Блочное планирование — это способ организации дня, при котором схожие задачи объединяются в блоки. Например, водные процедуры, зарядка и завтрак объединяются в утренний блок, а задачи «пропылесосить ковер» и «протереть пыль» — в блок «Уборка». При этом расписание на день строится не из отдельных задач, а именно из таких блоков.
Сегодня мы выясним, как организовать блочное планирование, разберем его достоинства и недостатки и рассмотрим самые распространенные виды блоков.
Содержание:
Достоинства и недостатки блочного планирования
Как и у любой другой техники
Достоинства:
- Простота планирования. Составить распорядок дня из блоков гораздо легче, чем из отдельных задач. Поскольку блоков обычно не так уж много, нам проще рассчитывать их продолжительность и время выполнения, проще менять их местами или передвигать.
- Многоразовое использование. Сами блоки обычно остаются неизменными: меняются лишь наполняющие их задачи. Поэтому достаточно всего один раз составить блочное расписание, чтобы пользоваться им длительное время.
- Удобство выполнения задач. Дела, которые мы объединяем в блоки, требуют сходных условий. Нам не нужно постоянно «переключаться» на другой вид работы.
- Снижение стресса. Наш главный инструмент планирования — это не длинный и запутанный список задач (который нередко вызывает у людей панику), а простой и лаконичный перечень блоков. Списки задач тоже могут использоваться, но в блочном планировании они носят скорее вспомогательный характер.
- Гармоничное сочетание разных сфер жизни. Нам не нужно искать баланс между работой и личными делами: для каждой сферы предусмотрено отдельное время. Мы можем выделить отдельные блоки для дома, семьи, учебы, отдыха, саморазвития и личных проектов.
- Устойчивость плана. В случае непредвиденных обстоятельств гораздо проще исправить короткий список блоков, чем длинный список задач.
Недостатки:
- Требует стабильности. Если ваш день насыщен встречами, мероприятиями,
форс-мажорами и авралами, лучше использовать другую технику (например,жестко-гибкое планирование). - Снижение фокусировки. Блоки помогают уделять внимание задачам из разных сфер жизни. Но при этом они мешают расставлять приоритеты в рамках всего дня и жертвовать второстепенными делами ради главных.
- Снижение гибкости. Блочное планирование приучает к стабильности. Человеку сложно заставить себя регулярно перекраивать расписание под новые условия или благоприятные возможности.
Заметим, что независимо от способов планирования, многие охотно встраивают в распорядок дня утренний и вечерний блок, поскольку это удобно.
Разновидности блоков
Каждый человек выбирает блоки исходя из своих личных потребностей. Чаще всего в расписаниях можно встретить следующие варианты:
- Утренний блок. Все, что мы обычно делаем утром: подъем, душ, зарядка, завтрак, сбор на работу.
- Вечерний блок: подвести итоги дня, запланировать новый день, почистить зубы, расстелить кровать.
- Работа: все, что мы делаем в рамках своих должных обязанностей. Иногда удобно разделить работу на отдельные блоки: «Клиенты», «Текучка», «Маркетинг» и тому подобное.
- Текучка и рутина. Повторяющие задачи, которые нет смысла сортировать на отдельные блоки: уборка, коммунальные платежи, внешность, одежда, питомцы, гаджеты.
- Блоки проектов: разработка программы, написание книги, постройка гаража, ремонт.
- Виды деятельности. Все, что имеет смысл вынести в отдельный блок: рукоделие, приготовление пищи, ведение блога.
- Коммуникативный блок: звонки, письма, встречи, переговоры, прием посетителей.
- Дела по дому: починить кран, полить цветы, разморозить холодильник.
- Дорога на работу или с работы. В рамках этих блоков удобно планировать покупки.
- Уборка: наведение порядка дома или на работе.
- Горящие дела: задачи из разных сфер, которые нужно сделать как можно скорее.
Блиц-задачи : различные мелкие задачи, которое удобно выполнять «все скопом».- Неприятные дела: блок для тех, кто предпочитает начинать свой день с «лягушек».
- Обзоры: мероприятия по планированию. Впрочем, большинство людей планируют день в рамках утреннего или вечернего блока.
- Спорт и физкультура: секции, тренировки, пробежки, прогулки.
- Учеба: курсы, лекции, семинары, практические занятия, домашняя работа. Для школьников и студентов этот блок будет основным. Можно создавать отдельные блоки для каждого предмета.
- Саморазвитие: книги, видеоролики, подкасты.
- Отдых. Обычно этот блок остается пустым, но при желании сюда можно добавлять фильмы, книги, выставки, концерты, игры и другие виды досуга.
Иногда для планирования дня удобно использовать подблоки и миниблоки.
Подблоки — это отдельные части блока, предназначенные для решения более конкретных задач. Например, блок «Уборка» можно разделить на подблоки: «Уборка кухни» и «Уборка комнат», а спортивный блок — на «Упражнения» и «Пробежку». Время и продолжительность подблоков обычно не планируют: их используют просто для удобной группировки задач.
Миниблоки — это небольшие регулярные дела с фиксированной продолжительностью от 5 до 15 минут. Миниблоки хорошо подходят для работы с второстепенными проектами, которые не хочется забрасывать, или разгребания
Как составить блочное расписание
Для создания блочного расписания можно воспользоваться следующим алгоритмом:
1. Запишите все необходимые вам блоки. Вспомните, как обычно проходит ваш день, чем вы чаще всего занимаетесь и чем планируйте заняться.
Для поиска идей посмотрите на список выше. Скорее всего, вам пригодятся утренний и вечерний блоки, «Отдых» и, возможно, «Работа». Все остальное подбирается индивидуально.

2. Подумайте, какие блоки сделать плавающими. Плавающие блоки — это те, которые будут меняться в зависимости от дня недели. Например, по четным дням мы посещаем кружок бисероплетения, по нечетным — секцию рукопашного боя, а по воскресеньям — лекции по классической немецкой философии. Если таких блоков не очень много, их можно записывать через косую черту.

3. Расположите блоки по порядку начиная с утреннего. Не забудьте про отдых, приемы пищи, дорогу на работу и с работы — все это тоже блоки. Самые энергозатратные или самые важные для вас занятия старайтесь помещать ближе к началу дня. При необходимости можно делить блоки на части, объединять или дублировать.

4. Запишите продолжительность блоков. Посчитайте доступное для планирования время (например, 16 часов) и распределите его между занятиями.

Если вы пользуетесь техникой Pomodoro, записывайте продолжительность прямо в помидорах. Помидоры занимают ровно 30 минут (25 минут работы + 5 минут отдыха), поэтому из них удобно составлять расписание.
Возможно, что в последующие дни вам придется подрегулировать свой распорядок дня. Например, вы поймете, что одного часа на домашние дела вам очень мало (или наоборот — очень много). Ничего страшного: просто еще раз распределите время между блоками.
5. Запланируйте начало блоков. Если вы уже определили их продолжительность, сделать это будет несложно.

Расписание готово. При необходимости в него можно добавить буферное время, чтобы сделать свой план более надежным. Неиспользованные буферы пригодятся для выполнения рутинных задач.
Как работать с задачами блоков
Работа с задачами в блочном планировании включает в себя следующие мероприятия:
- Создание категорий. Создайте в органайзере категории задач для каждого блока: «Утро», «Работа», «Текучка»
и т. д. Они помогут вам мгновенно выбрать нужные задачи из общего списка дел. В некоторых органайзерах вместо категорий потребуется использовать теги, метки или папки проектов. - Создание регулярных задач. Составьте список регулярных (повторяющихся) задач для каждого блока. Если у вас уже есть такие задачи, просто поместите их в соответствующие категории. Например, ежедневная «Зарядка» отправится в «Утренний блок», а еженедельная «Влажная уборка» — в категорию «Дела по дому». На самом деле очень многие задачи удобно сделать именно регулярными, чтобы не планировать их каждый раз снова и снова.
- Обработка входящих. Разбирая входящие (новые) задачи, сразу распределяйте их по блокам. Например, задача «Починить кран» попадет в блок «Дела по дому», а задача «Захватить книгу для шефа» — в «Утренний блок».
- Добавление новых задач. Регулярно просматривайте свой список блоков и спрашивайте себя: что еще нужно сделать? Это особенно важно для проектов.
- Расстановка приоритетов. Старайтесь выполнять дела внутри блока в порядке их важности и срочности.
Как организовать блочное планирование
Планировать блоки можно как в
На бумаге
Для планирования вам понадобится бумажный ежедневник, блокнот или тетрадь (лучше в клеточку).
Разместите на первой странице расписание блоков (вы будете заглядывать в него часто, поэтому лучше держать его в самом начале). На тот случай, если расписание потребуется изменить, оставьте за ним несколько чистых страниц.
На всех последующих страницах вы будете записывать задачи на день с разделением по блокам. Выглядеть это будет примерно так:

Оставляйте после блоков немного места на тот случай, если потребуется добавить в них новые задачи.
Если вы используете тетрадь или блокнот, можно заранее расставить на страницах даты. А чтобы каждый раз не искать сегодняшний день, заведите закладку.
Выделите несколько страниц под регулярные задачи, которые вы будете копировать в свой ежедневный список дел. Эти страницы лучше разместить с другой стороны еженедельника или блокнота. Вам могут понадобиться:
- Список ежедневных задач.
- Задачи, выполняемые через день или через каждые два-три дня.
- Задачи по дням недели.
- Ежемесячные задачи (например, оплата коммунальных услуг).
Что делать с входящими задачами? Здесь есть несколько вариантов:
- Сразу помещать их на соответствующие страницы (если те датированы).
- Добавлять в конец текущего дня (сделав на странице раздел «Входящие»), а уже потом переносить на нужную дату
- Завести для них отдельный листочек, используя его в качестве закладки.
В органайзере
Основные принципы планирования блоков в органайзере мы в общих чертах уже описали. Уточним несколько моментов.
1. Категории. Для каждого блока создается отдельная категория задач. В некоторых органайзерах нет категорий, поэтому вам придется приспособить для этой цели
Категории (или их аналог) помогут вам быстро фильтровать список дел на сегодня в зависимости от текущего блока. Если в блоке находятся дела, не привязанные к конкретному дню, вам нужно просто открыть соответствующую категорию.
2. Расписание. Само блочное расписание можно хранить в виде заметки в органайзере, в отдельном файле или даже на бумажном листочке.
Другой вариант — держать блоки в общем списке дел на сегодня как регулярные задачи, привязанные ко времени. В этом случае вы сможете отмечать их завершение.

Чтобы отличить блоки от остальных задач, их нужно
Вопросы
Можно ли планировать блоками сразу всю неделю?
Да, конечно. Для этого вполне подойдет описанный выше алгоритм. Вся разница в том, что вам потребуется проделать эти операции для каждого дня недели. Там, где есть такая возможность, лучше
Что делать, если
Создайте «аварийное» расписание. Сократите продолжительность оставшихся блоков и удалите второстепенные.
Как быть, если продолжительность блока не соответствует количеству задач? Например, блок закончился, а у меня еще остались задачи, которые обязательно нужно выполнить именно сегодня? Или наоборот: закончились задачи, а до конца блока еще целый час?
В первом случае выполняйте эти задачи за счет последующих блоков, которые вам придется сократить или совсем убрать. Во втором случае подумайте: что еще можно сделать? Если серьезных дел точно нет, можно приступить к задачам из следующих блоков и закончить день досрочно.
Если такие ситуации возникают слишком часто, лучше пересмотреть свое расписание.
Мое расписание часто срывается
Скорее всего, в нем недостаточно «воздуха»,
В моем расписании регулярно появляются дела, привязанные ко времени: встречи, выступления, собрания
Вам придется составлять новое расписание каждый день. В этом нет ничего страшного — это обычная практика. Также рекомендуем познакомиться с
Часто ловлю себя на том, что лишь имитирую работу и просто тяну время до конца блока. Как перестать «халтурить»?
Попробуйте следующее:
- В начале каждого блока (варианты: в начале каждого часа или «помидора») запишите, какой результат вы хотите получить к его концу. В конце блока подведите итоги: что вы сделали, а что нет. Такой подход повышает осознанность во время работы.
- Поменяйте установку: не просто «выполнять задачи», а «выполнить как можно больше задач за отведенное время».
Иногда я увлекаюсь, забываю смотреть на часы и выбиваюсь из графика. Как с этим бороться?
Пользуйтесь таймерами или будильниками: они напомнят, что отведенное время закончилось. А иногда удобно выставлять и предупреждающий сигнал, который будет срабатывать за 3–5 минут до окончания блока. Это позволит вам аккуратно завершить дела.
Чтобы не раздражать окружающих звонками, таймер или будильник можно поставить в режим «вибрация».