Приоритизация задач. Почему важные дела нужно выполнять в самом начале

Приоритизация задач (или просто расстановка приоритетов) — это один из главных принципов тайм-менеджмента. В кратком виде его можно сформулировать так:

Старайтесь выполнять важные дела в самом начале.

Этот принцип распространяется почти на все виды планирования. Например:

Соблюдение принципа приоритизации значительно увеличивает шансы на успешное выполнение важной задачи. Чтобы лучше понять, как это работает, давайте разберем одну простую ситуацию из жизни.

Олег и его сайт

Сегодня воскресенье и Олег решил создать собственный сайт. Эту задачу ему нужно выполнить в течение дня: с понедельника начинается трудовая неделя и будет уже не до этого.

Согласно принципу приоритизации, Олег должен запланировать эту задачу на самое начало дня. Например, вот так:

Но представим, что Олег решил не расставлять приоритеты и запланировал свой день следующим образом:

В этом случае он рискует столкнуться сразу с тремя неблагоприятными сценариями.

Сценарий 1. Нехватка ресурсов

Человеку свойственно уставать. В течение дня доступные нам ресурсы (физические силы, самодисциплина, внимание, мотивация и т. д.) неизбежно идут на убыль. А это значит, что чем позже мы приступаем к задаче, тем меньше у нас остается ресурсов для ее выполнения.

Отложив создание сайта на вечер, Олег рискует просто не справиться с этим делом:

• Он может устать физически, и любая работа будет даваться ему с трудом.
• Его уровень внимания снизится. Он будет чаще отвлекаться и чаще допускать ошибки.
• Снизится его способность к мышлению. Он может не разобраться во всех тонкостях сайтостроения.
• Снизится его способность к самодисциплине. Он может впасть в прокрастинацию или переключиться на более приятные занятия.

Чтобы успешно справиться с задачей, Олегу нужен определенный запас перечисленных выше ресурсов. Но в конце дня этого запаса у него может уже не быть. Схематически это можно изобразить вот так:

Легко заметить, что если Олег запланирует задачу на начало дня, то шансы на ее выполнение возрастут. Да, в этом случае ресурсов может не хватить на другие дела, например, на уборку дома. Но поскольку это второстепенные задачи, их невыполнение не повлечет за собой серьезных последствий.

Этот эффект нужно учитывать и при недельном планировании. Обычно к концу рабочей недели усталость накапливается, и мы немного хуже справляемся со своими делами.

Сценарий 2. Форс-мажоры

В нашей жизни регулярно происходят события, которых мы не ожидаем: внеплановые отключения света, поломки бытовой техники, внезапные визиты гостей и т. д.

И тут в действие вступает математика: чем больше времени охватывают наши планы, тем выше вероятность, что они сорвутся из-за каких-нибудь внешних или внутренних обстоятельств. Вот что, например, может сегодня случиться у Олега:

После наступления форс-мажора оставшиеся дела обычно отменяются, переносятся на завтра или выполняются в «урезанном» виде. Иными словами, чем позже Олег планирует выполнить задачу, тем выше вероятность, что он ее не выполнит вообще.

Если же Олег займется своим сайтом утром, то все последующие форс-мажоры уже не коснутся этой задачи. Даже если днем у Олега пропадет настроение, а его сосед включит перфоратор, вся работа к этому времени будет уже выполнена.

Сценарий 3. Неверная оценка задачи

Одна из самых распространенных проблем в тайм-менеджменте — это неверная оценка объема предстоящей работы. Особенно это актуально для тех задач, которые мы выполняем впервые.

Когда Олег планировал задачу на вечер, он рассчитывал, что она займет не больше двух часов. Однако на практике он может столкнуться с массой неожиданных трудностей:

Скорее всего, Олег не успеет сегодня решить все эти проблемы, и ему придется доделывать свой сайт на следующих выходных.

Если бы задача была запланирована на утро, у Олега был бы хороший резерв времени. Столкнувшись с трудностями, он бы мог пожертвовать второстепенными делами и доделать свой сайт уже сегодня.

Несколько замечаний

Описанные выше негативные сценарии редко встречаются в чистом виде. Обычно мы имеем дело с какой-то их комбинацией: чуть-чуть усталости, чуть-чуть форс-мажоров, чуть-чуть неожиданных трудностей в работе. А в результате вероятность выполнения важной задачи стремительно падает.

Однако принцип приоритизации не является аксиомой. Если мы не смогли выполнить важную задачу в самом начале, это вовсе не означит, что мы ее уже не выполним. Нет, здесь речь идет только о вероятностях и не более того.

Кроме того, из любого правила всегда есть исключения. Например, у некоторых людей пик работоспособности приходится на вечер, поэтому им удобнее выполнять важные задачи именно в это время.