Закрытые списки дел

Закрытыми называются такие списки дел, в которые мы не добавляем новые задачи. Например, если мы сделали закрытым свой список дел на сегодня, то все новые задачи мы будем планировать уже на завтра.

Работать с закрытыми списками гораздо легче и приятнее, чем с открытыми (т. е. теми, в которые можно добавлять задачи). Со временем закрытые списки могут только уменьшаться, поэтому они вызывают у нас меньше стресса и создают ощущение прогресса и порядка.

Этот метод планирования был предложен Марком Форстером, британским специалистом по тайм-менеджменту. Впервые он рассказал о нем в своей книге «Сделай это завтра» (Do It Tomorrow), которая вышла в 2008 году.

Как это работает

Одна из самых неприятных проблем в тайм-менеджменте — это образование «завалов» из невыполненных и отложенных задач. И чаще всего это происходит из-за использования открытых списков.

В открытые списки мы постоянно добавляем новые задачи, поэтому они у нас фактически никогда не заканчиваются. Вот так выглядит «эволюция» типичного открытого списка:

Легко заметить, что первоначальный перечень задач не только не уменьшился, но даже стал больше. Такой перечень чем-то напоминает Лернейскую гидру, с которой сражался Геракл: когда он отрубал этому чудовищу одну голову, на ее месте тут же отрастало две новых.

Такая работа неизбежно сопровождается стрессом и неразберихой. Во-первых, у нас регулярно появляется ощущение, что мы вот-вот утонем в делах. Во-вторых, со временем у нас начинают накапливаться «долги», т. е. задачи, которые мы по каким-то причинам долго не выполняем.

А теперь давайте представим, что наш первоначальный список дел стал закрытым. То есть, мы решили не добавлять в него новые задачи, пока не выполним все старые. И вот как будет проходить «эволюция» такого списка:

Вместо хаотичного «хватания за все подряд», мы начали методично и неотвратимо выполнять свои текущие задачи. В результате наш список просто закончился, не превращаясь в «гидру». С помощью одного простого приема мы навели порядок в делах и снизили уровень стресса в работе.

Закрытые списки обладают и другими достоинствами:

1. Мы перестаем откладывать задачи. В закрытых списках их просто некуда откладывать.
2. Нам проще разобраться с «долгами» и предотвратить их появление.
3. Повышается наш уровень самодисциплины. Вместо привычного «надо бы сделать», мы начинаем мыслить категориями «сделать».
4. Нам больше не нужно думать о расстановке приоритетов. Если мы уверены, что справимся со своим списком, то последовательность выполнения задач отходит на второй план.

Метод закрытых списков применим фактически ко всем видам планирования в тайм-менеджменте. Например, мы можем сделать закрытым свой план на неделю или перечень задач по какому-нибудь проекту.

Также к закрытым спискам относятся любые чек-листы (например, чек-лист подготовки к командировке) и традиционные списки покупок.

Закрытый список дел на день

Здесь мы рассмотрим работу с закрытыми списками на примере планирования дня. Аналогичным образом вы можете планировать неделю или задачи для какой-то одной жизненной сферы (работы, семьи, важного проекта).

Для начала давайте просто составим свой привычный список на день. Добавим в него задачи, которые мы собираемся сегодня выполнить, а также свои регулярные дела (например, сделать зарядку).

После составления списка проведем под ним черту. Черта будет означать, что список закрыт, и в него нельзя добавлять новые задачи.

Теперь мы спокойно приступаем к выполнению запланированных задач. Если в течение дня у нас появляются новые дела, мы не бросаемся их выполнять, а записываем в список на завтра:

В самом конце дня мы подведем под этим списком черту и тоже сделаем его закрытым.

Если нам хочется выполнить новую задачу именно сегодня (это нежелательно, но часто необходимо), мы записываем ее под чертой. Мы как бы создаем еще один дополнительный список дел на этот день. Такой подход заставляет нас более рационально относиться к новым задачам: мы успеваем их обдумать, прежде чем начинаем выполнять.

Как видите, все довольно просто. Однако у закрытого списка на день есть два важных правила.

1. Мы должны стараться в течение дня вычеркнуть из него все пункты. Если мы будем постоянно переносить свои дела на завтра, метод начнет терять свою эффективность (у нас опять появляется «гидра»).

Если же мы хронически не справляемся со своим планом, нужно провести самодиагностику. Возможно, мы просто берем на себя больше задач, чем способны выполнить.

2. Мы не должны выполнять те дела, которых нет в наших планах. В противном случае мы не будем контролировать поток входящих задач и фактически начнем работать по принципам открытых списков.

Все, что мы собираемся сделать, нужно предварительно записать. Например, если мы резко захотели заказать себе пиццу, мы сперва добавляем в свой список соответствующую задачу, а уже потом делаем заказ. Такие спонтанные дела следует помещать в дополнительный список (под чертой), а еще лучше — в список на завтра.

Несколько рекомендаций

1. Принцип закрытых списков отлично подходит для разгребания всевозможных «завалов». Марк Форстер рекомендует делать так: собирать все накопившиеся «долги» и отправлять их в отдельный закрытый список. Работу над таким списком нужно сделать своей первоочередной задачей.

2. Группируйте схожие задачи. Например, объедините дела, связанные с работой за компьютером или с походом по магазинам. Этот прием помогает нам тратить меньше времени на «переключения», и мы быстрее справляемся со своими задачами.

3. Попробуйте использовать принцип закрытых списков для работы с электронной почтой. Если вы пользуетесь почтовой программой, отключите интернет (чтобы исключить поступление новых писем) и работайте с почтой, пока не обработаете все входящие. Если же вы просматривайте почту через веб-интерфейс, перемести новые письма в отдельную папку и дальше работайте только с ней.