Как использовать принцип Парето: 7 стратегий

Многие воспринимают принцип Парето как красивую, но по сути бесполезную абстракцию. Ну да, есть такой статистический феномен. И что с ним делать дальше?

Увы, но практическое применение этого принципа обычно освещается очень слабо. Зачастую нам просто советуют «иметь его в виду» и «правильно расставлять приоритеты».

А раз так, то давайте попробуем хотя бы немного закрыть существующий пробел. В этой статье мы поговорим о том, как использовать принцип Парето на практике и разберем несколько стратегий его применения.

Предварительные замечания

1. О том, что такое принцип Парето и как он используется в тайм-менеджменте, можно прочитать здесь.

2. Описанные стратегии ни в коем случае не являются универсальными. В некоторых ситуациях они могут применяться, а в некоторых — нет. Если какая-нибудь стратегия не подходит для вашего случая — это нормально.

3. В этой статье мы для удобства будем использовать традиционные числа 20 и 80. Однако в каждом конкретном случае соотношение «эффективных» и «неэффективных» факторов может быть каким угодно, например, 5 к 95 или даже 40 к 60.

Стратегия 1 (опасная). Отбросить неэффективное

Первое, что обычно приходит в голову после знакомства с принципом Парето — это избавление от «неэффективного большинства». Ведь если «80% усилий дают только 20% результата», то зачем эти усилия вообще прикладывать?

Увы, все не так просто:

«Отбросить неэффективное» — это самая опасная и зачастую неприменимая стратегия.

Вот несколько примеров:

• 20% товаров приносят магазину 80% прибыли. Нужно ли отказываться от остального товара? Нет: без полноценного ассортиментного ряда магазин потеряет привлекательность для покупателей и его выручка упадет.
• 20% клиентов приносят компании 80% прибыли. Нужно ли отказаться от остальных клиентов? Нет: компания попадет в опасную зависимость от оставшихся клиентов. Стоит кому-нибудь из них уйти или снизить активность, и компания начнет нести убытки.
• 20% наших задач обеспечивают 80% результата. Можно ли не делать остальные задачи? Нет: «неэффективные дела» часто помогают нам поддерживать качество жизни и избегать неприятностей. Например, без той же уборки квартира быстро зарастет грязью.

Иногда «эффективное меньшинство» просто не может существовать без «неэффективного большинства». Например, 80% всех открытий делают примерно 20% ученых. Означает ли это, что остальные ученые не нужны? Нет, поскольку они создают условия для этих открытий.

В некоторых областях между «эффективным меньшинством» и «неэффективным большинством» идет постоянная ротация. Например, «неважные» клиенты со временем дорастают до VIP-клиентов, а прежние VIP-клиенты разоряются. Если здесь бездумно применять стратегию отсечения, «эффективное меньшинство» со временем будет только сокращаться.

Однако стратегия «Отбросить неэффективное» может быть вполне уместна в следующих ситуациях:

1. Когда нужно «выжать» максимум из ограниченных ресурсов. Предположим, что мы проводим рекламную кампанию с очень скромным бюджетом. Мы замечаем, что 20% рекламных каналов приводят нам 80% клиентов. В этом случае отказ от остальных каналов позволит нам получить максимальную отдачу от вложенных средств.
2. Когда мы что-то проверяем или тестируем. Например, мы только создали сайт и пока не знаем, какие темы и форматы понравятся читателям. В этом случае мы можем опубликовать серию пробных материалов, собрать статистику и исключить 80% того, что читателям не интересно.
3. Когда «неэффективное большинство» превращается в реальную помеху. Например, если неходовые товары плохо покупают из-за их низкого качества, то это прямая угроза для репутации компании.

Но даже там, где эта стратегия применима, лучше соблюдать осторожность и не рубить сплеча. Все изменения желательно сперва тестировать: если возникнут проблемы, вы сможете быстро все переиграть.

Стратегия 2. Расстановка приоритетов

Самый популярный способ применения принципа Парето — это обычная расстановка приоритетов. Суть этой стратегии в том, чтобы всегда начинать работу с тех самых «эффективных 20%».

Для чего это нужно?

Во-первых, так мы в кратчайшие сроки получаем ощутимый результат. Предположим, что в нашей работе 20% ошибок приводят к 80% брака. Легко посчитать, что исправление только этих ошибок снизит количество брака сразу в пять раз.

Во-вторых, мы получаем дополнительную страховку от случайностей и форс-мажоров. Ведь если что-то вдруг пойдет не так, мы с большой долей вероятности успеем сделать все самое главное.

Вот несколько примеров:

• 20% задач создают 80% результата. Планируйте эти задачи на начало дня или недели.
• 20% хронофагов отнимают 80% времени. Старайтесь победить этих хронофагов в первую очередь.
• 20% клиентов приносят 80% прибыли. Уделяйте этим клиентам первоочередное внимание (в некоторых компаниях по этому принципу организована техподдержка).
• 20% товаров приносят 80% прибыли. Заказывайте эти товары первыми и первыми ставьте их на витрину.

Безусловно, здесь нельзя забывать о здравом смысле. Если какая-то ситуация требует немедленного реагирования, то первоначальной расстановкой приоритетов можно пренебречь.

Стратегия 3. Перераспределение ресурсов

Эта стратегия является закономерным развитием предыдущей. Суть ее в следующем:

Перераспределите ресурсы так, чтобы большая их часть приходилась на «эффективное меньшинство», а меньшая — на «неэффективное большинство».

Вот несколько примеров:

• Таргетинговая реклама. Если реклама в 20% регионов дает 80% конверсий, нужно повысить ставки для эффективных регионов и понизить для остальных. Аналогичным образом можно настроить время показа рекламы.
• Клиентский сервис. Регулируйте расходы на обслуживание клиентов (показатели ACS) в зависимости от прибыли, которую они приносят. Некоторые компании делают это с помощью внедрения разных тарифов: «Эконом», «Стандарт», «Премиум».
• Тайм-менеджмент. Распределите время так, чтобы большая его часть приходилась на самые важные задачи. Для более точного распределения времени попробуйте АБВ-анализ.
• Торговля. Запасы товара должны зависеть от того, насколько хорошо он продается. Это правило не только помогает рационально использовать складские площади, но и снижает вероятность кассовых разрывов.

У этой стратегии те же проблемы, что и у стратегии «Отбросить неэффективное»: необдуманное перераспределение ресурсов может привести к неприятностям. Оценивайте риски и обязательно тестируйте все нововведения.

Стратегия 4. Упростить доступ

Максимально упростите доступ к «эффективному меньшинству». Эта простая стратегия помогает экономить время и ускоряет работу.

Примеры:

• Добавьте в «Избранное» те контакты, с которыми вы общаетесь чаще всего. Задайте быстрый набор для самых востребованных телефонных номеров.
• Закрепите горячие клавиши за программами, которыми вы особенно часто пользуетесь. Также можно поместить эти программы на рабочий стол, на панель быстрого запуска или даже в автозапуск.
• Настройте текстовую автозамену для самых употребляемых слов и выражений. Если вы, например, часто пишите письма по работе, то в словарь автозамены можно добавить название компании, ее реквизиты, Ф.И.О. директора и стандартные формулы вежливости.
• Держите под рукой контакты VIP-клиентов, главных поставщиков и главных должников. Упростите доступ к тем сотрудникам, с которыми вы взаимодействуете особенно часто.
• Разместите поближе к себе те инструменты и материалы, которыми вы чаще всего пользуетесь.
• Расположите самые ходовые товары так, чтобы их проще было отпускать (в самом начале склада или рядом с прилавком).
• Заведите отдельный шкафчик для тех вещей, которыми вы постоянно пользуетесь. Сделайте, например, отдельную «полочку под чаепитие»: там будет стоять ваша чашка, чай, кофе и сахарница.

Стратегия «Упростить доступ» имеет очень широкую область применения и может быть полезна фактически в любых видах деятельности.

Стратегия 5. Максимизация пользы

Смысл этой стратегии в следующем:

Постарайтесь получить еще больше пользы от «эффективного меньшинства».

Да, в первую очередь нам обычно хочется подтянуть «отстающее большинство»: повысить средний чек у «слабых» клиентов, продать побольше неходовых товаров и т. д. Проблема в том, что «эффективное меньшинство» гораздо сильнее влияет на итоговый результат.

Представим, что в магазине 20% товаров создают 80% прибыли, а остальные товары — только 20% прибыли. Проведем мысленный эксперимент:

• Повысим на 5% маржинальность 80% неходовых товаров. Прибыль магазина увеличится на 1%.
• Повысим на 5% маржинальность 20% ходовых товаров. Прибыль магазина увеличится на 4%.

