Прием «Обязательно — не обязательно»

«Обязательно — не обязательно» — это очень простой прием тайм-менеджмента, который помогает преодолевать страх перед большим количеством дел. Для примера давайте посмотрим вот на такой список:

Если мы хорошо себя чувствуем и готовы сегодня потрудиться, то отнесемся к такому плану спокойно. В конце концов, мы сами его составили, а это значит, что мы в какой-то степени хотим выполнить все задачи.

Но иногда при виде подобного списка у нас начинается паника: нам кажется, что мы вот-вот утонем в делах. Все осложняется тем, что в такие моменты у нас обычно и случаются приступы прокрастинации. Нам хочется «спрятаться» от потока дел где-нибудь на YouTube или в социальных сетях, а в результате нам еще труднее выполнять поставленные задачи.

Самый простой способ справиться с проблемой — это показать себе, что по-настоящему обязательных дел в списке не так уж и много. Для этого нам нужно разделить задачи на три группы:

• Обязательно. Дела, которые обязательно нужно сделать и сделать именно сегодня. Если мы их не сделаем, у нас будут неприятности. Например, если мы не польем цветы, они завянут, а если мы не напишем отчет, то получим выговор от начальства.
• Желательно. Дела, которые тоже нужно сделать сегодня, но при необходимости их можно перенести на завтра.
• Не обязательно («неплохо бы»). Дела, которые можно без последствий откладывать или не делать вовсе.

Для наглядности обозначим каждую группу своим цветом, например, красным, желтым и белым. И вот как будет выглядеть наш первоначальный список после сортировки:

Эта простая манипуляция со списком значительно снижает уровень стресса. В нашем случае «большой и страшный» список как бы сократился всего до 3 красных задач.

Да, «желтые» задачи тоже нужно выполнять, но они уже не так «давят на психику». Мы знаем, что при необходимости сможем их отложить, поэтому начинаем относиться к ним более спокойно.

Что же касается «белых» задач, то они вообще не вызывают у нас стресса. Их мы выполняем не под давлением обстоятельств, а потому что сами этого хотим.

Замечание

При знакомстве с этим приемом может сложиться впечатление, что день непременно нужно начинать с обязательных задач и постепенно переходить к необязательным. Да, если мы всерьез «тонем в делах», то можем выполнять задачи и в порядке их срочности (от «красных» к «белым»).

Но тут важно понимать вот что:

Прием предназначен для снятия стресса, а не для расстановки приоритетов.

На самом деле необязательные задачи могут быть для нас даже более важными и приоритетными, чем обязательные. Например, необязательная задача «записаться на курсы английского» гораздо сильнее повлияет на нашу жизнь, чем обязательная задача «полить цветы».

Смысл же приема в том, чтобы мы перестали паниковать, прокрастинировать и хвататься за все подряд. Когда наш разум успокоится, мы сможем более рационально оценить свои дела и определить оптимальный порядок их выполнения. Например, мы можем решить, что некоторые «белые» задачи для нас являются очень важными, и начнем свой день именно с них.