Прием «Пожертвовать». Почему от некоторых дел лучше отказаться

Прием «пожертвовать» — это очень важный и в то же время самый неприятный прием планирования. Суть его в том, чтобы сознательно отказываться от реализации второстепенных планов ради более значимых задач. Например, мы можем пропустить спортивную тренировку, чтобы подготовиться к экзамену, или отложить уборку в доме, чтобы вовремя завершить крупный проект по работе.

Большинство людей воспринимают такой подход как нечто крайне негативное. В действительности, это, возможно, самый полезный прием в арсенале тайм-менеджмента. Давайте посмотрим, как он работает.

Почему нужно жертвовать делами

Наши планы диктуются нашими потребностями. Нам хочется быть здоровыми, есть вкусную пищу, жить в чистой квартире, зарабатывать деньги и т. д. Эти желания со временем и превращаются в наши задачи.

Проблема тут вот в чем:

Потребности человека всегда превышают его возможности.

Наше время ограниченно. В сутках только 24 часа, в неделе всего 7 дней, а продолжительность жизни человека редко превышает 70–80 лет. Главная ошибка планирования — это забывать об этих ограничениях.

К сожалению, в литературе по тайм-менеджменту этот важный нюанс обычно игнорируют. Более того: популярные системы планирования фактически поощряют нас плодить бесчисленные списки задач, не считаясь со своими ресурсами. Возникла потребность? Нужно тут же добавить в свой планировщик новую задачу и надеяться, что время ее выполнение уж как-нибудь найдется.

Однако здравый смысл подсказывает нам обратное:

Не все потребности нужно удовлетворять.

Тут можно использовать аналогию с магазином. Представим, что мы пришли в супермаркет и набрали полную тележку продуктов. Двигаясь к кассе, мы внезапно обнаруживаем, что у нас не хватает денег на оплату всех покупок.

Как мы поступим в такой ситуации? Выложим продукты на кассу и будем надеяться, что в решающий момент деньги у нас каким-то чудом появятся? Нет, мы просто развернемся и вернем часть продуктов на место.

То же самое касается и тайм-менеджмента. Чтобы составлять выполнимые планы, мы должны помнить о своих ограничениях и своевременно «возвращать на полки» те задачи, которые пока не в состоянии «оплатить».

Пример со списком дел на день

Теперь посмотрим, как это выглядит на практике. Предположим, я составил вот такой план на выходной день:

В этом списке нет балластных задач, то есть тех, которые не приносят мне пользы. Каждая задача закрывает какую-то важную потребность:

• Мне хочется, чтобы гараж был чистым, поэтому я решил навести в нем порядок.
• Мне хочется провести время со своей семьей, поэтому я запланировал посещение кинотеатра и т. д.

Интуитивно кажется, что нужно просто взять и выполнить эти задачи.

А теперь попробуем примерно оценить временные затраты на этот список. Вот что у меня получилось:

Оказывается, на все задачи уйдет около 14 часов. А сколько реально времени в моем распоряжении? Давайте посчитаем.

Изначально у меня есть 24 часа. Из них 8 часов уйдет на сон, 2 часа — на приготовление или прием пищи, 3 часа — на отдых, а еще 3 часа — на неожиданные и неучтенные дела. К тому же я вряд ли смогу весь день сохранять высокую работоспособность: у меня неизбежно будут периоды упадка сил.

Другими словами, в самом лучшем случае у меня есть только 8-10 часов. Этого времени мне хватит только на половину списка.

Выход здесь только один: сознательно отказаться от выполнения некоторых задач. Мне нужно решить, какие потребности для меня сейчас наиболее актуальны, а какими лучше все-таки пожертвовать. И вот как будет выглядеть мой список после коррекции:

И тут кто-нибудь наверняка возразит:

— Но как же так! Неужели ты просто возьмешь и откажешься от этих задач?! Ведь в гараже по-прежнему будет беспорядок, а забор так и останется непокрашенным!

Не обязательно. Возможно, в один из последующих дней у меня все-таки появится время, чтобы выполнить эти задачи. Ну, а если нет…

Что ж, значит, я так буду жить с беспорядком в гараже и непокрашенным забором. Раньше же я как-то жил?

Важно понимать вот что: если я просто попытаюсь реализовать первоначальный план, то какую-то часть задач я все равно не смогу выполнить. Может оказаться так, что это будут самые важные для меня задачи.

Прием «пожертвовать» дает нам свободу выбора. Мы не полагаемся на слепой случай: мы сами решаем, какие задачи будут выполнены, а какие нет.

Некоторые нюансы

1. Оценивайте последствия отказа. Не приведет ли это к проблемам? Мы запросто можем отказаться от задачи «навести порядок шкафу», а вот задачей «заплатить налоги» жертвовать явно не стоит.

2. Учитывайте внутренние последствия. Если мы пожертвуем концертом любимой группы или встречей с друзьями, то наверняка будем об этом жалеть.

3. Попробуйте использовать этот прием «от обратного». Отметьте в списке те дела, которыми жертвовать нельзя. Оставшиеся задачи автоматически станут «кандидатами на вылет».

4. Определите свой дневной лимит. Посчитайте, сколько времени вы реально можете каждый день тратить на свои задачи. Учитывайте время на отдых, досуг, приемы пищи и непредвиденные дела.

Задачи, которые «не влезают» в лимит, можно сразу отменять или переносить на завтра. Кстати, именно такой подход лежит в основе популярного метода Альпы.

5. Оптимизируйте работу. Прием «пожертвовать» применим не только к задачам, но и к отдельным этапам их выполнения. Подумайте, какие этапы слабо влияют на конечный результат или не влияют совсем?

Например, мы красиво оформляем статьи или посты в текстовом редакторе, а потом заново оформляем их во время публикации в блоге. Понятно, что без оформления текста в редакторе вполне можно обойтись.