Правило двух минут — это принцип работы с новыми задачами, предложенный Дэвидом Алленом, создателем системы GTD. Звучит это правило так:
Если задача занимает меньше двух минут, ее нужно выполнить сразу.
Иными словами, такие задачи не следует откладывать или
Пример 1. У нас заболел зуб, и мы решили записаться к стоматологу. Мы, конечно же, можем запланировать эту задачу по всем канонам
Но гораздо лучше будет просто открыть сайт клиники (или портал Госуслуги) и взять талончик.
Пример 2. По дороге на работу мы вспомнили, что в нашем офисе заканчивается бумага для принтера. Мы открываем свой планировщик на смартфоне и добавляем себе напоминание: заказать бумагу.
Придя на работу, мы заглядываем в папку «Входящие» и видим эту задачу. Следует ли ее
В системе GTD правило двух минут является одним из этапов алгоритма обработки входящих задач:
Впрочем, это правило с успехом может применяться и в других системах
Для чего это нужно?
На самом деле все просто: планирование маленьких задач отнимает не меньше (а то и больше) времени и сил, чем их выполнение. Если мы не делаем такие дела сразу, то затраты на них непозволительно возрастают.
Давайте представим, что в примере № 2 мы решили не заказывать бумагу сразу, а «запланировать эту задачу» по всем правилам. Вот что у нас в результате может получиться:
Как видите, затраты времени увеличились почти вдвое, и это был относительно благоприятный сценарий. Если бы мы, например, отложили эту задачу на завтра, то затраты на нее могли бы возрасти многократно.
Кроме того, несоблюдение правила
Эффект 1. Маленькие задачи способны накапливаться и «захламлять» наши списки дел, делая их более сложными, «стрессовыми» и сумбурными. У нас все чаще возникают порывы все отложить или начать «разбираться с мелочью» в ущерб более важным задачам.
Эффект 2. Отложенную задачу труднее выполнить. У нее появляется своеобразная «инерция неделания», которую требуется преодолевать. И чем больше мы откладываем задачу (особенно неприятную), тем сложнее нам к ней приступить.
Эффект 3. Некоторые маленькие задачи способны неделями и месяцами жить в нашем органайзере. Они постоянно откладываются, переносятся на завтра и всячески прокрастинируются. Такие задачи превращаются в «маленьких вампиров», которые потихоньку тянут из нас время и когнитивные ресурсы.
Правило двух минут помогает нам поддерживать порядок в своих списках и избегать перечисленных выше проблем.
Почему именно две минуты?
Именно столько времени, по мнению Дэвида Аллена, у нас обычно занимает обдумывание, фиксация и планирование задач. Это своеобразная «точка безубыточности», ниже которой затраты на планирование задачи начинают превышать затраты на ее выполнение.
Однако это время не является