Повторяющиеся (или регулярные) задачи — это те дела, которые нам приходится выполнять снова и снова. Например, ежедневно нам нужно чистить зубы и делать зарядку, ежемесячно — платить за интернет и коммунальные услуги, ежегодно — поздравлять с днем рождения своих родственников и знакомых.
Планирование задач
35 записей
У объемных списков задач есть одно неприятное свойство: они очень часто вызывают у людей панику. Даже если сами дела большей частью мелкие и незначительные, их количество уже само по себе способно демотивировать человека или спровоцировать у него приступ прокрастинации. Сегодня мы рассмотрим несколько приемов, которые помогают работать с большим количеством задач без паники и стресса. Мы не будем касаться того, насколько правильно или неправильно иметь столько задач: будем исходить из того, что такой список по какой-то причине возник и с ним необходимо что-то сделать.
Мы составили красивый план, обещающий нам насыщенный и плодотворный день. Мы по минутам расписали, когда и чем будем сегодня заниматься, с кем встретимся и какие мероприятия посетим. А дальше что-то пошло не так. Сперва клиент опоздал на встречу. Потом мы попали в пробку и опоздали на следующую встречу сами. А затем в офисе на полчаса отключили свет и вся работа встала. В результате красивое расписание рухнуло как карточный домик: мы судорожно переносим встречи, извиняемся, передоговариваемся и отменяем половину дел. К счастью, для таких непредвиденных обстоятельств существует старый и проверенный рецепт тайм-менеджмента — «зеленые зоны» в расписании.
Обычная ситуация: мы подводим итоги дня и видим, что одна задача осталась невыполненной. Пожав плечами, мы спокойно переносим ее на следующий день. Однако и завтра эта задача остается невыполненной. Мы переносим ее еще раз. А потом еще раз. И еще. А потом, пару недель спустя, внезапно понимаем, что перенос этой задачи уже превратился в ритуал, который мы выполняем чуть ли не автоматически. Почему так происходит и что можно сделать с такими задачами? Давайте разберемся.
Декомпозицией в тайм-менеджменте называют разделение целей или задач на отдельные небольшие шаги — подзадачи. Например, задача «навести порядок на кухне» делится на следующие этапы: убрать со стола, помыть посуду, протереть газовую плиту, подмести. А чтобы достичь цели «улучшить физическую форму» нужно заняться физкультурой, сесть на диету и отказаться от вредных привычек. В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.
Контекст — это обстоятельство или условие, необходимое для выполнения задачи. Например: Задача: Контексты: Купить молоко Продовольственный магазин Почистить зубы Ванная комната, утро Купить пылесос Магазин бытовой техники, зарплата Получить аванс Бухгалтер, рабочий день Выкопать картошку Дача, выходные, хорошая погода Контекстами для задачи могут быть места, отдельные люди, какое-то время суток или даже наше самочувствие. Проще говоря, это все то, без чего мы не можем выполнить ту или иную задачу: это будет невозможно, сложно или нецелесообразно. То есть:
Группировка задач — это базовый прием тайм-менеджмента, который помогает быстрее справляться с различными списками дел. Суть его в том, чтобы объединять похожие задачи в серии и выполнять их друг за другом.
Техника Pomodoro — это одна из самых популярных в наши дни методик тайм-менеджмента. Суть ее заключается в том, чтобы отмерять периоды работы и отдыха с помощью таймера. Если совсем коротко, то процесс выглядит так:
Кайрос — это благоприятный момент для выполнения задачи. Например: Задача: Кайрос: Подписать заявление на отпуск Когда приедет директор Заказать новую дебетовую карту Когда следующий раз зайду в банк Купить сметаны и молока Когда буду ехать домой Спросить у Светы телефон ее визажиста Когда снова встречу Свету Подобные задачи нельзя привязать к конкретному времени. Их можно выполнить лишь тогда, когда для этого возникли подходящие условия.
Задача в тайм-менеджменте — это ответ на вопрос «что нужно сделать?». Например: полить цветы, покрасить гараж, открыть магазин, написать книгу. В качестве синонима слова «задачи» можно использовать слово «дела». Задачи являются центральным понятием тайм-менеджмента. Это «атомы» и «кирпичики», из которых выстраиваются все наши планы. Списки дел, списки покупок, чек-листы, расписания, трекеры привычек и диаграммы Ганта — это все просто перечни каких-то задач. В этой статье мы вкратце разберем основные аспекты, связанные с задачами.
Весь тайм-менеджмент с его многолетней историей и сотнями написанных книг начинается с одного очень простого приема. Сформулировать его можно так: Запишите то, что собираетесь сделать. Именно по этому приему и проходит граница между теми, кто использует тайм-менеджмент, и теми, кто его не использует. Даже если человек ничего не знает о современных методах планирования, но при этом регулярно записывает предстоящие дела на каком-нибудь клочке бумаги, он уже «управляет временем». Ну, или хотя бы пытается это делать.