Всё о тайм-менеджменте
Что такое приоритеты и как их расставлять

Приоритеты: что это такое и как их расставлять

Приоритет — это одно из ключевых понятий тайм-менеджмента, которое означает первоочередность или особую важность. Например:

  • Приоритетная задача — эта задача, которую нужно выполнять в первую очередь.
  • Приоритетная цель — это цель, на которой следует сосредоточиться прежде всего.
  • Приоритеты в жизни — это ценности (работа, семья и т. д.), которым человек собирается уделять основное внимание.

Примеры расстановки приоритетов

Слово «приоритет» образовано от латинского prior, что переводится как первый, старший, идущий первым. Выявление первоочередных целей и задач называется расстановкой приоритетов или приоритизацией.

Необходимость расставлять приоритеты — это один из главных принципов тайм-менеджмента, а также любого планирования и управления вообще. Его соблюдение помогает человеку действовать максимально эффективно и достигать наилучших результатов с минимальными усилиями.

Примеры

Чтобы лучше понять, что представляет собой расстановка приоритетов, давайте разберем несколько очень простых примеров из жизни:

Пример 1. Человек уезжает на несколько дней в командировку. Через пять минут за ним должно приехать такси и отвезти его в аэропорт. За это время он успеет либо помыть посуду, либо полить цветы. Что важнее?

Приоритетная задача: полить цветы. С посудой за эти дни ничего не случится, а цветы могут погибнуть.

Пример 2. Человек зашел в супермаркет, чтобы купить ребенку молока, а себе — острой приправы к мясу. Внезапно он обнаружил, что денег хватит только на что-то одно. Что лучше купить?

Приоритетная задача: купить молока. Приправа не является чем-то необходимым.

Пример 3. Менеджер по продажам собрался почистить корпоративную почту от спама. В этот момент ему позвонил постоянный клиент и попросил принять заказ. Чем сейчас следует заняться?

Приоритетная задача: принять заказ. Это основная обязанность менеджера.

Пример 4. Молодой человек окончил университет. Он поставил перед собой две краткосрочных цели: найти высокооплачиваемую работу по специальности и собрать денег на первичный взнос по ипотеке. О чем он должен думать в первую очередь?

Приоритетная цель: найти работу. Без этого вторая цель вряд ли осуществима.

Заметим, что все перечисленные выше примеры однозначные и даже немного утрированные: в них сразу понятно, что важно, а что нет.

Однако в реальной жизни приоритеты далеко не всегда можно определить «на глазок». Иногда для этого требуется тщательно проанализировать ситуацию, обдумать последствия и взвесить все возможные за и против.

Также важно понимать, что приоритет какой-либо задачи — это понятие, как правило, субъективное. В одной и той же ситуации для одного человека будет важно «закончить проект по работе», для другого — «пойти на тренировку», а для третьего — «съездить с семьей на пикник». Здесь многое зависит от целей и ценностей человека, его характера и личных качеств.

Для чего нужно расставлять приоритеты

Расстановка приоритетов — это универсальный принцип тайм-менеджмента. Он отлично работает на всех уровнях планирования: от выполнения ежедневных дел, до определения жизненной стратегии.

Вот основные преимущества, которые дает этот принцип:

1. Эффективное использование ресурсов. Наши запасы времени, сил и других ресурсов всегда ограничены. Выполняя свои задачи, мы постепенно устаем, теряем мотивацию и начинаем хуже думать. В сутках у нас только 24 часа, из которых 8 часов приходится на сон. Кроме того, нам постоянно не хватает денег, материалов, инструментов, рабочих рук и т. д.

Расстановка приоритетов позволяет распоряжаться этими ресурсами с максимальной пользой. Мы не растрачиваем их на мелочи, а направляем на выполнение самых важных для нас задач.

2. Улучшение результатов. Стоящие перед нами задачи очень неоднородны: некоторые оказывают большое влияние на нашу жизнь, другие — почти ни на что не влияют. Если мы, например, овладеем новым профессиональным навыком, это благоприятно отразится на нашей карьере. А если мы протрем пыль с тумбочки, то в нашей жизни вряд ли что-то изменится.

Сосредоточившись на тех задачах, которые сильнее всего влияют на нашу жизнь, мы можем добиваться более высоких результатов и быстрее достигать своих целей.

3. Наведение порядка в делах. На современного человека обрушиваются десятки, а иногда и сотни задач. В результате он регулярно испытывает стресс, «утопает» в делах и не знает за что хвататься.

Расстановка приоритетов — это своеобразный фильтр задач. Он отделяет те дела, которые действительно нужно выполнять, от тех дел, которые можно безболезненно отложить или не делать вовсе. Эта «фильтрация» снижает уровень стресса и помогает относиться к своим задачам более спокойно.

4. Достижение гармонии в жизни. Счастье людей во многом зависит от их умения «ходить путями своего сердца». И если они занимаются тем, что им не по душе, то даже самые выдающиеся результаты в этой области не сделают их счастливыми.

Расстановка приоритетов помогает нам сосредоточиться на тех сферах, которые для нас являются самыми важными. Благодаря этому, мы можем получать от жизни именно то, чего действительно хотим.

Критерии приоритетности

Не существует единственно правильного способа расстановки приоритетов: каждая ситуация требует своего подхода. Например, в одном случае логичнее начинать работу с самой срочной задачи, в другом — с самой важной, а в третьем — с самой приятной.

Чаще всего в тайм-менеджменте используются следующие критерии приоритетности:

Важность

В обиходной речи под важностью может подразумеваться все что угодно. Например, «важными» в быту часто называют просто срочные дела («купить сахар») или дела, связанные с эмоциями («сходить на концерт любимой группы»).

Однако в тайм-менеджменте важными обычно считаются те цели и задачи, которые помогают человеку менять свою жизнь в нужном направлении. Отсюда следуют два определения:

1. Важная цель — это цель, которая соответствует главным ценностям человека. Например, цель «создать интернет-магазин» будет важной, если главная ценность человека «материальное благополучие», и менее важной, если его больше заботит «творчество» или «духовное развитие».

Вот еще примеры того, как меняется важность целей в контексте разных ценностей:

Важность целей в контексте разных ценностей

Если цель не соответствует ценностям, ее достижение не принесет человеку удовлетворения. Она, конечно же, изменит его жизнь, но изменит совсем не так, как ему хотелось бы.

2. Важная задача — это задача, которая направлена на достижение главных целей или опять же, соответствует главным ценностям.

Например, пусть наша главная цель — «создать интернет-магазин». В контексте этой цели задача «выбрать доменное имя для сайта» будет считаться важной, а «навести порядок в шкафу» — нет. Это не значит, что не нужно вообще наводить порядок в шкафу: просто эта задача не приближает нас к заявленной цели.

Еще примеры:

Важность задач в контексте целей и ценностей

Важность — это главный критерий приоритетности, поскольку он непосредственно влияет на нашу жизнь.

Срочность

Срочность задачи определяется крайним сроком ее выполнения (дедлайном). Невыполнение задачи к этому сроку приведет к неприятностям, упущенной выгоде или к тому, что задача потеряет актуальность.

Для примера возьмем задачу «написать отчет»:

  • Если его нужно сдать через час — это очень срочная задача.
  • Если к вечеру — просто срочная.
  • Если через три дня — менее срочная.
  • Если его можно не писать — не срочная.

Задача может и не иметь конкретного срока, но все равно быть срочной. Например, если у нас сломался холодильник, его нужно отремонтировать как можно скорее (иначе могут испортиться продукты). У таких задач дедлайн как бы уже наступил и чем раньше мы их выполним, тем лучше.

Вот еще примеры:

Определяем срочность задач

Критерий срочности может применяться ко всем текущим делам. Особенно он полезен тогда, когда мы активно взаимодействуем с окружающим миром или другими людьми: с клиентами, коллегами, чиновниками и т. д. Расстановка приоритетов по срочности, позволяет нам не «тонуть» в делах и избегать неприятностей.

Срочность и важность используется в матрице Эйзенхауэра — самой популярной технике расстановки приоритетов.

Затраты

Затраты — это количество времени, сил, денег и других ресурсов, необходимых для выполнения задачи или достижения цели. При прочих равных приоритетным будет считаться тот вариант, где эти затраты окажутся самыми низкими.

Например, мы хотим купить книгу. Она продается в двух интернет-магазинах по одинаковой цене — 750 рублей. Но в первом магазине доставка книги в наш регион стоит 350 рублей, а второй магазин доставляет книгу бесплатно. Естественно, нам лучше выбрать второй магазин.

Ожидаемые результаты

Критерий показывает, насколько выгодным будет выполнение той или иной задачи.

Например, мы хотим разместить рекламу своих услуг в социальной сети. Мы нашли три группы с подходящей тематикой, с одинаковой вовлеченностью читателей и одинаковыми ценами на рекламу. Но у первой группы аудитория 20 000 человек, у второй — 30 000, а у третьей — 50 000. Предпочтительнее выбрать третью группу, поскольку кликов по рекламе в ней наверняка будет больше.

Эффективность

Эффективность — это соотношение двух предыдущих критериев: ожидаемого результата и ожидаемых затрат.

Что такое эффективность

Давайте еще раз возьмем пример с рекламой в социальных сетях. На этот раз представим, что у каждой группы своя цена на рекламу. Посчитаем эффективность размещения объявления в каждой группе:

Пример рассчета эффективности

Оценивать свои задачи по эффективности обычно гораздо полезнее, чем просто по затратам или результатам. Этот критерий хорош тем, что помогает достигать целей с минимальными усилиями.

«Приятно / не приятно»

Хотя этот критерий полностью субъективен, он отлично подходит для повышения личной эффективности. Использовать его можно двумя прямо противоположными способами:

Способ 1. Выполнять задачи в порядке их «неприятности». Для чего это нужно? Во-первых, чем раньше мы беремся за неприятную задачу, тем больше у нас сил и решимости для ее выполнения. Во-вторых, неприятные дела — это зачастую самые важные дела, а их неприятность связана с «выходом из зоны комфорта». Такой подход называется «методом лягушки».

Способ 2. Начать с приятного. Если вы не можете заставить себя приступить к работе, выполните ту ее часть, которая вызывает у вас наименьшее сопротивление. Этот подход называется «методом швейцарского сыра».

Экологичность

Экологичность — это соответствие цели или задачи нашим ценностям, моральным принципам или характеру. Если цель не экологична, ее достижение может негативно отразиться на нашем внутреннем состоянии.

Например, если неисправимый интроверт станет владельцем компании, ему придется постоянно общаться с подчиненными, клиентами, деловыми партнерами и т. д. От этого он вряд ли станет более счастливым.

Этот критерий может применяться и для расстановки приоритетов в жизни, и для определения главных целей. Тут все просто: чем экологичнее наш выбор, тем лучше мы себя чувствуем и тем больше мы своей жизнью удовлетворены.

Специфические критерии

К ним относятся те критерии приоритетности, которые имеют очень узкую и конкретную область применения. Они не подходят для оценки обычных целей и задач, а используются лишь в определенных жизненных ситуациях, связанных с выбором: покупкой машины, поиском новой работы, поиском сотрудников и т. д.

Предположим, мы решили снять жилье. На наш выбор могут повлиять следующие факторы:

  • Стоимость аренды;
  • Площадь квартиры;
  • Планировка;
  • Расстояние до работы;
  • Наличие определенных удобств (балкона, кондиционера);
  • Внешний вид дома или района;
  • Личность владельца и т. д.

Иногда решающим для нас может быть лишь один из этих критериев (например, цена), а иногда какая-то особая комбинация из различных характеристик. В некоторых случаях удобно использовать специальные техники выбора, например, метод многокритериальной оценки.

Методы расстановки приоритетов

В настоящее время существуют десятки (если не сотни) способов расстановки приоритетов. Здесь перечислены лишь те из них, которые чаще всего используются в личном тайм-менеджменте. Для удобства список поделен на две части: в первой части мы рассмотрим методы приоритизации задач, а во второй — методы приоритизации целей и ценностей.

Заметим, что все эти методики носят скорее рекомендательный характер. Окончательное решение по расстановке приоритетов всегда остается за самим человеком.

Приоритизация задач

Описанные здесь техники помогают наводить порядок в текущих делах, эффективно планировать свой день и выявлять первоочередные задачи в различных проектах. Техники расположены в порядке возрастания сложности начиная с наиболее простых.

1. Самая важная задача (метод MIT: most important task). Определяем самую важную на данный момент задачу и выполняем ее. Затем определяем следующую самую важную задачу и т. д.

Метод MIT — это самый простой и естественный для человека способ расстановки приоритетов, которым многие пользуются интуитивно. Обычно эту технику выполняют мысленно, не делая никаких записей.

Метод MIT (метод самой важной задачи)

2. Метод Шваба (метод Айви Ли). Тоже очень простой способ: составляем список дел, нумеруем их в порядке важности и именно в таком порядке выполняем. Часто советуют планировать не более шести задач, но это, на наш взгляд, не принципиально.

Пример расстановки приоритетов по методу Айви Ли

3. Метод 1-3-5. Планируем за один раз только 9 задач: одну очень важную, три средней степени важности и пять второстепенных. Выполняем их в порядке важности.

Читайте также: Метод 1-3-5.

Метод 1-3-5: пример

4. Матрица Эйзенхауэра. Самый популярный в наши дни способ расстановки приоритетов. Суть его в том, чтобы сортировать задачи по их важности и срочности. Для сортировки используется таблица из четырех квадратов (см. рисунок ниже), где по вертикальной шкале оценивается важность задач, а по горизонтальной — их срочность. В результате самые приоритетные задачи попадают в квадрат, А («важно — срочно»), а самые незначительные — в квадрат D.

Читайте также: Матрица Эйзенхауэра.

Пример заполнения матрицы Эйзенхауэра

5. Матрица «усилия — отдача» (вариант: усилия — влияние). Служит для оценки эффективности предстоящих дел.

Здесь тоже используются две шкалы: по одной оценивают усилия, необходимые для выполнения задачи, а по другой — влияние этой задачи на общий результат (например, на достижение целей). Приоритетными считаются те задачи, которые помогают получать максимальный результат с минимальными усилиями.

Пример заполнения матрицы "усилия - отдача"

6. Метод АБВГД. Задачи разбивают на пять групп и каждой группе присваивают свою букву:

  • А — очень важные дела. Их выполнение или невыполнение повлечет за собой серьезные последствия.
  • Б — обязательные дела. Тоже имеют последствия, но не такие существенные.
  • В — необязательные дела, которые неплохо было бы сделать. Особых последствий не имеют.
  • Г — то, что лучше делегировать (поручить другим).
  • Д — то, что можно не делать вообще.

Затем задачи нумеруются в пределах своей группы: самая важная — А1, вторая по важности — А2 и т. д.

Метод АБВГД: пример

7. Принцип Парето и АБВ-анализ. Согласно принципу Парето, 20% наших усилий обеспечивают 80% результата, а остальные 80% усилий — только 20% результата. Следовательно, самым эффективным делам нужно уделять как можно больше времени, а «неэффективным» — как можно меньше.

Для реализации этого подхода в тайм-менеджменте есть специальная техника — АБВ-анализ. Суть ее в следующем:

  • Составляем список дел.
  • Расставляем дела в порядке их важности.
  • Первые 15% задач обозначаем буквой, А, следующие 20% — буквой Б, а остальные — буквой В.
  • Распределяем свое время так, чтобы на задачи, А приходилось 65% времени, на задачи Б — 20% времени, а на задачи В — оставшиеся 15%.
Пример АБВ-анализа задач

8. Метод многокритериальной оценки. Полезен в тех случаях, когда перед нами стоит сложный выбор. Например, мы решили купить новую стиральную машину, но не знаем, какую лучше взять. В такой ситуации можно оценить доступные модели стиральных машин сразу по нескольким критериям и выбрать наиболее приемлемый вариант.

Выбор стиральной машины по методу многокритериальной оценки

Метод работает так:

  • Составляем список важных для нас критериев (не больше 5–7).
  • Назначаем каждому критерию свой «вес» исходя из его важности. В сумме должна получиться единица.
  • Оцениваем все варианты по каждому критерию, используя 3-балльную шкалу (3 — хорошо, 2 — удовлетворительно, 1 — плохо).
  • Умножаем оценки на веса соответствующих критериев и складываем результат.

Такие расчеты удобнее всего выполнять в электронных таблицах (Excel, LibreOffice Calc и т. д.).

Приоритизация целей и ценностей

Свои приоритетные цели и ценности люди обычно определяют интуитивно, и в большинстве случаев такой подход вполне оправдан. В сложных ситуациях можно воспользоваться одной из перечисленных ниже техник.

1. Матрица целей и ценностей. Техника похожа на метод многокритериальной оценки (см. выше). Она помогает понять, какие цели для нас действительно важны, а какие не очень. Алгоритм следующий:

  • Записываем свои цели и ценности.
  • Составляем из них таблицу как на иллюстрации внизу (лучше пользоваться Excel и аналогичными программами).
  • Каждой ценности присваиваем свой «вес» в зависимости от того, какую роль она играет в нашей жизни.
  • Оцениваем каждую цель в контексте той или иной ценности. Можно использовать такую шкалу:
    • 2 — сильно влияет;
    • 1 — влияет слабо или косвенно;
    • 0 — не влияет.
  • Умножаем оценки на соответствующие веса и подсчитываем результат.
Определение приоритетных целей

2. Взаимосвязь целей. Наши цели обычно тесно связаны друг с другом. Например, чтобы достичь цели «купить квартиру», нужно сперва «найти хорошую работу», а для этого, в свою очередь, потребуется «получить востребованную профессию». Самой важной будет та цель, которая оказывает наибольшее влияние на остальные.

Определить ее можно так:

  • Рисуем на листочке все свои цели в виде блоков.
  • Определяем, как они связанны друг с другом и обозначаем эти связи стрелочками. Слабое и косвенное влияние можно показать пунктирной линией.
  • Анализируем, на какое количество других целей влияет каждая отдельная цель.
Взаимосвязь различных целей

3. Колесо жизненного баланса. Техника помогает выявить те сферы, над которыми следует работать для достижения гармонии в жизни.

Колесо жизненного баланса

Алгоритм следующий:

  • Рисуем сетку как на рисунке ниже или распечатываем готовый бланк.
  • Записываем в сетку сферы, из которых состоит наша жизнь. Список, который используется в примере ниже, следует подогнать под себя (например, заменить «карьеру» на «бизнес»).
  • Оцениваем успехи в каждой сфере по 10-балльной шкале.
  • Выявляем самые «слабые» сферы и думаем, как привести их в норму.

5 правил расстановки приоритетов

У расстановки приоритетов, как и у других методов тайм-менеджмента, тоже есть свои подводные камни. Вот несколько правил, которые помогут избежать серьезных ошибок в планирование:

1. У расстановки приоритетов должна быть цель. Задачи не являются приоритетными сами по себе: они становятся приоритетными только в контексте конкретных целей и ценностей. Если мы не знаем, для чего расставляем приоритеты, этот метод превращается в бессмысленный ритуал.

2. Ищите свою технику. В тайм-менеджменте нет универсальных решений: у каждой техники есть свои достоинства и недостатки, а также своя область применения. Например, метод 1-3-5 вряд ли подойдет тем, у кого бывает по 20–40 дел ежедневно, а матрица Эйзенхауэра вряд ли будет уместна в серьезных бизнес-проектах. Старайтесь найти такую технику расстановки приоритетов, которая подходит для решения именно ваших задач.

3. Не верьте первому впечатлению: оно может оказаться ошибочным. Например, все новые дела обычно кажутся нам более важными, чем старые, а срочные — более важными, чем несрочные (зачастую это совсем не так). Поэтому всегда старайтесь рационально обосновать решение по каждой задаче.

4. Все задачи не могут быть приоритетными, иначе расстановка приоритетов теряет всякий смысл. Рекомендуется особо выделять не более 20–30% от общего числа задач.

5. Не забывайте о балансе. Некоторые люди впадают в другую крайность: они выбирают какую-то одну цель или одну задачу и отбрасывают все остальное. Однако наша жизнь редко сводится к какой-то одной цели. Расставляя приоритеты, мы должны стараться сохранять баланс между важными для нас сферами.

Поделиться: