О слонах, лягушках и других животных тайм-менеджмента

О «лягушках» и «слонах» зачастую знают даже те, кто не интересуются тайм-менеджментом. И это понятно: списки задач, контексты и проекты — это скука смертная, а вот зверюшки — это весело, интересно и хорошо запоминается.

И с нашей стороны было бы очень странно рассказывать о тайм-менеджменте и ничего не написать о знаменитых «задачах-животных». Поэтому сегодня мы предлагаем вам совершить небольшую «экскурсию в зоопарк» и посмотреть на лягушек, слонов, обезьян, мамонтов и даже единорогов. Мы выясним, что представляют собой все эти существа и как правильно с ними обращаться.

Лягушки

«Лягушки» — это мелкие, но неприятные задачи, которые люди очень не любят выполнять. Как правило, это дела, которые связаны с дискомфортом, стрессом, скукой и другими неприятными ощущениями. Вот примеры типичных «лягушек»:

• Общение с «клиентом из ада»;
• Обращение с просьбой к строгому руководителю;
• Болезненная косметическая или медицинская процедура;
• Визит к стоматологу;
• Тяжелое физическое упражнение;
• «Забеги» по бюрократическим инстанциям;
• Написание скучных отчетов;
• Холодные звонки и т. д.

При этом у каждого человека свой собственный список «лягушек». Кто-то совсем не боится стоматологов, но боится парикмахеров. Кто-то спокойно общается с проблемными клиентами, но паникует, когда нужно позвонить в банк. Иными словами, «лягушастость» той или иной задачи — это вещь субъективная.

Задачу-лягушку можно распознать по двум характерным признакам:

1. Об этой задаче нам неприятно даже думать.
2. Эту задачу мы нередко стараемся отложить на потом: на вечер, на завтра, на понедельник и т. д.

Проблема в том, что постоянное откладывание «лягушек» нередко приводит к серьезным неприятностям. Например, если все время отодвигать визит к стоматологу, то однажды это закончится зубной болью или флюсом. А если долго игнорировать «клиента из ада», он может заявиться к нам в офис и устроить небольшой апокалипсис.

Более того, откладывание таких дел негативно сказывается на продуктивности и самочувствии. Наши мысли, волей или неволей, постоянно возвращаются к «лягушке», а это портит нам настроение и отвлекает от других задач.

Что с ними делать?

Выражение «съесть лягушку» в тайм-менеджменте означает «выполнить какое-нибудь неприятное дело». Эта идиома позаимствована из известного афоризма, который приписывают Марку Твену:

Если с утра вы съедите лягушку, то ничего более страшного с вами в этот день не случится.

Именно так и следует поступать с неприятными задачами: выполнять их как можно раньше и желательно в самом начале дня.

Для чего это нужно? Во-первых, утром у нас больше сил и энергии, а значит нам проще с такими делами справиться. Во-вторых, «съев лягушку на завтрак», мы можем со спокойной совестью выбросить ее из головы и сосредоточиться на других задачах. В-третьих, неприятные дела — это зачастую самые важные дела в нашем списке, и если мы всегда начинаем именно с них, это заметно повышает нашу продуктивность.

Отсюда следует «правило лягушки»:

Всегда начинайте с самого неприятного.

Вот несколько примеров, как этот принцип может применяться на практике:

• Нужно обзвонить десяток постоянных клиентов и предложить им новую услугу. С кого начать? С самого вредного и скандального.
• Какое упражнение выполнять сразу после разминки? Самое неприятное (например, упражнение на пресс).
• С чего начать генеральную уборку? С того, что меньше всего хочется делать (например, мыть окна).

Для «лягушек» в органайзере удобно создать отдельную категорию (тег, метку или ярлык), чтобы сразу находить их в своем списке дел. Например:

Обратите внимание: хотя «лягушек» и следует выполнять в начале дня, однако сам день часто рекомендуют начинать с чего-нибудь более приятного. Например: с чашки хорошего кофе, стакана сока, свежей выпечки, любимой музыки и т. д. Это помогает с утра задать позитивный настрой на весь день.

Методика поедания лягушек

По поводу «поедания лягушек» в тайм-менеджменте существуют три простых правила:

1. «Ешьте лягушек» с утра. Планируйте все неприятное и сложное на утро или хотя бы на первую половину дня.

Утром у нас обычно крепче нервы, выше уровень самодисциплины и лучше работает голова. Если же откладывать неприятные задачи на вторую половину дня или на вечер, у нас может просто не хватить «маны» для их выполнения. «Съев лягушку», мы сможем весь день спокойно занимать другими делами, не отвлекаясь на ее назойливое кваканье.

2. «Ешьте лягушек» каждый день. Старайтесь каждый день выявлять в своем списке самые неприятные задачи и расправляться с ними.

Для чего это нужно делать? Во-первых, так мы развиваем самодисциплину и привыкаем к выполнению трудных задач. Во-вторых, чем больше мы «едим лягушек», тем меньше их остается.

Ну, а в-третьих, неприятные задачи очень часто бывают самыми важными для нас задачами. Например:

• Я боюсь регистрировать ИП? Но без этого я не смогу развиваться дальше как профессионал.
• Я стесняюсь выходить на пробежку? Но без этого я не смогу улучшить свое здоровье.
• Мне страшно договариваться с инвестором о встрече? Но без инвестиций я не смогу запустить свой продукт.

Такие «лягушки» существенно влияют на нашу жизнь, а их «неприятность» связана с выходом из пресловутой «зоны комфорта» (о том, что это такое на самом деле, мы поговорим как-нибудь в другой раз).

3. Из двух и более «лягушек» всегда выбирайте самую страшную. Если перед вами стоит несколько неприятных задач, начинайте с той, которая вызывает у вас наибольшее отвращение.

А в идеале следует выполнять задачи в порядке их «неприятности». Как мы уже говорили, неприятные дела — это обычно самые важные для нас дела, и такой подход очень повышает личную эффективность.

Как заставить себя съесть лягушку? 5 приемов

«Лягушки» не назывались бы лягушками, если бы с ними можно было легко справиться. Увы, мы можем знать все перечисленные выше правила, но по-прежнему откладывать все неприятные задачи на потом.

К счастью, существует несколько способов заставить себя выполнить неприятное дело. Мы рассмотрим пять из них. Три первых приема помогут сформировать правильный настрой на «поедание лягушек». А два последних помогут справиться с неприятным делом тогда, когда мы долго не можем решиться к нему приступить.

Прием № 1. «Лягушка» — это вызов. Воспринимайте ее не как потенциальный источник страданий, а как испытание, экзамен, вызов вашим способностям, как возможность показать себе и всему миру, чего вы стоите. Используя такой способ мышление, вы будете более решительно расправляться с неприятными делами и даже получить от этого удовольствие.

Прием № 2. Не думайте о неприятной задаче до момента ее выполнения. Думать о «лягушке» следует ровно столько, чтобы ее запланировать, но не более. Чем больше мы думаем о неприятном деле, тем сильнее «накручиваем» себя и тем большее отвращение оно у нас вызывает.

Чтобы избежать такого «самонакручивания», сосредоточьтесь на других делах. Если же вы поймали себя на ненужных мыслях о лягушке, мысленно отметьте: «Ага, я думаю о лягушке». Затем спокойно и без самоосуждения вернитесь к текущим задачам.

Прием № 3. Стремитесь к тому, чтобы выполнить неприятную задачу как можно быстрее. А в идеале ее следует выполнять, как только она появились:

• Начал болеть зуб? Тут же берем талончик к стоматологу.
• Доставили клиенту не тот товар? Тут же звоним, извиняемся и исправляем ошибку.

Чем быстрее мы «съедаем лягушку», тем проще нам это сделать. Опять же: в этом случае мы меньше о ней думаем и меньше себя накручиваем. Сосредоточьтесь не на том, чтобы сделать задачу вообще, а на том, чтобы как можно скорее от нее избавиться.

Прием № 4. Метод швейцарского сыра. Если не получается заставить себя «съесть лягушку», воспользуйтесь методом швейцарского сыра. Разделите «лягушку» на небольшие подзадачи («лягушат» или «головастиков»), которые вам легче будет выполнить. Например:

Некоторые делают так: составляют очень подробный чек-лист «поедания лягушки», а потом механически выполняют задачу, глядя в этот список.

Прием № 5. Прыжок в воду. Вы, наверное, замечали, что люди на пляже делятся на два типа:

• Первые очень медленно, буквально сантиметр за сантиметром, заходят в прохладную воду. Они не испытывают дискомфорта от быстрого погружения, но теряют массу времени на «раскачку».
• Вторые погружаются в нее резко и сразу. Да, в первые мгновения они испытывают не слишком приятные ощущения, зато потом могут сразу же получать удовольствие от купания.

Принцип «прыжка в воду» работает и с неприятными задачами. Нам вовсе не обязательно долго собираться с духом и думать о том, как выполнить их целиком и полностью. Достаточно совершить какое-нибудь простое действие, после которого выполнение задачи станет неотвратимым. Например:

• Боитесь идти к стоматологу? Зайдите на сайт Госуслуги и запишитесь на прием.
• Не хотите идти на пробежку? Наденьте кроссовки и выйдете на улицу.
• Боитесь телефонного разговора? Просто наберите нужный номер.

Обычно первый шаг сам по себе не вызывает негативных эмоций. Поэтому нам достаточно просто сделать этот шаг, не думая при этом о том, что будет дальше.

Слоны

В терминологии тайм-менеджмента «слоны» — это крупные, грандиозные, масштабные задачи, к которым страшно подступиться. Вот примеры типичных «слонов»:

• Написать книгу;
• Написать программу;
• Сделать ремонт;
• Провести генеральную уборку;
• Выучить английский язык;
• Создать сайт;
• Открыть магазин;
• Построить дом;
• Научиться рисовать и т. д.

В отличие от «лягушек», «слоны» не вызывают у нас жгучего отвращения (хотя иногда встречаются и «слоновые лягушки»). Но при этом они требуют много времени, сил и других ресурсов. Браться за такие дела страшно, поэтому их, так же как и «лягушек», часто откладывают на потом.

Проблема в том, что долгое игнорирование «слонов» тоже нередко приводит к неприятностям или к упущенной выгоде. Например, пока работник IT-индустрии откладывает задачу «выучить английский», он лишает себя возможности читать мануалы и актуальные статьи по своей тематике. А это, в свою очередь, негативно сказывается на его карьере и профессиональном росте.

Что с ними делать?

Название этого типа задач появилось благодаря присказке:

— Как съесть слона? По кусочку!

Именно так и поступают с задачами-слонами: их делят на более мелкие задачи («бифштексы»), которые затем регулярно выполняют. Маленькие задачи не кажутся нам страшными, сложными, непонятными или невыполнимыми, поэтому у нас реже возникает искушение отложить их на потом. Вот пример нарезания «слонов» на «бифштексы»:

«Слоны»:	Ежедневный «бифштекс»:
Написать книгу	Написать 1000 слов
Подготовиться к экзамену	Выучить один билет
Овладеть методом слепой печати	20 минут заниматься на тренажере Stamina
Покрасить забор	После работы покрасить одну секцию забора
Навести порядок в гараже	10 минут наводить порядок в гараже

Для планирования «слонов» в органайзере создают отдельные проекты, в которые помещают задачи-бифштексы. Вот как это выглядит:

В те дни, когда не получается съесть намеченный «бифштекс» целиком, рекомендуется откусить от «слона» хотя бы небольшой кусочек. Например, если не получается написать 1000 слов для книги, стоит написать хотя бы 200 или даже 100 слов. Это правило помогает сохранять рабочий настрой, «инерцию движения» и привычку к регулярной работе.

Разновидности бифштексов

Разных «слонов» нужно по-разному нарезать на «бифштексы». Рассмотрим три самых популярных способа.

1. Повторяющиеся задачи. «Слона» нарезают на одинаковые или сходные задачи, которые регулярно повторяются. Этот метод в основном используется тогда, когда слон состоит из потока однотипной работы. Например:

• Покрасить длинный забор.
• Выкопать траншею.
• Написать книгу.
• Заполнить базу данных.
• Выучить 1000 иероглифов.

Также этот метод подойдет для некоторых измеримых целей, то есть таких, которые выражаются в неких числовых показателях (см. технику SMART). Например: «написать 30 заметок за 1 месяц», «отложить 50 000 за год» и т. д.

Для планирования таких «слонов» в органайзере нужно создать проект или категорию, поместить туда нужное количество задач и настроить их повторение. Например:

2. Этапы. Более сложный вариант: «слон» режется не на одинаковые, а разные задачи. Этот вариант подходит для слонов-проектов, то есть для тех случаев, когда нам нужно что-то создать, улучшить или отремонтировать. Например:

• Написать программу.
• Создать сайт.
• Построить дом.
• Отремонтировать квартиру.
• Провести генеральную уборку.

Планирование таких «слонов» проходит в два этапа. На первом этапе следует разделить слоновую задачу на отдельные шаги (этот процесс называется декомпозицией). «Слона» нарезают до тех пор, пока не получатся «бифштексы», которые без проблем можно выполнить за день. Удобнее всего такую нарезку делать с помощью ментальных карт. Вот как это выглядит в самом простом случае:

На втором этапе полученные «бифштексы» равномерно распределить по времени:

Если «слон» очень большой и сложный, его лучше не нарезать сразу и целиком, а детализировать по мере выполнения. Предположим, у нас есть задача «ремонт комнаты», которая состоит из трех этапов: побелить полоток, поклеить обои, постелить ламинат. В этом случае мы подробно планируем побелку потолка, а остальные этапы просто намечаем, но пока не трогаем.

3. Повторяющиеся бюджетируемые задачи. В этом случае «бифштекс» представляет собой отрезок времени, который мы собираемся ежедневно тратить на поедание «слона»: 2 часа в день, 1 час в день, 15 минут в день и т. д.

Этот вариант подходит для нарезки фактически любых крупных задач. Его можно смело использовать в тех случаев, когда время на ежедневный «бифштекс» ограничено или когда вы затрудняетесь с нарезкой «слона».

Планируются такие «бифштексы» почти так же, как и в первом варианте: создаем в органайзере повторяющуюся задачу, но при этом указываем время ее выполнения. Например:

Отмерять такие «бифштексы» удобнее всего с помощью таймера. Устанавливаем его на нужное время и, пока он не прозвенел, занимаемся «слоновой задачей».

Другие животные

Кроме «лягушек» и «слонов», в литературе по тайм-менеджменту иногда встречаются и другие животные. Они не так популярны, но знакомство с ними может помочь сориентироваться в некоторых жизненных ситуациях.

Обезьяны

«Обезьяна на спине» — это ситуация, с которой сталкиваются руководители всех уровней. Суть ее в том, что подчиненные как бы «делегируют» нам свою работу.

Представим, что обезьяны — это задачи и проблемы, которые нужно решить. Мы даем сотруднику некое поручение (вручаем ему «обезьяну») и ждем результата. Но через некоторое время он приходит к нам с вопросом или проблемой: без их решения он не может выполнить поставленную перед ним задачу. Он возвращает инициативу нам, то есть пересаживает на нас свою «обезьяну». Рассмотрим два примера.

Пример 2. Бытовая ситуация: перед уходом на работу мы просим ребенка купить новые фильтры для воды. Через некоторое время он звонит и спрашивает: а какие именно фильтры нужно купить? Вы не помните названия и обещаете вечером уточнить. Все, теперь это уже не его, а ваша задача.

Если подобные ситуации возникают слишком часто, руководители начинают терять массу своего времени на «кормление обезьян», а порученные ими задачи выполняются очень медленно.

Разумеется, можно сразу давать сотрудникам мегаподробные инструкции. Проблема в том, что в этом случае нагрузка на руководителя существенно возрастет, а «обезьяны» в его списке дел будут появляться по-прежнему.

Что делать?

