«Обязательно — не обязательно» — это очень простой прием тайм-менеджмента, который помогает преодолевать страх перед большим количеством дел. Для примера давайте посмотрим вот на такой список:
Планирование задач
35 записей
Наши повседневные планы могут включать в себя сразу десятки задач, связанных с работой, домом или саморазвитием. И это нормально. Однако чем длиннее становится наш список задач, тем труднее с ним работать.
Слово «инбокс» (inbox) переводится с английского как «почтовый ящик» или «ящик для входящих». В тайм-менеджменте инбоксами традиционно называют специальные места для сбора новых задач или новой информации. Инбоксом может быть отдельная папка в программе-планировщике, лоток для бумаг, записная книжка или какой-нибудь текстовый файл. Работает это так: когда у нас появляется новая задача или идея, мы сразу же отправляем в инбокс. В свободное время мы разбираем содержимое своих инбоксов и решаем, что с ним делать дальше.
Иногда в нашем списке дел появляются такие задачи, которые нам приходится скорее проверять, чем выполнять. Для примера посмотрим вот на такой список:
Некоторые люди считают, что любая задача, попавшая в их список дел, непременно должна быть выполнена. Если они, например, запланировали сегодня пересадить кактус, значит, они просто обязаны сегодня его пересадить. А если они вдруг этого не сделают, то сразу будут считаться недостаточно организованными или недостаточно дисциплинированными. Правда же заключается в том, что далеко не все запланированные дела нужно выполнять. Более того, иногда в нашем списке попадаются такие дела, которые выполнять ни в коем случае не следует.
Приоритизация задач (или просто расстановка приоритетов) — это один из главных принципов тайм-менеджмента. В кратком виде его можно сформулировать так: Старайтесь выполнять важные дела в самом начале.
Бюджетирование — это планирование временных затрат на те или иные задачи. Например, мы можем решить, что потратим один час на прогулку, полчаса — на уборку, а еще два часа — на чтение учебника. Задачи, для которых был задан подобный бюджет времени, называются бюджетируемыми.
Правило двух минут — это принцип работы с новыми задачами, предложенный Дэвидом Алленом, создателем системы GTD. Звучит это правило так: Если задача занимает меньше двух минут, ее нужно выполнить сразу. Иными словами, такие задачи не следует откладывать или как-нибудь планировать: их нужно просто делать.
Когда люди впервые знакомятся с матрицей Эйзенхауэра, то наибольшее затруднение у них обычно вызывает квадрат «срочно — не важно». И если с остальными квадратами все относительно просто, то по этому квадрату сразу возникает масса вопросов: — А какие в него попадают задачи? — Почему они не важные, если срочные? — Что значит «делегируйте их»? Кому?
О «лягушках» и «слонах» зачастую знают даже те, кто не интересуются тайм-менеджментом. И это понятно: списки задач, контексты и проекты — это скука смертная, а вот зверюшки — это весело, интересно и хорошо запоминается. И с нашей стороны было бы очень странно рассказывать о тайм-менеджменте и ничего не написать о знаменитых «задачах-животных». Поэтому сегодня мы предлагаем вам совершить небольшую «экскурсию в зоопарк» и посмотреть на лягушек, слонов, обезьян, мамонтов и даже единорогов. Мы выясним, что представляют собой все эти существа и как правильно с ними обращаться.
Список дел на день — это то, с чего, по сути, и начинается тайм-менеджмент. Это самый простой и самый старый способ планирования, который по-прежнему остается популярным во всем мире. Почему? Во-первых, из-за своей доступности: для его использования достаточно найти какой-нибудь обрывок бумаги и карандаш. Во-вторых, список дел — это то, что интуитивно понятно каждому и не требует предварительного обучения. Но в любом деле, как известно, есть свои хитрости и тонкости. И сегодня мы поговорим о том, как составить список дел на день, чтобы он был максимально полезным и эффективным. Кроме этого, мы рассмотрим несколько вариантов списка дел: от самых простых, до «продвинутых».
Метод естественного планирования — это техника анализа предстоящих задач и проектов, которая помогает найти оптимальный способ их выполнения. В ней используется тот алгоритм, с помощью которого наш мозг обычно принимает решения (именно поэтому такой способ планирования и называется «естественным»). Отклонения от этого алгоритма или пропуск отдельных его этапов могут привести к серьезным просчетам в планировании.