Именно поэтому нам зачастую выгоднее сосредоточиться не на «отстающих», а на «лидерах». Вот еще несколько примеров:

• 20% товаров в интернет-магазине приносят 80% прибыли. Рекламируйте эти товары, делайте их максимально заметными. Посмотрите на Озон: по умолчанию он показывает нам не самые дорогие, а самые популярные товары.
• 20% клиентов делают 80% заказов. Можно ли предложить им дополнительные товары и услуги? Изучите потребности своих VIP-клиентов. Например, если вы поставляете им какое-то оборудование, возможно, им также нужна его установка или обслуживание.
• 20% статей в блоге приносят 80% трафика. Дополнительно продвигайте эти статьи. Еще раз «посейте» их в социальных сетях, прорекламируйте через таргетинговую рекламу, сделайте подборку таких материалов.

Другими словами, находите свои сильные стороны и делайте ставку именно на них.

Стратегия 6. Поиск закономерностей

Это, наверное, самое лучшее применение принципа Парето. Попробуйте разобраться, что общего у «эффективного меньшинства»? Почему оно так эффективно?

Вот несколько примеров:

Пример 1. Компания производит кондитерские изделия: торты, пирожные, десерты. Ниже представлен список ее самых лучших клиентов. Что у них общего?

Ответ: большей частью это предприятия общественного питания. Именно таких клиентов и следует искать в первую очередь.

Пример 2. Продовольственный магазин составил список самых продаваемых продуктов за июнь. Что у них общего?

Ответ: за исключением хлеба, это сезонные продукты, которые употребляют в жару. Можно предлагать покупателям другие товары такого же типа, например, разливной квас.

Пример 3. Ниже представлен топ самых читаемых статей на сайте. Что у них общего?

Ответ: большей частью это статьи-руководства, которыми читатели пользуются как онлайн-справочниками. Возможно, сайту нужно еще больше таких материалов.

Закономерности можно найти далеко не всегда. Но если нам это удалось, мы получаем возможность значительно улучшить свои результаты.

Стратегия 7. «Проблемное меньшинство»

Согласно принципу Парето, все факторы, влияющие на результат, делятся на «эффективное меньшинство» и «неэффективное большинство»:

А теперь давайте немного отступим от «канона» и создадим еще одну группу, в которую поместим самые неэффективные факторы:

Эту группу условно можно назвать «проблемное меньшинство». Ее особенность в том, что она часто сигнализирует нам о допущенных ошибках и явных проблемах. Вот несколько примеров:

• Мы снимаем движение товаров и видим, что часть из них почти не продается. Возможно, этих товаров просто нет на витрине или они не видны покупателям.
• Некоторые страницы на сайте почти никто не посещает. Возможно, они плохо оптимизированы или на них нет ссылок с главных страниц.
• Некоторую одежду мы почте не носим. Возможно, она изначально нам не подходила, и мы ее отложили.

Важно разобраться, что общего у этого «проблемного меньшинства». Это поможет выявить неудачные решения и те направления, которых в дальнейшем лучше избегать.

Несколько советов

1. Целенаправленно ищите диспропорции в своей жизни и работе. Проявление принципа Парето — это всегда признак того, что мы можем улучшить свой результат.

2. Собирайте статистику. Разумеется, описанные выше стратегии иногда можно применять и «на глазок». Например, нам не нужна статистика, чтобы добавить популярные номера телефонов в «Избранное» или разложить инструменты по частоте использования. Но если речь идет о чем-то более серьезном, лучше опираться на точные данные.

3. Используйте полноценную выборку. Если, например, у компании пока только 10 клиентов, по этим данным вряд ли стоит принимать какие-то решения.

4. Проверяйте свои идеи. Прежде чем сделать что-нибудь рискованное или затратное, попробуйте это протестировать. Например, мы решили немного повысить цены на самые продаваемые товары (стратегия № 5). В этом случае нам следует сперва поднять цены на 2–3 продукта и понаблюдать за результатом.

5. Периодически проводите повторный анализ. Некоторые распределения со временем меняются: спрос на товары повышается и падает, клиенты приходят и уходят, на сайте появляются новые страницы и т. д. Из-за этого старые решение могут стать бесполезными и даже вредными.