О важности точных формулировок

Недавно, разбирая документы, я наткнулся на свой старый блокнот. Когда-то он выполнял у меня функцию инбокса: сюда я записывал новые идеи и задачи, чтобы о них не забыть.

Иногда бывает приятно покопаться в своих архивах, однако содержимое этого блокнота меня немного обескуражило. Вот примеры некоторых записей:

• Напомнить Илье
• Гарри Поттер и невидимая рука рынка
• Попробовать новый лайфхак
• PR: Антипаттерн: Эффект грязной тряпки
• Удалить приложение!!!
• Лотар Зайверт vs Дэвид Аллен
• Стратегия: Обрезать верхушки побегов
• Идея для ремонта
• Инф. продукт: триггеры интереса
• Попробовать рецепт с форума

Вам интересно, о чем идет речь в той или иной записи? А уж мне-то как интересно!

К сожалению, сейчас я понятия не имею, что такое «эффект грязной тряпки» и что не поделили Лотар Зайверт с Дэвидом Алленом. Более того, я даже не помню, какому Илье я должен был о чем-то напомнить: у меня сразу несколько знакомых с таким именем.

Когда я записывал эти идеи и задачи, я отлично понимал, о чем речь. Но прошло несколько лет, и записи превратились в нерешаемую головоломку. Вполне возможно, что некоторые из них до сих пор актуальны, однако восстановить их первоначальный смысл я уже никогда не смогу.

Отсюда вытекает важное правило:

Формулируйте задачи так, чтобы в будущем вы сами могли их понять.

В первую очередь это касается задач, предназначенных для длительного хранения. Речь не обязательно идет о годах: уже через неделю мы можем напрочь забыть, при каких обстоятельствах записали задачу. Например, после отпуска или болезни людям порою приходится долго и мучительно разбираться в своих же собственных списках дел.

Разумеется, когда мы фиксируем новые идеи и задачи, нам обычно не до формулировок. Как правило, записи мы делаем прямо в процессе работы, от которой нежелательно отрываться. На этом этапе важно просто «не потерять мысль», поэтому в инбоксе записи могут выглядеть как угодно:

Однако первое, что нужно сделать при разборе входящих — это сразу привести все формулировки в нормальный вид. Именно в этом и заключалась моя ошибка: я быстро зафиксировал задачи и идеи (это нормально), но потом забыл или поленился их «дешифровать» (а это уже плохо).

Есть простой способ проверить качество формулировок. Нужно спросить себя: если другой человек увидит задачу, он сможет ее понять? Разберется ли он во всех этих «др. прод» и «НП»? Если нет, задачу лучше переформулировать: уже через неделю мы сами рискуем стать таким «другим человеком».

Некоторые задачи могут не предназначаться для посторонних глаз. В них допустимо использовать личные аббревиатуры, сокращения, метафоры, «шифры» и т. д. Но если в задаче нет ничего секретного, лучше избегать лишнего тумана.

Иногда важные нюансы задачи невозможно «втиснуть» в короткую формулировку. В этом случае можно оставить ссылку на дополнительную информацию. Например, если вы пользуетесь бумажным блокнотом или ежедневником, напишите подробности на отдельной странице и укажите ее номер в самой формулировке задачи:

В электронных планировщиках к задачам обычно можно прикреплять заметки, файлы и ссылки на веб-страницы. Чтобы не забыть об этой дополнительной информации, к формулировкам задач полезно добавлять какой-нибудь специальный значок или аббревиатуру.