Метод Айви Ли (метод Шваба)

Метод Айви Ли (он же метод Шваба) — это очень простая и в то же время крайне эффективная техника планирования дня. Суть ее в том, чтобы расположить дела в порядке их важности и именно в таком порядке их выполнять. Например:

Несмотря на простоту, у этого метода есть несколько тонкостей и нюансов, о которых мы и хотим вам сегодня рассказать.

Как это работает

Давайте для примера запланируем свой день по методу Айви Ли на обычном листе бумаги.

Шаг 1. Составьте список дел. Запишите все задачи, которые вы собираетесь сегодня выполнить.

В оригинальном варианте этой техники рекомендуется планировать не более шести задач. Но это, на наш взгляд, не принципиально: вы все равно выполните ровно столько дел, сколько позволяют ваши силы, время или желание.

Если задач у вас не очень много, вы можете сразу записать их в нужном порядке и перейти шагу № 4.

Шаг 2. Перенумеруйте дела в порядке важности. Обозначьте самую важную задачу цифрой 1, вторую по важности — цифрой 2 и т. д.

Шаг 3. Перепишите список так, чтобы задачи шли по порядку. Если вы планируете дела в органайзере или в электронных таблицах, вам достаточно будет просто упорядочить их по алфавиту.

Шаг 4. Выполняйте задачи, начинай с первого номера. Не переходите к следующей задаче, пока полностью не завершите текущую. То, что вы не успели выполнить за сегодня, перенесите на следующий день.

Как видите, все действительно очень просто. А если вы пользуетесь каким-нибудь таск-менеджером, то процесс планирования станет еще проще:

То же самое можно проделать и в электронных таблицах.

История

Это методика планирования появилась более ста лет назад и считается одной из самых старых техник тайм-менеджмента. Ее автор — американский журналист, предприниматель и бизнес-консультант Айви Ледбеттер Ли.

В первую очередь Айви Ли известен как основоположник Public Relations («связей с общественностью»). Именно благодаря ему во всех крупных организациях сегодня появились свои PR-отделы, а сами PR-технологии превратились фактически в целую науку.

Но в нашем случае важно не это, а один случай, произошедший с Айви Ли в 1918 году. Однажды американский металлургический магнат Чарльз Шваб пригласил его к себе для консультации. Он хотел узнать, не может ли Айви Ли (на тот момент уже довольно известный бизнес-консультант) как-нибудь повысить продуктивность сотрудников его компании?

Немного пообщавшись с сотрудниками, Айви Ли предложил им метод планирования, который описан в этой статье. При этом он отказался от денег за консультацию. Вместо этого, он попросил прислать ему через три месяца ту сумму, которую Шваб сочтет заслуженной.

Через три месяца Шваб прислал журналисту чек на 25 тысяч долларов. Сегодня эта сумма эквивалентна примерно 400 тысячам долларов или 30 миллионам рублей.

Из-за своей простоты и эффективности техника со временем стала довольно популярной. В наши дни ее иногда называют «методом Шваба», хотя справедливее называть ее все-таки «методом Айви Ли».

Тонкости

1. Не нумеруйте сразу все дела: вполне достаточно отметить только самые приоритетные из них (примерно от 3 до 7 задач). Во-первых, до второстепенных задач мы можем так и не добраться, поэтому нет особого смысла тратить время на их планирование. Во-вторых, порядок выполнения второстепенных задач обычно не так важен.

2. Старайтесь использовать результато-ориентированные формулировки. Например, не «писать книгу», а «написать 2 тысячи слов», не «бегать», а «пробежать 3 километра». Иными словами, каждая задача должна подразумевать конкретный и проверяемый результат.

3. Метод Айви Ли полезен не только для планирования дня, но и для планирования недели или даже месяца. Все то же самое: составляем список дел или целей, а потом сортируем их по важности. Так мы будем твердо знать, каким делам следует уделять первоочередное внимание.

4. Некоторые особо крупные задачи способны занять у нас целый день. Если вы хотите уделить время и другим делам, то ограничьте время на выполнение таких задач. Например:

Также можно разбить такие задачи на отдельные этапы и выполнять по одному этапу каждый день.

5. Если существует четкая грань между разными сферами вашей жизни (например, работой и личными делами), заведите для каждой сферы отдельный список задач. Например:

Также полезно создавать отдельные списки для конкретных проектов или целей.

Как распределить задачи по важности

Самое сложное место в методе Айви Ли — это расстановка приоритетов (т. е. сам процесс нумерации задач). Да, в большинстве случаев мы способны определить свои главные задачи интуитивно, и в использовании специальных техник нет необходимости. Однако в случае затруднений можно воспользоваться одним из перечисленных ниже приемов.

Прием 1. Матрица Эйзенхауэра. Оцените важность и срочность каждой задачи. Важными задачами считаются те дела, которые имеют прямое отношение к нашим целям и ценностям, а срочными  — дела, которые нельзя откладывать.

Обычно при использовании матрицы Эйзенхауэра чертят специальную табличку, но в нашем случае будет вполне достаточно буквенных обозначений. Сперва мы оценим важность задач (В — важно, Н — не важно), а потом их срочность (С — срочно, Н — не срочно).

Теперь перенумеровать дела в списке будет гораздо проще. Самые главные задачи получат у нас метку ВС, а самые второстепенные — метку НН.

Прием 2. Категории важности. Попробуйте определить, в какую из этих групп попадают ваши задачи:

• Обязательно сделать.
• Желательно сделать.
• Неплохо бы сделать.

Часто одни только эти формулировки помогают понять, насколько важна та или иная задача.

Прием 3. «Лягушки». В тайм-менеджменте лягушками называют неприятные задачи, которые нам не хочется выполнять. Как ни странно, но именно такие задачи часто и оказываются самыми приоритетными.

Прием 4. Пузырьковая сортировка. В программировании этот способ сортировки считается не самым лучшим, но для нашего случая он подойдет. Суть его в том, чтобы попарно сравнить задачи в списке. Работает это так:

• Ставим карандаш напротив первой задачи.
• Сравниваем эту задачу со второй. Если первоначальная задача важнее, то сравниваем ее с третьей задачей, потом с четвертой и т. д. Если же вторая задача окажется важнее, перемещаем карандаш на нее и сравниваем ее с задачами, расположенными ниже.
• Повторяем эту манипуляцию до тех пор, пока не дойдем до конца списка. Задачу, на которую под конец будет указывать карандаш, отмечаем как № 1.

Таким же способом мы можем определить вторую по важности задачу, потом третью и т. д. Все задачи нумеровать не стоит — достаточно 3–7 самых приоритетных задач. Также не стоит применять этот способ для больших списков.

Достоинства и недостатки метода

У метода Айви Ли, как и у других техник тайм-менеджмента, есть свои преимущества, недостатки и ограничения.

Достоинства:

• Простота. Метод Айви Ли не требует долгих размышлений и не отнимает много времени, а освоить его можно буквально за пару минут.
• Повышение личной эффективности. Благодаря этой технике, мы всегда выполняем свои самые главные задачи, поэтому получаем хорошие результаты.
• Фокусировка. В каждый момент времени мы концентрируемся только на одной задаче, что позволяет нам избегать мультизадачности и более качественно управлять своим вниманием.

Недостатки и ограничения:

• Метод предназначен для планирования задач, которые не привязаны к конкретному времени (такие задачи называются «гибкими»). Он не подойдет для планирования деловых встреч, выступлений или, скажем, походов в кино.
• В методе Айви Ли не предусмотрен контроль времени. Некоторые дела в начале списка способны отнять у нас целый день и до последующих задач мы можем так и не добраться. Если невыполненные задачи являются обязательными, это может стать серьезной проблемой.
• В методе не предусмотрен баланс между разными сферами жизни. Мы запросто можем потратить весь день на рабочие задачи, в ущерб личным делам или, например, своему хобби.

Перечисленные недостатки можно частично исправить с помощью приемов, описанных в разделе «Тонкости».