Задачи в тайм-менеджменте

Задача в тайм-менеджменте — это ответ на вопрос «что нужно сделать?». Например: купить молока, написать отчет, заправить машину, построить дом, открыть свой магазин.

Задачи — это центральное понятие тайм-менеджмента. Они словно кирпичики, из которых выстраивается любое планирование. Списки дел, расписания, графики работ над проектом — это все, так или иначе, какие-то задачи.

Однако нужно различать задачи и цели. Цель — это желаемый конечный результат, то, что мы хотим получить в итоге. Задача — это то, что для этого нужно сделать. Сравните:

Цель:	Задача:
Чистота в квартире	Подмести пол
Устроиться на работу	Сходить на собеседование
Издать книгу	Написать книгу
Открыть свой магазин	Арендовать помещение для магазина

Путаница возникает из-за того, что цель и задачу часто приходится формулировать одинаково. Например, чтобы достичь цели «прочитать книгу», нужно выполнит задачу «прочитать книгу».

Разновидности задач в тайм-менеджменте

В современной литературе по тайм-менеджменту встречаются самые невероятные виды задач: кайросы, лягушки, слоны и т. д. Чтобы не запутаться в таком разнообразии, все эти виды можно условно разделить на четыре группы:

Рассмотрим их по порядку.

По привязке ко времени. При планировании дня или недели задачи удобно делить на жесткие, гибкие и бюджетируемые.

Примеры гибких, жестких и бюджетируемых задач в органайзере

Жесткие задачи («встречи») — дела, привязанные к определенному времени. Например: встретиться с клиентом в 12–00, сходить в кино в 20–00.
Гибкие задачи — дела, которые не имеют привязки к конкретному времени. Например: купить хлеба, позвонить племяннику, взять прайсы у поставщика.
Бюджетируемые задачи — дела, которые не имеют привязки ко времени, но требуют значительных временных затрат. Например: написать отчет (1 час), подготовиться к выступлению (3 часа).

По регулярности. Задачи в расписании могут быть разовыми и регулярными.

Пример разовых и регулярных задач — Разовые и регулярные задачи в органайзере. Регулярные задачи помечены зеленым значком

Разовые — это те дела, которые нужно выполнить всего один раз: получить загранпаспорт, купить люстру, сдать на права.

Регулярные — это те дела, которые периодически приходится повторять: сделать зарядку (ежедневно), заплатить за свет (ежемесячно), поздравить сестру с днем рождения (ежегодно). В современных органайзерах такие задачи достаточно запланировать один раз, после чего они сами будут появляться в расписании в нужное время.

Зависящие от условий. Еще два распространенных типа задач в тайм-менеджменте — это контекстные задачи и кайросы (иногда эти понятия используются как синонимы).

Примеры задач и контекстов — Задачи и контексты в органайзере

Контекстные задачи — это задачи, привязанные к определенному контексту, то есть требующие для выполнения каких-то особых условий. Например, задачу «купить продукты» можно выполнить только в магазине, а «проверить электронную почту» — только при наличии интернета.

Кайросы — это задачи, для выполнения которых требуется некий благоприятный момент. Например, чтобы подписать заявление на отпуск, надо дождаться хорошего настроения у начальника, а чтобы выехать с семьей на природу — хорошей погоды.

Неприятные задачи. В тайм-менеджменте традиционно выделяют два вида особо неприятных задач: «лягушек» и «слонов».

«Лягушки» — это мелкие и неприятные дела, которых люди постоянно откладывают «на потом». Например: сделать звонок скандальному клиенту, сходить к стоматологу, починить кран. Этот тип задач рекомендуется выполнять в первую очередь.

«Слоны» — это грандиозные дела, к которым страшно подступиться. Например: написать книгу, сделать ремонт в квартире, выучить иностранный язык. «Слонов» нарезают на мелкие и нестрашные задачи («бифштексы»), которые регулярно выполняют. Скажем, чтобы написать книгу, достаточно ежедневно писать по 1000 слов.

Группировка и декомпозиция задач

При работе с задачами в тайм-менеджменте часто используются два приема — группировка и декомпозиция.

Группировка — это объединение задач в категории по какому-нибудь признаку. Например, задачи «помыть посуду» и «подмести полы» можно объединить в категорию «Дела по дому», а задачи «написать отчет» и «позвонить клиенту» — в категорию «Работа».

Группировка задач в органайзере — Пример группировки задач. Также в современных органайзерах можно скрывать те группы задач, которые в настоящий момент не нужны.

С помощью этого приема мы можем быстро выбрать из своего списка те задачи, с которыми нам удобно работать в настоящий момент.

Декомпозиция — это разделение задачи на отдельные небольшие шаги (подзадачи).

Пример декомпозиции задачи — Декомпозиция задачи «Уборка в квартире»

Этот прием позволяет облегчить выполнение крупных задач. Также с его помощью можно составить детальный план работ, оценить затраты времени и других ресурсов.

Проекты

Наряду с задачами в тайм-менеджменте часто встречается такое понятие как проекты. Проекты, если исходить из классического определения, — это деятельность, направленная на создание какого-то уникального продукта и имеющая ограничение во времени. Например: строительство дома, написание картины, разработка сайта.

Однако в тайм-менеджменте проектами часто называют просто крупные задачи или совокупность задач, направленных на достижение одной цели. В некоторых системах тайм-менеджмента (например, в GTD) проектами считаются все задачи, для выполнения которых требуется совершить более одного действия.