Всё о тайм-менеджменте
Почему срочное не важно

Почему срочное не важно. О самом сложном квадрате в матрице Эйзенхауэра

Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов:

— А какие в него попадают задачи?
— Почему они не важные, если срочные?
— Что значит «делегируйте их»? Кому?

К сожалению, многие публикации в интернете не отвечают на эти вопросы, а только еще сильнее запутывают читателя. Прочитав в десятый раз про «ненужные телефонные разговоры» и «делегирование», он невольно начинает думать: а имеет ли этот квадрат хоть какое-нибудь отношения к моей жизни?

Сегодня мы попробуем разобраться, что на самом деле представляют собой эти «срочные, но не важные дела», что с ними делать и какую роль они играют в нашей жизни.

Сложность 1. Какие это задачи

Рассказывая о квадрате «срочно — не важно», авторы часто приводят следующие примеры задач:

  • Ненужные телефонные звонки;
  • Навязанные нам встречи;
  • Пустые разговоры с коллегами;
  • Разбор корреспонденции;
  • Бесполезные совещания и т. д.

Глядя на эти примеры, читатели хмурятся и думают примерно следующее:

— Ну, это ерунда какая-то! Во-первых, лично у меня очень мало подобных задач. Во-вторых, и так понятно, что эти занятия попусту отнимают у нас время. Стоило ли вообще упоминать о таких пустяках?

Нет, эти примеры вовсе не плохие. Проблема в том, что они позаимствованы из популярной бизнес-литературы XX века (например, у Стивена Кови) и описывают лишь некоторые рабочие ситуации, характерные для того времени.

И таких ситуаций у нас, разумеется, может и не быть. Но если мы внимательно посмотрим на свою повседневную жизнь, то обнаружим, что задачи из серии «срочно — не важно» обычно составляют чуть ли не львиную долю дел в нашем расписании.

Вот более актуальные примеры таких задач:

  • Приготовить завтрак (обед, ужин)
  • Помыть посуду
  • Доехать до работы и обратно
  • Постирать или погладить одежду
  • Заправить машину, пройти техосмотр, продлить ОСАГО
  • Оплатить кредит или ипотеку
  • Полить цветы
  • Передать показания счетчиков
  • Оплатить телефон, интернет, штрафы ГИБДД, коммунальные услуги
  • Купить продукты (хлеб, чай, туалетную бумагу, стиральный порошок)
  • Заплатить налоги
  • Купить бумагу или картридж для принтера
  • Сходить в парикмахерскую (на маникюр, к визажисту, к косметологу)
  • Отвезти в ремонт компьютер (холодильник, телевизор, пылесос)
  • Заменить перегоревшую лампочку и т. д. и т. п.

Иными словами, это самые многочисленные и «неистребимые» задачи, на выполнение которых часто и уходит большая часть нашего личного и рабочего времени. И эти задачи действительно срочные: их несвоевременное выполнение может серьезно усложнить нам жизнь.

Сложность 2. Почему они не важные

Увидев такие примеры, многие удивляются:

— Почему эти задачи не важны? Вы хотите сказать, что не нужно заправлять машину? Не нужно платить налоги?!

Нет, все это, безусловно, делать нужно. Если не заправить машину, она никуда не поедет, а если вовремя не заплатить налоги, у нас могут возникнуть неприятности.

Сложность здесь заключается в другом:

Необходимость выполнять задачу еще ничего не говорит о ее важности.

Мы можем целыми днями мыть посуду, но это вряд ли сделает нас более счастливыми. Мы можем добросовестно платить налоги, но это ни на копейку не увеличит прибыль нашего магазина.

Задачи из «Квадрата C» не улучшают нашу жизнь, поскольку они навязаны нам извне: окружающим миром, обстоятельствами или другими людьми. Их выполняют лишь для того, чтобы поддерживать текущий уровень жизни и избегать неприятностей.

Да, мы вынуждены реагировать и выполнять эти задачи. Но мы бы вздохнули с облегчением, если бы наш автомобиль вдруг начал сам заправляться какой-нибудь космической энергией, а посуда — самоочищаться после каждого приема пищи. Иными словами, сами по себе эти дела нам не особо и нужны.

Человек, который искренне считает подобные задачи важными, попадает в опасную ментальную ловушку. Он начинает тратить на них уйму времени и сил, надеясь, что его жизнь от этого однажды улучшится. На самом же деле он просто топчется на месте, а его жизнь остается там же, где и была.

Именно поэтому задачи из «квадрата C» и являются не важными: они по своей природе не способны ничего изменить.

По-настоящему важные дела — это дела, которые напрямую связаны с нашими главными целями и ценностями. Это дела, которые меняют нашу жизнь к лучшему, делают нас счастливее, помогают двигаться к цели и не упускать ее.

У каждого, естественно, будет свой список таких задач. Для одного человека это инвестиции в здоровье и саморазвитие, для второго — работа над своими проектами, а для третьего — просто время, проведенное с близкими. Объединяет все эти задачи то, что они продиктованы нашими личными устремлениями, а не навязаны нам извне.

И вот тут становится понятна главная опасность «квадрата C».

Наше время ограниченно. В сутках всего 24 часа, а ожидаемая продолжительность жизни даже в самых развитых странах редко превышает 80 лет. И чем больше времени человек тратит на «срочное, но не важное», тем меньше времени у него остается на то, что для него по-настоящему важно.

Сложность 3. «Делегируйте!»

Хорошо, пусть срочные дела из «квадрата C» действительно не самые важные и даже в какой-то степени вредные. Но как быть, если эти дела все равно необходимо выполнять?

В большинстве статей о матрице Эйзенхауэра дается один и тот же совет: «делегируйте!».

Понятно, что этот совет пришел из той эпохи, когда тайм-менеджмент был ориентирован исключительно на предпринимателей и топ-менеджеров. Но сегодня, когда «управлять временем» начали представители всех профессий и социальных групп, этот совет часто выглядит неуместно и даже немного издевательски.

Вот молодая мама в декрете читает на женском портале статью о матрице Эйзенхауэра. У нее на сегодня, например, такие «срочные — не важные» дела:

  • Приготовить обед и ужин
  • Погладить белье
  • Полить цветы
  • Сходить за продуктами

И вот ей советуют: а ты просто делегируй эти дела! Простите, а кому она их делегирует? Своей кошке?

Некоторые авторы подозревают, что написали что-то не то, и робко добавляют:

— Попробуйте поручить эти дела своему мужу / жене.

Великолепно! А давайте попробуем это представить:

— Дорогой, мне сейчас нужно написать статью в блог. Поскольку у тебя в жизни нет никаких целей, может ты пока приготовишь нам ужин?

Более того: даже предприниматели и руководители порою не могут передать такие дела подчиненным. Увы, но не все задачи можно делегировать и не всегда для этого есть исполнители. Например, владельцы малого бизнеса зачастую сами вынуждены ездить за товаром, оплачивать счета и вести бухгалтерию. Они бы и рады избавиться от этих задач, но у них просто нет такой возможности.

Нет, делегирование — это отличный метод. Другое дело, что он применим далеко не везде и не всегда.

Сложность 4. Что делать с этими задачами

На самом деле все просто:

Любыми способами старайтесь сокращать время на выполнение этих задач.

Ниже перечислены самые популярные варианты решения этой проблемы. Обратите внимание: некоторые из них потребуют финансовых затрат. Здесь нужно просто решить, что в каждом конкретном случае для вас важнее — время или деньги.

Итак, вот небольшой чек-лист по «срочным, но не важным» делам:

1. Делегировать. Если это все-таки можно сделать, то почему бы и нет?

2. «Купить время». Если есть возможность, воспользуйтесь услугами, помогающими экономить время. Например: доставка еды из ресторана, доставка продуктов из магазина, стрижка газонов и уход за клумбами, оформление документов и т. д.

3. Обратиться к специалистам. Передавайте работу соответствующим специалистам, а не делайте ее сами. Если, например, на кухне течет кран, вызовите сантехника.

4. Передать на аутсорсинг. Поручите уборку помещений клининговому агентству, а наполнение сайта — агентству контент-маркетинга. При необходимости на аутсорсинг можно отдать бухгалтерский учет, рекламу, доставку товара и многое другое.

5. Автоматизировать. Подключите автоплатеж для оплаты телефона, интернета и коммунальных услуг. Приобретите посудомоечную машину и робот-пылесос.

6. Оптимизировать. Пользуйтесь специальными приемами, которые помогают ускорить работу.

7. Выполнять реже. Можно ли, к примеру, мыть полы не три, а два раза в неделю? Можно ли закупать какие-нибудь продукты оптом? Можно ли приготовить суп сразу на два дня?

8. Избегать перфекционизма. Многие задачи из «квадрата C» не нуждаются в особо качественном выполнении: их достаточно просто сделать. Какая разница, как оформлен бутерброд, если через 5 минут он будет съеден?

9. Не делать. Если есть возможность вообще не выполнять эти задачи (скажем, не посещать какое-нибудь бессмысленное мероприятие), то лучше так и поступить.

Перечисленные приемы нельзя использовать «механически»: почти каждая ситуация в нашей жизни требует индивидуального подхода. Если, например, нам очень нравится готовить и поливать цветы, то с этими задачами, возможно, и не стоит ничего делать.

Поделиться: