Оперативный список

Оперативный (вспомогательный) список — это прием тайм-менеджмента, который помогает упростить работу с большими перечнями дел. Суть его в том, чтобы вынести несколько задач в отдельный список и далее работать уже с ним.

Представим, что мы составили себе вот такой план на день:

Пользоваться этим «супер-списком» не очень удобно: в нем сложно ориентироваться. Если мы, например, решим заняться уборкой, нам придется постоянно сканировать глазами весь список, чтобы выбрать из него подходящие задачи. Кроме того, большое количество дел уже само по себе способно вызывать у нас дискомфорт.

Теперь давайте возьмем новый лист бумаги и выпишем на него те задачи, которые мы хотим выполнить в первую очередь:

Что произошло? Во-первых, наш список визуально уменьшился и уже не вызывает у нас сильного сопротивления. Во-вторых, нам больше не придется отвлекаться на посторонние задачи: мы можем полностью сосредоточиться на тех делах, которые собираемся выполнить прямо сейчас.

Обычно в оперативный список переносят столько задач, сколько можно выполнить за один раз, без перерыва. Однако здесь следует полностью полагаться на свои ощущения и предпочтения. При желании можно ориентироваться на 1–2 часа работы или на какое-то фиксированное количество задач. Главное, чтобы вам с этим новым списком было комфортно работать.

Задачи во вспомогательном списке вычеркивают по мере их выполнения. Когда все они будут выполнены, мы вычеркнем их и в своем первоначальном списке:

После этого мы можем перенести в оперативный список новую партию задач:

Повторяем эту процедуру до тех пор, пока не выполним все дела на день, или до тех пор, пока нам удобно пользоваться этим приемом.

В программах-планировщиках

Использовать этот прием в программах для планирования обычно нет необходимости. Чаще всего в них уже предусмотрены различные инструменты, помогающие визуально сократить список дел: фильтры, контексты, метки и т. д.

Однако при желании можно воспользоваться следующей уловкой:

1. Создайте временный тег (метку, категорию, контекст, ярлык и т. д.) для оперативного списка. Например, вот так это будет выглядеть в программе Сингулярити:

2. Прикрепите новый тег к тем задачам, которые вы хотите выполнить прямо сейчас:

3. Отфильтруйте список дел по тегу и выполните выбранные задачи:

4. Повторите пункты 2 и 3 нужное количество раз.

5. В конце дня просто удалите тег, чтобы открепить его от своих регулярных (повторяющихся) задач.

Советы

1. Если вы ведете свои дела в блокноте, используйте левый разворот для планирования дня, а правый — для оперативного списка.

2. Старайтесь переносить задачи в оперативный список сразу в том порядке, в котором вы будете их выполнять. Это избавит вас от лишних раздумий в процессе работы.

3. Старайтесь переносить в оперативный список схожие задачи. Например, выберите из первоначального списка только те дела, которые связаны работой за компьютером или только те, которые связаны с уборкой. Этот прием поможет вам не терять время на ненужные переключения (см. группировка задач).

4. Подстраивайте количество задач в оперативном списке под свое самочувствие. Например, если вы полны сил, рассчитывайте на целый час непрерывной работы, а если вы не слишком хорошо себя чувствуете, то на 10–15 минут.

5. Крупные дела из первоначального списка полезно разбивать на маленькие. Этот прием сделает работу с оперативным списком еще более комфортной. Например:

Уровень детализации крупных дел тоже можно подстраивать под свое самочувствие. Если все хорошо, разбивайте их на задачи, которые займут у вас от 5 до 15 минут. Если же вы находитесь в состоянии стресса или усталости, то разбивайте крупные дела на совсем простые задачи (5 минут и меньше).