Хронофаги (или поглотители времени) — это все, что ворует у нас время, мешает нам работать или срывает наши планы. Например: Разговорчивый коллега, отвлекающий нас от написания отчета. Рекламный звонок, сбивающий нас с мысли. Многочасовые «блуждания» в интернете в ущерб важному проекту. Километровая пробка, из-за которой мы опаздываем на встречу. Срыв дедлайна из-за неправильной расстановки приоритетов и т. д.
Дедлайн — это крайний срок, к которому нужно выполнить задачу, достичь цели или завершить проект. Дедлайном может быть календарная дата, день недели, время или даже наступление какого-нибудь события. Вот несколько примеров:
В современных программах-органайзерах часто уже предусмотрены инструменты, позволяющие особо выделить ту или иную задачу. Это и различные флажки, и маркеры, и ярлыки, и выделения цветом, и многое другое. Но тут возникают три проблемы. Во-первых, такие возможности есть далеко не во всех органайзерах. Во-вторых, все эти разноцветные отметки зачастую вносят в наш список задач определенную долю хаоса и неразберихи. Ну, а в-третьих, если вам по каким-то причинам пришлось записать список дел на бумаге, то обо всех подобных «украшательствах» придется, естественно, забыть. Сегодня мы расскажем о некоторых полезных пометках и обозначениях, которые можно использовать как в электронных органайзерах, так и в обычных бумажных блокнотах.
Хронометраж — это метод тайм-менеджмента, который заключается в измерении и анализе временных затрат. Проще говоря, мы записываем свои занятия и их продолжительность, а потом анализируем, на что уходит наше время. Вот так, например, может выглядеть персональный лист хронометража: Хронометраж считается одним из самых эффективных каналов «обратной связи» в тайм-менеджменте. С его помощью мы можем узнать, сколько времени у нас уходит на важные и на второстепенные дела, как распределяется время между разными сферами жизни, на что мы отвлекаемся чаще всего и многое другое.
Расписание — это список дел, в котором каждое занятие привязано к определенному времени. Например, мы можем запланировать завтрак на 8 часов утра, а прогулку в парке — на 6 часов вечера. В указанное время мы и должны выполнить эти задачи.
Обычная ситуация: мы подводим итоги дня и видим, что одна задача осталась невыполненной. Пожав плечами, мы спокойно переносим ее на следующий день. Однако и завтра эта задача остается невыполненной. Мы переносим ее еще раз. А потом еще раз. И еще. А потом, пару недель спустя, внезапно понимаем, что перенос этой задачи уже превратился в ритуал, который мы выполняем чуть ли не автоматически. Почему так происходит и что можно сделать с такими задачами? Давайте разберемся.
Декомпозицией в тайм-менеджменте называют разделение целей или задач на отдельные небольшие шаги — подзадачи. Например, задача «навести порядок на кухне» делится на следующие этапы: убрать со стола, помыть посуду, протереть газовую плиту, подмести. А чтобы достичь цели «улучшить физическую форму» нужно заняться физкультурой, сесть на диету и отказаться от вредных привычек. В этой статье мы выясним, для чего нужна декомпозиция целей и задач, познакомимся с ее основными принципами и узнаем, как ее выполнять.
АБВ-анализ — это техника расстановки приоритетов, основанная на принципе Парето и на допущении, что соотношение важных и менее важных дел в наших планах обычно остается неизменным.
Принцип Парето — это правило, которое чаще всего формулируют так: 20% усилий обеспечивают 80% результата
Иногда составление расписания на день превращается в настоящую головоломку. Во-первых, наши дела могут исчисляться десятками, и уместить их в скромные 8–16 часов иногда просто невозможно. Во-вторых, если некоторые задачи мы можем выполнить когда угодно, то другие (например, визит к врачу) нужно выполнять строго в конкретное время. Ну, а в-третьих, разные дела имеют разную продолжительность. Если проверить почту можно за две минуты, то на создание презентации у нас уйдет не менее трех часов, причем в это время желательно больше ни на что не отвлекаться. К счастью, существует несложная методика, которая позволяет преодолеть все эти трудности и составить вполне работоспособный и выполнимый план. Сегодня мы с вами выясним, что такое гибкие и жесткие задачи, и как учесть их особенности при планировании дня.
Метод «Альпы» — это техника планирования дня, в которой упор делается на контроль затраченного времени. Планирование с помощью метода «Альпы» состоит из 5 этапов:
Матрица Эйзенхауэра — это самый популярный в тайм-менеджменте способ расстановки приоритетов. Суть этой техники в том, чтобы сортировать свои задачи по важности и срочности с помощью специальной таблицы: Обычно по вертикальной оси оценивают важность задачи, а по горизонтальной — ее срочность. В результате в квадрате A оказываются самые важные и срочные задачи (которые следует выполнять в первую очередь), а в квадрате D — те задачи, которые можно без проблем отложить.