Что такое чек-лист и для чего он нужен

Чек-лист (англ. checklist — «проверочный список») — это перечень того, что нужно сделать или проверить. К чек-листам относится и список покупок для магазина, и список дел на день, и даже кулинарный рецепт:

Отличие чек-листов от обычных списков в том, что они предполагают активные действия читателя, а не просто пассивное чтение. Продвигаясь по чек-листу, мы выполняем какие-то задания или проверяем некие условия, а потом обязательно отмечаем то, что сделали или проверили:

Чек-листы — это один из самых популярных инструментов современного тайм-менеджмента. В этой статье мы немного расскажем о том, почему они сегодня так востребованы и в каких ситуациях они могут применяться.

Для чего нужны чек-листы

Чек-листы появились в 30-х годах прошлого века и сегодня используются фактически во всех областях человеческой жизни. Их можно встретить и в госучреждениях, и в коммерческих организациях, и даже в быту. Такая популярность связана с тем, что чек-листы очень упрощают выполнение многих задач и в разы снижают количество ошибок. Вот только некоторые их преимущества:

1. Компенсировать ограничения памяти. Мы не компьютеры: наша способность к запоминанию информации сильно ограничена. Нам порою очень трудно удерживать в голове все свои повседневные дела или все этапы сложного процесса.

Ниже приведен чек-лист канцелярских товаров для подготовки ребенка к школе. Он относительно небольшой: всего на 12 пунктов. Однако обычный человек вряд ли сможет запомнить этот перечень с первого раза, а потом удерживать его в голове во время похода по магазинам.

Чек-лист помогает преодолеть ограничение нашей памяти. Мы можем работать с любым количеством информации, не боясь о чем-либо забыть.

2. Компенсировать недостаток внимания. Наш уровень внимания легко снижается из-за усталости, недосыпания, стрессов и различных заболеваний. А это, в свою очередь, приводит к ошибкам в работе.

Последствия этих ошибок могут быть очень разными. Если мы, например, забыли поставить печать на документ или не посолили суп, это плохо, но не опасно. Однако в некоторых областях невнимательность в работе обходится очень дорого. Ниже приведен фрагмент чек-листа хирургической операции (с сайта ВОЗ). Пропуск некоторых пунктов может стоить пациенту жизни.

Чек-листы помогают снизить влияние «человеческого фактора» на качество работы. Если человек выполняет задачу по чек-листу, он уже не забудет о важных нюансах, даже если устал или не выспался.

3. Повышать самодисциплину. Человек — это существо во многом иррациональное. Он склонен совершать импульсивные поступки и поддаваться сиюминутным желаниям. Например, он знает, что должен сейчас работать, но вместо этого отправляется читать новости или раскладывать пасьянсы.

С чек-листами мы начинаем действовать более рационально: любые отклонения от первоначального плана сразу становятся очевидными. Чек-листы постоянно напоминают нам о работе и заставляют двигаться вперед.

4. Экономить время. С чек-листами нам не нужно тратить время на планирование и постоянные размышления (что делать дальше, куда двигаться, а все ли сделано и т. д.). Мы можем сосредоточиться непосредственно на самой работе, а не на ее организации.

5. Повышать качество работы. Хорошо составленные чек-листы помогают задавать и поддерживать высокие стандарты в работе. С их помощью мы можем быстро внедрять новые прогрессивные технологии или вводить дополнительные этапы контроля. А совершив какую-нибудь ошибку, мы можем сразу же внести изменения в свой чек-лист, чтобы больше никогда ее не повторять.

6. Создавать и поддерживать мотивацию. Когда мы отмечаем задания в чек-листе, мы видим свой прогресс и это нас мотивирует. Каждая новая отметка свидетельствует о нашем успехе и о том, что мы стали немного ближе к завершению работы.

Где могут использоваться чек-листы

Область применения чек-листов гораздо шире, чем может показаться на первый взгляд. Ниже мы рассмотрим некоторые варианты их использования: как популярные, так и малоизвестные.

1. Списки дел

Как ни странно, но самый популярный сегодня вариант чек-листа — это обычный список дел. Например:

Здесь все просто: мы записываем дела, которые собираемся выполнить, а потом вычеркиваем их по мере выполнения. Об особенностях работы с такими списками у нас есть отдельная статья.

2. Выполнение сложных задач

Чтобы правильно выполнить некоторые задачи, нужно учесть множество нюансов и мелких деталей. Например, собираясь в командировку, мы должны уложить в чемодан носки, зубную щетку, зубную пасту, зарядку для телефона и т. д. Чтобы ни о чем не забыть, достаточно один раз составить чек-лист, а потом пользоваться им перед каждой поездкой:

Вот еще примеры задач, для выполнения которых пригодится чек-лист:

• Подготовка ребенка к школе.
• Подготовка к свадьбе.
• Подготовка дачи к зиме.
• Подготовка к выступлению.
• Лекарства для домашней аптечки.
• Документы для «Уголка потребителя».
• Ежедневный уход за собой.
• Ежедневный уход за питомцем.

Есть два способа работы с такими чек-листами:

• Do-confirm («сделать — проверить»). Используется для проверки уже выполненной задачи. Например, мы уже собрали чемодан и теперь смотрим, все ли мы туда положили. Этот вариант подходит для привычных задач, которые нам нужно только проконтролировать.
• Read-do («прочитать — сделать»). Суть этого подхода в пошаговом выполнении задачи. Например, мы читаем, какой предмет взять в командировку, укладываем его в чемодан и отмечаем соответствующий пункт. Этот вариант подходит для новых или слишком сложных задач.

3. Проверка и контроль

Иногда нам нужно проверить объект или процесс на соответствие неким требованиям. Допустим, мы владельцы магазина и хотим убедиться, что он соответствует требованиям пожарной безопасности. Этих требований довольно много, поэтому для проверки нам лучше взять уже готовый чек-лист:

Все просто: мы читаем список требований и проверяем, действительно ли они соблюдаются. Если мы проверяем сами себя, то можем при этом сразу же исправлять все несоответствия.

Вот еще несколько ситуаций, где может применяться такой подход:

• Технический аудит сайта.
• Проверка безопасности компьютера.
• Проверка рекламного текста.
• Покупка подержанного автомобиля (на что обратить внимание).
• Выбор и покупка квартиры.

Этот вид чек-листов сегодня массово используется в государственных и коммерческих организациях для проведения всевозможных проверок и аудитов.

4. Организация работы

Некоторые виды работ состоят из множества этапов, которые нельзя пропускать, и множества нюансов, о которых нужно помнить. Чтобы избежать ошибок, для таких работ полезно использовать рабочие чек-листы и пошаговые инструкции.

Для примера возьмем простую бытовую ситуацию: испечь белый хлеб в хлебопечке. Сама технология очень простая, однако в суматохе легко можно забыть о какой-нибудь мелочи: не положить дрожжей, не установить лопатку («тестомес»), не установить вес буханки и т. д. Для профилактики таких недоразумений можно держать под рукой вот такой чек-лист:

Рабочие чек-листы могут быть полезны в следующих ситуациях:

• Производство любых продуктов (пошив одежды, строительство домов, создание сайтов).
• Оказание типовых услуг (организация праздников, косметические процедуры).
• Регулярные мероприятия по уборке (квартиры, офиса, цеха, рабочего места).
• Регулярные мероприятия по уходу (за компьютером, автомобилем, питомцами)
• Сложные бюрократические процедуры (регистрация ИП, ликвидация ТСЖ).

Рабочие чек-листы полезны везде, где есть риск о чем-то забыть или допустить ошибку. Кроме того, они отлично помогают на первых порах, когда человек еще не запомнил все этапы рабочего процесса.

Читайте также: Чек-листы для работы

5. Диагностика

Сталкиваясь с жизненной, профессиональной или бытовой проблемой, мы часто не в состоянии сразу определить ее причину. Во-первых, возможных причин у проблемы может быть слишком много. Во-вторых, о некоторых причинах мы иногда даже не догадываться.

Возьмем, к примеру, такую ситуацию: у нас внезапно перестал работать Wi-Fi на ноутбуке. Почему? Не известно. Может быть, «слетел драйвер», а может, мы просто нечаянно включили режим «в самолете».

В таких ситуациях чек-лист помогает не блуждать впотьмах, а целенаправленно перебирать и проверить различные гипотезы:

Вот еще примеры чек-листов для диагностики:

• Возможные причины снижения трафика на сайте.
• Самые распространенные проблемы тайм-менеджмента.
• Самые частые причины снижения прибыли магазина.
• Список ловушек мышления при принятии решений.

Желательно, чтобы такие чек-листы были заранее составлены опытными специалистами. Для удобства в них можно указывать не только возможные причины проблем, но и способы проверки гипотез.

6. Поиск идей

Одна из предназначений нашего мышления — это генерация идей для решения различных задач. И в этом нам опять же могут помочь чек-листы.

Предположим, что перед нами стоит задача: увеличить посещаемость продовольственного магазина. В такой ситуации можно, конечно, устроить мозговой штурм или посоветоваться с опытными специалистами. А можно просто взять список уже готовых решений и попробовать применить их к своей ситуации:

Вот еще примеры таких списков:

• Идеи для увеличения трафика сайта.
• Идеи для досуга с ребенком.
• Идеи для рукоделия.
• Идеи для рекламы продукта.

Пользоваться такими чек-листами очень просто: просматриваем список и берем на вооружение те варианты, которые нам подходят. Но опять же: такие списки кто-то должен для нас составить заранее.

История чек-листов

В 1935 году в США во время испытаний разбился бомбардировщик Boeing B-17. Как показали расследования, катастрофа произошла из-за ошибки командира экипажа Питера Хилла: он был плохо знаком с особенностями новой модели и перед взлетом не проверил стопор рулей. Увы, новый самолет оказался слишком сложным (его называли «Летающей крепостью») и пилот просто не мог удержать в голове все детали, о которых следовало помнить.

Остальные летчики, принимавшие участие в испытаниях, предложили оригинальное решение проблемы. Они составили несколько проверочных списков (для подготовки к взлету, для подготовки к приземлению и т. д.), которыми должны были бы пользоваться все испытатели новой модели. Благодаря этой находке, дальнейшие испытания бомбардировщика прошли без серьезных инцидентов.

Вскоре чек-листы стали общепринятым стандартом в авиации, а затем начали массово использоваться и в других областях.