Как преодолеть страх перед большим списком задач

У объемных списков задач есть одно неприятное свойство: они очень часто вызывают у людей панику. Даже если сами дела большей частью мелкие и незначительные, их количество уже само по себе способно демотивировать человека или спровоцировать у него приступ прокрастинации.

Сегодня мы рассмотрим несколько приемов, которые помогают работать с большим количеством задач без паники и стресса. Мы не будем касаться того, насколько правильно или неправильно иметь столько задач: будем исходить из того, что такой список по какой-то причине возник и с ним необходимо что-то сделать.

Чего делать не стоит

Для начала пару слов о двух тупиковых стратегиях, к которым люди нередко прибегают «на автомате».

Стратегия 1. «Разобраться с мелочью». Первое, что обычно приходит в голову — это побыстрее выполнить все мелкие задачи, чтобы максимально сократить список. Но пока человек добирается до главных задач, он обычно уже успевает порядком устать и израсходовать заметную часть своей мотивации и энергии. В некоторых случаях до самых важных дел руки у него так и не доходят.

Стратегия 2. «Бессистемное выполнение». Суть этого подхода в том, чтобы бегло просматривать свой список (внимательно смотреть на него как-то не особо хочется) и спонтанно выхватывать оттуда отдельные задачи. И это, как правило, те задачи, которые вызывают наименьшее отвращение.

Тут есть сразу три проблемы. Во-первых, когда человек таким способом сканирует список, он по многу раз прокручивает в голове одни и те же задачи, из-за чего устает еще быстрее. Во-вторых, он обычно делает не то, что для него важно, а то, что «не страшно».

Ну, а в-третьих, при таком подходе страх перед списком задач все равно никуда не исчезает. И если у человека в этот момент появится какой-то повод для прокрастинации (сообщение в социальных сетях или новый ролик на YouTube), он с радостью им воспользуется, чтобы убежать от пугающего списка.

А теперь давайте посмотрим на более эффективные варианты.

Отделить обязательное от необязательного

Один из способов успокоить свое паникующие подсознание — это показать ему, что по-настоящему обязательных задач в списке не так уж много и бояться ему нечего. Давайте для примера «обезвредим» вот такой страшный и ужасный список:

Разделим задачи на три группы:

1. Сделать обязательно и именно сегодня.
2. Сделать обязательно, но при необходимости можно отложить на завтра или на послезавтра.
3. Можно отложить на длительный срок или не делать вовсе. В эту же группу попадают некоторые регулярные задачи, которые без проблем можно выполнить в другой раз (например, проверить почту или помыть газовую плиту).

Для наглядности отметим первую группу задач красным цветом, вторую — оранжевым, а третью группу оставим без изменений, то есть белой. Заметим, что на практике все же лучше использовать не «кричащие» цветовые отметки, а обычные категории. Итак, вот что у нас получилось:

Вы чувствуете, как мозг сразу успокаивается и меняет свое отношение к предстоящим делам? Теперь его список фактически сократился до списка красных задач, которых у нас обычно не так уж и много. Второй список (оранжевые задачи) — это то, что сделать желательно, но выполнять эти дела любой ценой пока не требуется. А список белых задач — это своеобразный бонус, позволяющий почувствовать себя «чемпионом по тайм-менеджменту».

Важно понимать, что смысл этого приема вовсе не в том, чтобы «выполнять дела в порядке их срочности» (хотя так, наверное, тоже можно), а в том, чтобы остановить внутреннюю панику. После этого мы уже можем взглянуть на свой список спокойным взглядом и принять взвешенные решения по каждой задаче. Например, некоторые «белые» задачи могут оказаться для нас очень важными (свои проекты, мероприятия по саморазвитию и т. д.) и мы можем начать именно с них.

Отфильтровать задачи

На самом деле нам вовсе не обязательно постоянно смотреть сразу на все свои задачи: это вызывает ненужный стресс, но никак не помогает в работе. По-настоящему нам нужны только те дела, которыми мы намерены заниматься прямо сейчас. Отфильтровать такие дела легче всего с помощью категорий или тегов, которые сегодня поддерживают большинство органайзеров.

Здесь чаще всего используются два варианта:

1. Сгруппировать задачи по видам деятельности. Например:

• Дела по дому,
• Работа,
• Магазины,
• Платежи и т. д.

Вот так, например, будет выглядеть наш список, отфильтрованный по категории «Работа»:

2. Разделить день на части. Например:

• Утро,
• 1-я половина дня,
• 2-я половина дня,
• Вечер.

Теперь нам нужно создать соответствующие категории и распределить по ним задачи. Вот так, например, будут выглядеть дела на утро:

День можно разделить как угодно: пополам, на отрезки по 2–3 часа и т. д. Делайте так, как вам удобнее.

Учитывайте свои суточные ритмы. Обычно самые «энергозатратные» задачи выполняют утром или в первую половину дня. Задачи, которые не требуют большой силы воли и ясного мышления — вечером. У ярко выраженных «сов» все будет, естественно, наоборот.

В зависимости от своих целей и особенностей работы, вы можете использовать и другие способы группировки задач.

Использовать оперативный список

Не всегда есть возможность отфильтровать задачи с помощью категорий. Иногда задачи бывают настолько разнородными, что их сложно как-то логично сгруппировать. А иногда по тем или иным причинам нам приходится пользоваться бумажным списком дел, где никаких категорий нет и в помине.

Во всех этих случаях удобно завести отдельный оперативный список и выписывать в него те задачи, которые мы планируем выполнять прямо сейчас. Работает это так:

• Перенести от 3 до 7 задачи из основного списка в оперативный.
• Выполнить их и вычеркнуть.
• Записать новую серию задач и т. д.

Оперативный список помогает уменьшить количество текущих задач до максимально комфортного. Сколько в него помещать задач, зависит от их сложности и вашего самочувствия. Критерий здесь простой: дел в оперативном списке должно быть ровно столько, чтобы они не вызывали панику.

Крупные дела перед помещением в оперативный список часто удобно разбивать на отдельные задачи продолжительностью от 5 до 30 минут.

Объединить задачи в блоки

Обычно в тайм-менеджменте рекомендуют дробить задачи на подзадачи, чтобы облегчить их выполнение и снизить уровень стресса. Но распорядок дня с большим количеством дел — это тот случай, когда лучше применить противоположную стратегию и объединить схожие задачи в блоки.

Наш первоначальный список приобретет примерно такой лаконичный вид:

Задачи для каждого такого блока хранят в отдельной категории. Можно пользоваться и первоначальным списком дел, при условии, что он будет уже не основным, а вспомогательным. Начинать блоки лучше со срочных и важных задач.