Автофокус

Автофокус

Автофокус — это система работы с задачами, предложенная британским специалистом по тайм-менеджменту Марком Форстером.

Суть Автофокуса в том, чтобы использовать в своей работе интуицию, а не самопринуждение. Полагаясь на «внутреннее чутье», мы сами определяем, какие дела сейчас выполнять и сколько времени на них потратить. Такой подход позволяет нам действовать без стресса и значительно увеличивает объем выполняемой за день работы.

Марк Форстер периодически дорабатывает свою систему, поэтому в настоящий момент она существует в нескольких вариантах. В этой статье мы вкратце разберем только первоначальный вариант Автофокуса. Оригинальную статью Форстера (на английском) можно прочитать здесь.

Список дел для Автофокуса

Для использования Автофокуса вам потребуется блокнот в линейку или в клетку. Оптимальный размер страницы — примерно 25–30 строк:

Страница блокнота

В блокнот мы записываем все задачи, которые хотим выполнить, включая даже мелкие и незначительные. Сюда же мы заносим идеи, которые нужно обдумать («куда поехать в отпуск»), и дела, которые нужно держать под контролем («проверить выполнение заказа»).

Блокнот должен всегда находиться под рукой. Как только вспоминаем о какой-нибудь задаче, сразу же записываем ее в конец списка:

Добавление новой задачи в конец списка

Специально сидеть и придумывать задачи не надо. Все просто: вспомнили — записали.

Количество страниц с актуальными задачами в вашем блокноте может колебаться от 1 до 15 страниц: тут все будет зависеть от вашей загруженности и образа жизни. Если есть четкая грань между разными сферами вашей жизни (например, работой и домом), лучше завести два отдельных блокнота.

Алгоритм работы со списком

Со списком задач работают постранично, используя следующий алгоритм:

1. Быстрый просмотр. Для начала просто читаем все задачи на странице. Пока мы не принимаем по ним никаких решений и ничего не делаем. В этот момент наш мозг сам начинает анализировать задачи, без давления и каких-либо усилий с нашей стороны.

2. Медленный просмотр. Теперь мы читаем эту же страницу медленно, пока одна из задач не «выделится».

Что значит «выделится»? Вы сразу это поймете: при виде задачи вы испытаете что-то вроде облегчения. Вы почувствуете, что из всех задач на странице вы предпочитаете сейчас выполнить именно ее. А если вы вдруг пропустите эту задачу, вам захочется снова к ней вернуться.

Предположим, мы просматриваем вот такой список:

Ищем «выделяющуюся» задачу

В нашей голове происходит примерно следующее:

— Помыть окно? Не то…
— Помыть посуду? Не то…
— Написать заметку в блог? Уфф… Отлично! Вот этим я и займусь!

Здесь возникает эффект «контролируемой прокрастинации». Задача кажется нам более легкой и приятной, если рядом с ней находятся более сложные и менее приятные задачи. Благодаря такому подходу, мы находим то занятие, к которому сейчас наиболее расположены и с которым можем справиться лучше всего.

Не пытайтесь мысленно расставлять приоритеты: просто полагайтесь на интуицию.

3. Выполняем задачу. Занимаемся выбранной задачей до тех пор, пока нам это нравится. Если чувствуем, что начали принуждать себя к работе, останавливаемся.

Нет ничего страшного, если задача пока осталась незавершенной: мы к ней еще вернемся. Один из принципов Автофокуса — это «часто, но по чуть-чуть».

4. Вычеркиваем задачу. Если мы ее еще не закончили, то снова записываем ее в конец списка (лучше сперва записывать, а потом вычеркивать).

Переносим недоделанную задачу в конец списка

Многие задачи в нашем списке потребует повторной записи:

  • Крупные дела, которые трудно выполнить за один раз (например, навести порядок в бумагах).
  • Повторяющиеся задачи (помыть посуду, проверить почту).
  • Дела, которые требуют дальнейших действий или отслеживания. Например, мы поручили сотруднику задачу и теперь должны контролировать ее выполнение.

Сами задачи будут выполняться с разной скоростью: какие-то очень быстро, а какие-то медленно. Это нормально.

5. Возвращаемся к странице. Снова просматриваем ту же страницу и ищем «выделяющиеся» задачи. Все то же самое: выполняем их, пока не надоест и, если нужно, записываем в конец списка.

6. Двигаемся дальше. Если ни одна из задач больше не «выделяется», переходим к следующей странице.

Иногда мы можем долго «сидеть» на одной странице, а иногда быстро перемещаться между страницами. Опять же: опирайтесь на интуицию. Мозг сам решит, как ему лучше действовать.

7. Отмена задач. Если при первом проходе страницы ни одна задача не «выделилась», вычеркиваем все задачи маркером, не добавляя их в конец списка. Правило не относится к последней странице, куда мы записываем новые дела.

Этот элемент Автофокуса может показаться странным. Но именно так мы очищаем свой список от неактуальных задач и тех дел, которые мы пока не готовы выполнить. Например:

Отменяем задачи

Подобные задачи нуждаются в переосмыслении. Мы должны понять, действительно ли их нужно делать, а если нужно, то почему они «застряли»? Возможно, мы не понимаем, с чего начать, или нам чего-нибудь не хватает для их выполнения.

Отметка маркером помогает нам находить и анализировать подобные задачи. Если они действительно были актуальны, мы их обдумаем и со временем снова добавим в свой список. При этом их желательно как-нибудь переформулировать или разбить на подзадачи. Например:

Отмененные задачи следует переформулировать или разбить на отдельные шаги

8. Повторяем. Постепенно, страница за страницей, мы проходим блокнот до самого конца. После того как обработали последнюю страницу, начинаем все с начала. То есть: возвращаемся к первой активной странице, где еще остались невычеркнутые задачи.

Некоторые обозначения

Все задачи, с которыми мы хотя бы немного поработали, вычеркиваем. Если они еще не закончены, добавляем их в конец списка.

Вычеркивание «отработанных» задач

Отмененные задачи выделяем маркером:

Отмена задач

Страницы, на которых больше нет активных задач (то есть не вычеркнутых и не отмененных), помечаем крестиком:

Помечаем неактивную страницу

Если перед этой страницей нет других активных страниц, обводим крестик кружочком:

Помечаем страницу, перед которой не осталось активных страниц

Когда мы первый раз за день добавляем в список задачу, ставим рядом с ней сегодняшнюю дату. Это помогает отслеживать прогресс и следить за успехами.

Дата рядом с первой сегодняшней задачей

Меры предосторожности

1. Система Автофокус предназначена только для гибких задач, то есть тех, которые не привязаны к конкретному времени. С ее помощью нельзя планировать встречи, выступления и другие аналогичные мероприятия. Для таких дел вам понадобится какой-нибудь отдельный инструмент, например, Google-календарь.

2. Здравый смысл. Если задача требует немедленных действий, ее нужно просто выполнить, без всякого Автофокуса.

3. Отведите конкретное время на эту технику. Автофокус «затягивает»: иногда мы можем очень долго выполнять задачи, забывая об отдыхе. Старайтесь прекращать работу, когда закончилось отведенное на нее время.

Поделиться: