Дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект. Дедлайном может быть календарная дата, день недели, время или даже наступление какого-нибудь события. Вот несколько примеров:
Задачи
68 записей
В современных программах-органайзерах часто уже предусмотрены инструменты, позволяющие особо выделить ту или иную задачу. Это и различные флажки, и маркеры, и ярлыки, и выделения цветом, и многое другое. Но тут возникают три проблемы. Во-первых, такие возможности есть далеко не во всех органайзерах. Во-вторых, все эти разноцветные отметки зачастую вносят в наш список задач определенную долю хаоса и неразберихи. Ну, а в-третьих, если вам по каким-то причинам пришлось записать список дел на бумаге, то обо всех подобных «украшательствах» придется, естественно, забыть. Сегодня мы расскажем о некоторых полезных пометках и обозначениях, которые можно использовать как в электронных органайзерах, так и в обычных бумажных блокнотах.
Расписание — это список дел, в котором каждое занятие привязано к определенному времени. Например, мы можем запланировать завтрак на 8 часов утра, а прогулку в парке — на 6 часов вечера. В указанное время мы и должны выполнить эти задачи.
Обычная ситуация: мы подводим итоги дня и видим, что одна задача осталась невыполненной. Пожав плечами, мы спокойно переносим ее на следующий день. Однако и завтра эта задача остается невыполненной. Мы переносим ее еще раз. А потом еще раз. И еще. А потом, пару недель спустя, внезапно понимаем, что перенос этой задачи уже превратился в ритуал, который мы выполняем чуть ли не автоматически. Почему так происходит и что можно сделать с такими задачами? Давайте разберемся.
Декомпозицией в тайм-менеджменте называют разделение целей или задач на отдельные небольшие шаги — подзадачи. Например, задача «навести порядок на кухне» делится на следующие этапы: убрать со стола, помыть посуду, протереть газовую плиту, подмести. А чтобы достичь цели «улучшить физическую форму» нужно заняться физкультурой, сесть на диету и отказаться от вредных привычек. В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.
АБВ-анализ — это техника расстановки приоритетов, основанная на принципе Парето и на допущении, что соотношение важных и менее важных дел в наших планах обычно остается неизменным.
Принцип Парето — это правило, которое чаще всего формулируют так: 20% усилий обеспечивают 80% результата
Иногда составление расписания на день превращается в настоящую головоломку. Во-первых, наши дела могут исчисляться десятками, и уместить их в скромные 8–16 часов иногда просто невозможно. Во-вторых, если некоторые задачи мы можем выполнить когда угодно, то другие (например, визит к врачу) нужно выполнять строго в конкретное время. Ну, а в-третьих, разные дела имеют разную продолжительность. Если проверить почту можно за две минуты, то на создание презентации у нас уйдет не менее трех часов, причем в это время желательно больше ни на что не отвлекаться. К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.
Метод «Альпы» — это техника планирования дня, в которой упор делается на контроль затраченного времени. Планирование с помощью метода «Альпы» состоит из 5 этапов:
Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы: Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.
Приоритет — это одно из ключевых понятий тайм-менеджмента, которое означает первоочередность или особую важность. Например: Приоритетная задача — эта задача, которую нужно выполнять в первую очередь. Приоритетная цель — это цель, на которой следует сосредоточиться прежде всего. Приоритеты в жизни — это ценности (работа, семья и т. д.), которым человек собирается уделять основное внимание.
Мы можем ставить перед собой какие угодно задачи, но никто не сможет нам гарантировать, что они будут выполнены. На это могут повлиять и внешние обстоятельства, и наше самочувствие, и сложность самих задач. Не последнюю роль здесь играет и то, как эти задачи были сформулированы. Как ни странно, но именно от этого часто зависит, приступим ли мы к их выполнению сразу или будем откладывать все до последнего, сделаем ли мы свои дела на совесть или будем только создавать видимость работы. Сегодня мы рассмотрим четыре принципа формулировки задач, которые повышают шансы на их успешное выполнение.