Фиксация задач

Весь тайм-менеджмент с его многолетней историей и сотнями написанных книг начинается с одного очень простого приема. Сформулировать его можно так:

Запишите то, что собираетесь сделать.

Именно по этому приему и проходит граница между теми, кто использует тайм-менеджмент, и теми, кто его не использует. Даже если человек ничего не знает о современных методах планирования, но при этом регулярно записывает предстоящие дела на каком-нибудь клочке бумаги, он уже «управляет временем». Ну, или хотя бы пытается это делать.

Почему этот прием так важен? Дело в том, что фиксация планов дает человеку сразу несколько серьезных преимуществ. Вот только самые значимые из них:

1. Максимально задействовать рациональный разум. Человек, у которого нет письменных планов, обычно действует спонтанно. Он не «проектирует» свою жизнь, а просто реагирует на какие-то внешние и внутренние «раздражители». Например:

• Начальник дал поручение? Выполнил.
• Заболел зуб? Записался к стоматологу.
• Захотел навести порядок в доме? Навел порядок и т. д.

При таком подходе большинство решений принимаются под давлением обстоятельств, под влиянием эмоций и сиюминутных желаний. Проще говоря, человек просто плывет по течению и очень слабо влияет на то, что с ним происходит.

Тот, кто записывает предстоящие задачи, старается полагаться не на эмоции, а на логику и здравый смысл. Благодаря этому, он может просчитывать свои действия на несколько ходов вперед и хотя бы немного управлять своей жизнью.

2. Усилить самодисциплину. Вообще-то, самодисциплина — это и есть «способность человека придерживаться своих планов, несмотря на сиюминутные желания». Проще говоря, если никаких планов у человека нет, то у него не может быть и самодисциплины.

Конечно, мы можем планировать свои дела и мысленно. Однако такой план очень не надежен: его слишком легко отменить или пересмотреть задним числом. Записывая свои задачи, мы закрепляем свое намерение их выполнить. Список дел — это своеобразный приказ, который мы отдаем сами себе.

Кроме того, письменный план — это эталон «правильного поведения»: любое отклонение от него сразу становится очевидным. Например, если мы запланировали наводить порядок в доме, а вместо этого смотрим сериалы, то мы явно делаем что-то не так.

Благодаря плану, мы можем вовремя распознать нежелательную деятельность и избежать импульсивных поступков.

3. Снять ограничения памяти. Мы не компьютеры: способность нашего мозга к запоминанию очень ограничена. Нам сложно удержать в голове даже 10–15 задач, не говоря уже каких-то более серьезных объемах информации.

Если же мы записываем свои дела, это ограничение полностью снимается. На бумаге мы можем хранить сколько угодно задач, не боясь о чем-то забыть.

4. Упростить обработку информации. Наш мозг использует одни и те же ресурсы для мышления и краткосрочной памяти. Из-за этого нам очень трудно удерживать в голове информацию и одновременно ее обрабатывать.

Давайте проведем небольшой эксперимент. Попробуйте запомнить приведенные ниже числа:

А теперь, не подглядывая на экран, попробуйте мысленно расположить их в порядке возрастания.

Сложно, не так ли? Однако если эти числа записаны и находятся у нас перед глазами, мы можем упорядочить их почти не напрягаясь.

То же самое происходит и с задачами: если они хранятся только у нас в голове, нам очень трудно их группировать, сортировать, оценивать и т. д. Если же задачи записаны, мы можем легко применить к ним любые приемы тайм-менеджмента. А это, в свою очередь, помогает нам действовать более эффективно.

5. Объективно оценить значимость задач. Пока дела не записаны, мы легко становимся жертвами различных «ловушек мышления». Например:

• Дела, связанные с эмоциями, кажутся нам более важными, чем эмоционально-нейтральные.
• Срочные дела нам кажется более важными, чем не срочные (порою это совсем не так).
• Новые дела нам кажутся более важными, чем старые и т. д.

Кроме того, мы часто откладываем сложные и неприятные задачи на потом и стремимся в первую очередь сделать все самое легкое и приятное.

Когда же задачи записаны, мы можем взглянуть на них как бы «со стороны», без суеты и лишних эмоций. Это помогает нам оценить свои дела более объективно и правильно расставить приоритеты.

Почему люди не записывают задачи

Возникает закономерный вопрос: если записывать свои дела настолько полезно, почему же тогда большинство людей этого не делают?

Все просто: фиксация задач — это всегда в какой-то степени самопринуждение. Записывая дела, мы словно отдаем себе приказ их выполнить. Однако выполнение большинства этих задач не доставляет нам удовольствия, поэтому нам каждый раз приходится себя хоть чуть-чуть, но заставлять.

Да, дела в нашем списке могут быть очень важными и полезными. Но их выполнение неизбежно сопровождается подавлением сиюминутных желаний и внутренним сопротивлением. По сути, прием «фиксация задач» направлен на обуздание импульсивной части нашего разума, и вполне естественно, что она всеми силами этому противится.

Люди часто говорят:

— Я не записываю задачи, поскольку списки дел подавляют мою свободу.

И это действительно так. Смысл фиксации задач как раз и заключается в подавлении «нежелательной свободы»: свободы следовать любым своим желаниям. Взамен мы получаем другую свободу: свободу сознательно управлять жизнью.

Какую из этих двух свобод выбрать, каждый человек решает сам.