Что такое инбокс и для чего он нужен

Слово «инбокс» (inbox) переводится с английского как «почтовый ящик» или «ящик для входящих». В тайм-менеджменте инбоксами традиционно называют специальные места для сбора новых задач или новой информации. Инбоксом может быть отдельная папка в программе-планировщике, лоток для бумаг, записная книжка или какой-нибудь текстовый файл.

Работает это так: когда у нас появляется новая задача или идея, мы сразу же отправляем в инбокс. В свободное время мы разбираем содержимое своих инбоксов и решаем, что с ним делать дальше.

Этот подход получил широкую популярность благодаря Дэвиду Аллену (создателю системы GTD) и сегодня считается одним «столпов» современного тайм-менеджмента. Иногда вместо слова «инбокс» употребляются термины «Входящие» и «Место хаоса».

Для чего нужны инбоксы

Представим, что мы занимаемся какой-нибудь важной задачей: пишем отчет по работе или выполняем срочный заказ. Внезапно мы вспоминаем, что у нашего родственника N скоро день рождения и не мешало бы купить ему подарок.

У нас есть три варианта действий:

❌ Вариант 1. Отложить работу и запланировать задачу по всем правилам. То есть: открыть свой планировщик, обдумать выполнение задачи, добавить ее в свой список дел, определить время ее выполнения, установить контекст и т. д.

Но сделать так — значит отвлечься от текущей работы, потерять время и выпасть из рабочего ритма. Кроме того, в некоторых ситуациях (например, в дороге) наши привычные инструменты планирования могут быть недоступны.

❌ Вариант 2. Ничего не делать и надеяться, что мы вспомним об этой задаче потом. И здесь возникают сразу две проблемы. Во-первых, далеко не факт, что мы вспомним об этой задаче в нужный момент. Увы, но наша память — штука не очень надежная.

Во-вторых, пока задача не записана, она может появляться у нас в голове снова и снова, отвлекая нас от текущих занятий. Например:

Все усугубляется тем, что наш мозг использует одни и те же ресурсы для кратковременной памяти и мышления. Иными словами, чем больше задач мы пытаемся таким образом удержать у себя в голове, тем хуже мы думаем.

✓ Вариант 3. Современный тайм-менеджмент предлагает следующее решение:

Разделить сбор новой информации и ее обработку.

В нашем случае нам нужно просто записать задачу («выбрать подарок для N»), отправить ее в инбокс и вернуться к работе. А уже потом, когда у нас появится свободное время, мы можем спокойно и без спешки обдумать задачу и запланировать ее так, как нам нужно.

Этот вариант дает нам сразу несколько преимуществ:

• Фиксация задач занимает всего пару секунд. Мы почти не отвлекаемся от работы.
• Мы освобождаемся от необходимости помнить и думать о задаче. Это помогает избежать снижения качества мышления и лишнего стресса.
• Мы уже не забудем о задаче, поскольку она записана.

То же самое относится и к фиксации идей. Если мы запишем их сразу, как только они придут в голову, мы о них уже не забудем. А уже потом, на досуге, мы сможем их как следует обдумать и принять по ним какие-то решения.

Некоторые варианты инбоксов

Инбоксы могут принимать очень разные формы, поэтому мы всегда можем выбрать тот вариант, которые лучше всего подходит для конкретной ситуации.

1. Папка «Входящие» в планировщике. Папки для сбора новых задач сегодня предусмотрены почти во всех программах для планирования. Например:

2. Блокнот или записная книжка. Очень старый, но по-прежнему вполне рабочий и надежный вариант. Многие до сих пор предпочитают использовать такие «бумажные носители информации» вместо современных гаджетов.

3. Текстовый файл. Создайте на рабочем столе файл, в который вы будете сбрасывать новые задачи и новую информацию. Чтобы быстрее его открывать, добавьте его на панель быстрого запуска и закрепите за ним горячие клавиши.

4. Лоток для бумаг. Складываем в него корреспонденцию и листочки с новыми задачами. Также под инбокс можно выделить отдельный ящик письменного стола.

5. Стикеры. Тоже очень старый, но по-прежнему популярный метод. Записываем новые задачи на стикеры и прикрепляем их над рабочим столом.

При желании поверхность для стикеров можно разделить на три части: «Входящие», «В работе» и «Готово». Первое поле — это инбокс, куда мы клеим все подряд. Уже обдуманные и запланированные задачи перемещаем в раздел «В работе», а завершенные — в раздел «Готово».

6. Сервисы и программы для заметок. Сюда относятся такие популярные приложения как Evernote, Google Keep, OneNote, Notion и т. д. В них, кстати, тоже полезно создать отдельную метку-инбокс для новых заметок.

7. Диктофон. Позволяет быстро фиксировать свои мысли без необходимости набирать текст. И это очень удобно, поскольку сегодня диктофоны есть в каждом смартфоне. Пользоваться диктофоном можно во время прогулки, по дороге на работу, в очередях и т. д.

8. СМС-сообщения. Если диктофона у вас нет или если вам неудобно говорить вслух, отправьте сами себе СМС. Это можно сделать даже на самом простом кнопочном телефоне.

9. Электронная почта. Некоторые используют ее не только для общения, но и для фиксации новых задач.

Важные нюансы

1. Инбоксы нужно регулярно разбирать и очищать. Мы должны быть твердо уверены, что если что-то попало в инбокс, то оно уже не потеряется. В нашем списке дел обязательно должна присутствовать ежедневная задача — «Разобрать входящие».

2. Записывайте новые задачи и идеи сразу же, иначе о них можно забыть. Если вы не можете записать их прямо сейчас, то постарайтесь хотя бы сделать это как можно раньше.

3. Если совсем нет возможности сделать запись, создайте «узелок на память». Положите в карман какой-нибудь неуместный предмет (например, камушек), наденьте часы на другую руку и т. д. Эти «узелки» напомнят вам о задаче.

4. Максимально упрощайте доступ к своим инбоксам. Задайте горячие клавиши для программ-планировщиков, вынесите мобильные приложения на главный экран смартфона и т. д. Чем меньше времени уходит на фиксацию задач, тем лучше.

5. Инбоксы подходят не только для сбора новых задач и идей, но и для любой новой информации вообще. Сюда относятся:

• Вопросы, которые нужно обдумать.
• Контактная информация: Ф. И. О. новых знакомых, их телефоны, страницы в социальных сетях, адреса электронной почты.
• Интересные вам книги, статьи, фильмы, видеоролики, программы и т. д.
• Любые желания и потребности: заказать пиццу, сходить на выставку, посмотреть кино.
• Справочная информация (например, расписания автобусов или адреса гостиниц).

6. Создайте свою персональную систему обработки входящей информации. Подумайте, что вы будете дальше делать с содержимым ваших инбоксов. За основу можно взять тот алгоритм обработки входящих (см. схему), которые используется в GTD.

7. Инбоксы — это еще и отличный инструмент для борьбы с отвлечениями. Все отвлечения — это по своей сути тоже какие-то новые задачи, только отвлекающие нас от работы. После того как мы их запишем, они перестают нас отвлекать.

Давайте представим, что во время работы у нас появляется желание «на минуточку заглянуть в Телеграм». Нет проблем: записываем задачу «заглянуть в Телеграм» и возвращаемся к своему занятию.

Все, у нас больше нет необходимости отвлекаться: мы знаем, что Телеграм от нас уже никуда не денется. Когда мы закончим текущую работу, мы можем со спокойной совестью исполнить свое желание, если к этому моменту оно не пройдет.

Этот метод борьбы с отвлечениями была предложен Франческо Чирилло, создателем популярной техники Pomodoro.