Слово «инбокс» (inbox) переводится с английского как «почтовый ящик» или «ящик для входящих». В
Работает это так: когда у нас появляется новая задача или идея, мы сразу же отправляем в инбокс. В свободное время мы разбираем содержимое своих инбоксов и решаем, что с ним делать дальше.
Этот подход получил широкую популярность благодаря Дэвиду Аллену (создателю системы GTD) и сегодня считается одним «столпов» современного
Для чего нужны инбоксы
Представим, что мы занимаемся
У нас есть три варианта действий:
❌ Вариант 1. Отложить работу и запланировать задачу по всем правилам. То есть: открыть свой планировщик, обдумать выполнение задачи, добавить ее в свой список дел, определить время ее выполнения, установить контекст
Но сделать так — значит отвлечься от текущей работы, потерять время и выпасть из рабочего ритма. Кроме того, в некоторых ситуациях (например, в дороге) наши привычные инструменты планирования могут быть недоступны.
❌ Вариант 2. Ничего не делать и надеяться, что мы вспомним об этой задаче потом. И здесь возникают сразу две проблемы.
Все усугубляется тем, что наш мозг использует одни и те же ресурсы для кратковременной памяти и мышления. Иными словами, чем больше задач мы пытаемся таким образом удержать у себя в голове, тем хуже мы думаем.
✓ Вариант 3. Современный
Разделить сбор новой информации и ее обработку.
В нашем случае нам нужно просто записать задачу («выбрать подарок для N»), отправить ее в инбокс и вернуться к работе. А уже потом, когда у нас появится свободное время, мы можем спокойно и без спешки обдумать задачу и запланировать ее так, как нам нужно.
Этот вариант дает нам сразу несколько преимуществ:
- Фиксация задач занимает всего пару секунд. Мы почти не отвлекаемся от работы.
- Мы освобождаемся от необходимости помнить и думать о задаче. Это помогает избежать снижения качества мышления и лишнего стресса.
- Мы уже не забудем о задаче, поскольку она записана.
То же самое относится и к фиксации идей. Если мы запишем их сразу, как только они придут в голову, мы о них уже не забудем. А уже потом, на досуге, мы сможем их как следует обдумать и принять по ним
Некоторые варианты инбоксов
Инбоксы могут принимать очень разные формы, поэтому мы всегда можем выбрать тот вариант, которые лучше всего подходит для конкретной ситуации.
1. Папка «Входящие» в планировщике. Папки для сбора новых задач сегодня предусмотрены почти во всех программах для планирования. Например:
2. Блокнот или записная книжка. Очень старый, но
3. Текстовый файл. Создайте на рабочем столе файл, в который вы будете сбрасывать новые задачи и новую информацию. Чтобы быстрее его открывать, добавьте его на панель быстрого запуска и закрепите за ним горячие клавиши.
4. Лоток для бумаг. Складываем в него корреспонденцию и листочки с новыми задачами. Также под инбокс можно выделить отдельный ящик письменного стола.
5. Стикеры. Тоже очень старый, но
При желании поверхность для стикеров можно разделить на три части: «Входящие», «В работе» и «Готово». Первое поле — это инбокс, куда мы клеим все подряд. Уже обдуманные и запланированные задачи перемещаем в раздел «В работе», а завершенные — в раздел «Готово».
6. Сервисы и программы для заметок. Сюда относятся такие популярные приложения как Evernote, Google Keep, OneNote, Notion
7. Диктофон. Позволяет быстро фиксировать свои мысли без необходимости набирать текст. И это очень удобно, поскольку сегодня диктофоны есть в каждом смартфоне. Пользоваться диктофоном можно во время прогулки, по дороге на работу, в очередях
8.
9. Электронная почта. Некоторые используют ее не только для общения, но и для фиксации новых задач.
Важные нюансы
1. Инбоксы нужно регулярно разбирать и очищать. Мы должны быть твердо уверены, что если
2. Записывайте новые задачи и идеи сразу же, иначе о них можно забыть. Если вы не можете записать их прямо сейчас, то постарайтесь хотя бы сделать это как можно раньше.
3. Если совсем нет возможности сделать запись, создайте «узелок на память». Положите в карман
4. Максимально упрощайте доступ к своим инбоксам. Задайте горячие клавиши для
5. Инбоксы подходят не только для сбора новых задач и идей, но и для любой новой информации вообще. Сюда относятся:
- Вопросы, которые нужно обдумать.
- Контактная информация: Ф. И. О. новых знакомых, их телефоны, страницы в социальных сетях, адреса электронной почты.
- Интересные вам книги, статьи, фильмы, видеоролики, программы
и т. д. - Любые желания и потребности: заказать пиццу, сходить на выставку, посмотреть кино.
- Справочная информация (например, расписания автобусов или адреса гостиниц).
6. Создайте свою персональную систему обработки входящей информации. Подумайте, что вы будете дальше делать с содержимым ваших инбоксов. За основу можно взять тот алгоритм обработки входящих (см. схему), которые используется в GTD.
7. Инбоксы — это еще и отличный инструмент для борьбы с отвлечениями. Все отвлечения — это по своей сути тоже
Давайте представим, что во время работы у нас появляется желание «на минуточку заглянуть в Телеграм». Нет проблем: записываем задачу «заглянуть в Телеграм» и возвращаемся к своему занятию.
Все, у нас больше нет необходимости отвлекаться: мы знаем, что Телеграм от нас уже никуда не денется. Когда мы закончим текущую работу, мы можем со спокойной совестью исполнить свое желание, если к этому моменту оно не пройдет.
Этот метод борьбы с отвлечениями была предложен Франческо Чирилло, создателем популярной техники Pomodoro.