Задачи в тайм-менеджменте

Задача в тайм-менеджменте — это ответ на вопрос «что нужно сделать?». Например: полить цветы, покрасить гараж, открыть магазин, написать книгу. В качестве синонима слова «задачи» можно использовать слово «дела».

Задачи являются центральным понятием тайм-менеджмента. Это «атомы» и «кирпичики», из которых выстраиваются все наши планы. Списки дел, списки покупок, чек-листы, расписания, трекеры привычек и диаграммы Ганта — это все просто перечни каких-то задач.

В этой статье мы вкратце разберем основные аспекты, связанные с задачами.

Чем задача отличается от цели

Задачи часто путают с другим важным понятием тайм-менеджмента — с целями. Многие почему-то считают, что разница между ними заключается только в «масштабе» действий. Мол, «помыть посуду» или «заправить машину» — это просто задачи, а «построить дом» или «открыть магазин» — это уже цели.

На самом деле масштаб тут абсолютно ни при чем. Цели вполне могут быть маленькими и незначительными, а задачи — большими и грандиозными. Главное же отличие заключается в следующем:

Цель — это результат, который мы хотим получить. Задача — это действие, направленное на получение результата.

Сравните:

Путаница возникает из-за того, что цели и задачи часто приходится формулировать одинаково. Например, чтобы достичь цели «создать свой сайт», мы должны выполнить задачу «создать свой сайт». А чтобы достичь цели «прочитать роман Льва Толстого», нам нужно (как ни странно) взять и прочитать роман Льва Толстого.

При этом оба понятия тесно связаны друг с другом. Нельзя достичь цели, не выполняя при этом никаких задач. А каждая задача всегда направлена на достижение некой цели, даже если мы сами ее не осознаем. Например, скучная задача «написать отчет» помогает человеку «сохранять рабочее место», а задача «посмотреть фильм» дает ему возможность «получать удовольствие от жизни».

Как правильно формулировать задачи

Как мы формулируем свои задачи — это, разумеется, наше личное дело. Однако в современном тайм-менеджменте уже сложился определенный «стандарт» формулировок, который помогает сделать задачи максимально четкими и понятными. Вот основные правила:

1. Задача — это ответ на вопрос «что сделать?». Она должна звучать как команда, приказ, поручение. В противном случае это будет не задача, а просто «узелок на память», с которым как бы и не обязательно что-то делать. Сравните:

2. Задача начинается с глагола в неопределенной форме. То есть:

3. Одна задача — одно действие. Если действий много, то это уже несколько разных задач. Например:

Не обязательно, но очень полезно использовать результато-ориентированные формулировки. Смысл этого приема в том, чтобы задачи были всегда направлены на получение конкретного результата. Например, не просто «гулять» и «писать книгу», а «гулять 2 часа» и «написать 1000 слов». Это заставляет нас добросовестно подходить к своим занятиям, а не имитировать работу.

Алгоритм работы с задачами

В современном тайм-менеджменте все задачи обычно проходят через четыре этапа:

1. Появление новой задачи. У нас есть четыре источника новых дел:

• Желания и потребности. Например, если мы захотели пообедать, то добавим в свой список задачи «купить продукты» и «приготовить обед».
• Давление обстоятельств. Если у нас сломался телефон, мы должны отнести его в ремонт, а если заболел зуб — записаться к стоматологу.
• Поручения. Это задачи, которые нам ставят другие люди: начальство, клиенты, друзья, близкие. Например, директор может поручить нам провести ревизию на складе, а ребенок — купить ему шоколадку.
• Цели. Для их достижения нам тоже периодически нужно выполнять какие-то задачи. Например, чтобы достичь цели «построить дом», мы должны выбрать участок, заказать проект и нанять бригаду строителей.

Задачи для достижения целей считаются самыми важными, поскольку они направлены на улучшение нашей жизни. Однако эти задачи, в отличие от всех остальных, не появляются у нас сами по себе: их нужно создавать сознательно.

2. Инбокс. Это место, куда мы отправляем все новые задачи. Инбоксом может быть специальная папка в программе-планировщике, текстовый файл, лоток для бумаг или записная книжка.

Каждую новую задачу мы должны тут же запись (чтобы не забыть) и поместить в инбокс. Когда у нас появится время, мы перейдем к следующему этапу и запланируем эту задачу по всем правилам.

3. Планирование. На этом этапе мы определяем, как именно мы будем выполнять новую задачу (и будем ли выполнять ее вообще). Например, мы можем решить, что «купить новую лампочку» лучше в хозяйственном магазине, а «скачать антивирус» нам следует сегодня вечером. Подробнее об этом этапе — в следующем разделе.

4. Выполнение. Запланированные задачи мы обычно выполняем не по отдельности, а в рамках наших планов на день. Для планирования дня в тайм-менеджменте используются специальные техники: обычный список дел, метод Айви Ли, «Автофокус» и т. д. Какую из техник выбрать, зависит от ваших целей и личных предпочтений.

Обратите внимание:

Ни один из перечисленных этапов не является обязательным.

Если, например, мы столкнулись с какой-нибудь очень срочной задачей, мы можем выполнить ее сразу, без инбоксов и даже без всякого планирования.

Свойства задачи

Каждую новую задачу мы должны запланировать, то есть решить, когда и как мы будем ее выполнять. После планирования у задачи могут появиться следующие свойства:

Время. Когда мы выполним это задачу? Выбираем подходящий день и час, а если нужно, то месяц и год.

Бюджет времени. Сколько времени мы можем на это потратить? С помощью бюджетирования мы искусственно ограничиваем время на выполнение задачи, чтобы успеть выполнить и другие дела.

Контекст. Какие условия нам нужны для выполнения задачи? Контекстом может быть конкретное место, определенные люди или даже какое-то особое состояние ума (например, вдохновение).

Цель (проект). Для достижения какой цели мы это делаем? Например, задача «выбрать участок» выполняется в рамках цели «построить дом», а задача «прочитать про полиморфизм» нужна нам, чтобы «освоить C++».

Регулярность. Нужно ли повторять задачу и если да, то как часто? Например, встреть родственницу с поезда — это «одноразовая» задача. А вот оплачивать коммунальные счета нам приходится каждый месяц.

Приоритет. Насколько важна эта задача? Нужно ли выполнить ее в первую очередь, или можно отложить на конец дня? Приоритет задачи определяется либо интуитивно, либо с помощью специальных техник, например, матрицы Эйзенхауэра.

Подзадачи. Что конкретно нужно сделать, чтобы задача считалась выполненной? На подзадачи обычно разбивают крупные и сложные дела: уборку в доме, тренировку, написание статьи. Если задача относится к регулярным (повторяющимся), подзадачи лучше выносить в отдельный чек-лист.

Опять же: ни одно из перечисленных выше свойств не является обязательным. Их использование зависит от самой задачи и вашей методики планирования. При желании все задачи можно выполнять «как есть», без времени, контекста и целей.

Разновидности задач

В тайм-менеджменте нет общепринятого и универсального способа классификации задач. Обычно мы всегда разбиваем задачи на группы не просто так, а с какой-то конкретной целью:

• При использовании приемов и техник. Например, в технике АБВГД мы делим задачи на пять видов, исходя из последствий их выполнения или невыполнения.
• Когда нам нужно сосредоточиться на определенном виде задач. Например, мы можем сказать, что «подготовка к экзамену» — это важная задача, поэтому ее нужно выполнить в первую очередь.

В этой таблице собраны самые популярные варианты классификации задач:

Рассмотрим некоторые из этих вариантов чуть более подробно.

По привязке ко времени. При планировании дня или недели задачи удобно делить на жесткие, гибкие и бюджетируемые.

• Жесткие задачи (они же «встречи»). Это дела, которые нужно выполнить строго в конкретное время. В эту группу попадают встречи, выступления, собрания, занятия на курсах и т. д.
• Гибкие. Их можно выполнить когда угодно. Например, мы можем в любой момент сходить в магазин, проверить почту или помыть посуду.
• Бюджетируемые. Это гибкие задачи, для которых определен бюджет времени. Например, мы можем решить, что потратим на написание статьи 2 часа, а на прогулку — 1 час.

По регулярности. Задачи в нашем списке могут быть разовыми и регулярными.

• Разовые — это те дела, которые мы выполняем всего один раз: получить загранпаспорт, купить люстру, сдать на права.
• Регулярные — это те дела, которые периодически приходится повторять. Например: сделать зарядку (ежедневно), заплатить за свет (ежемесячно), поздравить сестру с днем рождения (ежегодно).

Зависящие от условий. Еще два распространенных типа задач в тайм-менеджменте — это контекстные задачи и задачи с кайросом.

• Контекстные задачи — это дела, привязанные к определенному контексту, то есть требующие определенных условий. Например, задачу «купить продукты» можно выполнить только в магазине, а «проверить электронную почту» — только при наличии интернета.
• Задачи с кайросом — это дела, для выполнения которых требуется некий благоприятный момент (кайрос). Например, чтобы подписать заявление на отпуск, надо дождаться хорошего настроения у начальника, а чтобы выехать с семьей на природу — хорошей погоды.

Неприятные задачи. В тайм-менеджменте традиционно выделяют два вида неприятных задач: «лягушек» и «слонов».

• «Лягушки» — это мелкие и неприятные дела, которых люди постоянно откладывают на потом. Например: позвонить клиенту-скандалисту, сходить к стоматологу, починить кран. Такие задачи рекомендуется выполнять в первую очередь.
• «Слоны» — это грандиозные дела, к которым страшно подступиться. Например: написать книгу, сделать ремонт в квартире, выучить иностранный язык. «Слонов» нарезают на мелкие и нестрашные задачи («бифштексы»), которые регулярно выполняют. Скажем, чтобы написать книгу, достаточно ежедневно писать по 1000 слов.

Это далеко не все. Задачи в своем списке можно сортировать по важности, срочности, сложности, продолжительности, сферам жизни и т. д. Специально запоминать все эти разновидности не нужно: лучше обращаться к ним лишь по мере необходимости.

Основные приемы работы с задачами

Приемы — это простые действия, которые позволяют человеку получить преимущество в той или иной ситуации. Например, приемы борьбы помогают ему победить противника, а кулинарные приемы — приготовить более вкусное блюдо. Подобные приемы есть и для работы с задачами. Вот самые главные из них:

1. Фиксация. Не держите задачи в голове: записывайте все, что собираетесь сделать. Именно с этого приема и начинается весь тайм-менеджмент. Записи укрепляют самодисциплину и помогают более рационально подходить к планированию и выполнению задач.

2. Приоритизация. Выполняйте важные дела в первую очередь. Откладывая важные задачи, мы рискуем их не выполнить из-за усталости и форс-мажоров.

3. Группировка. Объединяйте схожие дела в серии и выполняйте их друг за другом. Этот прием помогает не терять время на ненужные переключения.

4. Фильтрация. Оставляйте в своем списке только те задачи, которые вы собираетесь выполнять прямо сейчас. Посторонние дела нас отвлекают и затрудняют работу со списком. Фильтровать задачи умеют все современные программы-планировщики.

5. Декомпозиция. Разбивайте крупные задачи на отдельные небольшие шаги (подзадачи). Этот значительно облегчает их выполнение.

6. Бюджетирование. Если задача не имеет естественного завершения, ограничьте время на ее выполнение. Например, «гулять» и «писать книгу» можно бесконечно долго. Если не ограничивать такие задачи, нам может не хватить времени на другие дела.

7. Автоматическое повторение. В современных программах для планирования вы можете настроить автоматическое повторение любых задач: оплаты счетов, мероприятий по уборке, тренировок и т. д. Эта функция помогает не забывать о таких задачах и очень экономит время.

Это, разумеется, далеко не все. В современном тайм-менеджменте существуют еще десятки приемов для эффективной работы с задачами. Среди них есть и более специфические, например, для выполнения неприятных дел или для расстановки приоритетов.

Методы выполнения задач

Задачи обычно выполняют не изолированно, а в рамках специальных техник планирования дня. Вот самые популярные из них:

Список дел. Просто запишите свои задачи и выполняйте их в удобном для вас порядке. К списку дел применимы все приемы, перечисленные в прошлом разделе.

Расписание. Это тоже список дел, с той лишь разницей, что каждая задача в нем выполняется в определенное время.

Жестко-гибкий план. Методика, популярная у деловых людей. Сперва мы планируем жесткие задачи: встречи, выступления и другие дела, привязанные к конкретному времени. Остальные дела мы выполняем в «окнах» между жесткими задачами.

Pomodoro. Методика, популярная у творческих людей и фрилансеров. Суть ее в том, чтобы выполнять свои задачи с помощью таймера. Сперва мы выставляем таймер на 25 минут для работы, а потом — на 5 минут для отдыха. Этот цикл многократно повторяется в течение дня.

Блочное планирование. Выделяем конкретное время для разных сфер жизни, видов деятельности и целей. Задачи выполняются не в рамках всего дня, а в рамках таких блоков.

В современном тайм-менеджменте известные более двух десятков техник планирования дня. Среди них есть как очень простые (метод 1-3-5), так и довольно сложные (метод «Альпы»). Чтобы подобрать оптимальный для себя вариант, обычно требуется немного поэкспериментировать.