Прием «Переформулировать»

Одна из самых распространенных проблем в тайм-менеджменте — это так называемые «застрявшие» задачи, то есть те дела, которые хронически не выполняются.

Вместо «тренировки с гантелями» можно подставить все что угодно: написание курсовой, наведения порядка в шкафу или даже визит к парикмахеру. «Застрявшие» дела могут появляться у нас в самых разных сферах жизни, начиная с работы и заканчивая саморазвитием.

Если такие задачи относятся к балластным (бесполезным), их можно со спокойной совестью просто удалить. Но что делать, если у нас вдруг «застряли» по-настоящему важные дела?

В тайм-менеджменте эта проблема решается с помощью очень простого приема: переформулировать задачу. Идея заключается в следующем:

Измените формулировку задачи так, чтобы повысить шансы на ее выполнение.

Чтобы этот прием сработал, нужно понять, из-за чего задача «застряла». Чаще всего мы имеем дело с четырьмя ситуациями:

Ситуация 1. Большая или сложная задача (разделить)

Эти задачи, по сути, представляют собой целые проекты, требующие изрядного количества сил и времени. Например: генеральная уборка, написание курсовой, изучение языка программирования и т. д. Приступать к таким делам страшно.

Чтобы проще было справиться с подобными задачами, их обычно «нарезают» на отдельные небольшие шаги (см. декомпозиция). А для начала нам нужно определить самый первый шаг и именно его использовать в качестве новой формулировки. Например:

После выполнения этой задачи не забудьте запланировать следующий шаг по проекту.

Ситуация 2. Неприятные и тяжелые задачи (упростить)

Это дела, которые связаны с неизбежным стрессом, дискомфортом или слишком большой нагрузкой. Например: визит к стоматологу, выполнение сложных физических упражнений, общение с неприятным человеком и т. д.

Чтобы подобная задача сдвинулась с мертвой точки, ее следует максимально упростить.

Как это сделать? Во-первых, мы можем выделить из задачи какое-нибудь простое действие, которое само по себе не является для нас неприятным (см. метод швейцарского сыра). Во-вторых, мы можем хотя бы на первое время «снизить нагрузку».

Выбор у нас простой: или мы начнем выполнять задачу в упрощенном виде, или не будем выполнять ее совсем. Самое главное здесь — это преодолеть внутреннее сопротивление и начать действовать. Вполне возможно, что со временем мы «втянемся в работу» и сможем выполнить задуманное в полном объеме.

Ситуация 3. Размытая задача (уточнить)

Это ситуации, в которых мы не до конца понимаем, какой результат нам нужен и как его получить. У нас есть какие-то смутные желания и потребности, но при этом нет конкретной цели или плана действий.

Например, нам не нравится, как выглядит наша книжная полка, и мы записываем новую задачу: «навести порядок в книгах». Но что это значит?

• Нужно протереть пыль на книгах?
• Расставить их по алфавиту?
• Отдать лишние книги в общественную библиотеку?

Мы откладываем такие задачи, поскольку просто не знаем, что нужно делать.

В этой ситуации нам следует разобраться в своих потребностях, сформулировать желаемый результат и выбрать способ его достижения. Вот несколько примеров преобразования размытых задач:

Рекомендуем познакомиться с алгоритмом естественного планирования.

Ситуация 4. Неготовность к задаче (подготовиться)

Иногда для выполнения задачи нам чего-то не хватает: инструментов, материалов, информации, условий. Например, мы хотим помыть окна, но у нас нет подходящих моющих средств. Или: мы решили создать блог на Яндекс Дзене, но не знаем, с чего начать.

Эти дела в первоначальном виде выполнить невозможно. Здесь нам потребуются подготовительные задачи, которые помогут «получить недостающее» и создать подходящие условия. Например:

После того как все подготовительные работы выполнены, первоначальную задачу можно запланировать еще раз.

Советы

1. Избегайте шаблонных решений. Одна и та же задача может «застревать» по разным причинам. Например, в одном случае мы можем откладывать уборку в саду из-за ее трудоемкости, а в другом случае — из-за отсутствия нужного инвентаря. Прежде чем менять формулировку задач, разберитесь в причинах проблемы.

2. Прием «переформулировать» может не сработать с первого раза. Это нормально: мы не всегда можем правильно диагностировать проблему, а иногда принятых мер бывает не достаточно, чтобы сдвинуть задачу с места. В этом случае менять формулировку можно до тех пор, пока задача не начнет выполняться. Например:

3. Некоторые задачи хронически не выполняются из-за того, что у них установлен низкий приоритет. Если они расположены в самом конце списка дел, у нас может просто не оставаться сил для их выполнения. В этом случае задачи следует перенести на утро или на начало дня.

4. Иногда задачи «застревают» лишь потому, что они нам не очень-то и нужны. Например, мы решили прочитать книгу, которая нам не интересна, записаться на курсы, которые нам вряд ли пригодятся и т. д. Такие дела лучше просто удалять.

5. Переформулированные задачи часто требуют продолжения. Чтобы не забыть запланировать следующий шаг по проекту, можно отмечать такие задачи звездочками:

Также рекомендуется регулярно просматривать уже завершенные задачи: возможно, они требуют от нас каких-то дальнейших действий.

6. Помечайте застрявшие задачи. Каждый раз, когда вы переносите задачу на завтра, добавляйте к ней отметку: апостроф, восклицательный знак, точку и т. д.

Задача, которая часто откладывается, вскоре начнет «сигнализировать» о том, что с ней что-то не так.