Блочное планирование

Блочное планирование — это способ организации дня, при котором схожие задачи объединяются в блоки. Например, водные процедуры, зарядка и завтрак объединяются в утренний блок, а задачи «пропылесосить ковер» и «протереть пыль» — в блок «Уборка». При этом расписание на день строится не из отдельных задач, а именно из таких блоков.

Сегодня мы выясним, как организовать блочное планирование, разберем его достоинства и недостатки и рассмотрим самые распространенные виды блоков.

Достоинства и недостатки блочного планирования

Как и у любой другой техники тайм-менеджмента, у блочного планирования есть свои плюсы и минусы. Прежде чем что-то радикально менять в своем распорядке дня, убедитесь, что эта техника вам действительно подходит.

Достоинства:

• Простота планирования. Составить распорядок дня из блоков гораздо легче, чем из отдельных задач. Поскольку блоков обычно не так уж много, нам проще рассчитывать их продолжительность и время выполнения, проще менять их местами или передвигать.
• Многоразовое использование. Сами блоки обычно остаются неизменными: меняются лишь наполняющие их задачи. Поэтому достаточно всего один раз составить блочное расписание, чтобы пользоваться им длительное время.
• Удобство выполнения задач. Дела, которые мы объединяем в блоки, требуют сходных условий. Нам не нужно постоянно «переключаться» на другой вид работы.
• Снижение стресса. Наш главный инструмент планирования — это не длинный и запутанный список задач (который нередко вызывает у людей панику), а простой и лаконичный перечень блоков. Списки задач тоже могут использоваться, но в блочном планировании они носят скорее вспомогательный характер.
• Гармоничное сочетание разных сфер жизни. Нам не нужно искать баланс между работой и личными делами: для каждой сферы предусмотрено отдельное время. Мы можем выделить отдельные блоки для дома, семьи, учебы, отдыха, саморазвития и личных проектов.
• Устойчивость плана. В случае непредвиденных обстоятельств гораздо проще исправить короткий список блоков, чем длинный список задач.

Недостатки:

• Требует стабильности. Если ваш день насыщен встречами, мероприятиями, форс-мажорами и авралами, лучше использовать другую технику (например, жестко-гибкое планирование).
• Снижение фокусировки. Блоки помогают уделять внимание задачам из разных сфер жизни. Но при этом они мешают расставлять приоритеты в рамках всего дня и жертвовать второстепенными делами ради главных.
• Снижение гибкости. Блочное планирование приучает к стабильности. Человеку сложно заставить себя регулярно перекраивать расписание под новые условия или благоприятные возможности.

Заметим, что независимо от способов планирования, многие охотно встраивают в распорядок дня утренний и вечерний блок, поскольку это удобно.

Разновидности блоков

Каждый человек выбирает блоки исходя из своих личных потребностей. Чаще всего в расписаниях можно встретить следующие варианты:

• Утренний блок. Все, что мы обычно делаем утром: подъем, душ, зарядка, завтрак, сбор на работу.
• Вечерний блок: подвести итоги дня, запланировать новый день, почистить зубы, расстелить кровать.
• Работа: все, что мы делаем в рамках своих должных обязанностей. Иногда удобно разделить работу на отдельные блоки: «Клиенты», «Текучка», «Маркетинг» и тому подобное.
• Текучка и рутина. Повторяющие задачи, которые нет смысла сортировать на отдельные блоки: уборка, коммунальные платежи, внешность, одежда, питомцы, гаджеты.
• Блоки проектов: разработка программы, написание книги, постройка гаража, ремонт.
• Виды деятельности. Все, что имеет смысл вынести в отдельный блок: рукоделие, приготовление пищи, ведение блога.
• Коммуникативный блок: звонки, письма, встречи, переговоры, прием посетителей.
• Дела по дому: починить кран, полить цветы, разморозить холодильник.
• Дорога на работу или с работы. В рамках этих блоков удобно планировать покупки.
• Уборка: наведение порядка дома или на работе.
• Горящие дела: задачи из разных сфер, которые нужно сделать как можно скорее.
• Блиц-задачи: различные мелкие задачи, которое удобно выполнять «все скопом».
• Неприятные дела: блок для тех, кто предпочитает начинать свой день с «лягушек».
• Обзоры: мероприятия по планированию. Впрочем, большинство людей планируют день в рамках утреннего или вечернего блока.
• Спорт и физкультура: секции, тренировки, пробежки, прогулки.
• Учеба: курсы, лекции, семинары, практические занятия, домашняя работа. Для школьников и студентов этот блок будет основным. Можно создавать отдельные блоки для каждого предмета.
• Саморазвитие: книги, видеоролики, подкасты.
• Отдых. Обычно этот блок остается пустым, но при желании сюда можно добавлять фильмы, книги, выставки, концерты, игры и другие виды досуга.

Иногда для планирования дня удобно использовать подблоки и миниблоки.

Подблоки — это отдельные части блока, предназначенные для решения более конкретных задач. Например, блок «Уборка» можно разделить на подблоки: «Уборка кухни» и «Уборка комнат», а спортивный блок — на «Упражнения» и «Пробежку». Время и продолжительность подблоков обычно не планируют: их используют просто для удобной группировки задач.

Миниблоки — это небольшие регулярные дела с фиксированной продолжительностью от 5 до 15 минут. Миниблоки хорошо подходят для работы с второстепенными проектами, которые не хочется забрасывать, или разгребания каких-нибудь завалов. Например: наведение порядка в потовом ящике, в каталоге клиентов, уборка в гараже и т. д. Продолжительность миниблока обычно задают с помощью таймера.

Как составить блочное расписание

Для создания блочного расписания можно воспользоваться следующим алгоритмом:

1. Запишите все необходимые вам блоки. Вспомните, как обычно проходит ваш день, чем вы чаще всего занимаетесь и чем планируйте заняться.

Для поиска идей посмотрите на список выше. Скорее всего, вам пригодятся утренний и вечерний блоки, «Отдых» и, возможно, «Работа». Все остальное подбирается индивидуально.

2. Подумайте, какие блоки сделать плавающими. Плавающие блоки — это те, которые будут меняться в зависимости от дня недели. Например, по четным дням мы посещаем кружок бисероплетения, по нечетным — секцию рукопашного боя, а по воскресеньям — лекции по классической немецкой философии. Если таких блоков не очень много, их можно записывать через косую черту.

3. Расположите блоки по порядку начиная с утреннего. Не забудьте про отдых, приемы пищи, дорогу на работу и с работы — все это тоже блоки. Самые энергозатратные или самые важные для вас занятия старайтесь помещать ближе к началу дня. При необходимости можно делить блоки на части, объединять или дублировать.

4. Запишите продолжительность блоков. Посчитайте доступное для планирования время (например, 16 часов) и распределите его между занятиями.

Если вы пользуетесь техникой Pomodoro, записывайте продолжительность прямо в помидорах. Помидоры занимают ровно 30 минут (25 минут работы + 5 минут отдыха), поэтому из них удобно составлять расписание.

Возможно, что в последующие дни вам придется подрегулировать свой распорядок дня. Например, вы поймете, что одного часа на домашние дела вам очень мало (или наоборот — очень много). Ничего страшного: просто еще раз распределите время между блоками.

5. Запланируйте начало блоков. Если вы уже определили их продолжительность, сделать это будет несложно.

Расписание готово. При необходимости в него можно добавить буферное время, чтобы сделать свой план более надежным. Неиспользованные буферы пригодятся для выполнения рутинных задач.

Как работать с задачами блоков

Работа с задачами в блочном планировании включает в себя следующие мероприятия:

• Создание категорий. Создайте в органайзере категории задач для каждого блока: «Утро», «Работа», «Текучка» и т. д. Они помогут вам мгновенно выбрать нужные задачи из общего списка дел. В некоторых органайзерах вместо категорий потребуется использовать теги, метки или папки проектов.
• Создание регулярных задач. Составьте список регулярных (повторяющихся) задач для каждого блока. Если у вас уже есть такие задачи, просто поместите их в соответствующие категории. Например, ежедневная «Зарядка» отправится в «Утренний блок», а еженедельная «Влажная уборка» — в категорию «Дела по дому». На самом деле очень многие задачи удобно сделать именно регулярными, чтобы не планировать их каждый раз снова и снова.
• Обработка входящих. Разбирая входящие (новые) задачи, сразу распределяйте их по блокам. Например, задача «Починить кран» попадет в блок «Дела по дому», а задача «Захватить книгу для шефа» — в «Утренний блок».
• Добавление новых задач. Регулярно просматривайте свой список блоков и спрашивайте себя: что еще нужно сделать? Это особенно важно для проектов.
• Расстановка приоритетов. Старайтесь выполнять дела внутри блока в порядке их важности и срочности.

Как организовать блочное планирование

Планировать блоки можно как в программе-органайзере, так и на бумаге. Рассмотрим оба варианта.

На бумаге

Для планирования вам понадобится бумажный ежедневник, блокнот или тетрадь (лучше в клеточку).

Разместите на первой странице расписание блоков (вы будете заглядывать в него часто, поэтому лучше держать его в самом начале). На тот случай, если расписание потребуется изменить, оставьте за ним несколько чистых страниц.

На всех последующих страницах вы будете записывать задачи на день с разделением по блокам. Выглядеть это будет примерно так:

Оставляйте после блоков немного места на тот случай, если потребуется добавить в них новые задачи.

Если вы используете тетрадь или блокнот, можно заранее расставить на страницах даты. А чтобы каждый раз не искать сегодняшний день, заведите закладку.

Выделите несколько страниц под регулярные задачи, которые вы будете копировать в свой ежедневный список дел. Эти страницы лучше разместить с другой стороны еженедельника или блокнота. Вам могут понадобиться:

• Список ежедневных задач.
• Задачи, выполняемые через день или через каждые два-три дня.
• Задачи по дням недели.
• Ежемесячные задачи (например, оплата коммунальных услуг).

Что делать с входящими задачами? Здесь есть несколько вариантов:

• Сразу помещать их на соответствующие страницы (если те датированы).
• Добавлять в конец текущего дня (сделав на странице раздел «Входящие»), а уже потом переносить на нужную дату
• Завести для них отдельный листочек, используя его в качестве закладки.

В органайзере

Основные принципы планирования блоков в органайзере мы в общих чертах уже описали. Уточним несколько моментов.

1. Категории. Для каждого блока создается отдельная категория задач. В некоторых органайзерах нет категорий, поэтому вам придется приспособить для этой цели что-то другое: метки, теги, ярлыки, флажки, папки проектов и т. п.

Категории (или их аналог) помогут вам быстро фильтровать список дел на сегодня в зависимости от текущего блока. Если в блоке находятся дела, не привязанные к конкретному дню, вам нужно просто открыть соответствующую категорию.

2. Расписание. Само блочное расписание можно хранить в виде заметки в органайзере, в отдельном файле или даже на бумажном листочке.

Другой вариант — держать блоки в общем списке дел на сегодня как регулярные задачи, привязанные ко времени. В этом случае вы сможете отмечать их завершение.

Чтобы отличить блоки от остальных задач, их нужно как-то выделить (например, цветом) и создать для них отдельную категорию. Отфильтровав задачи по этой категории, вы сможете посмотреть на свое расписание и узнать, какие блоки у вас на сегодня еще остались.

Вопросы

Можно ли планировать блоками сразу всю неделю?

Да, конечно. Для этого вполне подойдет описанный выше алгоритм. Вся разница в том, что вам потребуется проделать эти операции для каждого дня недели. Там, где есть такая возможность, лучше все-таки использовать плавающие блоки.

Что делать, если из-за непредвиденных обстоятельств расписание поломалось?

Создайте «аварийное» расписание. Сократите продолжительность оставшихся блоков и удалите второстепенные.

Как быть, если продолжительность блока не соответствует количеству задач? Например, блок закончился, а у меня еще остались задачи, которые обязательно нужно выполнить именно сегодня? Или наоборот: закончились задачи, а до конца блока еще целый час?

В первом случае выполняйте эти задачи за счет последующих блоков, которые вам придется сократить или совсем убрать. Во втором случае подумайте: что еще можно сделать? Если серьезных дел точно нет, можно приступить к задачам из следующих блоков и закончить день досрочно.

Если такие ситуации возникают слишком часто, лучше пересмотреть свое расписание.

Мое расписание часто срывается из-за непредвиденных дел.

Скорее всего, в нем недостаточно «воздуха», т. е. времени, не охваченного планированием. Советуем добавить в распорядок дня несколько буферов, которые помогут выровнять расписание, когда что-то идет не так.

В моем расписании регулярно появляются дела, привязанные ко времени: встречи, выступления, собрания и т. д. Как это совместить с блочным планированием?

Вам придется составлять новое расписание каждый день. В этом нет ничего страшного — это обычная практика. Также рекомендуем познакомиться с жестко-гибким планированием дня: возможно, что эта техника окажется для вас более удобной.

Часто ловлю себя на том, что лишь имитирую работу и просто тяну время до конца блока. Как перестать «халтурить»?

Попробуйте следующее:

• В начале каждого блока (варианты: в начале каждого часа или «помидора») запишите, какой результат вы хотите получить к его концу. В конце блока подведите итоги: что вы сделали, а что нет. Такой подход повышает осознанность во время работы.
• Поменяйте установку: не просто «выполнять задачи», а «выполнить как можно больше задач за отведенное время».

Иногда я увлекаюсь, забываю смотреть на часы и выбиваюсь из графика. Как с этим бороться?

Пользуйтесь таймерами или будильниками: они напомнят, что отведенное время закончилось. А иногда удобно выставлять и предупреждающий сигнал, который будет срабатывать за 3–5 минут до окончания блока. Это позволит вам аккуратно завершить дела.

Чтобы не раздражать окружающих звонками, таймер или будильник можно поставить в режим «вибрация».