Всё о тайм-менеджменте

Правило двух минут

Правило двух минут — это принцип работы с новыми задачами, предложенный Дэвидом Алленом, создателем системы GTD. Звучит это правило так:

Если задача занимает меньше двух минут, ее нужно выполнить сразу.

Иными словами, такие задачи не следует откладывать или как-нибудь планировать: их нужно просто делать.

Пример 1. У нас заболел зуб, и мы решили записаться к стоматологу. Мы, конечно же, можем запланировать эту задачу по всем канонам тайм-менеджмента: поставить ее «на сегодня», добавить контексты «здоровье» и «в интернете», установить наивысший приоритет и т. д.

Но гораздо лучше будет просто открыть сайт клиники (или портал Госуслуги) и взять талончик.

Пример 2. По дороге на работу мы вспомнили, что в нашем офисе заканчивается бумага для принтера. Мы открываем свой планировщик на смартфоне и добавляем себе напоминание: заказать бумагу.

Придя на работу, мы заглядываем в папку «Входящие» и видим эту задачу. Следует ли ее как-то планировать? Нет, не следует. Она занимает меньше двух минут, поэтому нам лучше сразу зайти на нужный сайт и сделать заказ.

В системе GTD правило двух минут является одним из этапов алгоритма обработки входящих задач:

Правило двух минут в алгоритме сортировка задач
Фрагмент алгоритма сортировки входящих задач в GTD. Полную схему смотрите здесь

Впрочем, это правило с успехом может применяться и в других системах тайм-менеджмента, и даже само по себе.

Для чего это нужно?

На самом деле все просто: планирование маленьких задач отнимает не меньше (а то и больше) времени и сил, чем их выполнение. Если мы не делаем такие дела сразу, то затраты на них непозволительно возрастают.

Давайте представим, что в примере № 2 мы решили не заказывать бумагу сразу, а «запланировать эту задачу» по всем правилам. Вот что у нас в результате может получиться:

Сравнение: как выполняется задача с соблюдением правила двух минут и без его соблюдения

Как видите, затраты времени увеличились почти вдвое, и это был относительно благоприятный сценарий. Если бы мы, например, отложили эту задачу на завтра, то затраты на нее могли бы возрасти многократно.

Кроме того, несоблюдение правила 2-х минут может привести и к другим неприятным эффектам:

Эффект 1. Маленькие задачи способны накапливаться и «захламлять» наши списки дел, делая их более сложными, «стрессовыми» и сумбурными. У нас все чаще возникают порывы все отложить или начать «разбираться с мелочью» в ущерб более важным задачам.

Засорение списка дел маленькими задачами

Эффект 2. Отложенную задачу труднее выполнить. У нее появляется своеобразная «инерция неделания», которую требуется преодолевать. И чем больше мы откладываем задачу (особенно неприятную), тем сложнее нам к ней приступить.

Эффект 3. Некоторые маленькие задачи способны неделями и месяцами жить в нашем органайзере. Они постоянно откладываются, переносятся на завтра и всячески прокрастинируются. Такие задачи превращаются в «маленьких вампиров», которые потихоньку тянут из нас время и когнитивные ресурсы.

Правило двух минут помогает нам поддерживать порядок в своих списках и избегать перечисленных выше проблем.

Почему именно две минуты?

Именно столько времени, по мнению Дэвида Аллена, у нас обычно занимает обдумывание, фиксация и планирование задач. Это своеобразная «точка безубыточности», ниже которой затраты на планирование задачи начинают превышать затраты на ее выполнение.

Схематическое объяснение правила двух минут

Однако это время не является каким-то «магическим». По словам Дэвида Аллена, при необходимости можно использовать правило «трех минут» или даже «пяти минут». Здесь все зависит от целесообразности и наличия времени.

Поделиться: