Почему тайм-менеджмент не работает: 4 главных ошибки

Часто бывает так: человек читает книгу или статью о пользе тайм-менеджмента, воодушевляется и начинает применять какие-нибудь популярные техники планирования. А спустя недели или месяцы он вдруг понимает, что с тайм-менеджментом его жизнь почему-то совсем не улучшилась. Даже наоборот: хлопот стало больше, а поводов для радости — меньше.

Из всего этого он делает какой-нибудь глобальный вывод. Например:

— Граждане! Нас обманывают! Этот хваленый тайм-менеджмент не работает!

Или такой:

— Все эти методы подходят только людям с определенным характером, а вот я…

В действительности проблема обычно заключается не в характерах людей и уж тем более не в самом тайм-менеджменте, а в неправильном понимании некоторых его принципов. И в этой статье мы разберем четыре главных ошибки, из-за которых «управление временем» может стать неэффективным.

Содержание:

Ошибка № 1. Чужая система вместо своей

Современный тайм-менеджмент включает в себя тысячи всевозможных методов, приемов и техник. Как ни странно, но большинство из них решают одни и те же задачи. Например, сегодня известны десятки способов запланировать свой день и расставить приоритеты, сотни способов себя мотивировать и справиться с прокрастинацией. Более того, существует множество «школ» и систем тайм-менеджмента, которые очень по-разному решают проблемы личной эффективности: GTD, Agile Results и т. д.

Возникает закономерный вопрос: зачем «плодить сущности»? Не проще ли выбрать из этого огромного арсенала только все самое лучшее, а остальное — выкинуть за ненадобностью?

Увы, но так не получится. Дело в том, что почти все техники тайм-менеджмента имеют вполне конкретную область применения и не годятся на роль «универсальной таблетки». Например:

Расписание — это отличная техника, если вы ведете размеренный образ жизни и решаете каждый день схожие задачи. Но если ваш день насыщен непредвиденными событиями, расписание будет постоянно срываться.
Техника Pomodoro в первую очередь предназначена для индивидуальной работы. Если ваша деятельность заключается в общении с другими людьми, «помидоры» вам вряд ли пригодятся.
Техника SMART хорошо подходит для постановки краткосрочных целей в условиях стабильности. Но она вряд ли будет уместна в условиях нестабильности и неопределенности.

В тайм-менеджменте нет и не может быть универсальных решений: мы все находимся в разных условиях и решаем разные задачи. Именно этим и объясняется такое разнообразие техник «управления временем».

Каждая жизненная ситуация требует своего подхода.

Проблемы возникают тогда, когда мы пытаемся внедрить те методы тайм-менеджмента, которые не подходят для решения наших задач.

Пример. Виталий прочитал статью, автор которой достиг хороших результатов с помощью метода 1-3-5.

— Какой гениальный подход! — восхитился Виталий, — Именно этого мне и не хватало для полного счастья!

С этого момента Виталий тоже начал планировать свой день по описанной в статье методике, надеясь повысить свою продуктивность.

Увы, но раз за разом он терпел неудачу. Во-первых, у него почти каждый день появлялось до 20 обязательных дел, которые нельзя было урезать до 9 задач. Во-вторых, на него постоянно обрушивались непредвиденные дела, из-за которых ему приходилось снова и снова перекраивать свой план.

Помучившись пару недель, Виталий отказался от использования этого метода.

Означает ли приведенный выше пример, что тайм-менеджмент не работает? Нет, он всего лишь свидетельствует о том, что конкретная методика планирования не подошла для конкретного человека и его ситуации.

Что делать?

1. Не игнорируйте проблему. Если ваши планы постоянно срываются, если вы чувствуете дискомфорт при выполнении своих задач или не получаете значимых результатов, то с вашей системой тайм-менеджмента определенно что-то не так.

2. Не бойтесь экспериментировать и пробовать новое. Создание своей системы тайм-менеджмента может занять какое-то время, и это нормально.

3. Не бойтесь подгонять техники под себя. Например, вы решили выполнять дела по «помидорной методике», но вам не хватает классических 25 минут для нормального погружения в задачу. В этом случае попробуйте увеличить это время до 30 или даже 40 минут (некоторые так и делают).

4. Если какая-то техника не сработала, не спешите сразу ее отбрасывать: многие методы тайм-менеджмента требуют привычки. Например, если мы раньше не жили по расписанию, нам нужно время, чтобы перестроить свое мышление.

5. Если меняются обстоятельства, должен меняться и тайм-менеджмент. Например, если вы ушли с наемной работы и открыли ИП, вам придется по-другому планировать свои дела.

6. Избегайте переутомления. У нас может быть отличная система тайм-менеджмента, но если в ней не предусмотрен полноценный отдых, это негативно скажется и на производительности труда, и на здоровье.

Ошибка № 2. Имитация работы вместо работы

Еще одна распространенная причина «неработающего тайм-менеджмента» — это недостаток самодисциплины. Без этого важного компонента любые планы неизменно превращаются в профанацию.

Пример. Олег решил начать новую жизнь и стать более организованным. Для начала он составил себе вот такой план на завтра:

Но на следующий день все пошло не совсем не так, как планировалось:

В 8–00 Олег достал гантели и вдруг понял, что его программа тренировки недостаточно хороша. Он залез на YouTube и течение часа смотрел ролики о различных упражнениях. Из-за этого ему пришлось перенести тренировку на завтра и попутно отменить изучение английского.
В 9–30 сел писать статью. Но голова почему-то думала плохо, поэтому Олег решил немного полистать социальные сети, чтобы настроиться на работу. В 11–00 он вернулся к своей статье и с горем пополам написал вступление.
В 12–00 пришло очередное письмо из рассылки, на которую Олег был подписан. Олег с удовольствием его прочитал. Затем он перечитал несколько старых писем и отправился обедать.
В 14–00 Олег опять вернулся к статье, однако почти сразу его начало клонить в сон. Он решил поспать полчаса, чтобы хоть немного восстановиться. Полежав пару часов, но так и не заснув, Олег снова вернулся к работе.

… И т. д., и т. п.

Через неделю Олег понял, что от тайм-менеджмента нет никакого проку.

Главная проблема здесь вот в чем: людям зачастую очень трудно признаться себе в недостатке самодисциплины. Гораздо проще свалить свои неудачи на внешние обстоятельства: отсутствие подходящих условий, на домочадцев и коллег, на отсутствие настроения или на «бесполезный тайм-менеджмент».

Однако без самодисциплины тайм-менеджмент действительно бесполезен. Это не волшебный талисман для достижения успеха, а скорее ящик с некими инструментами для работы. И если человек по какой-то причине не хочет или не может работать, то эти инструменты превращаются в бесполезный хлам.

Что делать?

1. Недостаток самодисциплины — это проблема, из-за которой вся жизнь может полететь под откос. Не стоит ее игнорировать и надеяться, что «все наладится само».

2. Узнайте, как работает самодисциплина. Мы рекомендуем для начала познакомиться с тремя книгами:

Келли Макгонигал «Сила воли. Как развить и укрепить».
Уолтер Мишел «Развитие силы воли».
Ирина Якутенко «Воля и самоконтроль: Как гены и мозг мешают нам бороться с соблазнами».

Также советуем посмотреть наши статьи из рубрики «Самодисциплина».

3. Выстраивайте свою работу с поправкой на возможные проблемы с самодисциплиной. Отключайте на время работы оповещения на компьютере и смартфоне, выходите из аккаунтов социальных сетей, затрудняйте себе доступ к развлечениям и т. д.

4. Убедитесь, что вы занимаетесь своим делом. Программисты, которые работают менеджерами, или художники, которые работают продавцами, неизбежно будут испытывать внутреннее сопротивление.

5. Убедитесь, что вы не перегружены задачами. Лень и прокрастинация часто являются признаками переутомления.

Ошибка № 3. Рутина вместо важных дел

Следующую ошибку условно можно назвать «эффектом белки в колесе». Эта ошибка довольно популярна: ее допускают даже те, кто годами пользуются техниками тайм-менеджмента и считаются организованными людьми.

Пример. Светлана интересуется тайм-менеджментом, ставит перед собой цели и ежедневно планирует свой день. Вот, например, какие цели она поставила перед собой в этом году:

А вот так выглядит ее типичный план на день:

Несмотря на подробное планирование каждого дня, жизнь Светланы почему-то совсем не меняется, а большинство поставленных целей остаются недостигнутыми.

Вы уже поняли, в чем заключается проблема Светланы? Все верно: в ее списке присутствуют только рутинные дела, но абсолютно не отражены поставленные цели.

Рутинные дела навязаны нам извне: обществом, обстоятельствами, другими людьми. Мы выполняем их лишь для того, чтобы сохранять привычный для нас уровень жизни и избегать возможных неприятностей. Однако подобные дела фактически никак не помогают нам улучшить нашу жизнь.

Что делать?

1. Научить отличать важные задачи от рутины. Важные задачи — это те дела, которые имеют прямое отношение к нашим целям или ценностям. Рутинные дела не имеют отношения к целям и ценностям, хотя вполне могут быть обязательными и даже срочными (например, ремонт холодильника или продление страховки).

2. Максимально сокращайте время на выполнение рутинных задач. Пользуйтесь делегированием, автоматизацией и методами оптимизации труда.

3. Составляя план на день, всегда держите под рукой список своих целей. Убедитесь, что ваши дела на сегодня будут способствовать их достижению.

4. Ставьте промежуточные цели. Они значительно облегчают процесс планирования и достижения основных целей.

5. Все наши планы должны образовывать единую иерархическую структуру. Планы на год должны составляться с учетом жизненных целей, планы на месяц — с учетом планов на год и т. д.

Ошибка № 4. Действия вместо результатов

Еще одна причина «неэффективного тайм-менеджмента» — это непонимание разницы между действием и результатом.

Это ошибка не столь опасна, как предыдущие. С ней вполне можно двигаться вперед и, худо-бедно достигать своих целей. Проблема в том, что эта ошибка способна существенно снизить нашу эффективность.

Пример. Борис с вечера составил себе вот такой план на день:

На следующий день Борис приступил к его выполнению:

В 7–00 он вышел на пробежку. Но пробежал он только 500 метров, а оставшееся время просто ходил по парку.
В 8–00 Борис приступил к работе над проектом. Он долго играл шрифтами, цветами и формами, и в результате сделал только первый экран промо-страницы.
В 11–00 он начал уборку в квартире. Он честно помыл посуду, а оставшееся время полировал зеркало в коридоре.
В 12–00 Борис начал готовить обед. Он, конечно, не отказался бы от полноценного супа и котлеты с гарниром, но в итоге просто заварил лапшу быстрого приготовления и подогрел в микроволновке сардельку.
В 13–30 Борис открыл свой курс по сеткам, но ограничился только чтением теории. Упражнения он решил сегодня не делать.

Борис считает себя организованным человеком. Он честно планирует свой день и движется к поставленным целям. Более того, он даже выполняет все запланированные задачи. Но…

Проблема Бориса в том, что он абсолютно не думает о полученных результатах. Да, формально он выполнил все свои задачи: он действительно бегал, работал над проектом, занимался уборкой и готовил обед. Однако его день вряд ли можно назвать продуктивным.

Если человек не нацелен на конкретный результат, он непроизвольно начинает «срезать углы». Он легко становится жертвой прокрастинации и неуместного перфекционизма. Он начинает имитировать работу, работать непозволительно медленно или работать спустя рукава. Он думает не о достижении целей, а только о том, чтобы поставить галочку в органайзере.

Что делать?

1. Для каждой задачи определите результат, который вы хотите получить. Используйте результато-ориентированные формулировки. Например:

Результато-ориентированные формулировки задач

2. Если это возможно, не переходите к следующей задаче, пока не достигли нужного результата для текущей задачи (при таком подходе дела лучше располагать в порядке их важности).

3. Для важных целей и проектов используйте трекеры задач или диаграммы Ганта. Они помогают наглядно представить дорогу к цели и заставляют нас думать о достижении результатов. Например:

4. Иногда к недобросовестной работе нас подталкивает наше расписание (мы формально что-то делаем в назначенное время и считаем задачу выполненной). В такой ситуации лучше использовать не расписание, а жестко-гибкое планирование или обычный список дел.

10 признаков проблемного тайм-менеджмента

Напоследок перечислим несколько признаков того, что ваш тайм-менеджмент не работает или работает не совсем так, как нужно.

Вам постоянно приходится пересматривать и перекраивать свои планы. Например, утром вы составляете список дел на день, а потом массово переносите эти задачи на завтра.
Вы пользуетесь тайм-менеджментом длительное время, но в вашей жизни фактически ничего не изменилось.
Несмотря на все техники «управления временем», вы постоянно чувствуете, что вот-вот утонете в делах.
Вы регулярно испытываете дискомфорт во время планирования и выполнения своих дел.
Сами инструменты планирования (списки дел, ежедневники, таск-менеджеры) вызывают у вас отвращение.
В конце дня вы чувствуете усталость, но не чувствуете удовлетворения от хорошо выполненной работы.
У вас нет «ощущения роста». Ваш характер и личные качества остались такими же, как и до внедрения тайм-менеджмента.
Вы не можете сразу ответить, каких результатов достигли за вчерашний день, за месяц или за год.
После внедрения тайм-менеджмента в вашей жизни стали преобладать негативные эмоции: уныние, раздражительность, апатия и т. д.
У вас не осталось времени на полноценный досуг или на общение с друзьями и близкими.

Если вы обнаружили у себя один или несколько подобных «симптомов», посмотрите еще раз на перечисленные в этой статье ошибки.