Для уменьшения количества «обезьян» приучайте подчиненных самостоятельно искать ответы на свои вопросы. В идеале он должен приходить к вам не с проблемой, а уже готовыми вариантами ее решения. Например, в случае с ценами, следует предложить сотруднику самостоятельно составить список конкурентов и товаров. А в случае с фильтрами — попросить ребенка самостоятельно посмотреть их название и габариты.

Однако здесь важно понимать, что в управлении не бывает универсальных решений, а к каждому человеку зачастую требуется индивидуальный подход. Если, например, сотрудник совсем неопытный, лучше не оставлять его один на один с «обезьянами».

Мамонты

«Мамонты» — это крупные задачи, которые уже утратили актуальность («вымерли»), но которые мы по привычке все еще собираемся выполнить. Такие задачи обычно начинаются со слов «когда-нибудь я найду время и…» или «однажды я соберусь и…».

Пример 1. Юноша слушает рок-музыку и мечтает научиться играть на гитаре, чтобы стать известным гитаристом. Проходят годы: он оканчивает институт и делает успешную карьеру. Он занимается любимым делом и больше не хочет стать рок-музыкантом. Но по привычке он продолжает мечтать о том, что когда-нибудь найдет время и все-таки научится играть на гитаре.

Пример 2. Женщина мечтает завести земельный участок, чтобы обеспечивать семью дешевыми овощами. Через пару лет она открывает собственный магазин и в разы увеличивает доход. Теперь она может без проблем покупать любые овощи, но по-прежнему продолжает мечтать о своем огороде.

Проблема таких задач вовсе не в том, что они не выполнимы. Нет, «мамонтов» вполне можно «оживить и съесть» (точно так же, как и обычных «слонов»). Проблема в том, что эти задачи и цели, нам уже не нужны. Мечтая о них, мы лишь впустую расходуем энергию. Ну, а если мы когда-нибудь их все-таки выполним, то, скорее всего, испытаем лишь разочарование.

Что делать?

Проверяйте свои старые цели на актуальность. Подумайте, почему вы хотите их достичь и действительно ли вы этого хотите. Если же какая-нибудь цель превратилась в «мамонта», ее следует без всякой жалости вычеркнуть из своих планов.

Единороги

«Единороги» — это грандиозные задачи-мечты, к которым мы не знаем, как подступиться. Мы часто думаем о них («Эх, как хорошо было бы…»), но ничего для их воплощения в реальность делать не собираемся. «Единороги» могут обитать в нашей голове годами: без конкретики, без планов по их осуществлению и, в общем-то, без особой надежды.

Вот примеры типичных «единорогов»:

• Человек мечтает начать свое дело, но понятия не имеет, как это сделать.
• Он мечтает построить свой дом, но у него явно не хватает для этого средств.
• Он мечтает выучить иностранный язык, но у него нет на это времени.
• Он мечтает стать профессиональным писателем, но боится, что у него ничего не получится.

Мечты о «сказочных единорогах» отнимают у нас время и силы, но ничего не меняют в нашей жизни. Это вовсе не значит, что от них нужно отказаться (как от «мамонтов»). Напротив: чтобы быть счастливыми, мы должны воплощать свои мечты в реальность. Как говорил английский поэт Уильям Блейк: «Кто хочет, но не делает, — порождает чуму».

Что делать?

«Единорогов» следует тщательно обдумывать, находить пути их реализации и превращать в слонов (а что делать с этими животными, мы уже знаем). Вот как это работает:

«Единороги»:	«Слоны»:
Начать свое дело	Изучить основы предпринимательской деятельности Изучить выбранное направление Составить бизнес-план
Построить свой дом	Собрать средства на строительство дома
Выучить иностранный язык	Найти время на изучение иностранного языка
Стать профессиональным писателем	Написать первую книгу

Для превращения «единорога» в «слона» нужно понять, что именно мешает воплотить мечту в реальность. Затем следует сформулировать задачу, которая будет направлена на преодоление этого препятствия (рекомендуем посмотреть нашу статью о многоходовом мышлении)

***

На этом наша «экскурсия в зоопарк» подошла к концу. Будем рады, если сегодня вы узнали для себя что-то новое. А напоследок небольшая шпаргалка по всем сегодняшним животным: