жизнь по расписанию: плюсы и минусы

В литературе по тайм-менеджменту встречаются крайне полярные оценки расписания. Некоторые считают, что эта техника устарела и не соответствует современным реалиям. Другие утверждают, что это по-прежнему наилучший способ планирования дня.

На самом же деле у жизни по расписанию есть как достоинства, так и недостатки.

Достоинства расписания

1. Движение к цели. Если расписание человека на день отражает его цели, он неизбежно будет двигаться к их достижению. Он словно создает «благоприятное течение», которое начинает нести его в нужном направлении.

2. Оптимальное использование времени. Речь не только о работе: мы также можем запланировать насыщенный досуг, полноценный отдых или время в кругу семьи.

3. Управление сферами жизни. Мы можем равномерно распределить время между важными для нас сферами (работой, хобби, семьей), чтобы жить более гармоничной жизнью. Или наоборот: сознательно пожертвовать какими-то сферами, чтобы сосредоточиться на самом важном.

4. Укрепление самодисциплины. Расписывая свой день по часам, мы не оставляем себе выбора. Мы или действуем строго по плану, или отказываемся от плана вообще.

5. Снижение уровня стресса. Нам не нужно мучительно думать о том, чем сейчас заняться: с расписанием мы всегда знаем, что делать.

6. Синхронизация с окружающим миром. Грамотно составленное расписание помогает нам «подстроиться» под работу госучреждений, коммерческих предприятий и транспорта, а также учесть распорядок дня наших деловых партнеров или близких.

7. Синхронизация «часов организма» с повседневной деятельностью. Наш организм со временем привыкает к постоянному расписанию и начинает лучше справляться с нагрузкой.

Недостатки

1. Неустойчивость планов. Главный недостаток расписания в том, что оно легко срывается. Любое непредвиденное событие может запросто разрушить наши планы: нам придется перекраивать свой распорядок, жертвовать какими-то делами или доделывать их во внеурочное время.

2. Расписание требует стабильности. В условиях постоянного хаоса оно просто не будет работать.

3. Снижение гибкости. Мы настраиваемся на выполнение конкретных задач в конкретное время. Из-за этого мы хуже реагируем на изменения обстановки, не замечаем угроз и упускаем благоприятные возможности.

4. Имитация работы. Жесткое расписание избавляет нас от прокрастинации, но приводит к другому неприятному эффекту: к желанию «тянуть время».

Например, фрилансер запланировал с 9 до 12 писать статью. Все это время он почти не заглядывает в текстовый редактор, а общается в социальных сетях. Но эти три часа он засчитывает как полноценную работу: ведь формально он действительно что-то делал. На самом же деле это была не работа, а лишь ее имитация.

5. Самопринуждение. Жизнь по расписанию сопровождается постоянным самопринуждением: мы действуем строго по плану, игнорируя свои желания и свое текущее состояние.

Например, у нас появилось вдохновение что-нибудь написать в блог. Но в расписании у нас стоит уборка, поэтому мы стискиваем зубы и отправляемся наводить порядок в доме. Вполне естественно, что из-за такого подхода мы часто испытываем внутреннее сопротивление и дискомфорт.