Всё о тайм-менеджменте
Как научиться быстро работать на компьютере

Как научиться быстро работать на компьютере: 5 главных принципов

Так уж получилось, что многие современные профессии, так или иначе, связаны с компьютером. Проводить свое время перед монитором сегодня вынуждены уже не только программисты, но и дизайнеры, менеджеры, писатели и даже художники. А это означает, что эффективность их работы будет напрямую зависеть от того, насколько хорошо они овладели «компьютерными премудростями».

В этой статье мы поговорим о том, как научиться быстро работать на компьютере представителям любых профессий: от дизайнеров, до бухгалтеров. Мы разберем пять универсальных принципов, которые не только помогут увеличить скорость работы, но и сделают саму работу более приятной и комфортной.

Заранее хочу извиниться перед пользователями Linux и Mac OS X. Поскольку у меня в настоящий момент под рукой нет ни того ни другого, то все приемы и техники я буду разбирать на примере Windows. Однако для всех инструментов, описанных в этой статье, легко можно найти аналоги и в других операционных системах.

Принцип 1. Изучите свою программу

За абстрактным понятием «работа за компьютером» обычно скрывается работа в каких-то конкретных программах: «1С-бухгалтерия», Microsoft Word, AutoCAD и т. д. Поэтому производительность нашего труда в первую очередь зависит от того, насколько хорошо мы изучили эти программы и их возможности.

Приведу небольшой пример из жизни. Однажды я зашел по «бумажным делам» в одно госучреждение. Сидевшая в кабинете сотрудница попросила немного подождать, пока она не закончит работу. Оказалось, что в этот момент она нумеровала огромный список в программе Excel, то есть вручную вводила числа 1, 2, 3…

Когда я показал ей, как пользоваться автозаполнением, ее радости не было предела: оказалось, что на эту операцию у нее ежедневно уходило не менее получаса.

Чтобы не попадать в подобные ситуации, достаточно потратить немного времени и изучить те программы, с которыми вам ежедневно приходится работать. Как правило, в них уже предусмотрены инструменты, избавляющие пользователя от самых муторных и трудоемких операций. Часто одно только знание этих инструментов позволяет в разы увеличить скорость работы.

Советы:

1. В свободное время совершайте небольшие «экскурсии» по меню своей программы. Выясните, для чего нужна та или иная функция и посмотрите, как она работает. Даже если эта функция и не нужна вам прямо сейчас, вы хотя бы узнаете, что она существует и где при необходимости ее можно отыскать.

2. Найдите хорошее и подробное руководство пользователя. В идеале его нужно как следует «проштудировать»: познакомиться с основными возможностями программы и попробовать ими воспользоваться. Но для начала достаточно просто полистать это руководство «по диагонали». Если в будущем вам потребуется какая-нибудь информация, вы будете знать, в каком разделе она находится.

3. Изучайте чужой опыт. Сегодня для этого есть все возможности: тематические форумы, статьи в профессиональных блогах, каналы на Youtube, сообщества в социальных сетях и т. д. Подобная информация позволяет не только узнать о ранее неизвестных функциях программ, но и о новых способах применения уже известных инструментов. Особенно это актуально для графических приложений (Photoshop, CorelDRAW, Blender и проч.), обо всех возможностях которых не знают даже их создатели.

4. Коллекционируйте лайфхаки. Сохраняйте приемы, которые показались вам особенно полезными и которые можно применять в повседневной работе. Каждый такой прием желательно сразу же проверить на практике: так он лучше запомнится.

Принцип 2. Освойте технику слепой печати

Нередко работа за компьютером связана с набором текста. В первую очередь это, конечно же, касается писателей, журналистов и копирайтеров. Однако набирать текст, в той или иной степени, вынуждены все современные пользователи (хотя бы для общения в социальных сетях). А это значит, что производительность труда за компьютером во многом будет зависеть именно от скорости набора.

Самый простой способ научиться быстро работать на клавиатуре компьютера — это освоить технику слепой печати. Суть ее в том, чтобы набирать текст сразу десятью пальцами, не глядя при этом на клавиатуру.

Техника слепой печати дает пользователю сразу три преимущества:

1. Высокая скорость набора. Овладев этой техникой, человек обычно способен печатать от 150 до 400 знаков в минуту. И это далеко не предел. Для примера вот недельный рейтинг с сайта «Клавогонки», на котором проходят соревнования по скоростному набору:

Недельный рейтинг с сайта «Клавогонки»

2. Снижение количества ошибок. Человек, владеющий техникой слепой печати, смотрит не на клавиатуру, а на экран. Благодаря этому он чаще замечает свои ошибки и опечатки.

3. Более глубокое погружение в работу. Техника слепой печати позволяет сосредоточиться не на наборе текста, а на его содержании. Человек фактически не замечает, как он печатает: он просто излагает какие-то факты или свои мысли, общается с читателем и т. д.

Как научиться работать на клавиатуре компьютера вслепую?

В «докомпьютерную эпоху» технику слепой печати изучали на специальных курсах машинописи. Но сегодня в посещении таких курсов уже нет необходимости: технику легко можно освоить и дома с помощью специальных программ — клавишных тренажеров.

В рунете самыми популярными клавишными тренажерами являются программа «Стамина» и онлайн-сервис «Соло на клавиатуре».

Программа «Соло на клавиатуре» (первоначально это была именно программа) создана при участии российского журналиста Владимира Шахиджаняна. Главная ее особенность — это психологическая поддержка и мотивация учеников на протяжении всего курса обучения. Сегодня «Соло на клавиатуре» существует только в виде онлайн-сервиса. Стоимость месячной подписки в настоящий момент (2020 год) составляет 500 рублей.
Сайт: https://solo.nabiraem.ru

Программа «Стамина» была разработана еще в 2000 году российским программистом Алексеем Казанцевым. Процесс обучения в «Стамине» приправлен изрядным количеством юмора, поэтому занятия проходят очень весело. Программа бесплатная.
Сайт: https://stamina.ru

Разумеется, выбор не ограничен только этими программами. Сегодня можно найти «обучалки» абсолютно на любой вкус: клавишные тренажеры для детей, тренажеры в виде шутеров от первого лица и т. д.

Что же касается моего опыта, то я когда-то изучал технику слепой печати на тренажере «Маэстро». Вот как он выглядит:

Интерфейс программы «Маэстро»

Также могу порекомендовать читателям программы «Виртуоз» и «Klava okey Free». Они предлагают пользователям строгий академический курс (т. е. без развлечений и психологической поддержки), однако благодаря такой строгости изучить технику можно гораздо быстрее.

И тут возникает закономерный вопрос: а сколько времени потребуется на освоение техники слепой печати? И не слишком ли много усилий придется на это потратить?

Обычно на обучение уходит от двух недель до двух месяцев: здесь все зависит от упорства и наличия свободного времени. Лично у меня на это ушло около трех недель (без отрыва от основной работы), и это была одна из лучших инвестиций времени в моей жизни. Здесь важно то, что изучить технику потребуется всего один раз, а пользу этот навык будет приносить всю оставшуюся жизнь.

Советы:

1. Чтобы избежать проблем в будущем, сразу следите за правильной техникой набора и постарайтесь пройти курс слепой печати в полном объеме. Вот три самых распространенных ошибки:

  • Не изучать верхний ряд клавиш (там, где цифры). Некоторые люди забрасывают обучение сразу после алфавита, полагая, что все остальное им не понадобится. В результате им приходится потом искать глазами цифры и знаки препинания, что снижает скорость набора.
  • Неправильный набор заглавных букв. Некоторые зажимают мизинцем клавишу Shift и пальцами той же руки пытаются дотянуться до нужной буквы. Из-за этого им порою приходится брать на клавиатуре просто немыслимые «аккорды». Правильно: клавишу Shift и букву нажимают разными руками.
  • Неправильный набор пробелов. Аналогично: если вы нажали клавишу левой рукой, то пробел нужно нажимать правой (и наоборот).

2. Изучите латинскую раскладку, если регулярно работаете с кодом или текстами на иностранном языке. Освоение еще одной раскладки занимает уже меньше времени.

3. Если вы бухгалтер или постоянно работаете с цифрами, вам потребуется освоить и цифровую клавиатуру:

Цифровая клавиатура

Эта группа клавиш предназначена для быстрого ввода цифр и в какой-то степени является эмуляцией калькулятора. Также ее полезно знать тем, кто профессионально работает в программе Adobe InDesign: здесь цифровая клавиатура отводится для пользовательских горячих клавиш и помогает работать со стилями.

Принцип 3. Используйте горячие клавиши

Всякий раз, когда мы залезаем указателем мыши в меню, чтобы выполнить какую-нибудь операцию, мы теряем драгоценные секунды. Чтобы сэкономить наше время, разработчики предусмотрели в своих программах специальные комбинации клавиш, которые помогают выполнить эти операции фактически мгновенно. Такие комбинации называются горячими (или быстрыми) клавишами.

Ниже приведены самые известные горячие клавиши в системе Windows, которые работают в большинстве программ:

Ctrl+A — выделить все
Ctrl+С — скопировать (текст, файл, изображение и т. д.)
Ctrl+X — вырезать
Ctrl+V — вставить
Ctrl+Z — отменить последнее действие
Ctrl+F — поиск
Ctrl+O — открыть файл
Ctrl+S — сохранить файл

Знание и использование горячих клавиш — это основа профессиональной работы за компьютером. Кроме высокой скорости, они дают еще одно преимущество: возможность не отвлекаться от самого рабочего процесса.

Особо важную роль горячие клавиши играют в графических редакторах. Здесь мышь традиционно используется для работы с изображением (выделения, перетаскивания, рисования и т. д.) и залезать с ее помощью в меню очень неудобно. Поэтому у профессионалов, работающих с графикой, правая рука фактически постоянно лежит на мышке, а левая — на клавиатуре.

Как узнать горячие клавиши для своей программы?

Во-первых, их обычно указывают в меню. Вот так, например, это выглядит в Google Документах:

Горячие клавиши в меню Google Документы

Во-вторых, в справке горячим клавишам часто отводится целый раздел:

Раздел справки по горячим клавишам

В-третьих, горячие клавиши нередко указывают на всплывающих подсказках:

Подсказки в Google Документах

Абсолютно все горячие клавиши в своей программе запоминать не нужно: изучите только те, которыми вы будете пользоваться постоянно.

Советы:

1. Настраивайте горячие клавиши под себя. Некоторые программы позволяют переназначать сочетания клавиш. Воспользуйтесь этой возможностью, если другие комбинации кажутся вам более удобными или более привычными. Например, я обычно меняю все комбинации с Insert, Home, End, F1-F12 и с другими клавишами, до которых мне неудобно тянуться.

2. Используйте клавишу Alt для быстрого доступа к пунктам меню: иногда это очень удобно.

Вы, наверное, обращали внимание, что при нажатии кнопки Alt в меню подчеркиваются некоторые буквы?

Вид меню при нажатии клавиши Alt

Если теперь нажать подчеркнутую букву (продолжая удерживать Alt), вы вызовите соответствующий пункт меню. С помощью этого метода можно быстро выполнять операции, для которых по каким-то причинам не предусмотрены горячие клавиши. Например, если, удерживая Alt, поочередно (!) нажать клавишу «пробел», а потом русскую «с», можно быстро свернуть окно:

Сворачиваем окно программы

Чтобы этот способ работал, язык раскладки клавиатуры должен совпадать с языком меню.

Принцип 4. Автоматизируйте работу

Главное преимущество компьютера заключается в том, что он позволяет автоматизировать многие рутинные и повторяющиеся задачи. В этом разделе мы поговорим о некоторых приемах автоматизации, которые не только помогают быстрее работать за компьютером, но и существенно облегчают пользователям жизнь.

Быстрый доступ к программам, файлам и сайтам

Создавайте быстрый доступ к тем программам, файлам и сайтам, которыми вы пользуетесь чаще всего. Это можно сделать несколькими способами:

Способ 1. Разместить их на панели быстрого запуска:

Панель быстрого запуска	 в Windows 7

Способ 2. Задать для них свои горячие клавиши. Для этого создайте ярлык программы или файла, а в свойствах ярлыка укажите удобную для вас комбинацию клавиш.

Назначение горячих клавиш в свойствах ярлыка

Этот метод работает во всех ОС семейства Windows. Обратите внимание: значки программ в «Метро» или кнопке «Пуск» — это уже ярлыки. Вам достаточно просто отредактировать их свойства.

Способ 3. Если вы пользуетесь какой-нибудь программой или документом сразу после включения компьютера, добавьте их в автозапуск. Например, у меня в автозапуске сейчас находятся органайзер, почтовик, папка с текущим проектом и несколько скриптов.

Способ 4. Еще один способ настроить горячие клавиши для программ, файлов и сайтов — это воспользоваться каким-нибудь приложением для автоматизации. Я рекомендую бесплатную программу AutoHotkey, которая отлично подходит для автоматизации любых задач и процессов в Windows.

Для этого скачайте программу с официального сайта (https://www.autohotkey.com) и установите ее. Затем в «Блокноте» (или в любом другом подходящем текстовом редакторе) создайте текстовый файл со следующим содержимым:

#sc31::Run, Notepad
^sc22::Run, www.google.com
!^sc32::Run, C:\MyText.txt

Поменяйте расширение файла с txt на ahk и запустите его. Теперь при нажатии комбинации клавиш Win+N у вас запустится «Блокнот», после клавиш Ctrl+G откроется сайт Google, а после Ctrl+Alt+M — файл MyText.txt на диске C (только этот файл вам нужно предварительно создать).

В общем виде синтаксис назначения горячих клавиш выглядит так:

[комбинация клавиш]::Run, [веб-ссылка, программа, папка или файл]

В программе используются следующие обозначения:

# — клавиша Win
! — клавиша Alt
^ — клавиша Ctrl
+ — клавиша Shift

Что такое sc31, sc22, sc32? Это скан-коды клавиш N, G и M. Можно, конечно, написать и сами буквы, но в этом случае скрипты будут работать только в английской раскладке. Полный список скан-кодов можно посмотреть здесь.

Чтобы скрипт AutoHotkey запускался сразу после включения компьютера, добавьте его в «Автозапуск».

Автозамена

Автозамена — это функция текстовых редакторов, которая автоматически меняет текст прямо в процессе его написания.

Как это работает? Представим, что нам в документах нужно постоянно упоминать компанию «Главстроймедрыбсервис». Чтобы не мучиться, настроим автозамену:

Добавление слова в автозамену (Google Документы)
Словарь автозамены в Google Документах

Теперь мы можем писать просто «гср», а текстовый редактор будет автоматически менять сокращение на нужное слово.

Некоторые энтузиасты этой техники создают огромные словари автозамены, насчитывающие более тысячи слов. Однако я сомневаюсь, что такой подход себя оправдывает. Во-первых, все эти многочисленные сокращения нужно постоянно держать в голове. Во-вторых, когда фанату автозамены вдруг приходится работать за другим компьютером, он испытывает сильный дискомфорт. Впрочем, все это дело вкуса.

В любом случае в автозамену стоит добавить те слова и выражения, которые вы пишете каждый день. Например:

  • Название организации;
  • Ее адрес и телефоны;
  • ФИО руководителя;
  • Свое имя и фамилию;
  • Стандартные формулы вежливости и т. п.

Чтобы отредактировать словарь автозамены, зайдите в настройки текстового редактора.

Если ваш текстовый редактор не поддерживает автозамену (например, вы любите набирать текст в обычном «Блокноте»), вам помогут сторонние приложения: TextExpander, PhraseExpress и т. д. Они будут работать с любым текстовым редактором.

Также отличным решением является все та же бесплатная программа AutoHotkey. Для создания словаря автозамены в этой программе используйте следующий синтаксис:

::[Что заменить]::[На что заменить]

Например:

Примеры файла автозамены в AutoHotkey

Чтобы автозамена AutoHotkey сработала, после слова нужно поставить какой-нибудь конечный символ: пробел, точку, запятую, перевод строки. Если же вы хотите, чтобы слово менялось сразу, воспользуйтесь следующим синтаксисом:

:*:[Что заменить]::[На что заменить]

С AutoHotkey автозамена будет работать где угодно: в «Блокноте», в мессенджерах или даже в браузере.

Макросы

Макрос — это запись последовательности действий пользователя, которые можно воспроизводить снова и снова. Создание макросов поддерживают Photoshop, Microsoft Office, LibreOffice и многие другие современные программы.

Макросы помогают автоматизировать повторяющиеся и рутинные задачи. Если вы по многу раз в день выполняете одну и ту же операцию, подумайте: а нельзя ли заменить ее макросом?

Как это работает? Представим ситуацию: у нас есть множество документов, в которых требуется поменять название фирмы, адрес сайта и электронную почту. Чтобы ускорить работу, нужно сделать следующее:

  • Открываем первый документ в Microsoft Word или в LibreOffice Writer.
  • Запускаем запись макроса.
  • Меняем во всем документе название фирмы с помощью замены текста (горячие клавиши Ctrl+H).
  • Таким же способом меняем сайт и почту.
  • Останавливаем запись макроса.

Теперь, чтобы исправить оставшиеся документы, достаточно их просто открыть и запустить записанный макрос.

А как быть, если программа не поддерживает запись макросов?

В этом случае для их создания можно воспользоваться сторонними приложениями, благо, что выбор таких приложений сегодня достаточно большой. Условно их можно разделить на две группы: автокликеры и программы сценарных языков.

Автокликеры — это программы, которые записывают действия пользователей (нажатие клавиш, клики мышью), а затем воспроизводят их. К автокликерам относятся, например, программы Clickermann (бесплатно) и AutoClickExtreme (платно, но можно бесплатно попробовать в течение 20 дней).

Программа AutoClickExtreme
Интерфейс программы AutoClickExtreme

Программы для работы со сценарными языками не записывают действия пользователей, а выполняют команды из файла. К ним относятся бесплатные программы AutoHotkey и AutoIt.

Самой мощной и полезной программой, на мой взгляд, является все та же AutoHotkey. Она умеет работать с файлами и устройствами, управлять любыми приложениями и всей операционной системой в целом.

Разумеется, для создания макросов в этой программе придется немного изучить язык AutoHotkey. Однако язык этот совсем не сложный (посмотрите на примеры выше), а время, потраченное на его изучение, окупается с лихвой. Кроме того, в интернете легко найти и справочные материалы по AutoHotkey, и уже готовые решения.

Что можно сделать с помощью макросов? Очень многое. Вот лишь малая часть их возможностей:

  • Автоматическое исправление типографики в тексте (удаление лишних пробелов, замена дефисов на тире и т. д.).
  • Быстрое применение сложных эффектов в графических редакторах.
  • Переименование или редактирование сотен файлов одновременно.
  • Быстрое заполнение однотипных форм.
  • Загрузка файлов из интернета с их последующей обработкой.
  • Автоматическое формирование документов.
  • Работа с внешними устройствами (например, принтером или сканером).
  • Публикация материалов в блоге или в социальных сетях.
  • Автоматическая архивация документов.
  • Запуск и остановка операций в определенное время.

… и многое другое

К сожалению, конкретные инструкции по созданию макросов в рамках этой статьи дать невозможно: у каждой программы свои особенности работы с макросами и свой язык сценариев. Если вы, например, хотите научиться создавать макросы в AutoHotkey, Photoshop или Microsoft Office, вам следует изучить справочные материалы именно к этим программам.

Принцип 5. Ускоряйтесь сознательно

Существует еще один важный принцип, без которого перечисленные в этой статье приемы и техники могут оказаться лишь полумерой.

Дело в том, что умение быстро работать за компьютером — это, прежде всего, привычка. И человек, не имеющий такой привычки, регулярно будет отвлекаться от своего занятия, поддаваться минутной лени и апатии, а скорость его работы зачастую будет зависеть от настроения.

Ниже приведено несколько рекомендаций, которые помогут выработать привычку к быстрой и продуктивной работе:

1. Постоянно прикладывайте сознательные усилия к тому, чтобы «ускориться». Возможно, что в самом начале это будет не очень приятно, но именно так часто и бывает с новыми привычками.

2. Скорость должна быть высокой, но не настолько высокой, чтобы страдало качество. В первую очередь следует научиться быстро выполнять те операции, которые не требует размышлений и особого внимания: перемещение файлов, запуск программ и т. д.

3. Боритесь с отвлечениями. Старайтесь убирать или отключать все, что отвлекает от работы: телевизор, радио, почту, социальные сети, мессенджеры, всплывающие сообщения. Избегайте во время работы ярких впечатлений и сильных эмоций, иначе ваши мысли будут постоянно к ним возвращаться.

4. Ориентируйтесь на результат, а не на процесс — это дисциплинирует и не дает отвлекаться. Для этого составьте список результатов и целей, которых вы хотите достичь в течение рабочего дня, и периодически в него заглядывайте.

Также полезно составлять «микропланы». Запишите результаты, которых вы хотите достичь в ближайшие полчаса или час, а в конце этого отрезка времени подведите итоги.

Пример «миниплана»

В дальнейшем такие «микропланы» можно будет составлять мысленно.

5. Если вы вдруг задумались, отвлеклись, увязли в ненужных деталях или «поймали себя» на неоправданно медленной работе, спокойно вернитесь к быстрому темпу. При этом не следует себя за это как-то ругать или осуждать.

Через некоторое время высокий темп работы станет для вас естественным и привычным.

Поделиться: