Оперативный список

Оперативный список

Оперативный (вспомогательный) список — это прием тайм-менеджмента, который помогает упростить работу с большими перечнями дел. Суть его в том, чтобы вынести несколько задач в отдельный список и далее работать уже с ним.

Представим, что мы составили себе вот такой план на день:

Список дел на день

Пользоваться этим «супер-списком» не очень удобно: в нем сложно ориентироваться. Если мы, например, решим заняться уборкой, нам придется постоянно сканировать глазами весь список, чтобы выбрать из него подходящие задачи. Кроме того, большое количество дел уже само по себе способно вызывать у нас стресс и дискомфорт.

Теперь давайте возьмем новый лист бумаги и выпишем на него те задачи, которые мы хотим выполнить в первую очередь:

Переносим задачи в оперативный список

Что произошло? Во-первых, наш список визуально уменьшился и уже не вызывает у нас «душевного дискомфорта». Во-вторых, нам больше не придется отвлекаться на посторонние задачи: мы можем полностью сосредоточиться на тех делах, которые собираемся выполнить прямо сейчас.

Обычно в оперативный список переносят от 3 до 7 задач, но здесь всегда следует полагаться на свои ощущения. Задач должно быть ровно столько, чтобы вам было комфортно с ними работать.

Задачи во вспомогательном списке вычеркивают по мере их выполнения. Когда все они будут выполнены, мы вычеркнем их и в своем первоначальном списке:

Вычеркиваем завершенные задачи

После этого мы можем перенести в оперативный список новую партию задач:

Добавляем в оперативный список новую серию задач

Повторяем эту процедуру до тех пор, пока не выполним все дела на день, или до тех пор, пока нам удобно пользоваться этим приемом.

В программах-планировщиках

Использовать этот прием в программах для планирования зачастую нет необходимости. Обычно в них уже предусмотрены различные инструменты, помогающие визуально сократить список дел: фильтры, контексты, метки и т. д.

Однако при желании можно воспользоваться следующей уловкой:

1. Создайте временный тег (метку, категорию, контекст, ярлык и т. д.) для оперативного списка. Например, вот так это будет выглядеть в программе Сингулярити:

Создаем временный тег

2. Прикрепите новый тег к тем задачам, которые вы хотите выполнить прямо сейчас:

Привязываем задачи к временному тегу

3. Отфильтруйте список дел по тегу и выполните выбранные задачи:

Фильтруем список задач с помощью тега

4. Повторите пункты 2 и 3 нужное количество раз.

5. В конце дня удалите тег, чтобы открепить его от своих регулярных (повторяющихся) задач.

Советы

1. Если вы ведете свои дела в блокноте, используйте левый разворот для планирования дня, а правый — для оперативного списка.

Развороты блакнота для планирования

2. Старайтесь переносить задачи в оперативный список сразу в том порядке, в котором вы будете их выполнять. Это избавит вас от лишних раздумий в процессе работы.

3. Старайтесь переносить в оперативный список схожие задачи. Например, выберите из первоначального списка только те дела, которые связаны работой за компьютером или только те, которые связаны с уборкой. Этот прием поможет вам не терять время на ненужные переключения (см. группировка задач).

4. Подстраивайте количество задач в оперативном списке под свое самочувствие. Если вы полны сил, рассчитывайте на 1–2 часа работы, а если вы не слишком хорошо себя чувствуете, то на 15–30 минут.

5. Крупные дела из первоначального списка полезно разбивать на маленькие. Этот прием сделает работу с оперативным списком еще более комфортной. Например:

Декомпозиция крупной задачи с помощью оперативного списка

Уровень детализации крупных дел тоже можно подстраивать под свое самочувствие. Если все хорошо, разбивайте их на задачи, которые займут у вас от 5 до 15 минут. Если же вы находитесь в состоянии стресса или усталости, то разбивайте крупные дела на совсем простые задачи (5 минут и меньше).

Поделиться: