Всё о тайм-менеджменте
Как правильно формулировать задачи

Как формулировать задачи, чтобы они выполнялись?

Мы можем ставить перед собой какие угодно задачи, но никто не сможет нам гарантировать, что они будут выполнены. На это могут повлиять и внешние обстоятельства, и наше самочувствие, и сложность самих задач.

Не последнюю роль здесь играет и то, как эти задачи были сформулированы. Как ни странно, но именно от этого часто зависит, приступим ли мы к их выполнению сразу или будем откладывать все до последнего, сделаем ли мы свои дела на совесть или будем только создавать видимость работы.

Сегодня мы рассмотрим четыре принципа формулировки задач, которые повышают шансы на их успешное выполнение.

Принцип 1. Задача — это ответ на вопрос «что нужно сделать?»

Классическая задача в тайм-менеджменте — это всегда ответ на вопрос «что нужно сделать?». Такой ответ обычно представляет собой «самоприказ» из одного предложения, в начале которого стоит глагол в неопределенной форме.

Нет:Да:
Сергей 1000 рублей Вернуть Сергею долг 1000 рублей
Полы в коридоре Подмести полы в коридоре
Картошка!!! Купить 3 кг картошки
Банк, кредит Договориться с банком об отсрочке по кредиту

«Правильная» задача выглядит как директива, инструкция, приказ, команда. В противном случае это просто «узелок на память», с которым как бы и не обязательно вообще что-то делать.

Принцип 2. Конкретный результат

Хорошая формулировка содержит в себе конкретный и проверяемый результат. Иными словами, мы всегда должны понимать, выполнили мы задачу или нет.

Нет: Да:
Писать книгу Написать 1000 слов
Порядок на кухне Помыть посуду и протереть стол
Сходить в магазин Купить молоко, хлеб и конфеты «Ромашка»
Наводить порядок в фотографиях В течение 10 минут сортировать фотографии по темам

Такая формулировка постоянно напоминает о том, что у задачи есть какая-то цель и нам необходимо двигаться вперед. Если же проверяемый результат не предусмотрен, появляется искушение просто имитировать работу.

Принцип 3. Понятный первый шаг

Очень хорошо, если из формулировки сразу понятно, как и с чего начать выполнение задачи. Первый шаг не должен требовать от нас предварительных размышлений.

Нет: Да:
Сделать новую стрижку к выступлению Взять у Маши номер ее парикмахера
Затовариться в гипермаркете к Новому году Составить вместе с женой список покупок
Обсудить с Сергеем новый проект Договориться с Сергеем о встрече
Написать фотоотчет о поездке в Карелию Скинуть отпускные фотографии на компьютер

Обычно наш мозг старается избегать всего непонятного и неопределенного. Если мы не знаем, с чего начать, велика вероятность, что он перейдет в режим прокрастинации.

Принцип 4. Простота

Задача не должна выглядеть слишком сложной для выполнения. Обычно задача кажется нам приемлемой, если она занимает у нас менее получаса, не требует большого напряжения воли или усиленной работы мозга.

Именно поэтому все крупные задачи лучше делить на небольшие «кусочки» (подзадачи), которые не вызывают у нас внутреннего протеста. При этом не обязательно планировать их все сразу. Можно выделить из задачи какой-нибудь несложный первый этап, а уже после его выполнения выбрать следующий.

Нет: Да:
Написать текст для субботней презентации Составить план презентации
Покрасить гараж Купить краску для гаража
Запустить рекламу в Яндекс Директ Составить список минус-слов
Отвезти компьютер в ремонт Узнать адрес ближайшей мастерской

Здесь то же самое: крупные и сложные задачи провоцируют нас отложить их «на потом». Чтобы этого не случилось, лучше сосредоточиться на отдельных простых шагах.

Заключение

Возможно, у кого-то уже возник вопрос: а что, если не следовать этим принципам? Неужели в этом случае у нас вообще ничего не будет получаться?

Нет, в действительности ничего страшного, скорее всего, не произойдет. Можно постоянно формулировать задачи в максимально расплывчатом и тяжелом для выполнения виде и все равно их выполнять. Можно годами писать в органайзере «Картошка!!!» и все-таки каждый раз покупать картошку.

Если мы в хорошей форме, если у нас рабочее настроение, то формулировка может и не играть для нас особой роли. Другое дело, что каждое нарушение перечисленных выше принципов — это всегда отличный повод для прокрастинации или работы «спустя рукава». И в те минуты, когда мы устаем, испытываем стресс или когда в нашей жизни что-то идет не так, иррациональная часть нашего разума может с радостью ухватиться за этот повод.

Поделиться: